۱۵ نقطه ضعف کارکنان سازمان + راهکار رفع و بهبود آن ها

یک عنصر کلیدی برای موفقیت در هر  کسب و کار این است که بتوانید از نقاط ضعف کارکنان سازمان مطلع و برای کمک به بهبود عملکرد آنها و سایرین اقدامات موثر انجام دهید. ارزیابی صادقانه نقاط قوت و ضعف کارکنان می تواند به شما کمک کند تا شرکت خود را به سمت کارایی و موفقیت هدایت کنید .

یکی دیگر از عواملی که ضرورت شناخت نقاط قوت و ضعف کارکنان را افزایش می‌دهد، ایجاد آگاهی و یک استراتژی هدفمند برای توسعه و بهبود سازمان است.

با شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان خود میتوانید تصمیمات حرفه ای و هوشمندانه گرفته و با ایجاد تعادل در مدیریت موفقیت خود به عنوان یک  مدیر حرفه ای را با پتانسیل رهبری تضمین کنید.

کارکنان ممکن است در محیط کار با نقطه ضعف‌های گوناگونی مواجه شوند که برای هرکدام از این نقاط ضعف راهکارهای مناسبی وجود دارد که می‌توان به راحتی آنها را رفع کرد.

۱۵ نقطه ضعف کارکنان در کسب و کار

هنگامیکه قصد بیان یک نقطه ضعف را داریم، از مثال‌های مربوط به ویژگی‌های شخصیتی، عادت‌ها یا مهارت‌ها استفاده می‌کنیم. برای مثال، یک مهارت یا عادت به یک موقعیت فنی بسیار مرتبط است. اما، برای نقش‌های خدماتی مانند فروش، ویژگی‌های شخصیتی فرد بسیار مهم است. پس برای درک بهتر هر یک از نقاط ضعف موجود باید موقعیتی که فرد در سازمان در آن مشغول به کار است را در نظر گرفت. در زیر به ۱۵ نقطه ضعف که در عموم کارکنان به شکلی قابل ملموس مشاهده می‌شوند را بیان می کنیم.

1. خود منتقد افراطی

این گونه افراد بیش از حد متفکر هستند و همیشه هنگام انجام وظیفه خود را بسیار ارزیابی می‌کنند. حتی زمانی که کاری را بدون عیب و نقص انجام داده اند اما بازهم به دنبال نواقص و ایرادات هستند. اینگونه افراد همیشه  احساس می کنند اگر کمی تلاش بیشتری می‌کردند، بهتر بود.

2. فاقد مهارت‌های اجتماعی

ارتباطات در هر کسب و کاری مهم است. برای یک سازمان بزرگ یا یک شرکت کوچک، تفاوتی نمی‌کند، ارتباطات از هر نوع چه نوشتاری، چه شفاهی و  چه غیرکلامی نقش مهمی در نحوه انتقال و دریافت پیام ها ایفا می‌کند.

نحوه ارتباط کارکنان با مدیریت، همکاران، مشتریان و تامین کنندگان و فروشندگان یک مبحث بسیار مهم است. در صورتی که کارکنان در مهارت‌های ارتباطی ضعیف عمل کنند در نهایت به اهداف و ماموریت یک شرکت آسیب زیادی وارد می‌شود.

3. بیش از حد جزئیات گرا

این نوع از کارکنان معمولا طوری درگیر جزئیات در کارشان می‌شوند که زمان را برای انجام کارها از دست می‌دهند و ممکن است وظیفه ای که به آنها محول شده به دلیل دقیق شدن در جزییات اجرا، به تعویق بیندازند. این باعث می‌شود از سوی کارفرما با فشارهای گوناگون مواجه شوند و به مرور به بدنه سازمان و تیم ضربه‌های شدید وارد کند.

4. بی نظم

رفتار آشفته به رفتار یک کارمند که فاقد نظم، برنامه ریزی و ثبات است اشاره دارد. اغلب باعث درهم ریختگی و سردرگمی می شود. این افراد نمی‌توانند یک کار را به خوبی به سرانجام برسانند و کلی کار نیمه تمام روی میز خود دارند.

5. ناتوان در تفویض اختیار

این کارکنان وقتی می خواهند کنترل کاملی بر پروژه ای داشته باشند به خصوص در کارهای گروهی و تیمی، همیشه در واگذاری وظایف به همکاران خود با مشکل مواجه هستند. این ایده خوبی است که مصاحبه کننده خود را از این ضعف مطلع کنید.

6. کمال گرای افراطی

کمال گرایی خصیصه ای  است که افراد میخواهند در هر کاری که انجام می دهند به نتایج بی عیب و نقصی برسند. این افراد توانایی ایجاد تعادل بین کار با کیفیت و یک نتیجه عالی را ندارند. به همین دلیل زمان زیادی را صرف صیقل دادن جزئیات ریز در کارها می‌کنند و در نهایت به نتیجه مطلوب نمی‌رسند.

7. مخالف کار تیمی

کار تیمی در بسیاری از موارد محیط کسب و کار را بهبود می بخشد و به کارمندان اجازه می‌دهد ایده ها و اطلاعات را به اشتراک بگذارند، اعتماد ایجاد کنند و وظایف را به طور مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهند. کارکنانی که از کار کردن با تیم، برای انجام وظایف خود سر باز میزنند یا مقاومت زیادی در کار فعالیت تیمی دارند، مانند شرکت نکردن در جلسات، ارائه نکردن اطلاعات و تحقیقات لازم به کارکنان در سایر بخش‌ها، تکمیل وظایف و عدم مراجعه به همکاران برای کمک، می‌تواند منجر به بهره وری بسیار پایینی شود.

8. کمبود انگیزه

کارمندان ممکن است به دلایل زیادی انگیزه خود را از دست بدهند، از جمله عدم اعتماد به شرکت یا مدیریت، بی علاقگی به موقعیت یا احساس عدم قدردانی برای کار های سختی که انجام داده اند. در نتیجه، کارمندان ممکن است تلاش برای دستیابی به حداکثر پتانسیل خود را متوقف کنند، به درخواست‌های مدیریت پاسخ ضعیفی بدهند، روابط غیردوستانه‌ای با همکاران ایجاد کنند و خدمات ضعیفی به مشتریان ارائه دهند.

9. تأخیر یا غیبت مداوم

زمانی که کارکنان دیر به محل کار خود می رسند یا مدام در حال بهانه جویی هستند، غیبت، آنها را از انجام وظایف محوله باز می‌دارد. بهره وری آسیب می بیند و این نگرش می‌تواند باعث شود که سایر کارکاکنان نیز این رفتار را تقلید کنند.

10. مقاوم در برابر تغییرات

کارکنان قدیمی یا افراد با تجربه اغلب عادات یا روال خاصی را در کار خود پیش میبرند که به آنها کمک می کند منظم و سازماندهی‌شده کارها را به سرانجام برسانند، وظایف خود را اولویت بندی کرده و ضرب الاجل‌ها را رعایت کنند. این عادات اغلب مفید هستند، اما مهم است که با رشد سازمان یا اهداف جدید، در برابر تغییرات مقاومت نکنند.

کارکنان گاهی اوقات تغییر رویکردهای سازمان را دشوار می‌دانند و ممکن است انعطاف پذیری نداشته باشند.

11. عدم مدیریت اهداف

بعضی از کارکنان اهداف روشن و واقع بینانه ندارند. این گونه افراد نمی‌توانند به خوبی مسئولیت‌های خود را اولویت بندی کنند و پروژه‌های محول شده را به پایان برسانند؛ زیرا درک واقعی از موقعیت نداشته و یا اهداف خود را روشن نکرده اند. این کارکنان در بین راه و هنگام انجام یک پروژه ممکن است بارها دلسرد و سرخورده شوند.

12. توهم درک کامل

بسیاری از کارکنان احساس می‌کنند همه چیز را در یک جلسه یا دستورالعمل‌ کاری درک کرده‌اند، بر همین اساس در حین جلسه سوالاتی برای روشن شدن ذهن خود نمی‌پرسند. از نظر آنها تمامی موضوعات را به خوبی درک کرده اند، اما آنها بعداً متوجه می‌شوند که به توضیحاتی نیاز دارند.

این افراد درکی از اینکه برای ارائه کار با کیفیت به تجربه، نظر و کمک دیگران هم نیاز است را ندارند.

13. دلبستگی بیش از حد به یک پروژه

بسیاری از کاکنان چنان غرق یک پروژه می‌شوند که حتی ممکن است بعد از اتمام آن با وجود آنکه کار با کیفیت انجام و پایان گرفته است نیز بخواهند همچنان روی آن پروژه تغییرات ایجاد کرده و به اصطلاح سنگ تمام بگذارند. این موضوع نشان می‌دهد که این دسته از افراد در دام یک دلبستگی گیر افتاده اند. آنها به حدی به پروژه وابسته شده اند که دوست دارند بدون کمک دیگران اصلاحات خاص روی پروژه انجام دهند.

14. مشکل در بازخورد دادن

بسیاری از کارکنان در کارهای تیمی نمی‌توانند به همکاران خود بازخورد مناسب بدهند و این کار برای آنها بسیار دشوار است.  آنها فکر می‌کنند با این کار احساسات دیگران را جریجه دار کرده و از دید همکارانشان یک فرد برتری جو یا خودخواه تلقی می‌شوند. آنها نه تنها بازخورد را یک اصلاح سازنده نمی‌بینند بلکه آن را یک تخریب شخصیتی در نظر می‌گیرند.

15. مشکل در ایجاد تعادل بین کار و زندگی

دسته دیگری از کارکنان هستند که به حدی روی کار خود تمرکز می‌کنند که فراموش می‌کنند یک زندگی شخصی هم دارند. این افراد برای دستیابی به اهداف شغلی خود در بین برنامه‌های شلوغ سردرگم شده‌اند و تمایل زیادی به فراموش کردن زندگی شخصی و اجتماعی خود دارند. این افراد نمی‌توانند تعادل بین کار و زندگی شخصی خود به وجود بیاورند و به مرور تبدیل به یک فرد مستهلک شده و تمرکز کاری آنها نیز از بین خواهد رفت.

عواقب بی توجهی به نقاط ضعف کارکنان

تمرکز بر روی نقاط قوت کارکنان کار  بسیار ساده ای است اما در واقع در نظر نگرفتن نقاط ضعف باعث می‌شود گاهی شرایط بسیار پیچیده شود. باید در نظر داشت یقیناً می‌توان از نقاط ضعف نقاط قوت استخراج کرد!

نادیده گرفتن نقاط ضعف باعث می‌شود کارکنان فرصت‌هایی را برای کشف چرایی نقطه ضعف خود در برخی حوزه‌های عملکردشان و همچنین یافتن راه‌های جایگزین برای مقابله با این مشکلات از دست بدهند.

انتقاد سازنده نه تنها انگیزه کارکنان را از بین نمی‌برد بلکه به آنها کمک می‌کند تا با پذیرش نقاط ضعف خود در صدد رفع و بهبود آن تلاش کنند و از آن برای اهرمی جهت رشد و پیشرفت خود استفاده کنند.

دیدن نقاط قوت و ضعف کارکنان در کنار هم میتواند چشم‌انداز واقع‌بینانه‌تری از کار و اهداف آینده برای کارکنان فراهم کند.

چگونه نقاط ضعف کارکنان را پوشش دهیم؟

به عنوان یک مدیر یا رهبر یک کسب و کار باید بدانید که هیچ‌گاه نمی‌توانید یک کارمند همه چیز تمام پیدا کنید که به همه مهارت‌ها اشراف کامل داشته باشد و از طرفی از لحاظ شخصیتی و ارتباطی نیز در بهترین حالت ممکن باشد. با پذیرفتن این حقیقت متوجه خواهید شد که تمامی افراد کم و بیش دارای نقاط ضعفی هستند و در کنار نقاط ضعفی که دارند می‌توانند همچنان برای سازمان شما مفید باشند اگر شما یک مدیر خوب باشید!

به عنوان یک مدیر با راهکارهایی می توانید نقاط ضعف در کارکنان خود را پوشش داده و از آنها بیشترین بهره وری را دریافت کنید. به همین دلیل است که باید روی ساختن یک تیم واقعا استثنایی از افراد تمرکز کنید که نقاط قوت آنها نقاط ضعف یکدیگر را جبران کند.

کوچینگ سازمانی یکی از راهکارهایی است که میتواند با توانمند سازی افراد آنها را به قبول مسئولیت مشتاق کرده و مشارکت آنها را افزایش می دهد. همچنین با بهبود عملکرد کارکنان به شناسایی و توسعه مهارت آنها با پتانسیل بالا، کمک می کند.

راهکارهای رفع و بهبود نقاط ضعف کارکنان

۱- تمرکز روی نقاط قوت

اگر تنها روی نقاط ضعف تمرکز کنید، به زودی به مشکلات بزرگی بر خواهید خورد. توجه داشته باشید افرادی که با آنها یک تیم تشکیل داده اید را به دلیلی استخدام کردید؛ هر کسی در کاری تخصص و تبحر دارد و دارای نقاط قوت شگفت‌انگیزی است. به کارکنانتان فرصت انجام بهترین‌ها را بدهید.

وظیفه شما به عنوان یک مدیر باید تشویق به رشد و ایجاد مهارت های جدید باشد. ایده های پروژه ای بیشتری را به افراد خلاق و مسئولیت بیشتری را به افراد سخت کوش بدهید. با این کار افرادی را که مکمل یکدیگر هستند در کنار هم قرار می‌دهید و متوجه خواهید شد که تیم شما یک جهش و رشد ناگهانی خواهد داشت.

2. تدبیر هوشمندانه

نقاط ضعف اجتناب ناپذیر هستند پس اگر آنها را به عنوان واقعیت نپذیرید، به زودی سازمان خود را با مشکلات جدی روبرو خواهید کرد.

به عنوان یک مدیر باید در کمال آرامش و با دقت فراوان ساختاری بسازید که افراد را با یکدیگر و آنها را با نوع کارشان، متناسب کنید. به عنوان مثال چنان که با یک کارمند پر استرس روبرو هستید، ضرب الاجل های پروژه را به شکل دائم به او یادآوری نکنید.

3. بازخورد مستمر

برای ارائه بازخورد به کارکنان منتظر زمان بررسی عملکرد نباشید. نقاط ضعف در کار هر یک از کارکنان وجود دارد، بنابراین بازخورد و آموزش در مقاطع زمانی کوتاه، باید بخشی مستمر از کار باشد. دسترسی کارکنان به منابع و دوره‌های آموزشی را برای بهبود مستمر خود فراهم کنید. برای مثال اگر یک کارمند خجالتی دارید که می خواهید او را برای موقعیت بهتری آماده کنید، باید بتوانید اعتماد به نفس او را افزایش دهید. بازخورد مداوم برای بهبود به نفع تمامی افراد در سازمان است.

همیشه سازنده و همیشه آینده‌نگر باشید. وظیفه شما به عنوان یک مدیر این است که به کارکنان راهکارهایی بدهید که برای موفقیت نیاز دارند.

4. انتخاب مدیران میانی مناسب

مدیران خود را عاقلانه انتخاب کنید. نه همه مدیران، رهبران خوبی هستند و نه همه رهبران، مدیران خوب؛ پس مطمئن شوید که الگوی خوبی را به بهترین شکل ممکن برای کارکنان خود در نظر گرفته اید.

افرادی را برای مدیریت انتخاب و ارتقا دهید که در بهترین موقعیت برای مدیریت تیم زیر دست خود هستند. صرف اینکه فردی در فروش بسیار موفق عمل کرده و می‌توان او را به سمت مدیریت فروش انتخاب کرد کاری بسیار اشتباه است . مدیریت باید جزوی از مهارت فرد مورد نظر باشد.عالی بودن در شغل لزوما از فرد یک رهبر یا مدیر بزرگ نمی‌سازد.

5. استقبال از ارتباط و گفتگو

برقراری ارتباط آزاد با کارکنان در مورد مسائل سازمان بسیار مهم است. سعی کنید به عنوان مدیر، کارکنان خود را آزاد بگذارید تا بتوانند در مورد مشکلات و معضلات خود در سازمان به راحتی صحبت کنند؛ زیرا اگر این مسائل مطرح نشوند ممکن است به مرور زمان عملکرد و بهره‌وری افراد را با اختلال روبرو کند. پس به عنوان یک مدیر و رهبر خوب، گوش شنوا داشته باشید و فرهنگ ارتباط باز در سراسر شرکت و یا سازمان شما وجود داشته باشد.

نقش مدیران ارشد در بهبود شرایط

مدیران ارشد دارای سطح بالاتری از اختیارات و مسئولیت نسبت به مدیران میانی هستند و ممکن است برخی از مسئولیت‌های مدیران میانی و کارکنان را تعیین کنند.

مدیران ارشد با توجه به اینکه نظارتی کامل بر فعالیت سایر افراد تیم دارند، از نزدیک و به شکل ملموس‌ و نزدیک‌تری با نقاط ضعف هر یک از کارکنان  و یا نقاط ضعف یک تیم درگیر هستند و مسئولیت بزرگترین یا مهم ترین گروه کارکنان در یک سازمان را بر عهده دارند، بنابراین باید بتوانند این تیم‌ها را به طور مؤثر مدیریت کنند.

وظیفه این مدیران در سطح ارشد این است که باید فعالیت‌های تیم را تحت نظارت دقیق قرار داده و به این فعالیت‌ها نظم ببخشند. آنها به خوبی می‌دانند که هماهنگی میان کارکنان و تیم‌های مختلف یک سازمان تا حد زیادی حیاتی است.

مدیران ارشد به جای ایجاد محیطی مبتنی بر ترس و انضباط، باید به کارکنان خود کمک کنند تا به بهترین شکل ممکن وظایف محول شده را انجام دهند.

این مدیران با به وجود آوردن توازن و تعادل در سازمان، نگرش‌های عالی در  کسب‌وکار ایجاد می‌کنند که به عملکرد موثر و سوددهی بالای سازمان و یا شرکت منتهی می‌شود.