چک لیست مصاحبه استخدامی ؛ دستورالعمل

فرآیند استخدام برای سازمان‌های متوسط و بزرگ، بسیار پیچیده‌تر از چیزی است که در شرکت‌های کوچک تجربه می‌کنیم و از این روی آماده کردن یک چک لیست مصاحبه استخدامی می‌تواند در این زمینه کمک قابل توجهی باشد. به یاد داشته باشید که بی‌نظمی در فرآیند استخدام، احتمالا در نهایت باعث می‌شود که انتخاب‌های نادرستی از میان کاندیدها و متقاضیان ردیف‌های شغلی مورد نظر داشته باشید.

همان اندازه که متقاضیان به دنبال شکار بهترین موقعیت شغلی هستند، کارفرمایان نیز باید در فرآیند جذب و استخدام کارکنان به دنبال استخدام بهترین استعداد باشند. اما اگر روند استخدام غیرمنظمی داشته باشید، احتمال انتخاب گزینه‌های بد از میان متقاضیان افزایش می‌یابد. همین طور داوطلبانی که در جلسات مصاحبه قرار می‌گیرند، در مورد سازمان شما برداشت خوبی نخواهند داشت. اگر می‌خواهید این یک تجربه مثبت برای آن‌ها باشد، باید روال و نظم از پیش تعریف شده‌ای را در نظر بگیرید.

مطالعه چک لیست مصاحبه استخدامی به شما کمک خواهد کرد تا نقشه جلسه مصاحبه را از پیش با دقت تعیین کرده و خط مشی مشخصی در خصوص آن داشته باشید.

اگر می خواهید برای همیشه دغدغه جذب و استخدام نیروی حرفه ای در کسب و کارتان را نداشته باشید، فرم درخواست مشاوره را پر کنید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیریم.

چک لیست مصاحبه استخدامی

نخستین گام این است که یک سری الزامات را از پیش تعریف کرده باشید:

• دلیل اصلی استخدام چیست؟
• استخدام جدید چه مشکلاتی را حل می‌کند؟
• دانش، مهارت و شایستگی های لازم برای تصدی این شغل جدید چیست؟
• مدارک مورد نیاز و ترجیحی کدامند؟
• آیا سوابق کاری لازم است؟

نکته: در نظر داشته باشید که هر چک لیست مصاحبه به کارفرما و نوع سمت بستگی دارد. چک لیست برای یک معمار متفاوت از چک لیست مصاحبه استخدامی یک راننده کامیون خواهد بود. اما در هر چک لیست مصاحبه کارفرمایان باید موارد مشخص شده‌ای، وجود داشته باشد؛ از جمله:

• چرا به این کار علاقه‌مند هستید؟
• چه چیزی شما را به این شرکت جذب کرده است؟
• چه کاری می‌توانید برای شرکت انجام دهید؟
• نقاط قوت و ضعف شما چیست؟
• چه چیزی شما را بهترین گزینه برای این موقعیت شغلی می‌کند؟

مصاحبه طبعاً طیف گسترده‌تری از موضوعات خاص شغل را در بر خواهد گرفت. ایده این است که اطلاعات ویژه‌ای را برای ارزیابی صلاحیت‌های داوطلب بدست آورید، اما همچنین به داوطلب فرصت دهید که اظهار نظر درستی داشته باشد.

همین طور لازم است که شما سوالات بازتر و کمی چالشی‌تر را در مصاحبه استخدامی خود جای دهید. البته دقت داشته باشید که پاسخگویی به این سوالات، کمی زمان مصاحبه را به درازا خواهد کشاند و باید از این جهت مدیریت زمان درستی داشته باشید. به طور نمونه ممکن است لازم باشد که بپرسید:

• آیا می‌توانید زمانی را توصیف کنید که از کار شما انتقاد شده است؟
• در مورد وظیفه و مسئولیتی که برای شما خیلی سخت بود به من بگویید و مشکلات پیش رویتان را چگونه حل کردید؟
• برایم مثالی بزنید از اشتباهی که قبلا مرتکب شدید و اینکه چگونه آن را مدیریت کردید؟

چه زمانی باید خارج از چارچوب فکر کنید؟

مصاحبه خوب و حرفه‌ای، بیش از آن که در یک چک لیست مصاحبه استخدامی دقیق و از پیش قطعی شده، جای بگیرد؛ انعطاف‌پذیری لازم را خواهد داشت. مهم‌ترین مهارت فرد مصاحبه‌کننده در گوش دادن و مشاهده است. به عنوان مثال، شما باید به نوع صحبت کردن، پاسخ‌های کوتاه یا طولانی، نحوه لباس پوشیدن، حالت دفاعی یا جنگجویانه، مبهم بودن پاسخ‌ها یا عدم پاسخگویی و … در متقاضی استخدام توجه داشته و بر اساس این فاکتورها نتیجه‌گیری درستی داشته باشید.  گاهی اوقات یک متقاضی عصبی به نظر می‌رسد و اضطراب زیادی در طول جلسه مصاحبه دارد. برخی دیگر کاملا منطقی و آرام هستند. اگر چه این موارد فاکتورهای مستقیم تصمیم‌گیری به حساب نمی‌آیند، اما می توانید بر اساس آن‌ها، برداشت‌هایی از کاراکتر مصاحبه‌شونده داشته باشید.

چک لیست مصاحبه استخدامی یا موارد مهم را با هم مرور می‌کنیم:

1. حتما آدرس محل شرکت یا سازمان و به هر شکلی موقعیت جغرافیایی مصاحبه را برای متقاضی با گوگل مپ یا نرم افزارهای مشابه پیشتر ارسال کنید که به راحتی در جلسه مصاحبه حاضر شوند. قطعا نمی‌خواهید متقاضی استخدام و احتمالا کلید طلایی پیشرفت سازمانی شما، در روز مصاحبه کلافه، عصبانی و پر از استرس باشد و این فرآیند مصاحبه سازنده را مخدوش سازد. به این شکل در نهایت نمی‌توانید نتیجه‌گیری درستی از ارزیابی طرف مقابل داشته باشید!
2. حتما تقویم مصاحبه داشته باشید و از قبل مشخص کنید که هر یک از متقاضیان در چه ساعتی برای مصاحبه حضور خواهند داشت. همین طور برای هر یک زمان مناسبی در نظر بگیرید.
3. اطمینان حاصل کنید که به محض ورود، شخصی به متقاضیان استخدام خوشامد گفته و در صورت امکان از آن ها با یک نوشیدنی پذیرایی می‌شود. اهمیت زیادی دارد که احساس خوبی به مصاحبه شونده‌ها داده و باعث شوید تا در محیط سازمانی آرامش را تجربه کرده و بتوانند بهترین خود را در جلسه مصاحبه بروز دهند.
4. یک فرآیند مصاحبه نیمه ساختاریافته ایجاد کنید و توجه داشته باشید که هر مرحله از مراحل آن باید برای هر داوطلب تقریبا یکسان باشد تا در نهایت ارزیابی به درستی صورت بگیرد. در صورتی که معیارهای به کار گرفته شده در هر جلسه مصاحبه در یک فرآیند استخدامی متفاوت باشد، نمی‌توان از این معیارها برای تصمیم‌گیری نهایی به درستی استفاده کرد.
5. سوالات مصاحبه را طوری تنظیم کنید که هر دوی مهارت و فرهنگ متقاضی استخدام را ارزیابی کنند. در اینجا هم پرسیدن سوالات یکسان از هر نامزد به شما این امکان را می‌دهد تا آن‌ها را منصفانه‌تر ارزیابی کنید.
6. معیارهای ارزیابی خود را مشخص کنید: میزان تحصیلات، میزان سوابق، دوره‌های آموزشی، تسلط بر زبان‌های خارجی، مشخصات ظاهری و شخصیتی و … .
7. میزان وفاداری شخص متقاضی به اطلاعات محرمانه شرکت‌ها و سازمان‌های قبلی را بسنجید. بدیهی ست افرادی که به راحتی مشخصات و دیتای محل قبلی اشتغال خود را در اختیار دیگر افراد قرار می‌دهند، نمی‌توانند به اندازه کافی قابل اعتماد باشند.
8. پیش از بررسی کامل و مقایسه میان کاندیدهای استخدام، نتیجه قطعی را به هیچ یک اعلام نکنید. شما می‌توانید یک بازه زمانی مشخص در نظر گرفته و به هر یک از کاندیدها اعلام کنید که پس از سپری شدن آن بازه، بابت استخدام یا عدم آن، اطلاع‌رسانی خواهید کرد و به این تعهد نیز پایبند باشید.

کلام آخر

فرآیند استخدامی با توجه به رده شغلی تعریف شده می‎‌تواند تفاوت‌های زیادی با هم داشته باشد، اما برخی موارد همیشه ثابت هستند؛ مانند چیزی که در چک لیست مصاحبه استخدامی آوردیم. شما در حیطه سازمانی خود، چه موارد دیگری را در فرآیند استخدام مهم و دخیل می‌دانید که در بالا به آن‌ها اشاره نشده است؟