با وجود این که نمی توان در مقابل ریسک های موجود در سازمان‌ها، موانع از پیش تعریف شده و تعیین شده ای ایجاد کرد اما می توان اقداماتی در جهت کاهش اثرات ریسک در سازمان شکل داد که به واسطه ی آنها ضریب مشکلات، کاهش یافته و مدیریت عامل بتواند کنترل بهتری بر امور داشته باشد. هدف از فرآیند مدیریت ریسک کاهش بحران ها توسط مدیریت حرفه ای است. در حالی که ممکن است همیشه مواردی در خصوص مسائل سازمانی رخ دهد که شما پیش بینی نکرده باشید، اما همیشه این شانس وجود دارد که آنها را بهتر و موثرتر مدیریت کنید. در حقیقت فرآیند مدیریت ریسک یک فرآیند حل مسئله با کیفیت است.
کاهش اثرات ریسک
-
در جهت کاهش ریسک در سازمان باید پاسخ به خطرات را توسعه دهید
تکمیل یک طرح پاسخ به ریسک به پروژه شما ارزش افزوده ایجاد می کند، زیرا از بروز تهدید جلوگیری می کنید یا تأثیرات منفی را به حداقل می رسانید. برای تکمیل ارزیابی هر خطر باید موارد زیر را شناسایی کنید:
- برای کاهش احتمال هر خطر چه می توان کرد؟
- برای کنترل هر ریسک چه کاری می توان انجام داد؟
- برای اطمینان از، از دست نرفتن فرصت ها چه کاری می توان انجام داد؟
-
وظایف اقدام پیشگیرانه را برای هر ریسک تدوین کنید
وقت آن است که به این فکر کنیم که چگونه می توان از بروز ریسک جلوگیری کرد یا احتمال وقوع آن را کاهش داد. برای انجام این کار ایده هایی را که شناسایی کرده اید و به کاهش یا از بین بردن احتمال خطر کمک می کند، به وظایف تبدیل کنید.
-
به منظور کاهش ریسک در سازمان باید برنامه عملیاتی برای هر ریسک را تدوین کنید
در صورت بروز ریسک، تهیه یک برنامه عملیاتی مهم است. بنابراین در صورت بروز ریسک، می توانید به سرعت این برنامه ها را عملی کرده و در نتیجه احتمال وقوع بحران را کاهش دهید.
-
ریسک های پروژه را ثبت کنید
نگهداری یک گزارش ریسک به شما امکان می دهد پیشرفت را مشاهده کنید و مطمئن شوید که هیچ ریسکی را فراموش نمی کنید. این همچنین یک ابزار ارتباطی است تا هم اعضای تیم خود و هم ذینفعان را از آنچه در جریان است آگاه سازید.
اگر ریسک های پروژه و پاسخ های موثری را که اجرا کرده اید ثبت کنید، سابقه ای ایجاد خواهید کرد که هیچ کس نمی تواند آن را انکار کند، حتی اگر خطری منجر به از بین رفتن پروژه شود.
-
ریسک ها و وظایف مرتبط با مدیریت آنها را پیگیری کنید
پیگیری وظایف یک کار روزمره برای هر مدیر پروژه است. ادغام وظایف مدیریت ریسک در برنامه روزمره ساده ترین راه حل است. شما می توانید به شکل روزانه شناسایی یا تجزیه و تحلیل خطرات یا ایجاد، انتخاب، اجرای پاسخ ها و وظایف مدیریت ریسک را انجام دهید. تلاش روزانه برای ادغام وظایف مدیریت ریسک، پروژه شما را بر وضعیت فعلی ریسک ها متمرکز می کند و شما را مسلط بر پروژه قرار می دهد.
خلاصه
منفعت مدیریت ریسک در پروژه ها بسیار زیاد است زیرا نتیجه شکست پروژه‌ها، مساوی با از دست دادن سرمایه، منابع و زمان است که در نهایت سود سرمایه گذاران را از بین برده و تأثیر منفی بر عملکرد سازمان دارد. ارزیابی ریسک به شما این امکان را می دهد تا با رویدادهای نامشخص پروژه به روشی فعالانه کنار بیایید. این به شما امکان می دهد پروژه خود را به موقع و با بودجه و همچنین با نتایج عالی تحویل دهید.
ارزیابی ریسک خود را در اوایل اجرای پروژه و به طور مداوم (یعنی هر ۲ تا ۳ ماه) در طول چرخه حیات پروژه انجام دهید. این احتمال موفقیت پروژه شما را افزایش می دهد و حتی الامکان، تأثیرات تلاش‌های خود برای مدیریت ریسک را بسنجید و به طور مداوم اقدامات بهبود را برای بهتر کردن آن انجام دهید.
