رهبران کسب و کار در دنیای امروز مشغله های فراوانی دارند. این مشغله ها از ایجاد تعادل بین فرایندهای داخلی سازمان، گزارش دهی به سهامداران خارجی و … تا مدیریت انتظارات مشتری را شامل می شوند ، به طوری که اغلب احساس می شود در طول روز فرصت کافی برای انجام صحیح همه این کارها وجود ندارد. به لطف فناوری ، اتوماسیون فرآیند کسب و کار می تواند به افزایش سرعت، دقت و اثربخشی عملیات یک سازمان کمک شایانی کند.

 

اتوماسیون فرایند کسب و کار (Business Process Automation) چیست؟

اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری برای اتوماسیون و الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمان به منظور افزایش کارایی و کمک به دستیابی به اهداف کسب و کار می باشد. فرآیندها همان اقدامات و فعالیتهایی است که کسب و کار شما را به سمت یک هدف مشخص سوق می دهد.

با استفاده از سیستم های نرم افزاری برای خودکارسازی فرایندها می توانید هزینه های عملیاتی را تا ۹۰٪ کاهش دهید و همچنین مدت زمان انجام کارها را کاهش دهید.

 

BPA  معمولاً از سه ویژگی اصلی تشکیل شده است:

  • فرآیندها را خودکار می کند.
  • اطلاعات را متمرکز کرده و شفافیت را افزایش می دهد.
  • در حالی که اشتراک اطلاعات را در سراسر سازمان با اشخاص ذیربط ارتقا می دهد ، نیاز به ارتباط حضوری را کاهش می دهد.

 

برای عملکرد صحیح ، BPA  می تواند داده ها را هم از داده های ساختار یافته (اطلاعات جمع آوری شده و جزئی) و هم بدون ساختار (شبکه های اجتماعی و الگوهای رفتاری مشتری و …) بگیرد. بسته به اهداف سازمان، شما این قدرت را دارید که مشخص کنید داده ها از کجا بیایند و برای چه کاری استفاده شوند.

 

مثال های اتوماسیون فرآیند کسب و کار

BPA  یک صنعت بزرگ است ، به گونه ای که می تواند به بهبود انواع کسب و کارها کمک کند. در زیر چند نمونه از زمینه هایی که BPA مزایایی را در آنها ایجاد کرده است وجود دارد:

 

پشتیبانی مشتری

هجوم درخواست های پشتیبانی را که شرکت شما در صورت بروز خطا در وب سایت یا نرم افزار شما دریافت می کند، در نظر بگیرید. به جای اینکه یک کارمند وقت ارزشمند خود را صرف پاسخ دادن مکرر به اطلاعات مشابه به هر کسی که شکایتی را ارسال می کند، کند، می توانید نرم افزار BPA را تنظیم کنید تا به همه پیام ها با یک کلمه کلیدی مشخص یا کلمات کلیدی با یک پیام خودکار توضیح دهنده مشکل پاسخ دهد. این نه تنها باعث کاهش حجم کار تیم شما می شود، بلکه باعث افزایش رضایت و اعتماد مشتریان می شود که نیازهای آنها به این سرعت پاسخ داده می شود.

 

مدیریت تأیید

غالباً ، شرکت های بزرگ فرآیندهایی را در پیش دارند که به موجب آن افراد متعددی باید قبل از رفتن به مرحله بعدی ، چیزی را در سیستم ثبت کنند. این می تواند باعث ایجاد تنگناها و تأخیر در زمان تأیید شود. در عوض ، BPA  می تواند برای “شروع روند تأیید” و حرکت هر مرحله به طور خودکار از طریق سیستم ، ثبت نام شود.

 

حساب های قابل پرداخت

برای پردازش و پرداخت فاکتور ، به چک کردن و نظارت مداوم نیاز دارد. اما ، BPA می تواند به اسکن ، شناسایی ، جمع آوری ، مرتب سازی و ایمیل کردن اسناد مالی لازم برای پرداخت به موقع کمک کند. علاوه بر این ، از آنجا که همه چیز به صورت متمرکز و ایمن ذخیره شده است ، کار بستن حساب را آسان تر می کند.

 

این فقط نمونه هایی از چگونگی کمک BPA به کسب و کار شما است. از مدیریت کیفیت و مدیریت ریسک در بیمارستان ها ، تا پردازش وام و انتقال خودکار در امور بانکی ، BPA انواع مختلفی از کارهای دستی را مدیریت می کند. علاوه بر این، از خدمات پشتیبانی مشتری از طریق ارتباط از راه دور و CRM تا مدیریت جریان اسناد در انواع مشاغل، همیشه می توانید دریابید که چگونه اتوماسیون سازی، فرایندهای شما را بهبود می بخشد.

 

انواع اتوماسیون فرآیند کسب و کار

همانطور که از مثالهای بالا مشاهده می کنید، ما تنها به بخش کوچکی از توانایی های BPA اشاره کردیم. انواع مختلفی از روش ها با بکارگیری BPA  برای کمک به سازمان ها وجود دارد.

برای بیان آن ، در اینجا به قابلیت های BPA اشاره می گردد:

  • جمع آوری و مدیریت فایل های داده
  • خودکار کردن کارهای تکراری
  • اتصال و تلفیق منابع داده ها و خدمات
  • ساختن برنامه هایی که کسب و کار شما را متحول می کند

 

چرا باید فرآیندهای تجاری را خودکار کنید؟

برای اینکه متوجه شوید چرا باید فرایندهای سازمان را خودکار کنید ، موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • تحول دیجیتال: با پیشرفت مداوم در فناوری ، کسب و کار شما به طور مداوم در حال تحول دیجیتالی است. در بعضی مواقع ، ممکن است این تغییر طاقت فرسا باشد ، اما معرفی BPA روش دیگری برای سهولت در یک محیط کار با مرکزیت فناوری است. این یک گام رو به جلو است که تأثیر دومینو واری بر بهره وری دارد.
  • افزایش رضایت و بازدهی کارمندان: با خودکار کردن کارهای تکراری، بار اضافی را از دوش کارمندانتان بر می دارید. با این کار، به آنها وقت بیشتری برای تمرکز بر کارهایی خواهید داد که چالش برانگیز و فکری هستند و به آنها فرصتی می دهید تا احساس کنند که بر سازمان تأثیر می گذارند. این نتایج منجر به افزایش رضایت کارمندان ، بهره وری بالاتر و کاهش هزینه ها می شود. سیستم های اتوماسیون فرایندی، برای تقویت منابع انسانی طراحی شده اند. این سیستم به مدیریت کارهای تکراری از طریق اتوماسیون پیشرفته فرآیند (رباتیک) کمک می کند تا منابع انسانی بتوانند روی وظایف با ارزش بالا که برای انجام آنها استخدام شده اند تمرکز کنند.
  • شفافیت و مدیریت: آسان است که درگیر کارهای روزمره شوید بدون اینکه قدمی به عقب بردارید و به چگونگی انجام آنها نگاهی بیاندازید. از طریق BPA ، شما به وضوح می توانید چگونگی انجام کارها را تعریف و ترسیم کنید و قادر خواهید بود که اجرای جریانهای کاری فعلی را تجزیه و تحلیل و مدیریت کنید تا روند کار بهبود یابد. این نه تنها بینشی را برای بهبود بالقوه روال و ترتیب عملیات ارائه می دهد ، بلکه می تواند به عنوان ابزاری برای آموزش کارمندان جدید نیز استفاده شود.
  • روان سازی عملیات: BPA به طور طبیعی روندها را ساده می کند و به شما امکان می دهد پیشرفت و وضعیت فعلی یک عملیات را مشاهده کنید. BPA همچنین از اجرای اشتباه فعالیت های ضروری جلوگیری می کند.
  • صرفه جویی در زمان و هزینه: وقتی کارها به طور خودکار در مسیر درست انجام می شود، از دوباره کاری جلوگیری می شود و این باعث صرفه جویی در زمان می گردد. همچنین، هنگامی که عملیات به طور موثر در حال اجرا است ، منجر به صرفه جویی در منابع و کاهش هزینه می گردد.
  • به حداقل رساندن خطای انسانی: هنگامی که افرادمشغول ورود و مدیریت داده و اطلاعات هستند اغلب دچار اشتباه می شوند. احتمال خطای انسانی همیشه وجود دارد که با افزایش داده ها می تواند بیشتر شود. با این حال ، ابزارهای اتوماسیون طوری طراحی شده اند که دارای دقت بسیار بالایی هستند و در نتیجه امکان خطاهای انسانی را کاهش می دهند.

 

5  مرحله آسان برای اجرای  BPA

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را می توان در پنج مرحله اجرا کرد:

۱- وظایفی که باید خودکار شوند را شناسایی کنید
  • به لیست بالا مراجعه کنید
  • برای شناسایی چنین کارهایی که می توانند در سازمان شما خودکار شوند از نقشه فرآیندی استفاده کنید
۲- ترسیم اهداف کسب و کار
  • هدف فعلی شما چیست؟
  • اتوماسیون چگونه کمک خواهد کرد؟
  • موفقیت را چگونه می توان اندازه گرفت؟
۳- ابزار مناسب را انتخاب کنید

انتخاب ابزار مناسب شامل موارد زیر است:

  • استفاده آسان و فهم ساده
  • دارای انعطاف پذیری و مقیاس پذیری باشد
  • دارای قابلیت یکپارچه سازی با ابزارهای فعلی باشد – اطمینان حاصل کنید که این ابزار می تواند از داده های ابزارهای موجود استفاده کند تا با اطلاعاتی که کسب و کار شما از قبل ذخیره کرده است یکپارچه شود. این به ذخیره و ایمن سازی اطلاعات کمک می کند تا دسترسی به اطلاعات افزایش یابد و سازمان از مزایای عملکرد سیستم بهره مند شود.
۴- مدیریت تغییر
  • انجام آموزش برای کارکنان ، به ویژه افرادی که مرتب با این فناوری کار خواهند کرد
  • فرهنگ سازی در پذیرش تغییرات جدید
  • مشارکت افراد
۵- نظارت و اندازه گیری
  • این ابزارها پویا هستند و با تغییر کار شما آنها نیز باید تنظیم شوند
  • از آنها برای نظارت بر KPI ها استفاده کنید