شناخت بلوغ سازمانی، زمینه را برای ارزیابی بهتر قدرت و نیازهای سازمان فراهم می‌کند. درک سطح بلوغ فعلی سازمان موضوعی است که هر شرکت و سازمانی باید دغدغه آن را باشد. بدون سطوح کافی بلوغ، فرآیندها، عملکردها و تصمیمات را نمی‌توان به صورت مطمئن و پایدار شکل داد. بلوغ سازمانی اندازه‌گیری میزان آمادگی و توانایی سازمان است که از طریق افراد، فرایندها، داده‌ها و فناوری‌ها و روشهای اندازه‌گیری سازگار انجام شده است.
چرا درک بلوغ سازمانی لازم است؟
وقتی بلوغ با یک چارچوب و مقیاس استاندارد اندازه گیری می‌شود، یک زبان مشترک ایجاد شده و یک پایه برای اندازه گیری پیشرفت تشکیل می شود.
این ارزیابی بلوغ، سطح آمادگی و توانایی سازمان شما را در رابطه با افراد، فرایندها، داده‌ها و فناوری‌های موجود از نظر استاندارد بررسی می کند. علاوه بر این، سطح بلوغ اهداف آینده و چشم‌انداز سازمان را بر اساس توانایی‌های آینده‌ای که می‌خواهید به دست آورید، مشخص خواهد کرد.
این ارزیابی بلوغ سازمانی چهار جنبه سازمان شما را در بر می‌گیرد:
- افراد: توانایی آنها در تأثیرگذاری بر ارائه خدمات
- روند: زنجیره مدیریت خدمات و نقاط تصمیم‌گیری
- داده‌ها: اندازه‌گیری دقت، قابلیت اطمینان و در دسترس بودن داده‌ها
- فناوری: توانایی همسویی داده‌ها برای ارائه شفافیت
بلوغ سازمانی
با توجه به روشهای مدیریت عملکرد در سازمان، بلوغ مربوط به سطح پذیرش ابزارهای مدیریت عملکرد اختصاصی، شکل‌گیری فرایندهای مدیریت عملکرد داخلی، سازوکارها، فرایندها و روابطی است که از طریق آنها سیستم‌های مدیریت عملکرد اجرا و اداره می‌شوند.
چارچوب‌های بلوغ سازمانی، مجموعه‌ای انتقالی از ویژگیهای مشترک را ارائه می‌دهد که در برابر آنها بلوغ قابل ارزیابی است. دیدگاه مدیریت عملکرد در مورد بلوغ سازمانی، پنج سطح رشد تکاملی را برای ما فراهم می‌کند.
حرکت در سراسر طیف بلوغ مرحله‌بندی شده است، به این معنی که قبل از دستیابی به سطوح بالاتر باید فرآیندهای سطح پایین‌تر وجود داشته باشد. در داخل هر یک از این سطح بلوغ فعالیت‌ها یا فرایندهایی وجود دارد که باید قبل از رفتن به سطح بعدی تکمیل شوند. هر سطح به شما یک نمای کلی از ویژگیهای مورد انتظار شما در آن سطح داده شده می‌دهد. این مدل یک پیوستار نظری را فراهم می‌کند که در طی آن بلوغ فرآیند می‌تواند به تدریج از یک سطح به سطح دیگر توسعه یابد.
نتایج حاصل از این ارزیابی بلوغ، نقشه راه فرایندی را برای بهبود سازمان فراهم می‌کند.
همانطور که ضرب المثل قدیمی می‌گوید “شما نمی‌توانید چیزی را که نمی‌توانید اندازه بگیرید، بهبود ببخشید”. هنگامی که ارزیابی را انجام می‌دهید، دقیقاً می‌دانید که در کجا هستید و سپس برای آینده برنامه‌ریزی می‌کنید.
افزایش بلوغ سازمانی چه کاری می‌تواند برای شما انجام دهد؟
- بهبود هزینه‌ها: بینش بهتری در مورد محل صرف هزینه‌ها وجود خواهد داشت.
- افزایش بهره‌وری: زمان کمتری به فرآیند ناکارآمد اختصاص داده می‌شود.
- کیفیت بهتر اطلاعات: یک منبع اطلاعات با داده‌های معتبر به دست می‌آورید.
- رضایت مشتری بالاتر: روابط تجاری بهبود یافته از بینش تازه ارائه می‌شود.
بدون سطح بلوغ کافی، بسیاری از شرکت‌ها برای حفظ توانایی‌های فعلی دچار مشکل می شوند. هنگامی که با تغییر روبرو می‌شوند، بازده کمتری دارند و بدون بازگشت سرمایه، هزینه ها به شدت محدود شده و استفاده از بهترین روش‌هایی را که می‌توانند باعث افزایش بازگشت سرمایه شوند، را از دست می‌دهند. به عنوان مثال عملکرد شفاف مالی حوزه IT ، ارزش مشخصی را برای خدمات به مشتریان ارائه می‌دهد. سود مستقیم افزایش شفافیت، افزایش اعتماد بین IT و مشتریان آن است.
سازمان شما می‌تواند با افزایش سطح بلوغ خود به مزایای عالی برسد. یک ارزش کلیدی که یک سازمان بالغ ارائه می‌دهد، توانایی تجزیه و تحلیل عینی وضعیت سازمان و موقعیت آن برای استفاده از فرصت‌های جدید است. انعطاف‌پذیری بیشتر و اختصاص زمان بیشتر به مشارکت استراتژیک تجارت منجر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شود. این اقدامات آینده نگر می‌توانند با اولویت‌بندی مجدد اجرا یا “روشن نگه داشتن چراغ‌ها” فعالیتهای خدمات با ارزش بالاتر مانند ابتکارات و ابتکارات در کل شرکت، بازدهی را تحریک کنند.
سطح ۱ بلوغ: مقدماتی
سازمان “بدوی” یا “پنهانی” اگرچه در مورد شیوه‌های مدیریت عملکرد کنجکاو است، اما به طور کلی با آن آشنا نیست و یا از ابزارهای مدیریت عملکرد که می‌توانند از پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد در سازمان پشتیبانی کنند، کاملاً بی‌اطلاع است.
در حالی که سازمان به وضوح در تلاش است تا خود سیستم مدیریت عملکرد را پایه‌گذاری کند، فرایندهای آن بسیار متناقض است. علیرغم عدم ارتباط در روندها و فعالیتهای داخلی، سازمان بیش از حد بر نتایج فوری متمرکز است.
معماری عملکرد به خودی خود با شیوه‌های برنامه ریزی استراتژیک که عمدتاً غیررسمی هستند و عمدتاً به تجربه مدیریت عالی متکی هستند، سازگار است. اندازه گیری عملکرد یک عمل معمول در سازمان نیست یا وجود ندارد یا بسیار محدود است. KPIها به طور مبهم برای سازمان تعریف شده‌اند، بدون توافق رسمی در مورد روش محاسبه KPI و نه هیچ مدرک متمرکز KPIهای نظارت شده!
یک هویت سازمانی ضعیف و جهت‌گیری نامشخصی وجود دارد که به معنای آگاهی محدود کارکنان در مورد آنچه برای سازمان مهم است و شفافیت محدود در اقدامات و سطح عملکرد ترجمه می‌شود. نتایج ابتکارات سازمانی غیرقابل شناسایی است، زیرا پاسخگویی نامشخص است و نحوه ارتباط پروژه‌ها با اهداف سازمانی محدود است.
در این سطح بلوغ، معمولاً عدم حضور فعال مدیریت ارشد برای حمایت از معماری مدیریت عملکرد دیده می‌شود. سیستم‌های ارتباطی داخلی هنوز ساختار مناسبی ندارند و در مورد آنچه که سیستم‌های مدیریت و اندازه‌گیری عملکرد به طور کلی بیان می‌کنند، سطح دانش کلی ضعیفی وجود دارد.
معمولاً این امر تأیید ضعیفی نسبت به اهمیت استفاده از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) ایجاد می‌کند. هیچ ابتکاری برای ایجاد انگیزه یا افزایش سطح تعامل در بین کارمندان وجود ندارد. نوآوری به هیچ وجه تسهیل نمی‌شود و عملکرد فردی سنجیده یا پاداش نمی‌گیرد.
سطح ۲ بلوغ: اضطراری
سازمان به صورت اضطراری کشف و آزمایش ابزارهای مدیریت عملکرد را آغاز کرده است. در حالی که فرایندهای داخلی ناهماهنگ هستند و ابزارهای مدیریت عملکرد هنوز غیراستاندارد هستند، اما نیاز به پیشرفت به شدت برآورده می‌شود.
فعالیتهایی برای تحکیم روشهای مدیریت عملکرد در سازمان برنامه‌ریزی شده و انتظارات تعریف شده است. در مورد سازمانهای نوظهور، می‌توان معماری مدیریت عملکرد را انتقالی دانست. استراتژی در این سطح بلوغ یک سند غیر رسمی است که ارزش افزوده مورد انتظار را تأمین نمی‌کند.
تدوین ضعیفی از اهداف سازمانی و انطباق نادرست بین سطوح مختلف سازمان وجود دارد که عمدتا به دلیل ارتباطات ناکارآمد است. برخی از روشهای اساسی اندازه‌گیری عملکرد مانند انتخاب KPI و مستندات KPI به آرامی توسط سازمان مورد استفاده قرار می گیرند.
روند انتخاب KPI بدون در نظر گرفتن معیارها، روش‌ها یا تکنیک های تعیین شده اعمال می‌شود. برخی از KPIهای انتخاب شده نیز مستند هستند، اگرچه هیچ رویکرد استانداردی در مورد استفاده از فرم‌ها / الگوهای مستندات KPI وجود ندارد. جمع آوری داده‌ها از ساختار بیشتری برخوردار است و در برخی از زمینه‌های فعالیت از ابزار بازنمایی تصویری برای ردیابی پیشرفت KPI استفاده می‌شود.
اگرچه یک فرایند رسمی برای بررسی و گزارش عملکرد وجود دارد، اما جلسات بررسی عملکرد بینش مورد نیاز در مورد تصمیم‌گیری را که ممکن است سازمان لازم داشته باشد، ارائه نمی‌دهد. یک فرهنگ عملکرد گرا وجود دارد اما توسط ابتکارات ارتباطی مداوم از راهبری آن پشتیبانی نمی‌شود.
مدیریت ارشد از اهمیت اندازه‌گیری عملکرد آگاه است و دانش اساسی در این زمینه دارد، مواضع مدیریتی از نظر نتایج عملکرد پاسخگو هستند، اما اندازه‌گیری عملکرد فردی عملی نیست که به طور گسترده در سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
سطح ۳ بلوغ: بلوغ سازمانی ساختار یافته
سازمان “ساختار یافته”، از قبل مناسب‌ترین ابزار مدیریت عملکرد را برای سازمان انتخاب و تعریف کرده است. چنین سازمانی قبلاً کنترل فرآیندهای اصلی مدیریت عملکرد خود را بدست آورده است. یک تلاش کاملاً هماهنگ در استانداردسازی فرآیندهای مدیریت عملکرد در سازمان وجود دارد، جریان‌های فرآیندی مشخص شده و فعالیتهای ارتقا یافته وجود دارد.
رویکرد نسبت به پذیرش معماری مدیریت عملکرد هنوز متناقض است. ابزارهای پایش استراتژی، مانند کارت‌های امتیازی، داشبورد و نمونه کارهای ابتکاری مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما در سطوح پایین سازمان رخنه نکرده اند.
فرایند مستندسازی KPI ساده براساس فرم اسناد استاندارد KPI استفاده می‌شود. روند تعیین اهداف KPI با استفاده از منابع داده، مقایسه داده‌های بازار و معیارگذاری، به طور فزاینده‌ای کامل هستند. فرایند گزارش‌دهی برای ایجاد گزارش نهایی به الگوها و راهنمایی‌های استاندارد شده متکی است. جلسات بررسی عملکرد در پایان هر چرخه مدیریت عملکرد برگزار می‌شود و به خوبی سازمان یافته است.
از آن جا که یادگیری و پیشرفت در سازمانهای بلوغ سطح ۳ هنوز رسمی نشده است، به نظر می‌رسد پیشرفت کاملاً طبیعی اتفاق می‌افتد اما فرهنگ اندازه‌گیری عملکرد در سراسر سازمان پشتیبانی می‌شود.
سطح آگاهی در بین کارکنان نسبت به اهداف اصلی سازمانی و سطح عملکردشان بین متوسط تا زیاد است. الگوها و رویه‌هایی برای پشتیبانی از چرخه مدیریت عملکرد ایجاد شده‌اند. حاکمیت سیستم کاملاً مشخص است. در بیشتر موارد، عملکرد کارکنان پیگیری می‌شود و شامل ارزیابی اهداف فردی و KPI است. پاداش و همچنین فرصت‌های آموزشی برای اطمینان از بهبود عملکرد به کارمندان ارائه می‌شود.
سطح ۴ بلوغ: یکپارچگی
سازمان “یکپارچه” ، دارای فرآیندی پویا برای تغییر مداوم می باشد. تلاش کلی برای افزایش کارایی از طریق کاهش ضایعات وجود دارد، در حالی که فرایندهای مدیریت عملکرد در حال تبدیل شدن به رویه ای روتین و ساده هستند. تمرکز اصلی سازمان بر شکست آبشاری اهداف به پایینترین لایه های سازمان است. مصادیق شفافی از مزایایی که این ابزارها برای سازمان به همراه دارند وجود دارد.
آبشار و شکست سیستم مدیریت عملکرد از نزدیک کنترل می‌شود. هدف گسترده تر دستیابی به مشارکت همگنی است. سنجش عملکرد فرایندی است که با استفاده موثر از ابزارهای مدیریت عملکرد و حاکمیت کافی سیستم، به سازمان ارزش می‌بخشد.
یک فرآیند انتخاب یکپارچه برای شاخص عملکرد کلیدی (KPI) مشاهده می‌شود و یک فرآیند مستندسازی KPI ساده استفاده می شود. روند تعیین هدف KPI به طور فزاینده‌ای پیچیده است. جمع‌آوری داده‌ها توسط یک راه حل نرم‌افزاری استاندارد پشتیبانی می‌شود و بیشتر KPI ها در کارت‌های امتیازی و داشبورد کنترل می‌شوند. همچنین از ابزارهای هوش تجاری برای گزارشگری استفاده می‌شود که روند کار را نسبتاً سریع و دقیق می‌کند.
فرهنگ عملکرد متکی به ارتباطات موثر است که به دست اندرکاران داخلی و خارجی می‌رسد. در این سطح مدیریت عملکرد یک توانایی سازمانی ساختار یافته است. اندازه‌گیری عملکرد در تمام فعالیت ها در تمام سطوح سازمانی ادغام شده و سطح خاصی از استقلال را در محیط کار امکان پذیر می‌کند.
یک فرهنگ قوی برای یادگیری و پیشرفت وجود دارد که ایده‌های ابتکاری را به تصویر می‌کشد. ارزیابی عملکرد کارکنان با استراتژی کسب و کار همسو است و عملکرد مطلوب از طریق ترکیبی از پاداش‌های مالی و غیر مالی حمایت می‌شود. سرمایه گذاری‌ها برای بهبود مداوم کیفیت محیط کار و مشاغل کارمندان انجام می‌شود.
سطح ۵ بلوغ: بلوع سازمانی بهینه
سازمان “بهینه” از الگوهای استاندارد مدیریت عملکرد استفاده کرده و آنها را کامل و یا خودکار کرده است. فرایندهای مدیریت عملکرد بارها اجرا و تست شده‌اند. یک فرآیند کلی برای مهندسی مجدد و موقعیت‌یابی مجدد آنها برای منافع بهتر سازمان وجود دارد. این سیستم شفاف است و ابتکارات هوشمند امکان بهبود مستمر عملکرد را فراهم می‌کنند.
برنامه‌ریزی استراتژیک یک فرایند سازمانی مهم است که به خوبی با سایر فرایندهای اصلی سازگار است. استراتژی خود به ابزارهای ساده و واضحی متکی است. آگاهی از آنچه سازمان می‌خواهد به آن برسد حتی در بین کارمندان خط مقدم هم بالاست. سنجش عملکرد یک فرایند سازمانی مهم است که به خوبی با سایر فرایندهای اصلی سازگار است.
KPIها برای جمع‌آوری داده‌ها به ابزارهای دقیق و کاربردی متکی هستند. در این سطح بلوغ، در بیشتر موارد، فرآیند انتخاب پیشرفته شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) وجود دارد. تمام KPIهای نظارت شده – عملیاتی یا فردی – با اهداف استراتژیک شرکت سازگار هستند. یک کتابخانه متمرکز KPI دانش داخلی را در مورد نحوه محاسبه و گزارش KPI در سازمان تلفیق می‌کند.
معمولاً فرآیند تعیین هدف، سطوح عملکرد معنی داری را تعیین می‌کند که باعث ایجاد رفتارهای مثبت از کارکنان می‌شود. این فرایند کاملاً خودکار است، سیستم‌ها یکپارچه هستند و از نظر هوش تجاری به جدیدترین فناوری متکی هستند. تمام نتایج KPI در داشبورد و کارت امتیازی سازگار با بهترین روشهای گرافیکی داده نمایش داده می‌شوند.
سایر تکنیک‌های پیشرفته تجزیه و تحلیل داده‌ها معمولاً توسط سازمان‌هایی در این سطح مورد استفاده قرار می‌گیرند تا بتوانند یک سیستم مدیریت عملکرد انعطاف‌پذیر داشته باشند و بتواند به راحتی با تغییرات سازگار شود.
سیستم مدیریت عملکرد به طور گسترده‌ای در سازمان استفاده می‌شود و ذینفعان به طور فعال درگیر بهبود روندهای فعلی هستند. یک فرهنگ یادگیری و پیشرفت قوی وجود دارد. این سازمان موفق شده است مدیریت عملکرد را به کار همه تبدیل کند. نقش هر یک از کارکنان مشخص است. این کارکنان را قادر می‌سازد تا تصمیماتی سازگار با آن چه سازمان برای دستیابی مدنظر دارد را اتخاذ کنند.
در این مرحله، سازمان‌ها در فناوری و بهزیستی کارمندان خود سرمایه‌گذاری می‌کنند. محیط کار محرک است و می‌تواند از استعدادهای فردی استفاده کند. کارکنان با انگیزه بالا از استقلال قابل توجهی بهره‌مند می‌شوند که باعث رشد نوآوری در کسب و کار خواهد شد.
همین طور بخوانید: تحول دیجیتال
نهایی
این مدل بلوغ، مراحلی را مطرح می کند که سازمان با طی کردن آنها بتواند با موفقیت سیستم مدیریت عملکرد و در نهایت اهداف و استراتژی خود را عملی کند. با ادغام مدیریت عملکرد در سیستم‌ها و فرایندهای دیگر سازمان، سیستم مدیریت عملکرد به طور ضمنی عملیات را مرتب ارزیابی کرده و سازمان را در مسیر استراتژیک خود مدام هدایت می کند.
پنج مرحله بلوغ سیستم مدیریت عملکرد به موجب این شرح، نمای ارزشمندی از مراحل اجرای پروژه اجرای سیستم مدیریت عملکرد را ارائه می‌دهد و همچنین بینش منحصر به فردی نسبت به سایر فرایندهای سازمانی در این مسیر ارائه می کند.
جهت مطالعه بیشتر در حوزه مدیریت عملکرد سازمانی می توانید به مقاله “مروری بر مدیریت عملکرد سازمانی: رهنمودها و منابع” مراجعه کنید.
