زمان بازنگری ساختار سازمانی بسیار مهم است. طراحی مجدد ساختار سازمانی و یا تغییر ساختار سازمان، می تواند یک اتفاق و یا تصمیم بزرگ در سازمان ها باشد. اگر این تغییر ساختار، به درستی انجام نشود، ممکن است اختلال ها و چالش های بزرگی در سازمان، رخ دهد. عناوین شغلی دچار تغییر خواهند شد، گزارش های عملکرد به خوبی ارائه نمی شوند. حیطه فعالیت یک مدیر گسترش یافته و البته حیطه فعالیت مدیر دیگری کوچک تر و محدودتر شود. و این تغییرات، باعث ایجاد تقابل و تعارض های سیاسی در سازمان شود و این پیامدهای سیاسی به خودی خود می تواند هزینه زیادی برای سازمان داشته باشد.
اگر تغییر ساختار در سازمان اشتباه انجام شود، حتی در برخی موارد ممکن است سازمان را در فضای رقابتی موجود در صنعت بشدت عقب بیاندازد.
و از سوی دیگر، اگر تغییر ساختار هوشمندانه صورت بگیرد، می تواند به شکل موثری، باعث پیشرفت سازمان شود. به عبارت بهتر، مانند فعال کردن مرحله تقویت کننده یک موشک است. که باعث می شود، سازمان برای سطح بعدی عملکرد آماده شود.
ساختار سازمانی، می تواند باعث افول سازمان شود و همچنین می تواند کل سازمان شما را بطور موثری تقویت کند. اما مهم است که شما به عنوان مدیر ارشد سازمان، بدانید که آیا ساختار فعلی سازمان خوب است و چه زمانی، وقت طراحی مجدد و یا تغییر آن فرا رسیده است؟
نشانه های نیاز به تغییر ساختار سازمانی
در این مقاله به ۱۰ نشانه اشاره می کنیم که با دیدن آن در سازمان تان، احتمالاً مشکلی ساختاری دارید که به کسب و کار شما آسیب می‌زند. هرچه علائم بیشتری را در این لیست داشته باشید، باید در مورد طراحی ساختار جدید مناسب برای کسب و کار خود احساس فوریت بیشتری کنید.
۱. استراتژی تغییر کرده است. اما ساختار متناسب با این تغییر، به روز نشده است.
هر چه تغییرات در استراتژی سازمان بزرگتر باشد، نیاز به تغییر در ساختار سازمانی برای حمایت از آن بیشتر احساس می شود.
چرا؟ زیرا اینرسی (مقاومت در مقابل تغییر وضع موجود) در کسب و کار یک واقعیت است. اینکه فقط اعلام کنیم که استراتژی سازمان تغییر کرده است، کافی نیست. در این زمان باید مراکز قدرت در سازمان را مجدداً بازنگری و تنظیم مجدد کنید تا سازمان در راستای استراتژی های جدید فعالیت کند. در غیر این صورت، اینرسی وضعیت موجود، سازمان را در مسیر اشتباه، قرار خواهد داد.
۲. مدیران میانی عملکرد قوی دارند اما هماهنگی بین دپارتمان ها، ضعیف است.
اگر از عملکرد مدیران میانی در سازمان تان راضی هستید، اما دپارتمان های تحت مدیریت آنها، بیشتر شبیه بخش های مجزا عمل می‌کنند تا تیم‌های مکمل با عملکرد بالا، اغلب این نشانه وجود یک مسئله ساختاری در سازمان است.
اغلب یک تصور غلط رایج وجود دارد که برای داشتن هماهنگی بالا در سازمان، باید یکپارچگی بالایی نیز وجود داشته باشد. به عنوان مثال، فرض کنید که دپارتمان فروش و محصول با هم به خوبی کار نمی کنند و باعث اصطکاک داخلی زیادی در این زمینه وجود دارد. این تصمیم اشتباه رایج بدین گونه رخ می دهد که دپارتمان فروش و محصول را تحت مدیریت یک مدیر تجمیع کنید و دلخوش خواهید بود که اینگونه این دو واحد، با هم کنار می آیند. این رویکرد باعث بوجود آمدن یک چالش بزرگ دیگر می شود و ان اینکه در درازمدت نوآوری در راستای اهداف بلند مدت نابود خواهد شد چرا که واحد فروش، محصول را برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت تغییر خواهد داد و چشم اندازهای بلند مدت، نادیده گرفته می شود. پس راهکار ادغام دپارتمان ها، لزوما راهکار درستی نیست.
این مطلب میتواند به شما کمک کند: کوچینگ مدیران اجرایی و نقش آن در ساختار سازمانی
۳. واحد کسب و کار جدید در رسیدن به اهداف خود، شکست خورده است.
مدیران سازمانی که تلاش کرده اند تا یک واحد کسب و کار دومی برای تصاحب بخش های جدیدی از بازار را راه‌اندازی کنند، اما در این راستا، با شکست مواجه شده اند، اهمیت تغییر و ایجاد ساختار جدید را بیشتر درک می‌کنند (این اتفاق در بسیاری از سازمان های ایرانی توسط مشاوران مدیریت غزال دیده شده). چه زمانی این شکست رخ می دهد؟
زمانی که واحد کسب و کار اصلی (مادر) به منابع (Resource) دائمی در زمان، افراد و پول نیاز دارد و در نتیجه، واحد کسب و کار جدید (کودک)، منابع اختصاصی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف جدیدش را دریافت نمی کند. و یا این شکست زمانی رخ می دهد که واحد جدید، منابع مورد نیاز برای اجرا را داشته باشد اما در فرآیندها، رویه ها و سیستم های واحد کسب و کار مادر گرفتار شده است. و ساختار جدید و متناسب با اهداف خود را ندارد.
۴. مدیر عامل در سازمان خود، یک گلوگاه است.
این مورد، به تجربه در بسیاری از کسب و کارهای فعال و حتی موفق ایرانی، بسیار به چشم می خورد. در این زمینه، مدیر عامل در تفویض اختیار، دچار چالش است. در این سازمان ها، استخدام های عالی صورت گرفته اما با این حال، هنوز بسیاری از تصمیمات اصلی و غیر اصلی می بایست توسط شخص مدیرعامل انجام شود. در این سازمان ها، مدیرعامل بیش از حد کار می کند و سلامتی اش در خطر است.
این مورد نیز یکی از نشانه هایی است که نشان دهنده اشکال ساختاری در سازمان است. ساختار مناسب، وضوح نقش ها و توانایی تفویض اختیار و کنترل را ایجاد می کند.
ساختار مناسب (با فرآیندها و معیارهایی که ساختار را زنده می کند) به مدیران ارشد سازمان این امکان را می دهد که گلوگاه نباشند. باز طراحی ساختار سازمانی، این امکان را می‌دهد که مدیران بر روی حوزه‌های مناسب سازمان تمرکز کنند و با سطح دید و کنترل مناسب، تفویض اختیار کنند.
۵. در سازمان، نقش های سازمانی وضوح ندارد.
هدف ساختار سازمانی، ایجاد همسویی و مسئولیت پذیری است. این بدان معنی است که نقش مسئول، علاوه بر مسئولیت اجرای یک تصمیم، باید بر خود تصمیم نیز اختیار داشته باشد.
چرا؟ آیا تا به حال در مورد چیزی که کنترلی روی آن نداشته اید، پاسخگو بوده اید؟ این همان تعریف استرس، رنجش و فرسودگی شغلی است، اینطور نیست؟
توجه داشته باشید که راز ایجاد وضوح نقش های سازمان، از ساختار سازمانی شروع می شود. یک ساختار خوب کمک می کند که کارکنان علاوه بر اینکه مسئول اجرای یک وظیفه هستند، در بحث تصمیم گیری نحوه اجرا نیز اختیار دارند. بدون ساختار سازمانی مناسب، همسویی و مسئولیت پذیری، بسیار دشوار خواهد بود.
۶. استخدام های که در سطوح ارشد انجام داده اید، موثر نبوده است.
بسیار پیش می آید که سازمان اقدام به استخدام هایی در سطوح ارشد کرده است اما نه تنها نتیجه نداده است، بلکه نتیجه معکوس داده است. این مورد نیز می تواند یک مشکل ساختار سازمانی باشد. نقل قولی از دمینگ وجود دارد که می گوید: “یک سیستم بد، باعث شکست افراد خوب می شود.”
اگر افراد جدیدی در سازمان، استخدام شده اند که به نظر عالی می‌رسند، اما عملکرد آن ها ضعیف بوده است، نشان از وجود مشکلات ساختاری در سازمان است. اگر ساختار سازمانی را بطور دقیق و درستی، باز طراحی کنید، استخدام‌های جدید برای سازمان شما موثر خواهد بود.
۷. زمان آن رسیده است که کسب و کار، مقیاس پذیر شود.
مارک آندرسن، بنیان‌گذار نت اسکیپ، می‌گوید: “زندگی هر کسب‌وکاری را می‌توان به دو بخش تقسیم کرد: قبل از تناسب سازی محصول / بازار و بعد از تناسب محصول / بازار”
داشتن تناسب محصول / بازار به این معنی است که مشتریان شما محصول یا خدمات شما را می خرند یا از آن استفاده می کنند و سپس بارها و بارها برای خرید آن برمی گردند.
اگر کسب و کار، پیش از مرحله محصول / بازار مناسب است، نیازی نیست به تغییر ساختار فکر کند. دلیل اصلی این است که ساختار باید همیشه از استراتژی پیروی کند و نه برعکس. بنابراین ابتدا باید تناسب محصول / بازار پیدا شود و سپس وارد چالش بازطراحی ساختار سازمانی، برای اجرای استراتژی شد.
۸. در سازمان هرج و مرج بیش از حد وجود دارد.
در نقطه ای از مراحل اولیه شکل گیری یک سازمان، تیم معمولاً متوجه می شود که هرج و مرج داخلی بیش از حد وجود دارد. ممکن است برای مدتی سرگرم کننده باشد، اما با رشد کسب و کار در مشتریان، فروش و پیچیدگی، این هرج و مرج می تواند به سرعت أمور را دچار اختلال کند و مشتریان ناراضی روزبروز بیشتر شوند.
واقعیت این است که کارایی (انجام کارها به روش صحیح) در طول زمان بر اثربخشی (انجام کارهای درست) غلبه خواهد کرد. در این زمان است که نیاز به بازطراحی ساختار سازمانی ضرورت خواهد داشت.
۹. اهداف کوتاه مدت بر اهداف بلند مدت ارجحیت پیدا می کنند.
در برخی مواقع در سازمان ها مشاهده می شود که فروش بالایی را رقم زده اند ما در ۳ سال گذشته هیچ نوآوری نداشته اند و همین مورد باعث شده است که در فضای رقابتی با چالش هایی روبرو شوند.
در واقع سازمان، برتری خود را در صنعت از دست داده است. به این دلیل که تمام تمرکز آنها بر روی رسیدن به اهداف فروش کوتاه مدت ۳ ماهه و سالانه بوده است.
در این مواقع، با تغییر ساختار سازمانی، می توان دپارتمان هایی را در سازمان برای تمرکز بر روی اهداف بلند مدت ایجاد و یا بازطراحی کرد.
۱۰. فروش بالا و سود کم است.
در برخی از موارد با پدیده ای روبرو می شویم که سازمان فروش سریعی دارد اما در سود پایداری وجود ندارد. اگر کمی عمیق شویم متوجه خواهیم شد که این مشکل نیز می تواند، یک مشکل ساختاری باشد.
بعنوان مثال، استراتژی فعلی سازمان، تصاحب سهم بازار است و در حال حاضر خیلی به سود اهمیت نمی دهد.
در واقع برای سازمان این امکان وجود ندارد که همزمان هم بر روی استراتژی افزایش سهم بازار تمرکز داشته باشد و هم از سویی دیگر سودآور بودن استراتژی خود را تضمین کند. این مشکل نیز زمانی ایجاد می شود که مشکلات ساختاری در سازمان وجود دارد. بعنوان مثال ممکن است مشکل این باشد که استراتژی قیمت گذاری صرفا بر عهده دپارتمان فروش باشد و این دپارتمان تعامل موثری با واحد مالی و مدیران ارشد نداشته باشد. اینجاست که در سازمان نیاز به بازطراحی ساختار سازمانی إحساس می شود.
چرا داشتن ساختار سازمانی کارآمد و متناسب با استراتژی در یک سازمان، مهم است؟
ساختار سازمانی، یکی از آن مفاهیم در کسب و کار است که هنوز به طور گسترده مورد بحث است. نکته اصلی این است که ساختار یک موضوع بزرگ است. ساختار می تواند نابود می کند و یا به سازمان جان می بخشد و حمایت می کند. ساختار سازمانی درست، بر هر جنبه ای از کسب و کار شما تأثیر می گذارد.
رهبران سازمان ها، می‌توانند بر روی استراتژی، فرایندها و عملیات، توسعه کارکنان و ارزیابی عملکرد تمرکز کنند، به شرط اینکه ساختار سازمانی مناسبی داشته باشند، در غیراینصورت هیچ‌کدام از این موارد تأثیری پایدار نخواهد داشت.
ما در شرکت مشاوره مدیریت غزال، مشاوران خبره ای در حوزه طراحی سازمانی را به خدمت گرفته ایم که می توانند در بازطراحی ساختار سازمانی شما، در کنارتان باشند. به یاد داشته باشید که ساختار سازمانی مناسب، رشد پایدار سازمان شما را تضمین می کند.
