توانایی ارائه پروژه‌ها به صورت برنامه ریزی شده با بودجه پیش بینی شده و همسو با اهداف کسب و کار، کلید کسب موفقیت در فضای رقابتی امروز است. این مرحله همان جایی است که مدیریت پروژه وارد میدان می‌شود! اما مدیریت پروژه دقیقاً در ارتباط با چه مواردی است و چرا تا این اندازه در سازمان اهمیت دارد؟ برای پاسخ با غزال همراه باشید.
تعریف مدیریت پروژه
مدیریت پروژه شامل به کارگیری فرآیندهای خاص، دانش، مهارت‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهایی برای دستیابی موفقیت آمیز در راستای اهداف پروژه است. متخصصان مدیریت پروژه با استفاده از فرآیندها و روش‌های مناسب برای برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و اتمام کلیه فعالیت‌های مربوط به یک پروژه مشخص، سعی بر همسو شدن با اهداف کل استراتژیک سازمان دارند.
اهمیت مدیریت پروژه در سازمان
سازمان‌ها دائماً با چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی روبرو هستند. جهان امروز از یک سو سرشار از فرصت‌هایی برای رشد است و از سویی دیگر بسیار شکننده و غیر قابل اطمینان است! بدون مدیریت پروژه، سازمان‌ها خود را غرق در اقیانوس پروژه‌ها و فرآیندهای شکست خورده می‌بینند که گزینه‌های کمی برای نجات دارند.
همۀ سازمان‌ها برای بقا و رشد خود باید مدیریت پروژه را جدی بگیرند. بدون وجود یک مسیر مشخص برای مدیریت پروژه‌ها، رسیدن به اهداف مورد نظر بسیار دشوار است. محدودیت‌هایی مانند زمان، منابع و بودجه بسیار مهم هستند زیرا به سادگی و بدون استفاده از یک رویکرد علمی از دست می‌روند! مدیریت پروژه دقیقاً یک رویکرد علمی ارائه می‌دهد که هدفش اطمینان از داشتن نتایج موفقیت آمیز است.
با استفاده از روش‌های مدیریت پروژه، سازمان‌ها می‌توانند کنترل پروژه‌ها را به دست آورند و از پیگیری و بودجه خود مطمئن شوند. تحویل پروژه باید به طور مؤثرتری مدیریت شود تا هیچ فردی نسبت به آنچه اتفاق می‌افتد گمراه نشود.
ممکن است یک پروژه کوچک ناموفق خیلی به چشم نیاید! اما وقتی صحبت از سازمان‌های بزرگ با پروژه‌های متعدد، پیچیده و پُرخرج به میان می‌آید، مدیریت پروژه امری بسیار حیاتی خواهد بود. بدون مدیریت پروژه، هرج و مرج در سازمان‌ها ایجاد می‌شود که در نتیجه باعث ایجاد استرس، عدم اطمینان و میزان بالایی از شکست خواهد شد. همۀ این موارد ماهیت مدیریت پروژه را برای سازمان‌ها برجسته می‌سازد.
مزایای مدیریت پروژه در سازمان
با این وجود پروژه‌ها چیزهایی فراتر از بکارگیری منابع یا مواد هستند. آنها نیاز به بینش عمیقی دارند. بنابراین، در اینجا ۱۰ ویژگی شگفت انگیز مدیریت پروژه وجود دارند که هر کسب و کاری می‌تواند از آنها بهره مند شود:
۱– برنامه را قبل از شروع توضیح می‌دهد: ما نمی‌توانیم از اهمیت برنامه ریزی در مدیریت پروژه چشم پوشی کنیم. هرچه کار غیرقابل پیش بینی باشد، دامنه هرج و مرج بیشتری وجود دارد. یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه، تعدیل آشفتگی با ترسیم نقشهای آسان و واضح از ابتدا تا انتها است.
۲– یک جدول زمانی و برنامه همزمانی ایجاد می‌کند: برنامه‌ها به از بین بردن تأخیرها یا کارهای اضافی بی‌ثمر کمک می‌کنند و طرحی را ارائه می‌دهند که توسط همۀ افراد مرتبط با کار قابل پیگیری هستند.
۳– زمینه همکاری را ایجاد می‌کند: افراد با همکاری مشترک روی یک پروژه کار می‌کنند. به اشتراک گذاشتن و پشتیبانی مهارت‌ها با انرژی تیمی، باعث سود پروژه می‌شود. متحد کردن افراد از این طریق اعضای تیم را ترغیب می‌کند تا برای موفقیت در پروژه، با یکدیگر مشارکت کنند.
۴– رهبری قوی به ارمغان می‌آورد: مدیریت پروژه به تقویت رهبری کمک می‌کند. رهبران مؤثر با ارائه راهنمایی به تیم خود این امکان را می‌دهند که آنها بهترین تلاش خود را انجام دهند؛ در حالی که رهبری در صورت پیش آمدن اشتباه توسط تیم به آنها انگیزه نیز می‌دهد.
۵– منابع بهینه سازی می‌شوند: منابع انسانی و مالی هر دو هزینه بَر هستند. ردیابی پروژه و مدیریت ریسک پروژه اطمینان می‌دهند که منابع به طور مولد استفاده می‌شوند و از نظر مالی همه چیز واضح است.
۶– به کنترل ادغام کمک می‌کند: پروژه‌هایی که در یک سازمان به اتمام می‌رسند، معمولاً با رویه‌ها و چارچوب‌های کاری گسترده‌تری ادغام می‌شوند. این بدان معنا است که همه چیز با شرایط و موازین کسب و کار مورد نظر هماهنگ است.
۷– هزینه‌ها را کنترل می‌کند: بسته به میزان وظیفه، پروژه‌ها می‌توانند هزینه‌های زیادی را برای سازمان‌ها به همراه داشته باشند. حفظ بودجه و کنترل هزینه‌ها بسیار مهم است. مدیریت پروژه می‌تواند با پیگیری دقیق هزینه‌ها، از کاهش هزینه‌های بیش از حد بودجه جلوگیری کند.
۸– به مدیریت تغییرات کمک می‌کند: امروزه تغییر چیزی است که همۀ سازمان‌ها با آن روبرو هستند. پروژه‌ها در طول چرخه عمر خود با تغییراتی روبرو می‌باشند و باید برای برطرف کردن چنین انحرافاتی مدیریت شوند. متخصصان مدیریت پروژه می‌توانند با دانش خود تغییر را امکان پذیر کنند.
۹– کیفیت به طور بی‌وقفه مدیریت می‌شود: برای کسب و کار، ارائه نتایج با کیفیت همیشه مهم است. مدیریت پروژه کیفیت را تشخیص، مدیریت و کنترل می‌کند. نتایج با کیفیت، مشتریان را خوشحال کرده که این یک وضعیت برنده است.
۱۰- به اشتراک دانش کمک می‌کند: هرچه یک کسب و کار فعالیت بیشتری داشته باشد، به اطلاعات و دانش بیشتری نیز دست خواهد یافت. این به عنوان یک منبع مهم دانش خدمت می‌کند که باید حفظ شده و به اشتراک گذاشته شود.
مراحل و فرایندهای مدیریت پروژه
مدیریت پروژه به پنج مرحله یا چرخه حیات تقسیم می‌شود. هر مرحله با هر یک از ۱۰ حوزه دانشی تلاقی می‌کند که شامل یکپارچگی، دامنه، زمان، هزینه، کیفیت، منابع، ارتباطات، ریسک، تدارکات و ذینفعان است.
مراحل، فرآیندها و حوزه‌های دانشی مرتبط، با توجه به طرح زیر، یک رویکرد سازمان یافته برای مدیران پروژه و تیم‌های آنها برای کار در پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
مرحله آغازین
- مدیریت یکپارچه سازی: منشور پروژه را تدوین کنید.
- مدیریت ذینفعان: ذینفعان را شناسایی کنید.
مرحله برنامه ریزی
- مدیریت یکپارچه سازی: برنامه مدیریت پروژه را تدوین کنید
- مدیریت دامنه: دامنه را تعریف کرده، ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کنید، الزامات را جمع آوری نمایید
- مدیریت زمان: برنامه‌ها و فعالیت‌ها را برنامه ریزی و توسعه دهید، منابع و جدول زمانی را تخمین بزنید
- مدیریت هزینه‌ها: هزینه‌ها را تخمین بزنید، بودجه‌ها را تعیین کنید
- مدیریت کیفیت: الزامات کیفیت را شناسایی کنید
- مدیریت منابع: برنامه ریزی و شناسایی منابع مورد نیاز
- مدیریت ارتباطات: ارتباطات ذی نفعان را برنامه ریزی کنید
- مدیریت ریسک: انجام تجزیه و تحلیل ریسک کمی و کیفی، برنامه ریزی استراتژی‌های کاهش ریسک
- مدیریت تدارکات: خریدهای مورد نیاز را شناسایی و برنامه ریزی کنید
- مدیریت سهامداران: برای انتظارات ذی نفعان، برنامه ریزی کنید
مرحله اجرا
- مدیریت یکپارچه سازی: کلیه کارهای پروژه را مستقیما مدیریت کنید
- مدیریت کیفیت: انجام کلیه جنبه‌های مدیریت کیفیت
- مدیریت منابع انسانی: تیم پروژه را انتخاب کرده، توسعه دهید و مدیریت کنید
- مدیریت ارتباطات: تمام جنبه‌های ارتباطات را مدیریت کنید
- مدیریت تدارکات: خریدهای لازم را ایمن کنید
- مدیریت ذینفعان: همه انتظارات ذی نفعان را مدیریت کنید
مرحله نظارت و کنترل
- مدیریت یکپارچه سازی: نظارت و کنترل کار پروژه و مدیریت هرگونه تغییر لازم است
- مدیریت دامنه: اعتبارسنجی و کنترل دامنه پروژه مهم است
- مدیریت زمان: محدوده زمانی پروژه را کنترل کنید
- مدیریت هزینه‌ها: کنترل هزینه‌های پروژه را انجام دهید
- مدیریت کیفیت: کیفیت محصولات/خدمات قابل تحویل را کنترل کنید
- مدیریت ارتباطات: کلیه ارتباطات تیمی و ذی نفعان را کنترل کنید
- مدیریت تدارکات: خریدهای لازم را به خوبی انجام دهید
- مدیریت ذی نفعان: مشارکت ذینفعان را در اختیار بگیرید
مرحله خاتمه
- مدیریت یکپارچه سازی: تمام مراحل پروژه را خاتمه دهید
- مدیریت تدارکات: تمام خریدهای پروژه را تمام کنید
بودجه در مدیریت پروژه
بودجه در پیشرفت پروژه یا امکان تکمیل آن نقش زیادی دارد. بنابراین اولین چیزی که ذینفعان پروژه در تعیین موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه بررسی می‌کنند، بودجه آن است. مدیریت موثر بودجه، زمینه اصلی تمرکز مدیرانی است که به حیات سازمان خود توجه می‌کنند
در زیر پنج استراتژی برای کنترل بودجه پروژه قبل از تسلیم شدن در برابر هزینه‌های هنگفت وجود دارد:
- نیازها و خواسته‌های واقعی ذینفعان را درک کنید.
- بودجهای برای زمان‌های غیر قابل پیش بینی ارائه دهید.
- شاخص عملکرد کلیدی (KPI) مربوطه را توسعه دهید.
- مرور مجدد، بررسی دوره‌ای و پیش بینی‌ها در بودجه را انجام دهید.
- افراد مسئول را از وضعیت کار مطلع کنید و پاسخگو باشید.
نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار و الگوهای مدیریت پروژه بهره وری و اثر بخشی تیم را افزایش می‌دهند و سازمان را برای تغییراتی که از طریق پروژه‌های با تأثیر بالا ایجاد می‌شوند، آماده می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه در چندین دسته قرار می‌گیرد. برخی از ابزارها به عنوان نرم افزار مدیریت پروژه دسته بندی می‌شوند و موارد دیگر شامل نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) خواهند بود.
برخی از سیستم‌های مدیریت پروژه برای کسب و کار کوچک و برخی دیگر برای سازمان‌هایی بزرگ‌تر مناسب‌تر هستند. مدیران پروژه همچنین اغلب از مدیریت کار، مدیریت برنامه، همکاری، مدیریت گردش کار و انواع دیگر ابزارها استفاده خواهند کرد. موارد زیر فقط چند نمونه از نرم افزار مدیریت پروژه و ابزار موجود برای کمک به ساده سازی روند برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها هستند.
- Asana
- Changepoint
- Clarizen
- Mavenlink
- Trello
- Wrike
نقشهای مدیریت پروژه
بسته به عوامل متعددی مانند نوع صنعت و ماهیت پروژه، تیم پروژه ممکن است به کمک برنامه ریزان، تحلیل گران کسب و کار، تحلیلگران هوش تجاری و حامیان مالی نیاز داشته باشند. در زیر مقایسه سه نقش اصلی در مدیریت پروژه آورده شده است:
- مدیر پروژه: نقش اصلی را در برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و بسته شدن پروژه‌های منفرد بازی می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند یک یا چند مدیر پروژه داشته باشند.
- مدیر برنامه: گروهی از پروژه‌های مشابه یا مرتبط را در داخل سازمان نظارت و هدایت می‌کند. یک یا چند مدیر پروژه معمولاً به مدیر برنامه گزارش می‌دهند.
- مدیریت پورتفولیو: این نقش در بالاترین سطح مدیریت پروژه قرار دارد و مسئولیت نظارت بر همسویی و جهت دهی استراتژیک کلیه پروژه‌ها و برنامه‌ها را بر عهده دارد. مدیران برنامه معمولاً مستقیماً به مدیر پورتفولیو گزارش می‌دهند.
مهارت‌های مدیر پروژه
مدیران پروژه به بیش از دانش فنی نیاز دارند. این نقش به چندین مهارت غیر فنی نیز احتیاج دارد و این‌ها مهارت‌های نرم‌تری هستند که اغلب موفقیت یک پروژه را تعیین می‌کنند. مدیران پروژه باید هفت مهارت غیر فنی زیر را داشته باشند:
- رهبری
- انگیزه
- ارتباطات
- سازماندهی
- اولویت بندی
- حل مسئله
- سازگاری
همچنین داشتن یک ذهنیت استراتژیک، داشتن مهارت مدیریت تغییر و توسعه سازمانی، چابکی و قابلیت حل تعارض، از جمله مهارت‌های دیگر مدیران پروژه هستند.
هادی عظیمی
سلام ضمن تشکر و قدردانی بابت مطالب خوب و کاربردیتون