مدیریت و اداره کسب و کارها کار آسانی نیست! این کار به تجربه و مراقبت مداوم نیاز دارد. کسب و کار خود را مانند اتومبیلی تصور کنید که دارای چندین قسمت است. هر قسمت باید با هم کار کنند تا خودرو (کسب و کار) را به جایی که می‌خواهید هدایت کنند. فرآیندها موتور کسب و کار شما هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار به این معناست که شما چگونه فرآیندها را به طور مؤثری مدیریت کنید تا با خودروی خود سفری روان و سریع به سمت اهداف داشته باشید؛ با غزال همراه باشید.
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، مجموعه مهارت‌ها و روش‌هایی است که سازمان‌ها برای بررسی و بهینه کردن فرآیندها استفاده می‌کنند. فرآیندها، دارایی‌های استراتژیک و عملیاتی هستند که باید جهت ایجاد ارزش پایدار برای سازمان، درک و مدیریت شوند این مهم بدون مدیریت صحیح باعث هرج و مرج می‌شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای کاری سازمان را قادر می‌سازد تا روش‌های مداومی برای انجام بهتر کار طراحی کنند که بتواند برای دستیابی به اهداف سازمان بهینه شود. مدیریت فرآیندها اغلب برای بهبود فرآیندهای کاری از منظر کشف و تجزیه و تحلیل امور، مدل سازی و اندازه گیری، نحوه عملکرد و بهبود فرآیندها از طریق بهینه سازی و فعالیت‌های اتوماسیون، در نظر گرفته می‌شود.
اهمیت سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار
به نظر می‌رسد سازمان‌ها به دلایل مختلف به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند. این دلایل عبارتند از:
- بهره وری بالا: مدیریت فرآیندها، اتوماسیون گردش کارهای قابل تکرار را تسهیل می‌بخشد. این مهم تنگناها را برطرف می‌کند، مراحل زائد را از بین می‌برد و بهره وری را افزایش می‌دهد.
- بهبود چابکی: مدیریت فرآیند کسب و کار به یک سازمان قدرت می‌دهد تا در بازاری رقابتی حضور پیدا کند. از طریق اجرای مدیریت فرآیندها می‌توان به سرعت خود را با تغییرات تطبیق داده، پیشرفت کرده و جلو رفت.
- کاهش هزینه‌ها: با ساده سازی فرآیندها، سازمان می‌تواند در هزینه‌های عملیاتی خود صرفه جویی کند.
- سود بیشتر: مدیریت فرآیندها این امکان را برای سازمان فراهم می‌کند که وقت بیشتری را برای سایر فعالیت‌های تولیدی صرف کنند. این کار به درآمد بیشتر و کاهش ضایعات کمک می‌کند.
- کنترل و نظارت بهینه: مدیریت فرایند کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیندها را همانطور که می‌خواهید نظارت و کنترل کنید. این مهم منجر به دید بهتر می‌شود و امکان شناسایی و رفع گلوگاه‌ها را فراهم می‌کند.
- نیروی کار شادتر: با داشتن وظایف خودکار، فرآیندها ساده‌تر و دسترسی‌ها به اطلاعات راحت‌تر شده‌اند، کارکنان اکنون نسبت به انجام وظایف خود خوشحال‌تر خواهند بود.
- کاهش تقلب: این رشته از مدیریت باعث افزایش طراحی، اجرا و نظارت بر فرآیندها می‌شود. این امر خطر تقلب را کاهش خواهد داد.
انوع سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیندها به اشکال مختلفی کار می‌کند. برخی از فرآیندها می‌توانند کاملاً خودکار باشند، برخی دیگر برای تصمیم گیری به کمک انسان نیاز دارند. همۀ سازمان‌ها به هر سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کارها نیاز دارند که به شرح زیر هستند:
۱- سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور
در یک مدیریت فرآیند سند محور، کل فرآیند با یک سند خاص در هسته اصلی آن ساخته می‌شود. هدف از این فرآیند، ارسال سند به چندین تأیید کننده در گردش کار و تأیید آن است. سند محور بودن مدیریت فرآیندها، نیاز به ارسال اسناد از طریق پست را کاهش می‌دهد. شما می‌توانید به از بین رفتن سند در میان بسیاری از پرونده‌ها جلوگیری کنید.
مثال از مدیریت فرآیندهای سند محور
فرآیند تصویب بودجه، نوعی مدیریت فرآیند کسب و کار سند محور است. کاربر یک فرم را با تمام جزئیات مربوط به درخواست بودجه پر کرده و آن را برای فرد بعدی در گردش کار ارسال می‌کند. بر اساس مبلغ درخواستی، موارد موجود در بودجه یا هر شرط دیگری، فرآیند تأیید به مرجع تعیین شده اختصاص می‌یابد.
۲- سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور
در یک فرایند انسان محور، بیشتر کارهای سنگین توسط انسان انجام می‌شود. تصمیمات توسط انسان‌ها گرفته می‌شوند تا آنها تصمیم بگیرند که پس از هر مرحله از روند، چه اتفاقی بیفتد. اتوماسیون در اینجا محدود است! یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار انسان محور، به عنوان سیستمی «انسان دوستانه» طراحی شده است. این یک رابط بصری برای کمک به کارکنان در درک روند کار و مدیریت راحت آن است. شما باید توجه بیشتری به فرآیندهای انسان محور داشته باشید زیرا آنها مستقیماً بر کارکنان و مشتریان تأثیر می‌گذارند.
مثال از مدیریت فرآیندهای انسان محور
بهترین نمونه از مدیریت فرآیندهای انسان محور، فرایند استخدام در سازمان است. یک مدیر بخش به یک فرد نیاز دارد و از مدیر خود برای استخدام او درخواست می‌کند. مدیر درخواست را بررسی کرده و آن را به بخش منابع انسانی منتقل می‌کند. یک مدیر منابع انسانی بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده شروع به غربالگری نامزدهای شغلی می‌کند.
۳- سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ادغام محور
در یک فرآیند ادغام محور، تمرکز بر ایجاد یک جریان روان از داده‌ها بین شبکه ابزارهای نرم افزاری است. این مرکز عمدتاً حول یکپارچه سازی سیستم‌های نرم افزاری مختلف انجام می‌شود. مجموعه‌ای خودکار و یکپارچه از ابزارها به معنای کار انسانی کمتر و بهره وری بیشتر است.
مثال از مدیریت فرآیندهای ادغام محور
متداول‌ترین نمونه فرآیند یکپارچه سازی مرکزی، سیستم به کار رفته در بازاریابی و فروش است. فروش یک محصول به یک بخش بازاریابی قوی نیاز دارد. یک کمپین بازاریابی در یک ابزار مارکتینگ آغاز می‌شود و سپس منبع در یک ابزار تجزیه و تحلیل ردیابی شده و در سی آر اِم (CRM) با اطلاعات دقیق ذخیره می‌شود. تیم فروش از این اطلاعات برای جذب سرنخ و تبدیل آنها به مشتری استفاده می‌کند.
مراحل اصلی چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیندها در یک دنباله از مراحل، تشکیل یک چرخه عمر را می‌دهند. نحوه کارکرد چرخه عمر به شرح زیر است:
- طرح: فرآیندی را انتخاب و طراحی کرده و مراحل گردش کار را تعریف کنید. ذینفعان پروژه را برای هر مرحله تعیین کنید.
- مدل: طراحی را به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار منتقل کرده و فرآیند را مدلسازی کنید. این مهم باید یک تصویر واضح از هر مرحله و شرایط به ذینفعان ارائه دهد.
- اجرا: فرآیند را در زمان مورد نظر خود اجرا کنید. کارکنان را در مورد نحوه روند کار جدید و وظایفی که دارند آموزش دهید.
- نظارت: معیارهای مناسب را برای ردیابی و نظارت بر روند را شناسایی کنید. در فواصل منظم آنالیز کاملی انجام دهید.
- بهینه سازی: از خروجی آنالیز برای بهبود عملکرد فرآیند استفاده کنید. دائماً فرآیند را بهینه سازی کرده تا بهترین بازده را ارائه دهید.
