بسیاری از تیم‌ها و سازمان‌ها در حین رشد با چالش‌های مختلفی مانند رشد سازمان، جاری سازی فرهنگ سازمانی، تعامل با مشتریان، فروش بیشتر محصولات و مواردی از این دست مواجه می شوند. به طور خلاصه، تکنیک‌های حل مسئله باید بخشی از مجموعه مهارت های مدیران و اغلب کارکنان سازمان باشد.
مدیرانی که از دانش کوچینگ بهره برده اند و عملکردشان در سازمان بر مبنای این مهارت است، باور دارند که یک مدیر در نقش کوچ به گونه‌ای می‌تواند بر کارکنان سازمان خود تاثیر بگذارد، که کارکنان‌شان بتوانند مسائل و مشکلات را مدیریت و رفع کنند.
یکی از مزایای مهارت کوچینگ در سازمان‌ها، تقویت مهارت حل مسئله است. این مهارت توانایی شناسایی مشکلات، تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و یافتن بهترین راه‌حل‌ها است. حل مسئله یک مهارت نرم و ضروری است و فردی که این توانایی را دارد در یافتن مشکلات و رفع ریشه‌ای آن ها، بسیار سریعتر از دیگران عمل میکند.
این مهارت مهم در مباحث مدیریت و توسعه فردی دسته‌بندی شده و در سازمان‌ها افرادی که به این مهارت نرم و مهم دست یافته‌اند، در بیشتر موارد راه‌حل‌های واقع‌بینانه تری برای مشکلات و دغدغه ها ارائه می دهند.
هر فردی در سازمان در هر جایگاهی که باشد برای رشد و پیشرفت خود و سازمانش باید مهارت حل مساله‌ی خود را ارتقاء دهد.
تعریف مسئله
رابرتسون (S. Ian Robertson) در کتاب خود با عنوان مهارت حل مسئله، اینطور بیان می کند که عدم دستیابی به هدف مشخص به دلیل محدودیت‌های فردی و موانع بیرونی را “مسئله” می‌گویند. ارائه راه‌حل‌های سازنده جهت غلبه بر محدودیت‌‌‌ها و موانع، حل مسئله است.
حل مسأله و تصمیم‌گیری دو مهارت و دو جزء جدانشدنی از یکدیگرند. به عبارتی باید اول “مسئله” موردنظر مشخص شود تا بتوانیم “تصمیم” مناسب برای حل آن را اتخاذ کنیم.
حل مسئله فرآیند تعریف کردن یک مشکل، بررسی علل به وجود آمدن آن، انتخاب گزینه‌هایی به‌عنوان راه‌حل و درنهایت پیاده‌سازی آن‌هاست.
همانطور که بیان شده در واقع تصمیم‌گیری و حل مسئله دو مقوله مرتبط هستند، به این ترتیب که همه ما بر اساس مسائلی که در زندگی یا محیط کار داریم تصمیماتی را می‌گیریم پس برای اینکه تصمیمات ما درست و به جا باشند نیاز است که مسئله اصلی را به درستی تشخیص دهیم.
مشاوران ارشد حوزه کسب و کار اتفاق نظر دارند که مدیران به دنبال کارکنانی هستند که می‌توانند به طور مستقل تصمیم بگیرند و انتخاب آگاهانه داشته باشند. به این ترتیب هزینه‌های سازمان و نیروی کاری به سطح چشمگیری کاهش پیدا میکند و عملکرد سازمان افزایش می‌یابد.
اولویت بندی و حل مسئله در سازمان
هر سازمان بسته به نوع فعالیت یا اندازه آن ممکن است با مسائل مختلفی روبرو شود. هرچه سازمان بزرگتر باشد، مسائل آن بیشتر است، به همین دلیل اولویت بندی این مسائل، برای اعضای تیم و مدیران، اهمیت بسیار زیادی دارد.
در طول فرآیند حل مسئله در سازمان ممکن است اعضای تیم راه‌حل‌های مختلفی پیشنهاد دهند یا مسائلی وجود داشته باشد که باید در موازات یکدیگر برطرف شوند.
توانایی الویت‌بندی، ارزش‌گذاری و اثربخشی مسائل و راه‌حل‌ها و انتخاب ترتیب اجرای آن ها یکی از مهمترین مواردی است که باید در Problem Solving در نظر گرفته شود.
فرآیند اولویت‌بندی، برای تضمین رفع چالش‌های بزرگ با بهترین راه‌حل‌ها، ضروری است.
استفاده از راهکار Multivoting یا رای‌گیری چندگانه در حل مسئله
رای گیری چندگانه به تیم ها کمک میکند تا روی گزینه‌های مختلف حل مسئله تمرکز کرده و موثرترین راهکار را انتخاب کنند.
علاوه بر این، رای گیری چندگانه ابزاری ارزشمند برای تیم است زیرا هر یک از اعضای تیم رای متفاوتی دارد و راهکارهای مختلفی را ارائه می‌دهند. به همین دلیل درباره گزینه های ارائه شده به خوبی بحث و تبادل نظر صورت می‌گیرد و اعضا به طور فعال در فرآیند تصمیم‌گیری شرکت می‌کنند.
استفاده از این تکنیک چند مزیت دارد:
- هر فردی در فرآیند تصمیم گیری شرکت می کند.
- فرآیند ساده و مشخص است.
- اجرای آن آسان و سریع است.
- یک تکنیک ساده برای انتخاب مهم ترین یا بهترین راه حل محسوب می‌شود.
- فرصتی برای بحث در مورد جوانب مثبت و منفی پروژه به وجود می‌آید.
- تعهد به تصمیم در تیم ایجاد می کند.
۴ نکته کلیدی در فرآیند حل مسئله
به منظور مدیریت مؤثر و بهبود عملکرد یک سازمان، مدیران باید تکنیک‌های حل مسئله را به عنوان یک روش بسیار موثر در رفع مشکلات در سازمان توسعه دهند.
راه‌حل مناسب برای مسائل را می‌توان با پیروی از فرآیند چهار مرحله‌ای حل مسئله پیدا کرد. این چهار مرحله عبارتند از:
-
تعریف مسئله
بررسی کنید مسئله ای که باعث به وجود آمدن وضعیت کنونی شده است چیست؟
این یک بخش حیاتی از فرآیند حل مسئله است و صرف زمان برای تعریف درست و صحیح یک مسئله می تواند بعداً در زمان و تلاش اعضای سازمان صرفه‌جویی کند. یک تعریف واضح به شناسایی اطلاعات کمک کرده و همچنین تضمین میکند که تیم شما در مسیر درست حرکت میکند.
بررسی و مستندسازی درباره نحوه عملکرد فرآیندهای کنونی سازمان (به عنوان مثال، چه کسی چه کاری را انجام می دهد، با چه اطلاعاتی، با استفاده از چه ابزارهایی، ارتباط با چه سازمان ها و افرادی، در چه چارچوب زمانی، با استفاده از چه قالبی).
-
بررسی راه‌حل‌های جایگزین
ممکن است برای رفع یک مسئله، چندین راه حل وجود داشته باشد. انتخاب راه حل نهایی را تا زمانی که بهترین راهکار از نظر اعضای تیم تایید شود را به تعویق بیندازید. طوفان فکری و تکنیک‌های حل مسئله تیمی، هر دو ابزار مفیدی در این مرحله هستند.
-
ارزیابی و انتخاب یک راه حل
بسیاری از مدیران حرفه ای در مهارت حل مسئله، هنگام انتخاب بهترین راه حل، یک سری ملاحظات را مد نظر دارند. آنها اغلب به این موارد توجه می کنند:
- تا چه حد یک راه حل بدون ایجاد مشکلات جدید، مشکل را حل میکند؟
- آیا تمام اعضای سازمان و تیم‌ها راه حل را می‌پذیرند؟
- آیا راه حل با محدودیت‌های سازمان تناسب دارد؟
-
روش پیاده‌سازی راه‌حل
ممکن است در یک سازمان از مدیران درخواست شود تا دیگران را برای اجرای راه حل راهنمایی کنند یا با کمک دیگر اعضا اجرای آن را تسهیل کنند. در واقع مشارکت دادن اعضاء در پیاده‌سازی راه حل، روشی موثر برای جلب رضایت تیم و به حداقل رساندن مقاومت در برابر تغییرات است.
در نظر گرفتن این مراحل قدم به قدم کمک میکند تا یک تصمیم‌گیری به درستی انجام شده و مسئله مورد نظر در سازمان به خوبی رفع شود.
نقش مستندسازی در فرآیند حل مسئله
در فرآیند حل مسئله باید این نکته را در نظر داشت که بهترین راه‌حل‌ها هم می‌توانند به اصلاح، تکرار و تأمل نیاز داشته باشند.
از ابتدا تا انتهای فرآیند، مستندسازی از مراحل اجرا بسیار حائز اهمیت است. اگر یک راه‌حل کارساز نبود، این مستندات می تواند به شما برای شناسایی چرایی آن بسیار کمک کننده باشد.
داده‌ها و اطلاعات در هر مرحله از فرآیند ارزشمند هستند. به همین دلیل به منظور حفظ تمام یادگیری‌ها، رشد و توسعه ایده‌ها در آینده، در مستندسازی فرآیندها دقت و کوشش کنید.
نقش کوچینگ در حل مسئله
بسیاری از سازمان ها به این نتیجه رسیده اند که کوچینگ، فرآیند شناسایی مسئله، بررسی اهداف و موانع و پیدا کردن راه‌حل نهایی را بسیار آسان‌تر میکند.
کوچینگ یک دانش تسهیل‌گر در شناسایی موانع و اهداف است که کمک میکند یک مسئله به خوبی ریشه یابی شده و بهترین راه حل برای آن در نظر گرفته شود.
بیزینس کوچ به مدیران و حتی کارکنان یک کسب و کار کمک میکند تا فرآیند شناسایی مسئله، بررسی اهداف و موانع و پیدا کردن راه‌حل نهایی به راحتی و بدون چالش انجام شود.
در واقع وظیفه کوچ کسب و کار، سؤال پرسیدن و هدایت کردن است. کوچ با پرسیدن سؤالات درست، درنهایت افراد را به جواب مناسب می‌رساند. به‌این‌ترتیب فرآیند حل مسئله در مورد مسائل سازمان زیر نظر کوچ یا مربی با سرعت و موفقیت بیشتری طی می‌شود.
با توجه به اینکه کوچینگ یک فرآیند مشارکتی است، لذا می توان به خوبی نتیجه گرفت که بهره‌گیری از کوچینگ به مدیران کسب و کار کمک میکند تا قبل از به وجود آمدن مشکلات بیشتر در سازمان، در زمان کوتاه تری مسائل و مشکلات رفع شوند.
کوچینگ افراد را به توانایی‌هایشان واقف کرده و کمک میکند تا آنها نسبت به خود و شرایط به طور کامل آگاه شوند و بتوانند اقدامات مناسب برای رفع مسائل را انجام دهند.
کوچینگ کمک میکند تا مدیران و یا کارکنان با تغییر نگاه به مسئله به راه‌حل‌های بسیار موثرتری دست پیدا کنند. پیشنهاد می‌کنیم اگر در سازمان و یا کسب و کارتان برای حل مسائل و مشکلات دچار چالش هستید، از خدمات بیزینس کوچینگ شرکت غزال بهره بگیرید تا موفقیت سازمان خود را با افزایش و بهبود عملکرد، تضمین کنید.
