هر مشاغلی هزینه‌هایی را به دنبال دارند و وقتی این هزینه‌ها از کنترل خارج می‌شوند، وقت آن است که نگاهی جدی به از بین بردن هزار کاهش کوچک داشته باشید که می‌توانند تجارت شما را نابود کنند. درک چگونگی کاهش هزینه‌های سربار برای حذف هزینه‌های بیهوده بسیار مهم است. اما همچنین به صاحبان مشاغل بزرگ و کوچک کمک می‌کند تا خطوط پایانی خود را تقویت کرده و یک کسب و کار قوی و سالم را با چابکی و انعطاف پذیری توسعه دهند تا در مواقع خوب رونق پیدا کند و در شرایط سخت پیش برود.
اهمیت کاهش هزینه های سربار
کاهش هزینه‌ها برای صرفه جویی در هزینه، بخش مهمی از تجارت است. اما شناسایی و مهار هزینه‌های سربار که به طور سنتی پیگیری دقیق آنها دشوار بوده است، می‌تواند منجر به کاهش شدید هزینه‌های شما شود که این بسیار مهم می‌باشد. بیشتر فعالیت‌های تجاری هزینه ایجاد می‌کنند. اما همه هزینه‌ها با هم برابر نیستند. هزینه‌های عملیاتی (هزینه‌های عملیاتی یا هزینه‌های مستقیم نیز نامیده می‌شوند)، شامل هزینه‌های انباشته شده در طول عملیات روزانه هستند. نمونه‌ها عبارتند از:
- مواد اولیه و ملزومات
- هزینه‌های مربوط به تولید محصول، فروش و بازاریابی
- هزینه‌های کار (شامل کارهای قطعه ای).
- تجهیزات
- بسته بندی
- سوخت و تاسیسات
هزینه‌های سربار (که هزینه‌های سربار یا هزینه‌های غیرمستقیم نیز نامیده می‌شوند)، عبارتند از هزینه‌های جاری مربوط به عملکردهای حمایتی کسب و کار شما.
این شامل:
- حسابداری
- خدمات فناوری اطلاعات
- بیمه
- هزینه‌های حقوق و دستمزد
- هزینه‌های اداری
- نرم افزار
- لوازم اداری
- خدمات رفاهی
این حوزه‌های هزینه می‌توانند، اگر به درستی ردیابی و تجزیه و تحلیل شوند، فرصتی قدرتمند را برای صاحبان مشاغل فراهم آورند تا ضمن کاهش هزینه‌ها، فرآیندهای کسب و کار را ساده و بهینه سازند، به ویژه اگر پس از اتکاء به روش‌های دستی و مبتنی بر کاغذ در گذشته، تحول دیجیتالی را بپذیرند. به طور کلی، هرچه بتوانید هزینه‌های سربار خود را پایین نگه دارید، نتیجه و سودآوری شما قوی تر خواهد بود و هنگامی که هزینه‌های سربار را در مشاغل خود مشخص کردید، می‌توانید از یک فرمول ساده برای محاسبه تأثیر آن استفاده کنید.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت استراتژیک
شناسایی و محاسبه هزینه های سربار
تقریباً همه مشاغل بزرگ و کوچک دارای هزینه‌هایی هستند که توسط فرآیندهای داخلی ایجاد می‌شوند و احتمالاً آنها می‌توانند کاهش یابند. اما قبل از اینکه بتوانید هزینه‌ها را کاهش دهید، باید انواع مختلف هزینه‌های سربار و نحوه تأثیر آنها بر سازمان خود را بشناسید.
۱- هزینه های سربار ثابت
این هزینه‌ها پایدار بوده و تحت تأثیر گذر زمان، سود یا زیان شرکت شما یا فعالیت تجاری به طور کلی قرار نمی گیرند. این هزینه‌های ثابت را متحمل خواهید شد، چه صنعت را خراب کنید و چه برای بقاء خود تلاش نمایید، بنابراین تلاش این است که تا آنجا که می‌توانید آن را پایین نگه دارید.
نمونه‌ها عبارتند از:
- رهن و اجاره
- مالیات بر مستغلات
- اقساط وام
- حق بیمه
- استهلاک دارایی
- هزینه‌های دولتی
۲- هزینه های سربار متغیر
برخلاف معادل‌های ثابت آنها، هزینه‌های متغیر می‌توانند تغییر کرده و با فروش افزایش و کاهش پیدا کنند.
برخی از رایج ترین نمونه‌ها عبارتند از:
- لوازم اداری
- تعمیر و نگهداری (برای تجهیزات اداری و ماشین آلات مربوط به تولید)
- برخی از خدمات آب و هوایی (موقعیتی)
- هزینه‌های حقوقی
- بازاریابی
- حمل دریایی
۳- هزینه های سربار نیمه متغیر
همانطور که از نام آنها مشخص است، این هزینه‌ها ترکیبی از دو نوع دیگر هستند. هزینه‌های سربار نیمه متغیر بر اساس فعالیت تجاری کمی تغییر می‌کنند.
نمونه‌ها عبارتند از:
- اکثر خدمات مهم
- سوخت، تعمیرات و نگهداری خودروها
- کمیسیون‌های فروش
- دستمزد ساعتی
محاسبه هزینه های سربار
به طور کلی، هرچه بتوانید هزینه‌های سربار خود را پایین نگه دارید، نتیجه و سودآوری شما قوی تر خواهد بود و هنگامی که هزینه‌های سربار را در مشاغل خود مشخص کردید، می‌توانید از یک فرمول ساده برای محاسبه تأثیر آن استفاده کنید. به سادگی فروش ماهانه خود را بر کل هزینه‌های غیر مستقیم خود در همان دوره تقسیم و در ۱۰۰ ضرب کنید:
(سربار ÷ فروش) * ۱۰۰ = درصد سربار
بنابراین، اگر کسب و کار کوچک شما ماه گذشته ۱۵۰۰۰ دلار فروش و ۳۰۰۰ دلار هزینه غیر مستقیم داشته باشد:
(۳۰۰۰÷ ۱۵۰۰۰) * ۱۰۰ = ۲۰ درصد سربار
هرچه بیشتر بتوانید درصد سربار را کاهش دهید، بیشتر فروش شما می‌تواند به حاشیه سود مطلوب تری تبدیل شود.
بهترین روش‌ها برای کاهش موثر هزینه های سربار
صاحبان مشاغل کوچک از زمانی که اولین روحیه کارآفرینانه آنها شروع به فعالیت کرد، به دنبال راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها بودند. امروزه می‌توانید ابزارهای دیجیتالی را با فرایندهای مناسبی ترکیب کنید تا در هزینه‌های قابل توجهی صرفه جویی شود و مزایای جانبی مانند بهره وری بیشتر، تصمیم گیری استراتژیک تر و مدیریت ریسک بهتر را نیز بدست آورید.
۱-از قدرت تحول دیجیتال استقبال کنید: کاهش هزینه‌ها مستلزم دیده شدن و کنترل تمام هزینه‌های شما است. در گذشته، این بدان معنا بود که از طریق جنگل‌ها پرونده‌های کاغذی را جمع آوری کرده و تیم‌های متعددی را به همراه مدیریت و C-suite درگیر کرده‌اید تا سعی کنید آنچه که اساساً یک حرکت متحرک به خوبی چرب شده بود را کنترل نمایید.
هدف با افزایش سن کمتر لغزنده شده است. در هر صورت، ردیابی داده‌های خرج در دنیایی که خریداران دارای یک گزینه واقعی برای خرید هستند که ممکن است برای خرید قابل مشاهده باشد یا نباشد، ردیابی هزینه‌های غیر مستقیم را حتی دشوارتر کرده است. خوشبختانه، انتخاب یک راه حل نرم افزاری قدرتمند مانند PLANERGY می‌تواند کمک کننده باشد. با استفاده از ابزارهای پیشرفته مدیریت داده‌ها، تجزیه و تحلیل و اتوماسیون فرآیند، می‌توانید داده‌های هزینه را به راحتی جمع آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل کنید. علاوه بر این، می‌توانید:
- بدون کاغذ بروید، ردپای محیطی خود را بهبود ببخشید و هزینه‌های ایجاد، ذخیره، استفاده و محافظت از اسناد کاغذی را حذف کنید.
- یک محیط خرید بسته ایجاد کنید که به طور خودکار خریداران را با فروشنده ای مطابقت دهد که بهترین شرایط، قیمت و پشتیبانی را برای کالاها و خدمات مورد نیاز خود دارد.
- از همان محیط بسته خرید برای از بین بردن هزینه‌های کلاهبرداری و تقلب در فاکتور با استفاده از خریدهای کارت اعتباری و سایر هزینه‌های نامرئی سابق در جریان داده خود استفاده کنید.
- خودکارسازی و ساده سازی کل فرآیند خرید از طریق پرداخت (P2P) ، بهبود کارایی کلی، حذف خطای انسانی (و هزینه‌های مربوط به آن) و ایجاد ارزش با آزاد کردن تیم خود برای انجام وظایف استراتژیک به جای ورود داده‌ها و اصلاح استثنائات.
- به ذی نفعان در زمان تقاضا و دسترسی به داده‌های واقعی که می‌توانند از آنها برای ایجاد پیش بینی‌ها، بودجه‌ها و گزارشات دقیق و کامل استفاده کنند، دسترسی دهید.
- شناسایی و پیگیری فرصت‌هایی برای تقویت حسابداری و کنترل‌های داخلی خود برای تعدیل هزینه‌ها در واحدهای تجاری از طریق بهبود ارتباطات و همکاری.
- از استراتژی منبع یابی استراتژیک خود از طریق تجزیه و تحلیل کل زنجیره تامین، برای ایجاد یک لیست فروشندگان چابک و انعطاف پذیری که در برابر اختلالات و قرار گرفتن در معرض ریسک بی نیاز قوی هستند، اما هنوز انعطاف پذیری کافی برای محافظت از تداوم کسب و کار در هنگام اختلالات مانند درگیری‌های جهانی، همه گیری (به عنوان مثال COVID) ندارند، استفاده کنید.
۲- در اولویت‌های آجری و ملات خود تجدید نظر کنید: در شرایطی که اقتصاد جهانی فرصت‌های خود را بین فضای مجازی و دنیای فیزیکی تقسیم می‌کند، زمان خوبی است که در نیازهای خود با توجه به فضای اداری فیزیکی تجدید نظر کنید.
۳- نیروهای استخدام شده و موجود خود را بهینه کنید: دستمزد برای اکثر مشاغل سربار قابل توجه است، به عنوان مثال، در ایالات متحده، آنها ۷۰ درصد هزینه‌های سربار را تشکیل می‌دهند و فرصتی قوی برای کاهش هزینه‌ها هستند. قطع کردن رول‌های خود از طریق کوچک سازی البته گزینه ای است که امکان پذیر بوده، اما می‌توانید با تنظیم روش‌های استخدام خود ارزش و پس انداز ایجاد کنید تا اطمینان حاصل شود که تیم شما دارای مهارت‌های متنوع و تنوع در انجام وظایف مختلف است. این می‌تواند به شما این امکان را بدهد که تمام وظایف لازم را در مشاغل خود بدون داشتن نیروی کار زیاد یا عدم ایجاد یک محیط استرس زا برای تیم‌های خود پوشش دهید. همچنین می‌توانید کارهایی که نیازی به کارمند تمام وقت (یا دستمزد آنها) ندارند را برون سپاری کنید. مانند سایر تأمین کنندگان، در دراز مدت به ارزیابی دقیق ارائه دهندگان نیروی کار و ایجاد روابط استراتژیک قوی که نیازهای کسب و کار شما را برآورده می‌کنند و در عین حال ریسک و هزینه را به حداقل ممکن می‌رسانند، خواهید پرداخت.
۴- اهرم مسئولیت محیط زیست: انتخاب را ه حل بدون کاغذ، با ارائه روش نرم افزاری خرید، تنها یکی از راه‌های اولویت بندی مسئولیت‌های زیست محیطی در عین افزایش سودآوری است. انجام تدارکات پایدار می‌تواند صرفه جویی و ارزش تولید شده توسط زنجیره تأمین شما را به طور چشمگیری افزایش دهد. علاوه بر این، سرمایه گذاری در قالب جایگزین‌های سبز برای اقلام رایجی مانند لامپ‌ها، نوارهای برقی و محصولات کاغذی و همچنین توسعه و اتخاذ پروتکل‌های مصرف انرژی مسئول، می‌توانند به طور مستقیم در دراز مدت بر نتیجه نهایی شما تأثیر بگذارند و همچنین مزایای معتبر شهرت را ارائه دهند.
۵- با سفیران برند، اجتماعی شوید: بازاریابی می‌تواند تقریباً یک ریال هزینه داشته باشد، به ویژه در دنیایی که تبلیغات معمولی باید هفت بار دیده شوند تا بتوانند در ذهن بیننده تأثیر بگذارند و صنایع کل، تفاوت‌های خوب بین برداشت‌ها و دسترسی‌ها به وجود آمده‌اند. اما اگر مشتریان شما از رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند (یا احتمال دارد که استفاده کنند)، این ممکن است فرصتی برای ایجاد تبلیغات کم هزینه (یا حتی رایگان) برای کالاها و خدمات شما با تبدیل مشتریان به سفیران برند باشد. بازی رسانه‌های اجتماعی خود را جمع آوری کنید، با مخاطبان خود مشارکت و مشوق‌هایی (به عنوان مثال تخفیف، پاداش، اقلام رایگان، مسابقه و سایر) را در ازای کامنت، لایک و اشتراک گذاری ارائه دهید.
۶- مدیریت قراردادهای فعال را تمرین کنید: وقتی داده‌های هزینه را همراه با عملکرد فروشندگان و رعایت آنها دنبال می‌کنید، اطلاعات زیادی در اختیار دارید که می‌توانید آنها را به میز مذاکره بیاورید. از این فرصت استفاده کرده و قراردادهای موجود خود را مجدداً ملاحظه کرده و به دنبال راه‌هایی برای مذاکره مجدد در مورد قیمت و شرایط با بهترین فروشندگان خود باشید، موارد ضعیف یا گران قیمت را حذف یا جایگزین کنید و فرصت‌های جدیدی را برای افزودن انعطاف پذیری به زنجیره تامین خود با توجه به تکامل نیازهای تجاری خود دنبال نمایید.
هزینه های سربار را کاهش دهید و به تجارت خود کمک کنید تا جلوتر برود
هیچ کس دوست ندارد پول خود را هدر داده یا سود بالقوه را از دست بدهد. پایین نگه داشتن هزینه‌های سربار، با کمک چند روش خوب و ابزارهای دیجیتالی مناسب، می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا نتیجه نهایی خود را افزایش دهید، جریان نقدینگی را آزاد کرده و به انعطاف پذیری مورد نیاز برای رقابت، رشد و ایجاد ارزش پایدار در بازار امروزی خود برسید.
از دست ندهید: تحول دیجیتال
