برای اینکه بهتر درک کنید اساساً سیستمسازی چیست و چه تاثیری روی افزایش کارایی و کاهش قیمت تمام شده محصول میگذارد، توصیه میکنیم در ابتدا به پادکست زیر گوش دهید.
در مطالب قبلی، در مورد چالشها و راهکارهای سیستم سازی در کسب و کار صحبت کردیم و در مورد دلایل اهمیت سیستمسازی و نحوه پیاده سازی آن در سازمان اشاره کردیم.
در ادامه و در این مطلب، در مورد تاثیر سیستمسازی بر افزایش کارایی کارکنان و کاهش قیمت تمام شده محصولات در یک کسبوکار صحبت خواهیم کرد.
سیستمسازی چیست؟
سیستمسازی فرآیند ایجاد چندین سیستم است که با هم کار میکنند و به شما امکان میدهند کسبوکار خود را بهطور کارآمدتری مقیاسپذیر کنید.
با سیستم سازی کسبوکارتان، میتوانید فرآیندهایی جاری کنید تا تعداد بیشتری از سرنخها (مشتریان بالقوه) داشته باشید و تعداد مشتریان شما را افزایش یابد.
یک کسبوکار سیستمی چگونه است؟
یک کسب و کار سیستمی، کسب و کاری است که فرآیندهای تعریف شدهای را برای به حداکثر رساندن کارایی دارد. هنگامی که شما یا کارکنانتان، نیاز به انجام کارها به صورت دستی دارید، ابزارهایی را در اختیار دارید تا کار را با بیشترین سرعت و به طور موثر انجام دهید.
اما در حالت مقابل، وقتی کارهایی وجود دارند که نیاز به ورودیهای دستی ندارند، در اینصورت سیستمهای خودکاری خواهید داشت که فرآیندها را برای کسبوکار شما به بهترین شکل تکمیل میکنند. بطور خلاصه میتوان گفت همه چیز در مورد یافتن کارآمدترین تعادل بین ورودیهای انسانی و سیستمهای خودکار است.
در حال حاضر اکثر کسبوکارها تا حدی سیستمی هستند اما چالش بزرگ این است که بدانید چه بخشهایی از کسب و کار خود را می توانید/باید خودکار کنید، چه وظایفی باید به انسان واگذار شود و چگونه میتوان کارایی هر دو فرآیند را در زمانی که فناوری در دسترس است، به حداکثر رشد رساند.
مهمتر از همه، شما باید هدف اصلی را همیشه در ذهن داشته باشید: افزایش عملکرد کسبوکار در جایی که بیشترین اهمیت را دارد – سود، رشد و بهرهوری – در عین حال کاهش زمان، هزینه و انجام کار بصورت دستی برای اداره و گسترش کسبوکار.
چه فرآیندهایی را میتوان سیستمسازی کرد؟
یکی از بزرگترین چالشها در سیستمسازی کسبوکار، تعیین دقیق فرآیندهایی است که در وهله اول باید سیستمسازی شوند. حقیقت این است که تقریباً هر فرآیند کسبوکار را میتوان تا حدی سیستمی کرد، اما این لزوماً به این معنی نیست که هر فرآیند ارزش سیستمسازی را دارد.
برای اینکه ایده بگیرید از کجا باید شروع کنید، در ادامه به ۵ فرآیند کلیدی که هر کسبوکاری باید آن را سیستمی کند، اشاره کنیم:
- تولید سرنخ
- فروش و توسعه سرنخهای فروش
- پیشنهادات و انتقادات مشتریان در مورد کسبوکار
- خدمات و حفظ مشتری
- آموزش کارکنان
اهمیت کارایی در محل کار
کارایی در محل کار باید دغدغه اصلی تقریباً هر سازمانی باشد؛ چرا که بسیاری از شاخصهای اندازهگیری موفقیت سازمانی، به کارایی سازمان و نیروی انسانی آن مرتبط است.
کارایی اغلب به سرعت و دقت یک کارمند یا تیم در انجام یک کار خاص مربوط میشود و اینکه چقدر میتوانند ساعات کاری خود را برای ایجاد بهترین نتایج بهینه کنند. از جمله دلایلی که کارایی در سازمانها مهم تلقی میشود عبارت است از:
- کارمندان و تیمها کار درست را به روش درست انجام میدهند و خروجی را برای شرکت به حداکثر میرسانند در حالی که ورودی را به حداقل میرسانند.
- کارمندان و تیمها میتوانند بدون صرف زمان زیاد برای هر پروژه، ضرب الاجلها را رعایت کنند.
- کار انجام شده، انتظارات را برآورده میکند و مزایای ملموسی برای سازمان به همراه دارد.
- اتلاف منابع بسیار کم است زیرا از زمان و تلاش در سازمان، بطور موثر استفاده میشود.
- مکانهای کاری ناکارآمد میتوانند به دلیل اینکه افراد و تیمها برای به دست آوردن نتایج یکسان باید سختتر کار کنند، خطر فرسودگی شغلی را به دنبال دارد.
- هرچقدر کارایی کارکنان بیشتر باشد، آنها شادتر هستند که این موضوع تاثیر مثبتی بر حفظ رضایت و مشارکت کارکنان دارد.
آمارهایی از دلایل اهمیت کارایی کارکنان در سازمان
البته، کارایی کارکنان به چیزی بیش از ایجاد تعادل میان ورودی و خروجی دلالت دارد، اما یک عنصر انسانی بسیار قوی در این فرآیند نیز وجود دارد. به طور خاص، تعامل، ارتباطات، مدیریت، رضایت و محیط کار، همگی در افزایش کارایی نقش دارند.
آمارهای زیر گویای اهمیت کارایی در محل کار هستند:
- کارمندان متعهد، کارایی بیشتری دارند و در نتیجه به طور متوسط ۲۱ درصد افزایش سود دارند.
- کارمندان متعهد ۳۸ درصد بیشتر احتمال دارد که بهره وری بالاتر از حد متوسط را از خود نشان دهند.
- یک کارمند به طور متوسط ۴.۱ ساعت در روز را صرف چک کردن ایمیل میکند.
- مولدترین کارکنان تنها ۵ درصد از نیروی کار را تشکیل میدهند.
- رضایت شغلی، بهره وری را ۶.۶ درصد افزایش میدهد.
- ۵۸ درصد از کارمندان، مدیریت را بزرگترین مانع برای بهره وری می دانند.
- افرادی که از راه دور کار می کنند ۱۴ درصد بازده بیشتری دارند.
با بررسی این دسته از آمارها میتوان به این نتیجه رسید که دستیابی به بالاترین حد از کارایی کارکنان در سازمان، کار راحتی نیست و نه تنها باید بین کارایی فردی و سازمان، تعادل مناسبی برقرار شود بلکه باید برای آن برنامههای دقیق و منسجم نیز داشت.
بهره وری کارکنان اتفاقی نیست بلکه روندی است که باید در طول زمان ایجاد و تداوم یابد.
کارایی کارکنان در مقابل کارایی سازمان
کارایی کارکنان و کارایی سازمان اغلب بصورت اشتباه به جای یکدیگر استفاده میشوند، اما تفاوتهای ظریفی میان این دو وجود دارد که اگر این امر یک اولویت در سازمان شما باشد، باید از آنها آگاه باشید.
کارایی کارکنان به بهره وری افراد یا تیمهای درون سازمان شما اشاره دارد. بطور کلی کارایی کارکنان تحت تاثیر عوامل مختلفی در سازمان قرار میگیرد که عبارت است از:
- انگیزههای شخصی
- محیط کار
- شایستگیها
- مشارکت در کار
- احساس رضایت
در سوی مقابل، کارایی سازمان به عملکرد فرآیندها، سیستمها، ابزارها و ساختارهای تیم شما نسبت به اهداف سازمان اشاره دارد. کارایی محل کار در سطح کلان بر روی موارد زیر تاثیر میگذارد:
- ساختار تیم
- فرآیندهای سازمان
- سبکهای رهبری
- رضایت شغلی و مشارکت کل
- فرهنگ سازمان
- تنوع کاری
بدیهی است که همپوشانی قوی بین کارآیی کارمند و محل کار ایده آل است. اما اگر به دنبال بهینهسازی کارایی هستید، نگاهی به سازمان خود در سطح خرد و کلان بیندازید تا فرصتهایی را برای بهبود کارایی فردی و همچنین سیستمها و فرآیندهای خود شناسایی کنید.
چگونه میتوان کارایی کارکنان را اندازهگیری کرد؟
اندازهگیری کارایی کارکنان میتواند یک چالش باشد. اولاً، هر موقعیتی معیارها و شاخصهای متفاوتی برای معنای «کارایی» در نقش خود دارد. برای مثال در خط مونتاژ یک محصول، معیار اصلی کارایی کارکنان، تکمیل روزانه تعداد مشخصی از محصول است. در حالیکه ممکن است کارایی در برخی مشاغل دیگر، با کیفیت کار و تاثیرگذاری بر مخاطب در طول زمان مرتبط باشد.
در حالیکه یافتن راههایی برای اندازه گیری کارایی مهم است، اما خطرهایی مانند ریزمدیریتها یا اندازهگیری مولفههای اشتباه، میتواند از تلههایی باشد که مدیران سازمانی به آن گرفتار میشوند.
در ادامه، مواردی از ملاحظاتی که در زمانِ اندازه کارایی کارکنان باید به آنها دقت کرد، آورده شده است:
- یک استاندارد برای خروجی تعریف کنید. موفقیت برای نقشها، تیمها و پروژههای فردی چگونه به نظر میرسد؟ نتیجه مطلوب چیست؟ بازه زمانی مورد نظر چیست؟
- تعیین کنید که چقدر “زمان بهرهور” در دسترس است. کل زمان کاری هفته را در نظر بگیرید و مانند زمان استراحت، «زمان غیرمولد» را کم کنید. این مقدار، زمان واقعی را به شما میدهد که می توانید هر هفته، هر ماه، هر سه ماه یا هر سال را به وظایف سازنده اختصاص دهید.
- از زمان بهرهوری کل و استاندارد خود برای خروجی به عنوان یک استاندارد برای اندازهگیری بازده فردی در مقابل زمان صرف شده برای یک فعالیت استفاده کنید.
کارایی کارکنان را چگونه میتوان بهبود داد؟
همانطور که قبلا ذکر شد، طیف گستردهای از عوامل شخصی، رویهای و سیستمی وجود دارد که ممکن است بر کارایی کارکنان تأثیر بگذارد. به این ترتیب، احتمالاً یک یا دو اقدام وجود ندارد که بتوان فوراً بر نیروی کار شما تأثیر بگذارد.
در عوض، توصیه میکنیم از بهروشهای زیر(Best Practices) استفاده کنید تا نسبت به مشارکت و حداکثر سازی رضایت کارکنان، اطمینان حاصل شود:
-
بهبود شرایط محل کار
برای کارمندان اداری، مطمئن شوید که یک محیط کاری راحت با نور طبیعی، گیاهان طبیعی، صندلی راحت و اتاقهای آرام ارائه میکنید. همچنین باید شرایط کار از راه دور را در نظر بگیرید که به کارکنان اجازه میدهد در مکان و زمانی که بیشترین بهره وری را دارند؛ کار کنند.
-
وظایف را با مهارتهای کارکنان مطابقت دهید
اطمینان حاصل کنید که کارکنان بر اساس نقاط قوت خود کار میکنند. این موضوع تضمین میکند که همه اعضای تیم شما میتوانند از دانش خود استفاده کنند، موانع کاری را از بین ببرند و به بهترین نتایج ممکن دست پیدا کنند.
-
ارتباط موثر برقرار کنید
ارتباطات ضعیف، بزرگترین مشکل در کارایی است. راههایی برای کارآمدتر کردن ارتباطات تیمی، دپارتمان و کسبوکار در سطح سازمان پیدا کنید. برای بهبود ارتباطات، استفاده از ایمیل را کاهش و به جای آن از پیامرسانهای کاری مثل Slack استفاده کنید.
-
اهداف را بصورت واضح و متمرکز تعریف کنید
اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان اهداف SMART دارند و در راستای اهداف تیمی، دپارتمان و سازمان حرکت میکنند. این امر خروجیهای مورد نظر را برای افراد روشن میکند و تضمین میکند که همه به سمت یک هدف استراتژیک واضح برای سازمان کار میکنند.
-
کارکنان خود را توانمند کنید
ریزمدیریت را کنار بگذارید. به کارکنان اجازه دهید مسئولیت کارها و وظایف خود را بر عهده بگیرند. برای اینکه به مشکلات سازمانی پی ببرید، نواقص سازمانی را به حداقل برسانید و به خروجیهای بهتری دست پیدا کنید. به کارکنان اجازه نوآوری و آزمودن ایدههای جدید را بدهید.
-
کارمندان را تشویق کنید
به کارمندان چیزی بدهید تا فراتر از تأثیر بر اهداف سازمانی کار کنند. برای مثال اردوهای تفریحی، وعدههای غذایی رایگان میتواند از جمله مزایای کاری خوب برای کارکنان باشد. علاوه بر این موارد، ترفیع در جایگاه شغلی و افزایش حقوق نیز میتواند از جمله دیگر تشویقها باشد.
-
وظایف و جلسات بی اهمیت و بی تاثیر را حذف کنید
کارکنان نمیتوانند تمام وظایفی که به آن میدهید را انجام دهند، در تمام جلسات در تقویم خود شرکت کنند و همچنان بتوانند سطح کارایی مطلوب را حفظ کنند. اگر فعالیتها یا جلسات، به هدف مورد نظر کمک نمیکنند، باید حذف شوند. هدف این است که تا جایی که ممکن است موانع، نقاط ضعف و اتلاف منابع را حذف کنید تا اطمینان حاصل شود کارکنان میتوانند بر روی تأثیرگذارترین کارها تمرکز کنند.
-
ارائه آموزش و توسعه مستمر
کارایی یک فرآیند تکراری است. کارآمدترین کارکنان در هر تیمی، معمولاً آنهایی هستند که بیشترین زمان را در آن تیم حضور داشتهاند. این به این دلیل است که آنها باید تا نقطه اوج بازدهی پیشرفت کنند. برای کمک به پیشبرد این پیشرفت، با کارکنان کار کنید تا شایستگیها، دانش و تواناییهای آنها را در طول زمان تقویت کنید. کارکنان با عملکرد بالا را به سمت نقشهای تاثیرگذارتر سوق دهید و به آنها مسئولیتهای بیشتری بدهید تا تاثیر بیشتری داشته باشند.
-
حلقهای از بازخورد مداوم ایجاد کنید
همه اعضای تیم را تشویق کنید تا بدون در نظر گرفتن نقش خود در سازمان، ارتباط مستمر و شفاف را با یکدیگر ارائه دهند. این تضمین میکند که همه اعضای تیم احساس راحتی کنند که یک اشتباه را مطرح کنند یا یک مشکل بالقوه را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ شناسایی کنند. توانایی دریافت، پردازش و انطباق سریع با بازخوردها، کارایی و توانایی تیم شما را برای انطباق به موقع با چالشهای جدید بهبود میبخشد.
-
ضرب الاجل ها و اهداف نهایی را واقع بینانه نگه دارید
در نهایت، اگر ضرب الاجلها و اهداف شما قابل دستیابی نباشند، کارایی پایدار حاصل نمیشود. تیم شما ممکن است زمانی که یک مهلت یا هدف چالش برانگیز برای رسیدن به یک پروژه در نظر گرفته میشود، بتواند به یک پروژه خارج شود، اما اگر به حالت عادی تبدیل شود، میتواند به سرعت منجر به فرسودگی شغلی شود.
به خصوص در کارهای دورکاری که ضرب الاجل های فشرده بر چرخه خواب کارکنان تأثیر میگذارد، این امر همیشه در درازمدت باعث کاهش کارایی میشود. در عوض، با در نظر گرفتن زمان و منابعی که در دسترس شماست، رویکردی واقع بینانه برای برنامه ریزی پروژه یا کار در نظر بگیرید.
سیستمسازی چگونه منجر به افزایش کارایی کارکنان میشود؟
با توجه به مولفههایی که در بالا به آن اشاره کردیم، میتوان به این نتیجه رسید که پیادهسازی و اجرایی کردن این موارد در یک سازمان، کاملا وابسته به وجود یک چارچوب منسجم سازمانی دارد که بتواند تمامی عناصر سازمان، از جمله نیروی انسانی را، بصورت یکپارچه گرد هم در آورد و به بهبود تحول کسبوکار کمک کند.
راهکار جامع تحول سازمانی مدیریت هوشمند استراتژیک SSM ارائه دهنده این مزیتها در سازمان است که قادر است طی ۷ مرحله، بصورت بنیادین، زمینههای رشد و تحول کسبوکارها را فراهم کند و با سیستم سازی و توانمندسازی کارکنان سازمان، کارایی را افزایش دهد.
چگونه میتوان هزینههای تمام شده محصول را کاهش داد؟
هنگام تولید کالا یا ارائه خدمات، هزینههای مختلفی وجود دارد. اگر هزینههای تولید بیش از حد بالا باشد، هزینه تمام شده محصول افزایش پیدا کرده و به تبع، کسب سود برای یک شرکت دشوار می گردد. به همین دلیل است که کمینه کردن هزینههای تولید و در عین حال حفظ کیفیت، یکی از مهمترین عواملی است که باید در تولید به آن توجه شود.
در ادامه برای اینکه بتوانید هزینههای تمام شده محصول را کاهش دهید، در ابتدا باید از هزینههای تولید، اطلاع داشته باشید و سپس به دنبال کمینه کردن آن باشید.
انواع هزینههای تولید
بطور کلی هزینههای تولید را میتوان به سه دسته زیر تقسیم بندی کرد:
- هزینههای ثابت
- هزینههای متغیر
- هزینههای ثابت و هزینههای متغیر ترکیبی
عوامل تشکیلدهنده هزینههای تولید
-
کارکنان
هزینههای نیروی کار شامل دستمزد، مراقبتهای بهداشتی، بیمه و سایر مزایایی است که شامل حال کارکنان است.
-
مواد خام
هر مادهای که برای تولید یک محصول خاص استفاده میشود، جزو هزینه تولید نیز محسوب میشود. از جمله مواد خام میتوان به فولاد، نفت، پلاستیک، مواد معدنی، گاز طبیعی و دیگر مواد مصرفی اشاره کرد.
-
ماشین آلات
ماشین آلات هر گونه تجهیزاتی است که در طول فرایند تولید برای نصب، جابجایی یا ساخت یک محصول به کار گرفته میشود.
-
انرژی
هزینههای انرژی شامل منابع انرژی مورد استفاده برای راهاندازی تاسیسات تولید است. علاوه بر این، منابع انرژی همچون آب و برق، بنزین، نفت، زغالسنگ، گرمایش فضا، سیستمهای خنککننده مرکزی یا روشنایی امنیتی است.
یازده روش برای کاهش قیمت تمام شده محصول
-
طراحی بهینه محصول و فرایند ساخت
اگر به دنبال کاهش واقعی و اثربخش قیمت تمام شده محصول هستید، اولین جایی که باید به فکر بهبود آن باشید، بخش طراحی و مهندسی محصول و فرایند ساخت آن هست. ۸۰ درصد هزینههای غیر اثربخش محصول در طراحی نامناسب محصول و فرایند ساخت نهفته است.
-
کاهش هزینههای تامین
برای کاهش هزینههای تامین، سعی کنید تامینکنندگانی را پیدا کنید که بهترین کیفیت را با کمترین قیمت عمده عرضه میکنند و از درخواست کردن تخفیف، نترسید. همچنین درباره تامینکنندگان دیگر تحقیق کنید تا ببینید آیا قیمتهای بهتری ارائه میدهند یا خیر و از آن به عنوان ابزاری برای چانهزنی و مذاکره با تامینکننده فعلی استفاده کنید.
-
در هزینههای بیمه صرفهجویی کنید
برای دریافت بهترین نرخ ممکن با یک کارگزار بیمه همکاری کنید. هنگام نصب تجهیزات بیمه شده جدید مانند سیستم امنیتی یا اعلام حریق، فرانشیزها را افزایش دهید یا درخواست تخفیف کنید.
-
با یک حسابدار مشورت کنید
با یک حسابدار صحبت کنید تا مطمئن شوید هزینههای کسبوکار بصورت مجاز ذکر شده باشند. بسیاری از هزینههای مجاز کسبوکار برای کسر مالیات حائر شرایط هستند که در نهایت به صرفهجویی در بلندمدت کمک میکند.
-
از فناوری استفاده کنید
از نرمافزارهای کم هزینه برای مدیریت موجودی، دادههای فروش و اطلاعات کارکنان استفاده کنید. استفاده از این نرمافزارها به استفاده بهینه از زمان و منابع ارزشمند کمک میکند.
-
انجام کار از راه دور
برای اینکه در هزینه اجاره و خدمات آب و برق صرفهجویی شود، در مورد شرایط لازم برای دورکاری با کارفرما صحبت کنید.
-
مدرن کردن اقدامات بازاریابی
برای افزایش فروش و تامین هزینههای تولید، در بازاریابی دیجیتال سرمایهگذاری کنید. بازاریابی دیجیتال یا دیجیتال مارکتینگ یک روش تبلیغاتی نسبتا ارزان است که از فناوریهای آنلاین برای بازاریابی استفاده میکند.
-
افزایش بهرهوری کارکنان
برای ارتقاء بهرهوری کارکنان میتوانید مرخصی با حقوق، برنامههای تفریحی و دیگر مزایایی که برای کارکنان جذاب است، ارائه دهید. افزایش سطح رضایت شغلی کارکنان به طور مستقیم با بهبود بهره وری و نرخ جابجایی کمتر مرتبط است.
-
به خاطر داشته باشید که کیفیت از کمیت مهمتر است
به جای اینکه صرفاً روی تعداد خروجی تمرکز کنید، روی کیفیت محصولات و خدمات تمرکز کنید. در اینصورت نرخ بازگشت مشتریان افزایش مییابد؛ زیرا کیفیت محصول یا خدمات نسبت به رقبا افزایش مییابد.
-
هزینههای مربوط به حمل و نقل را کاهش دهید
برای صرفهجویی در هزینه و کاهش حق بیمه، میتوانید خودروهای دست دوم بخرید. همچنین میتوانید از از وسایل نقلیه کم مصرف که هزینه نگهداری کمتری دارند استفاده کنید.
-
برای مدیریت هزینههای تولید، از صفحه گسترده اکسل استفاده کنید
اطمینان حاصل کنید که هزینههای تولید را بطور منظم در صفحه گسترده اکسل یا پایگاه داده ثبت کنید تا بطور شفاف بدانید که در کجا و به چه میزان هزینه کرده اید.
تمامی تلاشهایی که درجهت کاهش هزینه های تولید و محصول در یک سازمان انجام میشوند، باید در چارچوب یک برنامه یکپارچه و منسجم پیادهسازی شوند تا علاوه بر وجود نظم و همراستایی برنامهها، بتوان عملکرد کسبوکار را به خوبی مدیریت کرد. یکی از مهمترین راهکارهایی که در راستای این هدف میتواند به کسبوکارها کمک کند، راهکار جامع تحول سازمانی مدیریت هوشمند استراتژیک SSM است.
این راهکار جامع تحول سازمانی طی ۷ مرحله در کسب و کارها اجرا می شود و به مدیران و صاحبان کسب و کار کمک می کند تا عملکرد سازمان را، چندین برابر افزایش دهند. با استفاده از این راهکار، همه سازمان از جمله فرایندها و عملیات، کارکنان و سایر منابع، در خدمت تحقق اهداف استراتژیک سازمان قرار گرفته و بصورت یکپارچه برای رسیدن به اهداف کسب و کار، فعالیت می کنند.
در آخر میتوان گفت استفاده از این راهکار جامع سازمانی، میتواند به عنوان چارچوبی برای پیادهسازی برنامههای سازمانی در جهت کاهش هزینههای تولید محصول و افزایش کارایی کارکنان مورد استفاده قرار بگیرد.
نویسنده: تیم تحقیق و توسعه غزال |
منبع مقاله: ventureharbour.com – entrepreneurnewstoday.com – recruitee.com – blog.getguru.com – rowse.co.uk – revistaespacios.com – zipreporting.com |
هادی عظیمی
سلام ضمن تشکر بابت توضیحات خوبی که دادید
تیم تحقیق و توسعه غزال
ممنون از شما جناب عظیمی عزیز