یکی از خدمات مشاور مدیریت کمک رسانی به سازمان ها از طریق بهبود ساختار سازمانی به منظور ارتقا عملکرد در سازمان ها و همچنین بهره برداری حداکثری از پتانسیل و ظرفیت های ارتباطات بیرونی می باشد.
تخصیص مسئولیت ها، گروه بندی کارکردها، تصمیم گیری ها، هماهنگی اقدامات و تأمین پاداش از ملزومات اساسی ادامه فعالیت سازمان است. این الزامات، ساختار یک سازمان را تعیین می کند. ساختار سازمانی الگوی روابط بین موقعیت های موجود در یک سازمان و بین اعضای آن است. این ساختار، عملکرد بهتر مدیریت را امکان پذیر می کند و چارچوبی ایجاد می کند که از طریق آن یک سازمان می تواند با محیط بیرونی ارتباط برقرار کند.
انواع ساختارهای سازمانی
ساختار سازمانی بر ارتباطات خارجی، کاملا واضح بوده و اثرگذاری آن به لحاظ فاکتورهای زیر قابل توجه است:
۱. ساختار ساده
یک ساختار سازمانی که در آن مدیر ارشد تمام تصمیمات عمده را می گیرد و آنچه را که به عنوان یک ساختار ساده شناخته می شود، فراهم می کند. روابط غیررسمی، قوانین محدود، تخصص محدود و سیستم های اطلاعاتی پیچیده این نوع ساختار را مشخص می کنند. ارتباط موثر خارجی با شرکای خارجی، مانند تأمین کنندگان، به تصمیم گیری به موقع بستگی دارد، اما این ساختار سازمانی معمولاً به تصمیم گیری نابهنگام منجر می شود، زیرا همه تصمیمات توسط مدیر عالی گرفته می شود. در واقع تاخیر در تصمیم گیری، به یک دلیل ساده که تمام این موارد باید به صورت مستقیم توسط مدیر عالی و ارشد گرفته شود، باعث خواهد تا روابط خارجی سازمان با سایر شرکت ها و سازمان ها، تحت تاثیر منفی قرار بگیرد.
۲. ساختار تابعی
یک ساختار عملکردی کار سازمانی را به بخشهای خاصی از تخصص یا بخش ها، متشکل از کارکنان و فعالیت های خاص تقسیم می کند. به همین ترتیب یک بخش کنترل استراتژیک بر محیط خارجی نظارت و ارتباط برقرار خواهد کرد. سازمانی که از این ساختار استفاده می کند، ارتباط کارآمد با ذینفعان خارجی خود را تضمین کرده و می تواند به بهترین شکل از آن بهره برداری داشته باشد.
۳. ساختار جغرافیایی
یک ساختار جغرافیایی بر اساس موقعیت جغرافیایی بخش های تجاری شکل می گیرد. این معمولاً زمانی پذیرفته می شود که شعب مختلف کسب و کار در مناطق جداگانه مستقر باشند. هر شعبه در محیطی متفاوت از بقیه فعالیت می کند. مدیران شعب این اختیار را دارند که مسائل مربوط به منطقه جغرافیایی خود را برطرف کنند. منحصر به فرد بودن محیط های مختلف، هنگام برخورد با محیط خارجی، رویکردهای متفاوتی را می طلبد. مدیریت رویکرد ارتباطی متناسب با محیط خود را در پیش می گیرد که منجر به ارتباط موثر با شرکای خارجی خواهد شد.
۴. ساختار ماتریس
سازمان هایی که طبق پروژه های در دست اجرا اداره می شوند، دارای ساختار ماتریسی هستند. افراد برای رسیدن به هدف پروژه خود در یک تیم با هم کار می کنند. کارمندان در مقابل دو مدیر، مدیر گروهی که در آن کار می کنند و مدیر پروژه خاصی که روی آن کار می کنند، پاسخگو هستند. تعارض بین مدیران می تواند منجر به ارتباط بی اثر خارجی شود. از این روی یا باید این پاسخگویی به شکلی مدیریت شده و یا هماهنگی لازم بین دو مدیر به وجود بیاید تا در نهایت اثرگذاری منفی آن را در بخش ارتباطات بیرونی سازمان، شاهد نباشیم.
