دانستنی‌های مدیریت تولید

مدیریت تولید (Production Management) برای تمامی کسب‎وکارها ضروری است- خواه یک کسب و کار بزرگ داشته باشید یا کوچک- این مهم همراه با رشد سازمان شما، پیچیده‎ تر می‎شود. با مدیریت صحیح تولید، این امکان برای سازمان فراهم می‎شود که علاوه بر ایفای تعهدات خود در مورد مشتریان، به اهداف سازمانی همچون افزایش سودآوری، بهره وری، بهبود کیفیت محصولات و در نهایت رضایت مشتریان دست یابید.

مدیریت تولید به چه معناست؟

مدیریت تولید شامل مدیریت مواد و کنترل موجودی های فیزیکی، رعایت مشخصات طراحی، استفاده‏ی بهینه از تجهیزات، منابع انسانی و منابع مالی به منظور اجرا و انطباق با استراتژی تولید سازمان و جلب رضایت کاربران نهایی با ارائه‌ محصولاتی با کیفیت است. به بیان ساده‌تر، مدیریت تولید، مدیریتِ فرآیندِ تبدیل مواد اولیه به محصولات نهایی است. این بخش، بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت کلی کسب و کار است که شامل برنامه‎ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل فرآیندهای مرتبط با تولید محصولات یا خدمات است.

مدیر تولید کیست؟

مدیریتِ فرآیندهای تولید در راستای تحقق اهداف سازمانی، بر عهده‎ مدیر تولید است. نقشِ مدیر تولید، هماهنگ نمودن تمام جنبه‌های کلیدی مرتبط با تولید است که با عنوان ۶Ms نیز شناخته می شوند. لحاظ کردن هر یک از این جنبه‌ها در فرایند تولید به سازمان کمک می‎کند تا بتواند نیاز مصرف‎ کنندگان را بهتر برآورده کند. این موارد عبارتند از:

این موارد گرد هم می‎آیند تا محصولات و خدمات مورد نیاز مشتریان نهایی را با کیفیت و کمیت مورد نظر ارائه دهند. این اصول اغلب با عنوان اصول مدیریت عملیات نیز شناخته می‌شوند. مدیریت مؤثر و مستمر تولید، کلید افزایش بهره‌‎وری و به روز نگه داشتن فرآیند تولید است.

یک مدیر تولید تضمین می‎کند که تولید، براساس برنامه زمانی تعیین شده در چارچوب بودجه‎ در نظر گرفته شده، انجام می‎شود و از طریق طراحی و اجرای صحیح و بهینه عملیات تولیدی در افزایش سود سازمان، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت محصولات یا خدمات و به طور کلی تحقق اهداف سازمانی نقش موثری ایفا می‎کند.

مهارت های مورد نیاز برای مدیر تولید

یک مدیر تولید برای موفقیت در نقشی که بر عهده دارد، به مجموعه‎ای از مهارت‌ها نیاز دارد که در زیر به برخی از مهم‌‎ترین این مهارت‌ها اشاره می‎کنیم:

بیشتر بخوانید: شش سیگما؛ از مزایا تا کاربردهای مؤثر آن برای کسب‌وکارها

مدیر تولید چه نقش‎ ها و مسئولیت هایی بر عهده دارد؟

همانگونه که تولید، عنصری جدا نشدنی از یک سازمان است؛ به همین ترتیب مدیر تولید نیز نقشی کلیدی و مهم در محیط کار دارد. در این بخش به برخی از مهم‎ترین نقش‎ها و مسئولیت‎های مدیران تولید اشاره خواهیم کرد.

• پیش ‎بینی: توسعه و بکارگیری استراتژی‌های مرتبط با تولید در یک سازمان، با استفاده از روش های مختلف پیش بینی امکان پذیر است. یکی از وظایف مهم یک مدیر تولید این است که در فرآیندهای برنامه ریزی و تصمیم گیری از روش های پیش‎ بینی غافل نشود. پیش بینی‌های صورت گرفته توسط مدیران تولید می‏تواند افق زمانی بلندمدت، میان مدت یا کوتاه مدت را در بر بگیرد و شامل پیش بینی مقدار مواد اولیه مورد نیاز، زمان مورد نیاز برای تولید و حجم تقاضای مشتریان برای محصول مورد نظر و مواردی از این قبیل می‎شود.

• برنامه ریزی تولید: این، وظیفه مدیر تولید است که با استفاده از منابع در دسترس، عملیات را به گونه‌ای تنظیم کند که محصولات با کیفیت، در زمان و مکان مناسب در اختیار مشتریان نهایی قرار گیرند. این امر با درک درست نیاز مصرف کنندگان، مسیریابی صحیح، زمان بندی مناسب و بازرسی در طول فرآیند تولید محقق می‎شود و برای بقای سازمان‌ها ضروری است.

• زمان بندی تولید: تولید محصولاتی با کیفیت، نیازمند مدیریت شفاف و دقیق است که با تکنیک‌های برنامه ریزی و زمانبندی تولید میسر می‏شود. تخصیص مواد اولیه، منابع انسانی و مالی برای تولید یک محصول، کاملا به برنامه ریزی زمانی بستگی دارد. اینکه مواد اولیه در زمان مناسب به دست ما برسد و به موقع وارد خط تولید شود و سپس محصول نهایی در زمانی صحیح در دسترس مصرف کنندگان قرار گیرد؛ در موفقیت سازمان و جلب رضایت مشتری بسیار تاثیرگذار است. علاوه بر این، با زمانبندی مناسب، اتلاف‎ها (مالی، غیرمالی و زمانی) به حداقل می‏رسد.

• کنترل کیفیت: از دیگر مسئولیت‌های مهم مدیر تولید، ارائه‎ محصولات و خدماتی با کیفیت و مطابق با مشخصات مورد نظر است. در این مورد، مدیران تولید علاوه بر اینکه باید بازرسی و کنترل کیفی محصولات نهایی را مدنظر قرار دهند؛ بایستی با برنامه‌ریزی و روش‌های کاربردی، احتمال تولید کالاهای معیوب را به حداقل برسانند.

• تجزیه و تحلیل و انتخاب روش تولید: روش‌های متفاوتی برای تولید محصولات وجود دارد. این مدیر تولید است که باید کارآمدترین و مقرون به صرفه‌ترین روش را برای انجام عملیات تولید محصول مورد نظر، متناسب با شرایط کسب و کار انتخاب کند.

• جانمایی تجهیزات و جابجایی مواد: آرایش و نحوه‎ قرارگیری تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز در فرآیند تولید، تأثیر قابل توجهی بر زمان و هزینه‎ تولید دارد. در نتیجه مدیران تولید باید کاملاً با اصول جانمایی تجهیزات و جابجایی مواد آشنایی داشته باشند تا بتوانند چیدمانی که بیشترین کارایی را متناسب با شرایط سازمان دارد؛ به کار بگیرند.

• تعمیرات و نگهداری ماشین‎آلات و تجهیزات: مدیر تولید به منظور اطمینان از کارآمدی فرایندهای تولید و روان بودن جریان کار، مسئولیت نگهداری مناسب از ماشین آلات و تجهیزات را بر عهده دارد. تمامی تجهیزات توسط مدیر تولید و تیم مربوطه قبل از بکارگیری در خط تولید، مورد ارزیابی قرار می‏گیرند. افراد مرتبط، آموزش‌های لازم را در مورد سیستم نگهداری و تعمیرات هر یک از ماشین آلات می‌بینند و مدیر تولید به منظور جلوگیری از نقص‌های فنی و توقف تولید، برنامه‌ای برای بازرسی، تعویض و تعمیر منظم قطعات یدکی، تجهیزات و ماشین آلات در نظر می‎گیرد.

• کنترل موجودی: موجودی شامل مواد اولیه، قطعات، لوازم و ابزارهای مورد نیاز در طی فرآیند تولید و محصولات نیمه نهایی است که برای مدتی در انبار نگهداری می‎شوند. خط مشی و استراتژی خرید یا تولید این اقلام نیاز به بررسی و تحلیلی دقیق دارد. مقدار و زمان خرید یا تولید، باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که محصول مناسب، در زمان و مکان مناسب در اختیار مشتریان قرار گیرد و با کمبود یا مازاد موجودی مواجه نشویم.

• ایجاد انگیزه در کارکنان: یکی از تاثیرگذارترین عوامل در فرآیند تولید، منابع انسانی هستند که هرگز نباید آن‎ها را نادیده گرفت. یک مدیر تولید حرفه‌ای برای نیازهای کارکنان و ایجاد انگیزه در آن‎ها اهمیت ویژه‌ای قائل است و با ارائه‎ مشوق‌های مالی و گاهی حتی غیر مالی، می‏کوشد تا رضایت آنان را جلب کند. به این خاطر که هر چه کارکنان رضایت شغلی بیشتری داشته باشند؛ بهره وری آن‎ها بیشتر خواهد شد.

• ارزیابی کار یا کارسنجی: کارسنجی به این معناست که بهترین روش انجام کارها چیست و تمام فرآیندهای سازمان را در بر می‎گیرد. مدیر تولید باید تلاش کند تا مناسب‎ترین روش را برای انجام عملیات مختلف در فرایند تولید بیابد. چرا که استانداردسازی نحوه‏ انجام امور و زمان انجام فرآیندها و فعالیت‏ها منجر به تسهیل زمانبندی عملیات، کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در منابع و افزایش بهره وری سازمان می‏شود.

انواع مدیریت تولید

انواع سیستم‌های مدیریت تولید به دو دسته تقسیم بندی می‎شوند که عبارتند از:

1. سیستم تولید متناوب (Intermittent Production System)

در این سیستم تولیدی، جریان تولید پیوسته نیست، بلکه نامنظم است و زمان آغاز و پایان تولید، ثابت و از پیش تعیین شده نیست. در این روش، تولید براساس تقاضای مشتریان و در مقیاسی کوچک انجام می‎شود. این سیستم تولیدی با عنوان سیستم تولید ناپیوسته، غیرتکراری یا سفارشی نیز شناخته می‎شود. سیستم تولید متناوب بسیار منعطف است و در این روش تولیدی، محصولات از نظر اندازه و طراحی بسیار متنوع و مطابق با نیاز مشتریان هستند. سیستم تولید ناپیوسته از انواع زیر تشکیل شده است:

• تولید پروژه ای (کارفرما-پیمانکار): در این روش یک شرکت، با تخصیص بودجه و تعیین بازه‎ی زمانی مشخص، وظیفه تولید محصول را طی قراردادی به شرکت دیگر واگذار می‎کند. چنین قراردادهایی نیازمند منابع انسانی ماهر، تجهیزات و منابع قابل توجه و صرف هزینه‌ای بسیار بالا هستند اما کمیت تولید معمولا زیاد نیست.

• تولید دسته ای: برنامه‎ زمانی تولید در این سیستم براساس تقاضای مورد انتظار یا سفارش‌های خاص تعیین می‌شود. مقدار محصولات تولیدی در این روش بالاست و معمولا محصولات برای مواقع مورد نیاز، در انبار ذخیره می‌شوند. نکته قابل توجه در این شیوه این است که توالی مراحل تولید حائز اهمیت است.

• تولید کار: این روش به تولید تکی نیز معروف است. محصولات در این روش کاملا مطابق با سلایق و علایق مشتری تولید می‎شوند. همچنین تولید، با هزینه‏ی ثابت و در مدت زمانی معین صورت می‎گیرد.

2. سیستم تولید پیوسته (Continuous Production System)

سیستم تولید پیوسته به سیستمی اطلاق می‎شود که در آن تمام فعالیت‎ها و عملیات مرتبط با تولید، بدون وقفه و در بازه‌های زمانی مشخص و منظم انجام می‎شوند. حجم کالاهای تولیدی در این سیستم بالاست و درخواست مشتریان در فعالیت‌های تولیدی تاثیری ندارد. به عبارتی ورودی‌ها و خروجی‌ها در فرایند تولید استانداردسازی می‎شوند. سیستم تولید پیوسته از انواع زیر تشکیل شده است:

• تولید انبوه: در این سیستم، محصولات در مقیاس بالا تولید شده و در انبار ذخیره می‎شوند تا زمانیکه توسط بازار برای آن‎ها تقاضا ایجاد شود. اجرای این سیستم در قالب مجموعه‌ای از عملیات یا یک عملیات تکی ممکن است.

• تولید فرآیندی: سازمان‎هایی که این شیوه تولید را درنظر می‌گیرند؛ انعطاف‌پذیری بالایی از نظر تولید ندارند و تنها تولیدکننده یک محصول واحد هستند. این محصول در حجم بسیار بالا تولید و انبار می‎شود تا زمانیکه در بازار برای آن‎ها تقاضا ایجاد شود.

مزایای مدیریت تولید برای کسب‌وکارها

مدیریت تولید برای تمامی کسب ‎و کارها، چه خدماتی و چه تولیدی، مزایای متعددی دارد. در پاسخ به این سوال که چرا مدیریت تولید مهم است؟ می توان گفت که مدیریت تولید به شما کمک می‏کند تا محصولات و خدماتی با کمیت مورد نظر، کیفیت مناسب، در بازه‎‌ی زمانی مشخص و با هزینه‌های بهینه شده تولید نمایید. Production management، اتخاذ و به کارگیری فناوری‌های مختلف و تغییرات نوآورانه را در محیط کار تسهیل می‎کند. علاوه براین‎ها، مزایای بسیار قابل توجهی دارد که در این بخش به برخی از آن‎ها می‌پردازیم.

• استفاده بهینه از منابع و سرمایه:

مدیریت تولید، با کمینه کردن هزینه‌های تولید و استفاده‎ حداکثری از منابع در دسترس، بهره‌وری شرکت را افزایش می‎دهد. همچنین با زمانبندی مناسب و کارسنجی، انحرافات بین فرآیند تولید و خروجی‏‌ها را به حداقل می‏رساند. ارزیابی فرآیندهای تولید و تعمیرات و نگهداری تضمین می‏کند که فرآیندها به طور موثر مدیریت می‏شوند و کارایی نیروی کار بهینه می‏‌شود. همچنین، تولید محصولات با کیفیت، بهبود و افزایش سرعت تولید و کاهش هزینه ها از دیگر مزایای مدیریت تولید برای کسب‎وکارها است.

• ایجاد مزیت رقابتی:

مدیریت کردن تولید برای کسب‏ وکارهایی که در بازار رقابتی با اقیانوس سرخ مواجهند؛ از طریق روان‎تر کردن جریان فرآیندها، افزایش کارایی و تولید محصولات با کیفیت، مزیت رقابتی ایجاد می‏کند. تکنیک های مدیریت تولید در نوآوری و تولید محصولات جدید نقش موثری ایفا می‎کند و تحقیق و توسعه محصولات جدید و با کیفیت را ساده‌تر می‎کند که این امر به نوبه خود می‏تواند به سازمان‎ها کمک کند تا به عنوان رهبران بازار ظهور کنند؛ زیرا زمان کمتری برای فرآیندهای تولید صرف می‌شود و منابع به صورت بهینه به حوزه‌های مورد نیاز تخصیص داده می‌شوند.

• کاهش تولید محصولات نامناسب و معیوب:

تهیه یک نقشه راه شفاف و دانستن نیازهای بازار و مشتریان، احتمال موفقیت سازمان‌ها را به میزان قابل توجهی افزایش می‏دهد. مدیران تولید از طریق پیش‌بینی، برنامه ریزی تولید، کنترل کیفیت، انتخاب روش تولید، جا نمایی تجهیزات، تعمیرات و نگهداری و کارسنجی و زمان سنجی احتمال تولید محصولات نامناسب و معیوب را که تناسبی با نیاز مشتریان ندارند را به حداقل می‎رسانند.

• کاهش هزینه های تولید:

کاهش هزینه ها در هر مرحله از فرآیند تولید، از مزیت‌های اصلی مدیریت تولید برای سازمان است. بدیهی است که تولیدکنندگان، طرفدار کمینه کردن هزینه‌های تولید هستند. استفاده‌ی بهینه از تمامی منابع (مالی، انسانی، تجهیزات و …) عاملی کلیدی در کاهش هزینه‌ها و کسب مزیت رقابتی است. همچنین کاهش هزینه های اجتناب پذیر باعث می‏شود تا شما بتوانید منابع مالی خود را به سایر بخش‌ها و توسعه کسب و کار خود تخصیص دهید که این امر امکان رشد سریع‎تر سازمان شما را فراهم می‎کند.

مدیریت تولید، بخش بسیار مهمی از کل چرخه عمر یک محصول را تشکیل می‌دهد و تضمین‏ کننده تبدیل آسان ورودی‌ها به خروجی های مورد نظر، نه تنها در زمان مناسب بلکه بدون هزینه‌های اضافی است.

افزایش رضایت مشتریان و بهبود تصویر برند:

با توجه به اینکه یکی از اصلی‎ترین مسئولیت‌های مدیران تولید، ساختِ محصولات و کالاهای با کیفیت است؛ لذا رضایت مشتریان از دیگر دستاوردهای مدیریت تولید است. مدیر تولید می‌کوشد تا با برنامه‌ریزی برای تولید، زمانبندی و کارسنجی صحیح، محصولات و خدمات، به موقع و در مکان مناسب در دسترس مشتریان قرار گیرد. بنابراین، تصویر برند در نزد مصرف کنندگان بهبود می یابد و وفاداری آن‌ها نسبت به کالاها و خدمات شما افزایش پیدا می‎کند.

نویسنده: تیم تحقیق و توسعه غزال

منبع مقاله:  mygreatlearning.com – commercemates.com – analyticssteps.com – winman.com – mrpeasy.com – mbatuts.com – coursera.org