برنامه ریزی تولید چیست و چه تاثیری در موفقیت سازمان دارد؟

امروزه با گسترش و افزایش تنوع محصولات و خدمات، صنعت تولید بیش از پیش رقابتی شده است و صاحبان کسب و کارهای تولیدی به منظور بقا در کارزار رقابتی، باید برای مواردی همچون برنامه ریزی منابع، مدیریت زنجیره تامین، کنترل موجودی و برنامه ریزی تولید اهمیت ویژه ای قائل شده و از تاثیر هر یک از این موارد در افزایش بهره وری و تحقق اهداف سازمانی غافل نشوند.

برنامه ریزی تولید به شما کمک می‌کند تا با بهبود جریان فرایندهای کسب و کار، کاهش زمان انتظار بین عملیات و استفاده بهینه از منابع مختلف، تقاضای مشتریان را با بهترین کیفیت برآورده کنید و زمان و هزینه‌های تولید را کمینه نمایید. برای نیل به این هدف، باید برنامه ریزی استراتژیک تولید خود را با برنامه تولید، استراتژی ها و طرح‌های تجاری هماهنگ کنید و با مشارکت سایر بخش‌ها (تدارکات، مالی و بازاریابی) از برنامه ریزی تولید حمایت کنید.

برنامه ریزی تولید چیست؟

برنامه ریزی تولید به زبان ساده عبارت است از فرایند تخصیص و تصمیم گیری در خصوص مواد خام، منابع انسانی، تجهیزات و ماشین آلات و فرایندها به منظور تولید و ارائه محصولات یا خدمات مورد انتظار مشتریان در زمان های مشخص. به عبارت دیگر، برنامه ریزی تولید (Production Planning) نحوه برنامه ریزی شما برای مدیریت زنجیره تامین، مواد اولیه، منابع انسانی، زمان تولید، برنامه ریزی ظرفیت و فضای فیزیکی ای که فرایند تولید در آن انجام می‌شود را در بر می گیرد. Production Planning برای تولیدکنندگان بسیار مهم است و نقشی کلیدی دارد؛ زیرا تمام جنبه های کسب و کار را تحت تاثیر قرار می‌دهد و فعالیت‌ها و فرایندهای تولید را یکپارچه می‌کند.

یک برنامه تولید دقیق و مناسب، راهی برای تضمین ارائه محصولات و خدمات با کیفیت به بهترین نحو ممکن است و به عنوان راهنمای فعالیت‌های تولیدی شرکت شما عمل می‌کند. برنامه‌ریزی تولید، فرایندهایی که در راستای تحقق اهداف باید انجام شوند را تعیین می‌کند؛ به نحوی که همه کارکنان نسبت به اینکه چه کسی، چه زمانی، کجا و چگونه باید وظایفش را انجام دهد، آگاهی کامل داشته باشند.

هدف از برنامه ریزی و زمان بندی تولید این است که فرایند تولید شما با حداکثر بهره وری از طریق ایجاد تعادل بین نیازهای تولید با منابع موجود، در مقرون به صرفه ترین حالت ممکن، بدون وقفه، تاخیر و استرس انجام شود.

چرا برنامه ریزی تولید مهم است؟

زمانی که صاحبان کسب و کار قصد دارند عملیات تولیدی خود را گسترش و توسعه دهند، بایستی برای آن برنامه ریزی دقیقی داشته باشند. فردی باید مسئولیت مدیریت منابع و تصمیم گیری در مورد نحوه تخصیص آن ها را عهده دار شود. این فرآیند، بخش بسیار مهمی از برنامه ریزی ظرفیت است ( یعنی با منابع موجود، در یک بازه زمانی مشخص، چه مقدار محصول می توان تولید کرد؟) و بدون برنامه ریزی دقیق برای تولید، نمی توان منابع را به صورت بهینه تخصیص داد و همین امر موجب ایجاد خلل و تاخیر در جریان فرایندهای تولیدی و زنجیره تامین می شود و منابع بسیاری به هدر می رود.

بنابراین، مدیران در برنامه ریزی تولید، به طور همزمان، بر چهار عنصر اصلی یعنی کیفیت، کمیت، هزینه و زمان تاکید و تمرکز دارند و صرف نظر از محصول یا خدمات یا حتی اندازه کسب و کار شما، برنامه ریزی تولید، بهترین راه به منظور اطمینان از استفاده بهینه از منابع، تولید و ارائه محصولات و خدمات با کیفیت و مدیریت صحیح هزینه هاست که در نهایت تمام این عوامل باعث افزایش بهره وری در تولید خواهند شد.

برنامه ریزی تولید، از بهینه سازی فرایندهای تولید سرچشمه می گیرد که نشان از این دارد با سیستم‌سازی فرآیندهای کسب‌‌وکار، می‌توان به اهداف تولید دست پیدا کرد.

انواع برنامه ریزی تولید

با توجه به اینکه هر کسب و کار و عملیاتی منحصر به فرد است و شرایط خاص خود را دارد، برنامه تولید یکسان برای همه مناسب نیست. به منظور دستیابی به حداکثر بهره وری در تولید، باید در مورد اینکه کدام یک از روش‌های تولید برای شما بهتر است، تصمیم گیری نمایید. در این قسمت نگاهی خواهیم داشت به انواع مختلف Production Planning.

• روش مبتنی بر شغل (Job Method)

روش مبتنی بر شغل یا پروژه محور، اغلب برای تولید یک محصول در یک واحد کاربرد دارد که تولید در آن، توسط یک فرد یا گروهی از افراد مشخص انجام می شود. این روش، به طور کلی برای تولید در مقیاس کوچک مناسب است اما برای تاسیسات تولیدی بزرگ‌تر نیز قابل استفاده است. Job Method به ویژه برای تولید محصولات و خدمات سفارشی‌سازی شده توصیه می‌شود.

• روش تولید دسته ای (Batch Production Method)

در تولید دسته ای، محصولات به جای اینکه به صورت انفرادی یا از طریق تولید مداوم، ساخته شوند؛ به صورت گروهی تولید می‌شوند. در نتیجه، این روش برای تولید محصولات در مقیاس بزرگ بسیار کاربردی است. نکته حائز اهمیت در Batch Production Method این است که باید محدودیت‌ها در هر مرحله از فرایندها مورد توجه قرار گیرد؛ در غیر اینصورت باعث ایجاد مشکل در مدیریت منابع و زنجیره تامین خواهد شد.

• روش جریان (Flow Method)

روش جریان، یک مدل تولید مبتنی بر تقاضا است که با افزایش سرعت خط تولید، زمان تولید را به حداقل می‌رساند. فرایند تولید براساس سفارش کار، آغاز می‌شود و تا زمان تولید تمام کالاهای نهایی، متوقف نمی‌شود. به این روش تولید، تولید مستمر نیز می‌گویند؛ چرا که در آن مواد اولیه از یک مرحله به مرحله دیگر، بدون وقفه و تاخیر زمانی حرکت می‌کنند. Flow Method روشی بسیار کاربردی برای بهینه سازی موجودی و صرفه جویی در زمان و هزینه است.

• روش فرایندی (Process Method)

این روش تقریبا همان چیزی است که مردم به هنگام فکر کردن به تولید (خط مونتاژ)، در ذهن تصور می‌کنند.  تولید فرایندی مشابه تولید انبوه و تولید به روش جریان است؛ اما با جریان پیوسته مواد در خط تولید مشخص می‌شود و جریان تولید محصول به این روش، از مواد اولیه تا عرضه محصول نهایی به صورت پیوسته در حال انجام است. در روش فرایندی که به آن روش تولید پیوسته هم می‌گویند، به طور کلی انواع مختلفی از ماشین الات تخصصی وجود دارد که هر کدام وظایف جداگانه‌ای برای کنار هم قرار دادن کالاهای نهایی دارند.

• روش تولید انبوه (Mass Production Method)

تولید انبوه در درجه اول بر ایجاد جریانی مداوم از محصولات یکسان متمرکز است. Mass Production Method مشابه روش جریان است، اما در مقیاسی بسیار بزرگ‌تر و با هزینه تولید بسیار پایین‌تر. در این روش، یکسان بودن همه محصولات به اندازه کارایی حیاتی است. بنابراین، برای تولید محصولاتِ مشابه باید از فرایندهای استاندارد شده برای تولید استفاده کرد.

گام های اجرای برنامه ریزی تولید

زمانیکه قصد ایجاد یک برنامه تولید (سندی که نحوه اجرای فرایندهای تولید را توصیف می‌کند و نتیجه نهایی فرآیند Production Planning است) را دارید؛ باید اطمینان حاصل کنید ۵ گام اساسی به شرح زیر، پیاده سازی شوند.

گام اول: پیش بینی تقاضای محصول

برآورد میزان تقاضا برای محصول، بهترین راهِ تصمیم گیری به منظور انتخابِ مناسب ترین روش برنامه ریزی تولید است. این مرحله دقیقا همان جایی است که می‌توانید مقدار منابع مورد نیاز و نحوه مصرف آن ها را طی فرایند تولید تخمین بزنید. برای پیش بینی تقاضا، راه‌های مختلفی وجود دارد که برخی از آن ها عبارتند از: پیش بینی براساس داده‌های گذشته، تحلیل روند بازار، تغییرات جمعیتی و تغییرات اقتصادی.

پیش بینی صحیح تقاضا برای محصول، پایه و اساس برنامه ریزی ماهرانه تولید است.

• گام دوم: تعیین ظرفیت های بالقوه برای تولید

به منظور استفاده بهینه از منابع و جلوگیری از بروز هر گونه کمبود یا هدر رفت موجودی، در این مرحله، شما نیاز دارید تا یک برنامه مدیریت موجودی تهیه نمایید و بر روی کنترل و مدیریت موجودی تمرکز کنید. ظرفیت‌های بالقوه تولید از قبیلِ ماشین آلات و تجهیزات مورد نیاز، تعداد منابع انسانی لازم و مهارت‌های مورد نیاز آنان، مواد اولیه و زمان مورد نظر برای ساخت کالاها را مشخص نمایید و به کارآمدترین روش ممکن آن ها را در فرایند ساخت و تولید به کار بگیرید.

زمانی که ظرفیت های بالقوه تولید خود را نمی شناسید؛ گویی در حال عکس گرفتن در تاریکی هستید.

• گام سوم: استفاده بهینه از منابع و انتخاب روش موثر تولید

یک برنامه تولید موفق، مستلزم این است که با جزئیاتِ برنامه ریزیِ منابع فرایند تولید آشنا باشید. در این مرحله باید به حداقل تعداد منابع انسانی و مواد اولیه مورد نیاز برای ایجاد یک محصول یا ارائه یک خدمت توجه کنید. همچنین باید در نظر داشته باشید که برای اجرای برنامه تولید به چه ماشین آلات و تجهیزات یا سیستم‌هایی نیاز دارید. سپس باید هزینه و زمان مورد نیاز را محاسبه کنید تا بتوانید از بهینه ترین ترکیب منابع برای تولید محصولات یا ارائه خدمات و در نهایت برطرف کردن تقاضای مشتریان استفاده کنید.

دقت کنید که تمام گزینه های انتخاب شده در این گام، باید ظرفیت عملیاتی سازمان و بهره وری آن را به حداکثر ممکن برسانند.

• گام چهارم: خود ارزیابی عملکرد (نظارت و پایش)

گام چهارم در روش اجرایی برنامه ریزی تولید، بر ارزیابی و نظارت بر عملکرد تاکید دارد. همانگونه که تولید در حال انجام است؛ باید نتایج به دست آمده را با برنامه زمان بندی تولید مقایسه کنید و بر پیش بینی‌های صورت گرفته و استفاده بهینه از منابع، نظارت داشته باشید. این مرحله به قدری حائز اهمیت است که باید به طور مداوم در طول فرایند تولید انجام شود و اطلاعات به دست آمده مستند شوند. چرا که این مرحله پیش نیازِ گام بعدی است و نقشی حیاتی در بهبود بهره وری تولید و کاهش هزینه‌ها ایفا می‌کند.

• گام پنجم: اعمال اصلاحات مورد نیاز در برنامه ریزی

مرحله نهاییِ برنامه ریزی تولید این است که اطلاعات به دست آمده از مرحله قبل را تجزیه و تحلیل کنید و راهبردهایی ارائه دهید تا در آینده برنامه تولید با کیفیت و بهره وری بیشتری اجرا شود. اگرچه Production Planning در مورد تولید و ارائه یک محصول یا خدمت است، اما باید از آن به عنوان یک تجربه یادگیری برای کسب و کارها و موفقیت هر چه بیشتر آنها بهره برد.

در این مرحله، انعطاف پذیری کسب و کار و فرایندها به منظور پاسخگویی به تغییرات و کاهش ریسک‌های احتمالی برنامه تولید بسیار مهم است.

اشتباهات رایج در برنامه ریزی تولید

همانطور که فرایند برنامه ریزی تولید را طی می‌کنید، باید مراقب اشتباهات رایج باشید. در این قسمت به سه اشتباه که اغلب کسب و کارها در طول production planning مرتکب می‌شوند اما قابل پیشگیری است، اشاره می‌کنیم.

• عدم آمادگی برای مسائل پیش بینی نشده

این به این معناست که اگر فرایندهای تعریف شده طبق برنامه ریزی پیش نرفت، شما باید استراتژی‌هایی به منظور مدیریت ریسک در نظر داشته باشید. برنامه ریزی استراتژیک تولید به شما کمک می‌کند تا در مواجهه با مسائل و چالش‌های احتمالی در فرایند تولید آماده‌تر و منعطف‌تر عمل نمایید. اگر شما در برنامه تولید خود ریسک‌ها و مسائل احتمالی و تغییرات را پیش بینی نکنید؛ برنامه‌ریزی شما کامل نیست.

• گیر افتادن پشت میز

به منظور بهینه سازی برنامه تولید، به کارگیری ابزارهای هوشمند بسیار عالی است و روند برنامه ریزی را تسهیل می‌کند؛ اما این به آن معنا نیست که تنها به استفاده از ابزارها و برنامه ریزی، از پشت یک صفحه نمایش اکتفا کنید. بهترین Production Planning، جنبه فعال و مشارکتی دارد. بنابراین، لازم است گاهی از پشت میز خود بلند شوید و پا به میدان بگذارید. با کارکنان تعامل داشته باشید و نظرات و بازخوردهای آنان را برای بهبود برنامه بشنوید، ماشین آلات و تجهیزات را بررسی کنید، رقبا و روند بازار را تحلیل کنید. همچنین مسئول برنامه ریزی تولید باید با عملیات‌های داخلی، منابع و محصولات و خدماتی که عرضه می‌شود، کاملا آشنا باشد.

• بی توجهی به تجهیزات مورد نیاز

صرف نظر از محصول یا خدمات، تولید به معنای استفاده از فناوری است. به منظور استفاده حداکثری از تجهیزات و ماشین آلات، باید به نگهداری و تعمیرات آنها توجه کنید. نحوه و زمان‌بندی نگهداری و تعمیرات به صنعت، محصول و خدمات شما بستگی دارد اما یک چیز در مورد آن یکسان است: به طور مداوم از ماشین آلات، تجهیزات و دستگاه‌های خود مراقبت کنید و از خرابی آن ها پیشگیری به عمل آورید؛ چرا که در صورت بروز هرگونه مشکلی، تولید می‌تواند با تاخیر مواجه شود و هزینه‌های هنگفتی به شما تحمیل کند.

مزایا و دستاوردهای برنامه ریزی تولید

همانگونه که ذکر کردیم یک برنامه تولید مناسب و کارآمد، مزایای بسیاری برای کسب و کارها به ارمغان می آورد که در زیر به برخی از مهم‌ترین آن ها اشاره خواهیم کرد.

• کاهش یا حذف زمان های تاخیر و تحویل به موقع؛
• کاهش هزینه‌های تولید به میزان قابل توجه؛
• از بین بردن گلوگاه‌های موجود در عملیات؛
• شناسایی نقاط ناکارآمد در زنجیره تولید؛
• جلوگیری از انباشت و کمبود موجودی؛
• استفاده بهینه از تمام منابع سازمان؛
• آمادگی برای تغییرات آینده؛
• کاهش زمان چرخه تولید؛
• افزایش رضایت مشتریان.

نویسنده: تیم تحقیق و توسعه غزال

منبع مقاله: – republicsmetoolkit.com – theinvestorsbook.com – projectmanager.com- katanamrp.com – techtarget.com