در دنیایی که با حجم زیادی از اطلاعات روبرو هستیم، مسأله مهم، تصمیم گیری های صحیح و به موقع در راستای پیشرفت سازمان یا پروژه ها می باشد.

داشبورد مدیریتی یک راه عالی برای ارائه تمام KPI های مهم مدیریت در یک مکان واحد است.  داشبوردها، مدیریت را در تصمیم گیری های سریع و مبتنی بر داده های آخرین اطلاعات توانمند می سازند.داشبورد مدیریتی که با نام داشبورد استراتژیک هم شناخته می شود، اطلاعات مهم و ضروری کسب و کار را به صورت تصویری و گرافیکی، به مدیرانی که با محدودیت های زمانی مواجه هستند، ارائه می دهد. این موضوع بسیار مهم است که داشبورد خود را براساس شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) معنادار و هدف دار ایجاد کنید تا بتوانید از مزایای داشبورد مدیریتی که شامل پاسخ به سوالات مهم و حیاتی در زمینه ی تجارت و کسب و کار، هماهنگ کردن فعالیت های تجاری با استراتژی شرکت و افزایش بهره وری و سودآوری است، بهره مند شوید. استفاده از داشبورد مدیریتی  با ترکیبی از نرم افزارهای مبتنی بر وب و داده های واقعی، بسیار آسان است.

 

گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bi sample 300x188 داشبوردهای هوش تجاری BI گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bi sample 300x188

از طریق یک داشبورد مدیریتی می توان میزان زیادی از اطلاعات را مورد بررسی قرار داد و تصمیماتی مبتنی بر اطلاعات واقعی و در زمان صحیح را اتخاذ کرد. با توجه به اینکه داشبورد مدیریتی قادر است تا از طریق یک رابط گرافیکی و تصویری داده ها را بررسی کند، مدیران سازمان ها می توانند از طریق این اطلاعات، نمایی کلی از سازمان یا شرکت خود را به دست بیاورند و آن را در مقابل مشکلات مختلف ایمن کنند و فرصت های مختلف برای پیشرفت سازمان را بررسی نمایند. داشبورد مدیریتی می تواند اعداد، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)  وحتی در برخی موارد کارت های امتیازدهی عملکرد را به نمایش بگذارد. نکته قابل توجه در نمایش اطلاعات، اول اینکه این شاخص ها باید به طور مستقیم با اهداف سازمان مرتبط باشند. و دوم، باید به صورت کمی و کیفی قابل اندازه گیری باشند و مهم تر از همه اینکه شاخص های کلیدی عملکرد باید با شاخص اندازه گیری رشد و موفقیت سازمان شما ارتباطی مستقیم داشته باشند.

انواع داشبورد ها
داشبورد مدیریتی
داشبورد مالی
داشبورد فروش
داشبورد بازاریابی
داشبورد منابع انسانی
داشبورد پشتیبانی و خدمات
داشبورد تدارکات
داشبوردIT

گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bi sample2 300x192 داشبوردهای هوش تجاری BI گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bi sample2 300x192

قابلیت های مهم داشبورد مدیریتی چیست؟

مهترین اطلاعات در زمینه کسب و کار، که مدیران سازمان ها برای استفاده از داشبورد های مدیریتی به آن ها نیاز دارند، چه چیزهایی هستند؟

 

ویژگی های بصری
  • قابلیت های سفارشی سازی: اطلاعات جمع آوری شده باید به شیوه ایی مناسب ارائه شود. کاربران داشبوردهای مدیریتی باید بتوانند هرآنچه را که در داشبورد مشاهده می کنند را سفارشی سازی کرده و تغییر دهند.
  • قابلیت جابه جایی اطلاعات (کشیدن- رهاکردن)
  • قابیلت انتخاب رنگ و فونت
  • قابلیت نمایش های گرافیکی مختلف
ویژگی های زیرساختی داشبورد های مدیریتی
  • مبتنی بر فضای ابری، با این قابلیت می توان داشبوردهای مدیریتی را روی یک فضای ابری در محیط اینترنت بارگزاری کرد. این ویژگی در زمان تجزیه و تحلیل وبسایت و بازاریابی اینترنتی کاربرد دارد.
  • پشتیبانی از سیتم عامل های مختلف
  • سازگاری با تلفن همراه

 

ویژگی های مربوط به اطلاعات و داده ها
  • ترکیب داده ها
  • مختصر کردن اطلاعات
  • قابلیت دسترسی به پایگاه های داده (SQL server,Exel,oracel)
  • قابلیت استفاده از چندین پایگاه داده به صورت همزمان

 

نکات مهم در ایجاد یک داشبورد مدیریتی

نکته مهم در ایجاد داشبورد مدیریتی شناخت نیاز ذینفعان است. سوالاتی که قبل از ایجاد یک داشبورد مدیریتی باید پاسخ داده شود شامل:

  • هدف از ایجاد داشبورد؟
  • منابع داده ها چیست؟
  • چه کسی از این داشبورد استفاده می کند؟
  • چگونه داشبورد به روزرسانی می شود؟

 

مزایای داشبوردهای مدیریتی

ایجاد بستری برای بهبود و پیشرفت مداوم در سراسر سازمان یا شرکت شما، اصلی ترین مزیت داشبورد مدیریتی است. از آنجا که شما قادرید تا میزان عملکرد سازمان خود را اندازه گیری کنید، پس می توانید آن را بهبود ببخشید. از جمله مزایای داشبورد های مدیریتی شامل:

 

ارزیابی عملکرد برای سنجش برنامه های سازمان به منظور افزایش بهره وری

با نظارت بر عملکرد تمامی بخش های سازمان خود، میزان کارکرد بخش های مختلف را بسنجید و آن ها را بهتر کنید. به عنوان مثال شما می توانید با بررسی مجموعه ی اطلاعات مختلفی از سازمان خود، بین شرایط کاری و بازدهی کسب و کار خود ارتباط برقرار کنید یا قبل از اینکه مشکلاتی در سازمان به وجود بیاید آن ها را حل کنید.

 

بهبود ارتباطات درون سازمانی

داشبورد مدیریتی یک ابزار ارتباطی مفید و موثر است، چرا که امکان نظارت و مشاهده ی عملکرد بخش های مختلف سازمان را آسان می کند. مشاهده ی اطلاعات سازمان از طریق رابط و نمودارهای تصویری باعث می شود تا بتوانید مطالب مهمی را جهت ارائه در جلسات در مقیاس های بزرگ یا کوچک به دست بیاورید.

 

بهبود ارتباطات خارج از سازمان

داشبورد های مدیریتی می توانند میزان ارتباط با مشتریان و تأمین کنندگان مختلف را افزایش دهند. اگر سازمان شما به دنبال تأمین اعتبارات مالی یا ارائه گزارش به اعضای هیئت مدیره و سرمایه گذاران است، داشبورد ها ایجاد گزارش ها جهت سخنرانی های مختلف را بسیار آسان می کند.

 

صرفه جویی در وقت

با استفاده از داشبوردهایی که به خوبی پیکربندی شده اند، قادرید تا مقدار زیادی از زمان خود را صرفه جویی کنید. چرا که این داشبورد ها تمامی اطلاعات مورد نیازتان را به صورت یک جا در اختیار شما قرار می دهند. با استفاده از داشبورد مدیریتی، زمان بسیار کمتری برای ایجاد گزارش ها و برقراری ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان صرف می شود. از طرفی هر گزارشی که در بخش های مختلف سازمان شما ایجاد شود، در محیط داشبورد قابل به اشتراک گذاری خواهد بود و به این ترتیب از اتلاف وقت برای دسترسی به آن ها و ارسال شان جلوگیری می شود.

 

افزایش عملکرد کارکنان

ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان نه تنها برای موفقیت فردی بلکه برای موفقیت کلی سازمان ضرورت دارد. تحقیقی که توسط موسسه (SHRM) انجام شد، نشان داده است که استفاده موثر از شاخص های کلیدی عملکردی که به سنجش سرمایه های انسانی سازمان ها همچون مدیریت استعداد کارکنان، تعهدات کارمندان و بهترین عملکرد آن ها می پردازد، می تواند در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت مفید باشد، به مشارکت بیشتر کارکنان در جهت موفقیت سازمان کمک کند و ارزش منابع انسانی را برای سطوح بالاتر سازمان مشخص نماید.

 

افزایش سودآوری

هنگامی که بدانید در کدام یک از بخش های سازمان تان نیاز به پیشرفت دارید، انرژی، زمان و منابع خود را برای افزایش بهره وری آن به کار خواهید برد. نتیجه چنین اقدامی افزایش بهره وری و سود دهی نهایی سازمان خواهد بود.

 

داشبوردها به طور کلی به سه دسته تقسیم می شوند:

استراتژیک (Strategic Dashboard)

داشبوردهای استراتژیک، غالباً به منظور مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می گیرند. این داشبوردها، امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیم گیری های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کمک شایانی می کنند. این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره ای تهیه می شوند.

تحلیلی (Analytic Dashboard)

داشبوردهای تحلیلی، همانطور که از نامشان مشخص است، با آنالیز اطلاعات مدیر را در اتخاذ تصمیم یاری می نمایند. این داشبوردها، شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان می باشند. با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی، درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن را در اختیار خواهد داشت. به عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی می توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نگردیده، چه مسائلی دستیابی به این هدف را ناممکن نموده است و … .

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard)

داشبوردهای عملیاتی، به پایش کارکردهای حیاتی سازمان، پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. این داشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی کنند و تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند. یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل اجرا است. چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران بخش های مختلف سازمان استفاده می شوند تا در سطوح اجرایی.

 

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم

فاز اول: شناسایی اهداف، استراتژی ها و فرایندهای سازمان

فاز دوم: تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان و واحدها (KPI) شامل شاخص های کارایی و اثربخشی

فاز سوم: طراحی داشبورد مدیریتی

فاز چهارم: پیاده سازی و بهره برداری از داشبورد مدیریتی