خواه در مورد بهره وری در محل کار باشد، خواه کار روی پروژه‌های خاص، سیستم مدیریت پروژه می‌تواند کمک بزرگی برای سازمان شما باشد. برای سال‌ها، مدیریت پروژه عامل موفقیت پروژه‌های مختلف محسوب می‌شد اما یک مشکل اساسی داشت! فرآیند مدیریت امور بهینه انجام نمی‌شد. اینجا بود که ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه راه پیشرفت بهینه پروژهها را تسهیل بخشیدند. برای استفاده از سیستم مدیریت پروژه، اول باید آن را بشناسید؛ با غزال همراه باشید.
سیستم مدیریت پروژه چیست؟
سیستم مدیریت پروژه (Project Management System)، نرم افزاری است که توسط طیف وسیعی از صنایع برای برنامه ریزی پروژه، تخصیص منابع و بهینه کردن امور مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این سیستم، مدیران تیم‌های دیگر در پروژه را قادر می‌سازد تا بودجه، زمان، مدیریت کیفیت و کلیه اسناد و مدارک رد و بدل شده در طول یک پروژه را کنترل کنند. این سیستم همچنین به عنوان بستری برای تسهیل همکاری ذینفعان پروژه عمل می‌کند.
ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب
از مدیریت بودجه و منابع گرفته تا ایجاد همکاری مؤثر بین اعضای تیم، موارد زیادی وجود دارند که باید هنگام اجرا و مدیریت پروژهها در نظر گرفته شوند. این موارد هنگام انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه نیز صادق هستند.
در زیر لیستی از ۵ جنبه اصلی عملکرد سیستم مدیریت پروژه برای راهنمایی شما در تصمیم گیری بهتر آورده شده‌اند:
- لیست کارها: امکان تعیین وضعیت و به روزرسانی وظایف به گونه‌ای که همه اعضای تیم شما در یک مسیر باشند، از اهمیت حیاتی برخوردار است.
- برنامه‌ها: بسیاری از ابزارهای تقویم، نمودار گانت یا سایر موارد، ویژگی‌های مهمی هستند که به شما کمک می‌کنند تا بفهمید برای انجام یک کار به خصوص چقدر زمان نیاز خواهد بود.
- اشتراک فایل: امکان اشتراک و سازماندهی اسناد اصلی پروژه، اتلاف وقت در جستجوی پرونده‌ها را از بین می‌برد.
- ارتباطات: این ویژگی در مدیریت پروژه بسیار مهم است زیرا جریان روان ارتباطات به معنای حل سریع و آسان مشکلات است.
- گزارش دادن: این مهم برای همۀ اعضای تیم مهم است که می‌خواهند کارهای خود را در کل پروژه به روز نگه دارند. با این حال، گزارش دادن یک مزیت بزرگ برای مدیران پروژه است که می‌خواهند از پیشرفت پروژه و انجام وظایف به موقع اطمینان حاصل کنند.
اهمیت نرم افزار مدیریت پروژه
امروزه افراد در هر صنعتی برای رضایت مشتری و نتایج بهتر به راه حل‌های آنلاین اعتماد می‌کنند. دلایل متعددی برای استفاده از ابزار مدیریت پروژه وجود دارد اما اهمیت استفاده از آن سه دلیل اصلی دارد:
- قابل مشاهده بودن: مشاهده مراحل پیشرفت پروژهها، شناسایی پروژه‌های در معرض خطر، نظارت بر زمانبندی‌ها و به اشتراک گذاشتن وضعیت پروژه در زمان واقعی را نشان می‌دهد.
- پاسخگویی: به روزرسانی به موقع پروژه برای افراد در همۀ سطوح، نمایش خلاصه همۀ پروژهها، کارهای معوقه، اجتناب از مهلت قانونی و عدم ایجاد سردرگمی در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های فردی را دارد.
- سازمان دهی: ابزارهای گردش کار را با جزئیات فراوان در یک سیستم واحد نگهداری می‌کند. پرونده‌های مختلف را در مکانی امن ذخیره می‌کند و استفاده از آنها را برای همهۀ افراد تسهیل می‌بخشد.
انواع نرم افزار مدیریت پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه را می‌توان به شش گروه زیر تقسیم کرد:
۱- تسهیل کننده سازمانی
این برای سازماندهی اعضای تیم پروژه در ساختار و سلسله مراتب استفاده می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها، ساختار ماتریسی وجود دارد که اعضای پروژه به یک مسئول عملیاتی و همچنین یک رئیس پروژه گزارش می‌دهند. این سیستم با ایجاد ساختار سازمانی و قرار دادن افراد در آن کار می‌کند.
۲- برنامه ریزی پروژه
این سیستم با طراحی، برنامه ریزی پروژهها و برنامه‌های معوقه سرو کار دارد.
۳- کنترل پروژه
این سیستم شامل تمام فرآیندها و رویه‌های کنترل اجرای پروژه است.
۴- اطلاعات مدیریت پروژه
اصول و رویه‌های مدیریت اطلاعات همه تحت این سیستم انجام می‌شوند. این سیستم می‌تواند شامل همه چیز باشد، از برنامه‌های ارتباطی گرفته تا پایگاه‌های دانش!
۵- فنون و روش‌ها
این سیستم از کلیه تکنیک‌های علوم مدیریتی تشکیل شده است که در مدیریت پروژه استفاده می‌شوند. برخی از نمونه‌ها شامل CPM (مدل سازی مسیر حیاتی)، PERT (روش ارزیابی و بررسی برنامه) و شبیه سازی مونت کارلو هستند.
۶- فضای فرهنگی
این سیستم شامل فرهنگ سازمان در مورد مدیریت پروژه است. به عنوان مثال، آیا کارکنانی که مستقیماً درگیر پروژهها نیستند، مدیریت پروژه را درک کرده و از آن پشتیبانی می‌کنند؟ آیا آنها از پروژه‌هایی که بر روی سازمان تأثیر می‌گذارند، آگاه هستند؟
کاربرد‌های نرم افزار مدیریت پروژه
از ابزار مدیریت پروژه می‌توان برای بسیاری از جنبه‌های پروژه استفاده کرد، از جمله موارد زیر:
- ایجاد تخمین برای فعالیت‌ها
- ایجاد، به روزرسانی و گزارش دهی برنامه‌ها
- پیگیری هزینه‌ها و بودجه‌ها
- تخصیص منابع
- ثبت و مدیریت خطرات
- کنترل تغییرات پروژه
- اشتراک اطلاعات و به روزرسانی‌های پروژه
چگونه بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟
هنگام جستجو برای یافتن بهترین سیستم مدیریت پروژه، فاکتورهای زیادی وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. مدیران پروژه باید همۀ موارد را در نظر بگیرند، از جمله ماهیت و اندازه پروژه، کارکنان موجود، اندازه و نوع سازمان، فوریت پروژه، هزینه نرم افزار مدیریت پروژه و منابعی که تیم در اختیار دارد.
هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، از ویژگی‌های زیر استفاده کنید:
- مدیریت ریسک: پروژهها با خطراتی همراه هستند. این ویژگی خطرات را شناسایی و مدیریت می‌کند، به مدیران کمک می‌کند تا نقاط مشکل ساز را از قبل پیدا کرده و استراتژی‌های مرتبط با آن را ایجاد کنند.
- مدیریت منابع: هزینه پروژه چیست و به چه ابزار و منابعی نیاز دارد؟ این تابع عملکردی به محاسبه هزینه‌ها و سازماندهی تخصیص منابع کمک می‌کند.
- مسیر حیاتی، وابستگی‌ها و نقاط عطف: نقاط عطف (مایلستون) به مدیران این اطمینان را می‌دهد که پروژه به درستی پیش برود. همچنین، گاهی اوقات انجام یک کار به این بستگی دارد که ابتدا چه کاری باید انجام شود. این ویژگی بهترین مسیر را برای پیگیری امور ارائه می‌دهد، از جمله پیش نیازها و جدول زمانی!
- راحتی در استفاده: اعضای تیم پروژه باید بیشتر وقت خود را صرف کار بر روی پروژه کرده، نه اینکه وقت خود را صرف دانستن چگونگی نحوه کار سیستم مدیریت پروژه کنند.
- ادغام شخص ثالث: به ندرت می‌توان سازمانی را یافت که به طور انحصاری از یک نرم افزار و برنامه استفاده کند. نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند داده‌های سایر برنامه‌های مهم را جمع آوری و به اشتراک بگذارد.
- تابلوهای مدیریت پروژه: تابلوهای مدیریت پروژه، نمایشی بصری از وضعیت پروژه را در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهند که این ویژگی ردیابی پیشرفت کار را آسان می‌کند.
- ردیابی مؤثر زمان: ویژگی ردیابی مناسب زمان به مدیران کمک می‌کند تا تاریخ اتمام پروژه را تخمین بزنند و مشکلات احتمالی و تأخیرها را تشخیص دهند.
- سازگاری با تلفن همراه: یک نرم افزار مدیریت پروژه باید با گوشی همراه سازگار باشد تا امور پروژه از هر جایی به راحتی قابل پیگیری و نظارت باشد.
- همکاری: این ویژگی زمانی چالش برانگیز است که همۀ افراد باهم در تماس باشند و بتوانند به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این ویژگی اعضای تیم را قادر می‌سازد تا پرونده‌ها، اسناد، وظایف و جدول زمانی را به سرعت و به طور موثر به اشتراک بگذارند. همچنین باید یک ابزار گفتگوی آنلاین نیز وجود داشته باشد که تیم‌های داخلی و کارکنان از راه دور بتوانند با یکدیگر تماس بگیرند.
- تفویض آسان وظایف: تفویض هوشمند وظایف در موفقیت پروژه مؤثر است و این ویژگی باعث می‌شود مدیران به راحتی بتوانند وظایف و نقش‌های اعضای تیم را تعیین کنند.
انواع سیستم مدیریت پروژه آنلاین
اگرچه امروزه ده‌ها ابزار برای مدیریت پروژه وجود دارند اما در زیر نمونه‌ای از پنج سیستم محبوب مدیریت پروژه معرفی می شوند:
- Basecamp : ابزاری با بالاترین امتیاز است که عملکرد جستجوی قوی، تعیین مناطق مورد بحث و گزارش وضعیت و بروزرسانی را ارائه می‌دهد. عیب این سیستم، عدم داشتن گزینه‌های شخصی سازی است.
- Wrike: مبتنی بر ابر است و با منابعی مانندDropbox ، Google Apps و Excel ادغام می‌شود. این سیستم برای مدیران راحت‌تر است زیرا آنها می‌توانند عملیات روزمره را ردیابی کنند و مطمئن شوند که یک پروژه تحت بودجه پیش بینی شده و به موقع انجام می‌شود.
- Trello: یک ابزار آنلاین کانبان است که به مدیران این امکان را می‌دهد تا کل پروژه را در یک نمای واحدی تجسم کنند. این سیستم برای ردیابی وظایف و نظارت بر گردش کار بسیار عالی است، اما فاقد ویژگی‌های گزارش دهی می‌باشد.
- LiquidPlanner: برای کسب و کارهای بزرگ مناسب است. این سیستم ابزاری قدرتمند است که به مدیران این امکان را می‌دهد تا منابع، پرسنل و زمان اتمام پروژه را پیگیری کنند. با این حال، برای سازمان‌های کوچک‌تر نسبتاً گران بوده و مناسب نیست. اما به قول قدیمی‌ها، به همان میزانی که پول پرداخت می‌کنید، امکانات دریافت می‌کنید!
- ProofHub: اگر کسب و کاری جدید دارید، این سیستم ابزاری مفید برای شما است. این نرم افزار طیف خوبی از زیرمجموعه‌ها مانند گردش کار، مدیریت کار، چت و تقویم را ارائه می‌دهد.
کلام آخر
اکنون شما دلایل اصلی سرمایه گذاری و خرید نرم افزار مدیریت پروژه را می‌دانید و وقت آن رسیده است که یک سیستم مدیریت پروژه مناسب و ویژگی‌هایی مرتبط با آن را انتخاب کنید. پروژهها برای مدیریت بهینه زمان، بودجه و عملکرد افراد، نیاز به ابزار دارند تا بتوانند به نحوی مؤثر و اثربخش نظارت و کنترل شوند.
