برنامه ریزی استراتژیک سازمان‌های دولتی نیازمند اقتدار و منابع کافی برای اطمینان از تحقق اهداف برنامه است. اساساً، اکثر برنامه ریزی‌های انتفاعی به جای رویکردی در مقیاس جامعه یا منطقه، از رویکرد واحدی استفاده می‌کنند. وقتی برای یک سازمان واحد برنامه ریزی می‌کنید، مرزها، اختیارات و مسئولیت‌ها به خوبی مشخص می‌شوند. هنگامی که مقیاس برنامه ریزی فراتر از سازمان‌های فردی گسترش می‌یابد و شامل یک جامعه می‌شود، روش‌های متفاوتی مورد نیاز هستند. اجرای یک فرآیند برنامه ریزی ساده می‌تواند به دلیل گروه‌های مختلف ذی نفعی که درگیر هستند، چالش برانگیز باشد. با اجرای برخی نکات و پیشنهادات زیر، آژانس خود را برای موفقیت آماده کنید:
- سازمان‌های مشخصی که وظیفه اجرای نتایجی واضح را بر عهده دارند، شناسایی کنید. انجام این کار تنها در صورتی امکان پذیر است که آژانس‌های نامی در برنامه ریزی مشارکت داشته باشند.
- شناسایی یک نهاد واحد و هماهنگ کننده که وظیفه نظارت بر اجرا را بر عهده دارد. در برخی موارد، آژانس یا گروه هماهنگ کننده برای اجرای طرح ایجاد می‌شوند.
- جامعه و نمایندگان محترم و نمایندگان تجاری را در فرآیند خود مشارکت دهید.
- برای نظارت بر پیشرفت اجرا، به طور دوره ای کمیته راهبری برنامه ریزی را تشکیل دهید. انتظار حسابداری عمومی برای نتایج می‌تواند انگیزه ای قوی برای عمل باشد.
- برای شهرداری یا شهرستان برنامه ریزی کنید، تا ارزیابی رسمی این طرح را دو تا پنج سال پس از انتشار انجام دهد.
- توزیع گسترده یک طرح خوب طراحی شده. اهداف را به صورت کلی توصیف کنید و گروه‌ها و آژانس‌ها را به طور فعالی تشویق نمایید تا برنامه را مطابق منافع خود انجام دهند.
- ارائه را ساده و بسیار واضح نگه دارید.
تدوین برنامه ریزی استراتژیک سازمان های دولتی
GFOA توصیه می‌کند که همه نهادهای دولتی از نوعی برنامه ریزی استراتژیک برای ارائه چشم انداز بلند مدت برای ارائه خدمات و بودجه بندی استفاده کنند، بنابراین پیوندهای منطقی بین هزینه‌های مجاز و اهداف گسترده سازمانی ایجاد می‌شوند. برنامه ریزی استراتژیک یک ابزار مدیریتی جامع و سیستماتیکی است که برای کمک به سازمان‌ها در ارزیابی محیط موجود، پیش بینی و پاسخ مناسب به تغییرات محیط، تصور آینده، افزایش اثربخشی، توسعه تعهد به مأموریت سازمان و دستیابی به اجماع در مورد استراتژی‌ها و اهدافی برای دستیابی به اهداف طراحی شده است.
مأموریت برنامه ریزی استراتژیک به جای تأثیرگذاری بر آینده و یا تطبیق آن با آینده، تأثیرگذاری بر آینده است. تمرکز بر همسویی منابع سازمانی، برای پر کردن شکاف بین شرایط کنونی و آینده متصور می‌باشد. در حالی که مهم است که بینش جامعه با منابع موجود متعادل شود، منابع موجود نباید مانع این بینش شوند. اهداف سازمان برای یک برنامه استراتژیک به تعیین چگونگی پیوند منابع موجود با اهداف آینده کمک می‌کند. مکمل مهم فرایند برنامه ریزی استراتژیک، تهیه یک برنامه مالی بلند مدتی است که همزمان با برنامه استراتژیک تهیه می‌شود.
یک دولت باید یک فرایند برنامه ریزی مالی داشته باشد که پیامدهای مالی بلند مدت سیاست‌ها، برنامه‌ها و مفروضات جاری و پیشنهادی را ارزیابی کند. یک برنامه مالی، نتایج مالی احتمالی اقدامات خاصی را نشان می‌دهد. برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان‌های عمومی، بر این فرض استوار است که رهبران باید استراتژیست‌های موثری باشند تا سازمان‌های شان، مأموریت‌های خود را انجام دهند، به وظایف خود عمل کرده و در سال‌های گذشته رضایت بخشی از رای دهندگان را جلب کنند. استراتژی‌های موثری برای کنار آمدن با شرایط تغییر یافته و متغیر مورد نیاز هستند و رهبران باید برای تصمیمات خود زمینه ای منسجم و قابل دفاع ایجاد کنند. کمیته مشورتی ملی برای بودجه ریزی دولتی و محلی (NACSLB)، اقدامات توصیه شده چارچوبی برای مدیریت مالی ارائه می‌دهد که این شامل برنامه ریزی استراتژیک است.
GFOA توصیه می‌کند که همه نهادهای دولتی از نوعی برنامه ریزی استراتژیک برای ارائه چشم انداز بلند مدت برای ارائه خدمات و بودجه بندی استفاده کنند، بنابراین پیوندهای منطقی بین هزینه‌های مجاز و اهداف گسترده سازمانی ایجاد می‌شوند. در حالی که یک روش عالی برای برنامه ریزی استراتژیک وجود ندارد، اما یک فرایند برنامه ریزی استراتژیک سالم مراحل زیر را شامل می‌شود:
۱- آغاز فرایند برنامه ریزی استراتژیک: ضروری است که برنامه استراتژیک تحت مجوز مدیر عامل (مدیر عامل) سازمان، منصوب یا منتخب، آغاز و اجرا شود. گنجاندن سایر ذینفعان بسیار مهم است، اما یک برنامه استراتژیک که توسط مدیر عامل پشتیبانی نمی‌شود، شانس کمی برای تأثیرگذاری بر آینده سازمان دارد.
۲- بیانیه ماموریت را تهیه کنید: بیانیه ماموریت باید یک بیانیه وسیع اما واضحی از هدف برای کل سازمان باشد. یکی از کاربردهای مهم بیانیه ماموریت این است که به سازمان کمک کند تا تصمیم بگیرد که باید چه کاری انجام داده و مهم تر اینکه چه کاری نباید انجام دهد. اهداف، استراتژی‌ها، برنامه‌ها و فعالیت‌های سازمان باید منطبق بر بیانیه ماموریت باشند.
۳- ارزیابی عوامل محیطی: تجزیه و تحلیل کامل محیط داخلی و خارجی دولت، زمینه را برای یک برنامه استراتژیک موثری فراهم می‌کند. یک روش متداول برای انجام ارزیابی محیطی، تجزیه و تحلیل سوات (نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها، تهدیدها) است. نقاط قوت و ضعف مربوط به محیط داخلی بوده، در حالی که تجزیه و تحلیل فرصت‌ها و تهدیدها، بر محیط بیرونی سازمان متمرکز است. عوامل محلی، منطقه ای، ملی و جهانی موثر بر جامعه باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرند ، از جمله عوامل اقتصادی و مالی، روندهای جمعیتی، موضوعات قانونی یا نظارتی، روندهای اجتماعی و فرهنگی، فیزیکی (به عنوان مثال، توسعه جامعه)، مسائل بین دولتی و تغییرات تکنولوژیکی. همچنین، یک دولت باید سازوکارهایی را برای شناسایی نگرانی‌ها، نیازها و اولویت‌های ذی نفعان ایجاد کند. از جمله ساز و کارهایی که ممکن است برای جمع آوری چنین اطلاعاتی استفاده شوند، عبارتند از جلسات عمومی، نظرسنجی‌ها، جلسات رهبران جامعه و گروه‌های مورد علاقه شهروندان، ملاقات با کارکنان دولت و کارگاه‌های آموزشی برای دولت کارکنان اداری و نهاد قانون گذاری.
۴- مسائل مهم را شناسایی کنید: پس از اتمام تجزیه و تحلیل محیطی، گام بعدی استفاده از اطلاعات بدست آمده برای شناسایی بحرانی ترین مسائل است. به رسمیت شناختن مسائل، باید نگرانی‌ها، نیازها و اولویت‌های ذی نفعان و عوامل محیطی موثر بر جامعه را منعکس کند.
۵- بر تعداد کمی از اهداف گسترده توافق کنید: این اهداف مکتوب باید بحرانی ترین مسائلی که جامعه با آن روبروست، را برطرف کنند. ممکن است لازم باشد اولویت‌هایی در میان اهداف برای بهبود مفید بودن آن‌ها در تخصیص منابع تعریف شوند.
۶- تدوین استراتژی‌های دستیابی به اهداف وسیع: استراتژی‌ها به شیوه‌هایی مربوط می‌شوند که محیط می‌تواند تحت تأثیر قرار گیرد (داخلی یا خارجی) برای تحقق اهداف وسیع. یک استراتژی واحد ممکن است مربوط به دستیابی به بیش از یک هدف باشد. باید تعداد نسبتاً کمی از استراتژی‌های خاص برای کمک به انتخاب خدمات و فعالیت‌هایی که باید مورد تأکید قرار گیرند، توسعه داده شوند. استفاده از نمودارهای جریان یا نقشه استراتژی در طراحی استراتژی‌ها تشویق می‌شوند. برای بهینه سازی موفقیت این استراتژی‌ها باید فرصت‌هایی برای ورود افرادی که تحت تأثیر قرار می‌گیرند، فراهم شود.
۷- یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید: یک برنامه عملیاتی نحوه اجرای استراتژی‌ها را تشریح می‌کند و شامل فعالیت‌ها و خدمات قابل انجام، هزینه‌های مرتبط، تعیین مسئولیت‌ها، ترتیب اولویت و چارچوب زمانی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان است. سازوکارهای برنامه ریزی بلندمدت مختلفی وجود دارند که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا چشم انداز و استراتژی خود را روشن کرده و آن‌ها را به عمل تبدیل کنند.
۸- اهداف قابل اندازه گیری را توسعه دهید: اهداف، نتایج مشخص و قابل اندازه گیری هستند که باید به دست آیند. اهداف و زمان بندی آن‌ها دستورالعمل هستند، نه قوانین تعیین شده در سنگ. اهداف باید به صورت کمیت یا حداقل به عنوان گزاره‌های قابل تأییدی بیان شوند و در حالت ایده آل شامل بازه‌های زمانی هستند.
۹- شامل اقدامات عملکردی: معیارهای عملکرد، پیوند مهمی بین اهداف، استراتژی‌ها، اقدامات و اهداف مندرج در برنامه استراتژیک و برنامه‌ها و فعالیت‌های بودجه بندی شده هستند. معیارهای عملکرد اطلاعاتی در مورد اینکه آیا اهداف برآورده شده‌اند را ارائه می‌دهد.
۱۰– اخذ تصویب طرح: سیاست گذاران باید به طور رسمی برنامه راهبردی را تصویب کنند تا بتواند زمینه تصمیم گیری‌های سیاست گذاری و تصمیمات بودجه ای را فراهم نمایند.
۱۱- اجرای طرح: ذی نفعان سازمان باید برای اجرای طرح با هم همکاری کنند. علاوه بر این، برنامه استراتژیک باید بودجه عملیاتی، برنامه سرمایه و سایر برنامه ریزی‌های مالی دولت را هدایت کند.
۱۲- نظارت بر پیشرفت: پیشرفت در جهت اهداف برنامه ریزی شده باید در فواصل منظمی کنترل شود. سازمان‌ها باید فرآیند بازبینی سیستماتیک را برای ارزیابی میزان تحقق اهداف استراتژیک خود توسعه دهند.
۱۳- برنامه راهبردی را مجدداً ارزیابی کنید: بسیاری از عوامل خارجی مانند اقتصاد ملی یا منطقه ای، تغییرات جمعیتی، تغییرات قانونی، قوانین، دستورات و تغییرات آب و هوایی و محیطی، ممکن است بر محیط زیست و در نتیجه دستیابی به اهداف اعلام شده تأثیر بگذارند. تا آنجا که رویدادهای خارجی دارای تأثیرات طولانی مدتی هستند، اهداف، استراتژی‌ها و اقدامات ممکن است نیاز به تعدیل داشته باشند تا این تغییرات را منعکس کنند. اطلاعات جدید در مورد نیازها یا نتایج ذینفعان نیز ممکن است نیاز به تغییر در طرح داشته باشند. مطلوب است که تعدیل در اهداف بلند مدت را به منظور حفظ اعتبار به حداقل برسانیم. با این حال، دولت‌ها باید هر یک تا سه سال یکبار و بسته به سرعت تغییر شرایط، برنامه‌های استراتژیک جامع تری را هر پنج تا ده سال یک بار انجام دهند. نتایج اندازه گیری عملکرد نیز باید بیشتر از برنامه استراتژیک مورد بازبینی قرار گیرند.
