فرآیند جذب و استخدام کارکنان

گام به گام فرآیند جذب و استخدام کارکنان (منابع انسانی)

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

 

موفقیت هر سازمان به کارکنان و منابع انسانی آن بستگی زیادی دارد و در واقع می‌توان گفت که هر آن قدر که سیستم هدف‌گذاری و سیاست‌های یک سازمان صحیح و منطبق بر استانداردها باشد، اگر کارمندان و نیروهای آن در خط درست قرار نگرفته و حرکت مستمر و مثبت نداشته باشند، نتیجه‌بخش نخواهد بود. از این روی لازم است که فرآیند جذب و استخدام کارکنان و منابع انسانی به درستی صورت گرفته و تیم سازمانی و شرکتی، به بهترین شکل تجهیز شوند.

در ادامه با وبلاگ شرکت مشاوره مدیریت غزال همراه باشید تا ببینیم فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی به چه شکلی صورت می‌پذیرد.

فرآیند جذب و استخدام کارکنان

یک فرآیند جذب و استخدام کارآمد و موثر، فرآیندی گام به گام برای استخدام کارمند جدید است که به موجب آن یک سازمان نیازهای استعدادیابی خود را شناسایی کرده و در نهایت از میان واجد شرایط‌ترین نامزدها و گزینه ها، استخدام را انجام خواهد داد. بیشتر شرکت ‌ها و سازمان ‌ها، مراحل استخدامی مخصوص به خود را دارند و آن‌ هایی که در نهایت به بهترین نتیجه دست می‌یابند، حتما الگوهایی برای استخدام در نظر گرفته‌اند.

آن چه در زیر می‌بینید متداول ‌ترین مراحل استخدام در تیپ کلی سازمان‌ها و شرکت‌ها، فارغ از مدل و الگوی کاری آن‌ها است. با این حال به خاطر داشته باشید که جزئیات خاص فرآیند جذب و استخدام هر سازمان و شرکت بزرگ، باید مختص به آن بوده و از پیش با استفاده از مشاوره و بررسی‌های لازم، چیدمان خود را گرفته باشد.

  1. شناسایی نیاز استخدامی

روند استخدام با شناسایی نیاز در سازمان شما آغاز می‌ شود. این نیاز می‌ واند از پر کردن جای خالی یک ردیف شغلی تا مدیریت بهتر حجم کار تیم یا گسترش دامنه کارهای سازمانی متفاوت باشد. به عبارت دیگر، موقعیت‌ های شغلی یا تازه تشکیل شده ‌اند یا اخیرا خالی شده و باید دوباره پر شوند. بدیهی است که در صورت عدم شناسایی درست نیازهای استخدامی نمی ‌توان تعریف درستی از آن ردیف شغلی داشت و انتظار می ‌رود که کلیه فرآیند مربوط به استخدام نیروی کار تازه، به اشتباه پیش رفته و در نهایت حتی علی رغم انتخاب کردن یک فرد شایسته و دارای ویژگی‌ های قابل توجه، وظایف محول شده به وی در آینده کاری درست پیش نرود. علت آن است که سازمان و تیم استخدامی از ابتدا تعریف درستی از ردیف شغلی نداشته و ویژگی‌های لازم را برای آن به شکل متناسب تعریف نکرده باشد.

فرآیند جذب و استخدام کارکنان

  1. طراحی برنامه فرآیند جذب و استخدام

هنگامی که سازمانی نیاز استخدام خود را شناسایی کرد، باید فرآیند جذب و استخدام خود را آغاز کند. در مورد موقعیت ‌های تازه ایجاد شده، سازمان‌ ها باید نحوه انطباق نقش جدید با اهداف و برنامه های کسب و کار را به روشنی مشخص کنند. سازمان‌ها همچنین باید تیم‌های داخلی مربوطه و کارمندان را از موقعیت جدید در هر مرحله از مراحل استخدام مطلع کنند. مهم است که همه افرادی که در تصمیم استخدام شرکت دارند با روند استخدام، مراحل و کانال‌ های ارتباطی مناسب موافقت کنند. استخدام همچنین شامل نحوه تبلیغات موقعیت جدید، چه در داخل و چه در خارج سازمان است. معیارهای غربالگری اولیه نامزدها، روند مصاحبه چگونه خواهد بود و چه کسی مصاحبه را انجام خواهد داد.

  1. مکتوب ساختن شرح استخدام

فرآیند استخدام باید با تهیه شرح شغلی شروع شوند که شامل لیستی از الزامات شغلی، شرایط خاص ، مشخصات مورد نظر و تجربه لازم باشد. شرح شغل همچنین باید شامل اطلاعاتی در مورد حقوق و مزایا باشد. به این شکل زمانی که آگهی استخدامی در وب سایت‌ه ای استخدام و جستجوی کار آنلاین یا سنتی منتشر می‎ شود، غربالگری درستی اتفاق افتاده و افرادی آن را دنبال خواهند کرد که انطابق خوبی با نیازمندی ‌های تعریف شده شرکت جهت آن ردیف شغلی دارند و به این شکل وقت و انرژی کمتری تلف خواهد شد.

  1. اعلام موقعیت شغلی

شناسایی نامزدهای بالقوه را از میان افراد دارای صلاحیت داخلی انتخاب و آغاز کنید. ممکن است از میان کارمندان فعلی سازمان شما، افرادی صلاحیت تغییر ردیف شغلی و ارتقا داشته باشند و بخواهید با این ارتقا، ردیف شغلی استخدامی را به یک رده پایین ‌تر انتقال دهید. اما اگر در کل به کاندیداهای خارجی علاقه‌مند هستید، باید از وب سایت‌ های استخدام، رسانه‌های اجتماعی، وب سایت‌هایی چون لینکدین، نمایشگاه‌ های شغلی، نشریات، تبلیغات روزنامه و همین طور در نهایت استخدام دهان به دهان استفاده کنید.

استراتژی مالی در سازمان
بخوانید

فرآیند جذب و استخدام کارکنان

  1. دریافت رزومه‌ها در فرآیند جذب و استخدام

پس از آن که موقعیت شغلی را به روش‌هایی که در بالا گفتیم، منتشر ساختید؛ با کمی تحمل (۲ تا ۳ هفته)، رزومه ‌های افراد متقاضی را دریافت خواهید کرد. حال نوبت به بررسی رزومه‌ ها و غربالگری آن‌ ها می ‌رسد. بدیهی است که عده‌ای کاملا نامتناسب رزومه خود را برای ردیف شغلی اعلام شده، ارسال کرده و باید از همان ابتدا از میان رزومه‌ها حذف شوند. پس از آن از میان رزومه‌ ها، آن‌ هایی را که حداقل شرایط و سازگاری با استانداردهای تعریف شده برای آن ردیف شغلی را دارند، پیدا کرده و دستچین کنید. انتخاب بهترین رزومه ها خود نیازمند یک بررسی دقیق و مهندسی شده است. بدیهی است که انتخاب رزومه های ناکارآمد یا از دست دادن آن هایی که می توانستند مفید باشند، خسران قابل توجهی در زمان اختصاص داده شده برای استخدام کارکنان جدید به حساب خواهد آمد.

  1. مصاحبه تلفنی

پس از آن نوبت به مصاحبه اولیه یا تلفنی می‌رسد. مصاحبه تلفنی تعیین می‌کند که آیا این عده متقاضی دارای فرهنگ و ارزش‌های همسو با اهداف و سیاست‌های سازمان هستند یا خیر. مصاحبه‌های تلفنی سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا لیستی از متقاضیان مناسب ردیف شغلی خود به دست آورده و آن‌ها را در گام اول تا حدودی تجزیه و تحلیل کنند. البت هدر مدت اخیر که روش استخدامی دستخوش تغییرات گوناگونی شده است، کمتر با موضوع مصاحبه تلفنی روبرو هستیم و این بخش از فرآیند جذبو استخدام تا حدود زیادی نزد شرکت های و سازمان های مختلف، حذف شده است.

  1. مصاحبه حضوری

افرادی که در مصاحبه تلفنی موفق ظاهر شده باشند، به مرحله مصاحبه حضوری وارد خواهند شد. بسته به اندازه و انتظارات سازمان، یک یا چند مصاحبه حضوری برای این عده برگزار می‌شود. ممکن است مصاحبه تنها با یک شخص مدیریت بوده یا با یک تیم باشد. همین طور برخی از سازمان‌ها مصاحبه‌های شغلی را به شکل سلسله مراتبی برگزار کرده و از مدیر مستقیم تا مدیریت کل، در چند گام طی می ‌شود. به این شکل که ابتدا مصاحبه با فرد استخدام‌ کننده صورت گرفته و در صورت رضایت ‌بخش بودن آن، مدیر ارشد مصاحبه بعدی را انجام خواهد داد و در نهایت یک جلسه مصاحبه با مدیرعامل کل نیز در پایان انجام خواهد شد.

فرآیند جذب و استخدام کارکنان

نکته: مصاحبه‌ها می‌توانند حضوری بوده یا به صورت آنلاین و تصویری از طریق شبکه‌های اجتماعی انجام پذیرند.

  1. ارزیابی متقاضی

پس از اتمام مصاحبه‌ها یا در طول اتمام آن‌ها، شرکت اغلب به متقاضیان یک یا چند آزمون استاندارد اختصاص می‌دهد. این آزمون‌ها طیف گسترده‌ای از متغیرها، از جمله ویژگی‌های شخصیتی، توانایی حل مسئله، استدلال، درک مطلب، هوش هیجانی و موارد دیگر را اندازه گیری می‌کنند. بدیهی است که نزد سازمان های مختلف با رویکردهای متفاوت، این ارزیابی می تواند کاملا به اشکال مختلفی صورت گرفته و آزمون های استاندارد دورن سازمانی تعریف شوند.

  1. بررسی سوابق در فرآیند جذب و استخدام

فرآیند استخدام باید با تهیه شرح شغلی شروع شوند که شامل لیستی از الزامات شغلی، شرایط خاص ، مشخصات مورد نظر و تجربه لازم باشد. این بررسی سوابق شامل بررسی سوابق شغلی، بررسی سوابق کیفری و به طور کلی صلاحیت‌ها می‌شود. البته به هیچ وجه توصیه نمی‌کنیم که افراد دارای سوابق کیفری را بدون توجه به طی کردن مجازات و اصلاح شخصیت، به صرف داشتن این برچسب رانده و از ویژگی‌های مثبت و توانمندی‌های آن‌ها چشم‌پوشی کنید. اما به هر ترتیب لازم است که کلیه سوابق و به ویژه سوابق شغلی و تحصیلی افراد مورد بررسی قرار بگیرد، زیرا این موارد در رده‌بندی متقاضیان ردیف شغلی تعریف شده، اثرگذاری قابل توجهی خواهد داشت.

  1. تصمیم‌گیری نهایی

پس از انجام بررسی‌های لازم و به اتمام رسیدن مصاحبه‌های استخدامی، تیم استخدام سازمان می‌تواند گزینه برتر خود را مشخص کند. در سازمان‌های بزرگ معمولا با انتخاب یک شخص، یک نفر رزرو و پشتیبان نیز انتخاب می‌شود تا در صورتی که توافق با نفر اصلی به هر شکلی اتفاق نیفتاد، به نفر جایگزین پیشنهاد استخدام داده شود.

نکته: در صورتی که هیچ یک از متقاضیان استخدام، به مرحله آخر راه نیافته و مناسب ردیف شغلی تعریف شده نباشند، فرآیند جذب و استخدام کارکنان باید دوباره آغاز شود.

کلام آخر

افزایش سرمایه از محل تجدید ارزیابی دارایی ها ؛ مزایا و معایب
بخوانید

در بالا دوره کردیم که افرادی که در مصاحبه تلفنی موفق ظاهر شده باشند، به مرحله مصاحبه حضوری وارد خواهند شد. بسته به اندازه و انتظارات سازمان، یک یا چند مصاحبه حضوری برای این عده برگزار می‌شود. ممکن است مصاحبه تنها با یک شخص مدیریت بوده یا با یک تیم باشد. همین طور برخی از سازمان‌ها مصاحبه‌های شغلی را به شکل سلسله مراتبی برگزار کرده و از مدیر مستقیم تا مدیریت کل، در چند گام طی می ‌شود. به این شکل که ابتدا مصاحبه با فرد استخدام‌ کننده صورت گرفته و در صورت رضایت ‌بخش بودن آن، مدیر ارشد مصاحبه بعدی را انجام خواهد داد و در نهایت یک جلسه مصاحبه با مدیرعامل کل نیز در پایان انجام خواهد شد. یک فرآیند جذب و استخدام کارآمد و موثر، فرآیندی گام به گام برای استخدام کارمند جدید است که به موجب آن یک سازمان نیازهای استعدادیابی خود را شناسایی کرده و در نهایت از میان واجد شرایط‌ترین نامزدها و گزینه ها، استخدام را انجام خواهد داد. بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها، مراحل استخدامی مخصوص به خود را دارند و آن‌هایی که در نهایت به بهترین نتیجه دست می‌یابند، حتما الگوهایی برای استخدام در نظر گرفته‌اند. با توجه به اثرگذاری قابل توجه ویژگی‌ها و توانمندی‌های تیم های مختلف یک سازمان در بخش‌های متفاوت آن، بر عملکرد کلی و دستاوردهای سازمانی، لازم است که فرآیند جذب و استخدام با دقت و وسواس کافی صورت گرفته و هیچ گونه سهل‌انگاری و ساده‌انگاری در این مسیر اتفاق نیفتد. در شرکت مدیریت غزال، می‌توانید مشاوره‌های مربوط به فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی را دریافت کرده و این امر را به شکلی استاندارد و بهینه‌سازی شده انجام دهید.

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *