مروری بر مدیریت عملکرد سازمانی: رهنمودها و منابع

زمان مطالعه: ۶ دقیقه


بخش های این مبحث:

  • شرح کلی
  • مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
  • رهنمودهای کلی برای اجرا و ارزیابی
  • مرحله طرحریزی عملکرد سازمانی
  • مرحله ارزیابی عملکرد سازمانی
  • مرحله طرحریزی توسعه سازمانی (بهسازی)
  • ارزیابی و بهبود فرایند

 

شرح

(اگرچه از اصطلاح “عملکرد” به طور متعارف در مقالات مربوط به مدیریت استفاده می شود، ولیکن برخی از افراد ممکن است واکنش مخالفی نسبت به این اصطلاح داشته باشند. لذا، می توان از اصطلاح “اثربخشی” نیز استفاده  کرد).

چرخه عمومی مدیریت عملکرد، چرخه فعالیت هایی است که در هر سیستم اجتماعی تکرار می شود و در بهبود خود و نحوه کار با محیط خارجی متمرکز است – خواه این سیستم یک کارمند، تیم، روند تکرار شونده در سازمان یا خود سازمان باشد. این چرخه در واقع هدف سیستم، مقاصد کاری و چگونگی دستیابی به آن اهداف و مقاصد را روشن می کند. در راستای رسیدن به این هدف، به طور مداوم پیشرفت خود را ارزیابی کرده و جهت بهبود پیشرفت خود، تغییرات لازم را اعمال می کند.

 

در یک سازمان کلی، چرخه مدیریت عملکرد سازمانی شامل سه مرحله کاملاً یکپارچه است:
  • طرحریزی عملکرد
  • ارزیابی عملکرد
  • بهبود عملکرد

 

فعالیت های سازمانی قابل توجهی در هر سه مرحله رخ می دهد، از جمله:
  • برنامه ریزی استراتژیک برای روشن سازی اهداف و استراتژی های دستیابی به اهداف (برنامه ریزی عملکرد).
  • اتخاذ ساختارهای سازمانی لازم به عنوان استراتژی دستیابی به اهداف (برنامه ریزی عملکرد).
  • هدایت رفتارهای سازمانی لازم –  از جمله ماهیت لازم رهبری و مدیریت آن – به عنوان استراتژی دستیابی به اهداف (برنامه ریزی عملکرد).
  • ارزیابی سازمانی به منظور نظارت بر پیشرفت به سوی اهداف (ارزیابی عملکرد).
  • تغییرات سازمانی در دستیابی به اهداف بهتر (بهبود عملکرد).

 

هر یک از این فعالیت های مهم، همچنین یک بخش از چرخه فعالیت های کاملاً یکپارچه هستند. روشی که یک سیستم اجتماعی یک سیکل سازمانی را انجام می دهد به فرهنگ، چرخه عمرکنونی و تخصص رهبران و مدیران آن در سیستم بستگی دارد. این امر برای افراد نیز صادق است که بستگی به شخصیت، بلوغ و تخصص وی در هدایت و مدیریت خودش دارد.

 

با این حال، با تغییر جهان پیرامون ما، ماهیت چرخه مدیریت عملکرد عمومی در حال تغییر است. این امر بر مدیریت عملکرد در سازمان ها، تیم ها و کارکنان تأثیر بسزایی می گذارد.

 

منظور از “اطلاعات” در این مبحث، انتقال مفاهیم اصلی در مدیریت عملکرد سازمانی است. تبحر شما – مهارت ها و توانایی ها – ناشی از به کارگیری اطلاعات در طول زمان است، به ویژه زمانی که این امر بواسطه فردی باتجربه انجام می شود.

 

مدیریت عملکرد سازمانی (Organizational Performance Management) چیست؟

ما عادت کرده ایم که به مدیریت عملکرد مداوم برای کارکنان فکر کنیم، برای مثال ، تعیین اهداف، نظارت بر دستیابی کارکنان به این اهداف، به اشتراک گذاشتن بازخورد با کارکنان، ارزیابی عملکرد کارکنان و سپس پاداش دادن به عملکرد کارکنان. برای آن دسته از افرادی که به طور موثر به اهداف خود نرسیده اند، یک سرپرست برای افزایش عملکرد به کارمند کمک می کند و یا در نهایت تصمیم به اخراج وی می گیرد. این توالی مدیریت عملکرد بنیادی برای تیمها، فعالیتهای تکرارپذیرداخلی و سازمانها نیز اعمال می شود.

اهمیت فناوری مدیریت فرآیند کسب و کار
بخوانید

بنابراین، مدیریت عملکرد سازمانی (OPM) شامل فعالیت های تکرار شونده برای تعیین اهداف سازمانی، نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف و انجام اموری به منظور دستیابی موثرتر به این اهداف است. از منظر سیستم ها، هدف کلی مدیریت عملکرد این است که سازمان و همه زیر سیستم های آن (فرآیندهای تکرار شونده، تیم ها، بخش ها و کارکنان) جهت دستیابی به نتایج کلی مطلوب سازمانی همه در یک حالت بهینه و یکپارچه قرار داشته باشند. در اینجا دو تعریف دیگر وجود دارد:

اصطلاح “مدیریت و اندازه گیری عملکرد” به هر رویکرد یکپارچه و منظمی که سبب بهبود عملکرد سازمانی و دستیابی به اهداف استراتژیک و ارتقا چشم انداز و ارزش های سازمانی می شود اشاره دارد. ” – هانین سالم
“مدیریت عملکرد سازمانی، فرآیند اطمینان حاصل نمودن از استفاده صحیح منابع سازمانی در جهت دستیابی به اهداف شرکت است.” – جورج روت سوم

 

این فعالیت های تکراری – کم و بیش – همان هایی هستند که رهبران و مدیران ذاتاً در سازمان های خود انجام می دهند – برخی از آنها این کار را بسیار بهتر از دیگران انجام می دهند. این فرایند با مدیریت استراتژیک همسو است.  فرآیند پیاده سازی و اجرای موثر برنامه استراتژیک به طراحی آن بستگی دارد.

 

رهنمودهای کلی برای پیاده سازی و ارزیابی فرآیند

یکسری رهنمودها و دستورالعمل های خاصی وجود دارد که می تواند موفقیت هر نوع فرآیند مدیریت عملکرد عمومی را تضمین کند. حتماً این دستورالعمل ها را به دقت بخوانید و به آن ها عمل کنید، خصوصاً اگر این اولین تجربه شما در اجرای یک فرآیند مدیریت عملکرد جامع است. چنانچه می خواهید روندی را که قبلاً اجرا کرده اید بهبود ببخشید، این دستورالعمل ها نیز می توانند مفید باشند. Guidelines for Implementation and Evaluation

 

مرحله برنامه ریزی عملکرد سازمانی

توجه: به دلیل سنگینی سایه رویکرد سنتی بر مدیریت عملکرد، فعالیت های زیر با توجه به رویکردهای سنتی سازماندهی می شوند. به هر روی، در اوایل مراحل پیاده سازی، باید تصمیم بگیرید که از رویکرد سنتی استفاده خواهید کرد یا از رویکرد پیشرفته و یا ترکیبی از هر دو.

  1. اهداف ترجیحی سازمان را برای سال آینده مرور کنید و برای هر هدف، نتایج سازمانی را از نظر معیار عملکرد، یعنی کمیت، کیفیت، هزینه و زمان تعیین کنید. این واحدها، اندازه گیری های مستمر را برای OPM انجام می دهند تا به عنوان نشانه ای از عملکرد سازمان در نظر گرفته شوند. برای مشاهده نکاتی در مورد اندازه گیری ها، به مطلب خطوط راهنما برای تعیین اندازه گیری ها و یک چارچوب نمونه برای انتخاب اندازه گیری ها مراجعه کنید.
  • اهداف سازمانی معمولاً در طی فرایند برنامه ریزی استراتژیک تعیین می شوند.
  • فرآیند برنامه ریزی استراتژیک همچنین بهترین استراتژی های سازمانی، از جمله بهترین ساختارهای سازمانی و رفتارهای سازمانی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را تعیین می کند.
  • معیارهای عملکردی سازمان می تواند در “برنامه عملیاتی” مرتبط با هر هدف استراتژیک مشخص شود. برنامه های عملیاتی مشخص می کند “چه کسی” ، “چه زمانی” قرار است “چه کاری” انجام دهد.

 

  1. اطمینان حاصل کنید که برنامه های عملیاتی سازمان مستقیماً به اهداف سازمانی کمک می کنند.
  2. نتایج مورد نظر خود را اولویت بندی کنید.
  3. شاخص های اصلی عملکردی که نشان می دهد “آیا شما با موفقیت به اهداف رسیده اید یا خیر” را شناسایی کنید.
  4. برای هر شاخص کلیدی عملکرد ، استانداردهایی (معیار پذیرش) را برای ارزیابی میزان دستیابی به نتایج مطلوب مشخص کنید، به عنوان مثال “تاخیر در برنامه” ، “طبق برنامه” یا “جلوتر از برنامه”.
  5. برنامه های عملیاتی خود را تلفیق ، همسو و پیاده سازی کنید.
  6. برنامه های عملیاتی را در کل سازمان ادغام کنید.
  7. یک طرح عملکردی بنویسید – شامل نتایج مطلوب، شاخص های اصلی عملکرد و استانداردها. برخی از سازمان ها ممکن است از این به عنوان یک برنامه استراتژیک کوتاه مدت (۱ ساله) یا یک برنامه ظرفیت سازی یاد کنند.
استراتژی و فرایند : درک تفاوت و ارتباط
بخوانید

(برای نمونه ای از هر یک از فعالیت های فوق، از جمله نحوه استفاده از رویکرد پیشرفته برای هر یک از مراحل ، به مطلب “مدیریت عملکرد برای هر کاربرد: مرحله برنامه ریزی عملکرد”،  مراجعه کنید. در جایی که این توصیف به “دامنه” اشاره دارد ، اصطلاح “سازمان” را جایگزین کنید).

 

مرحله ارزیابی عملکرد سازمانی

فعالیت های این مرحله بیشتر شامل مواردی می شود که رهبران و مدیران در طول سال در یک سازمان انجام می دهند.

  1. نظارت مستمر بر پیشرفت شاخص های اصلی عملکرد و برنامه های عملیاتی داشته باشید.
  2. بازخوردهای مستمری از عملکرد داشته باشید. به مطلب “دریافت توصیه و بازخورد” مراجعه کنید.
  3. ارزیابی عملکرد را انجام دهید (که بعضاً “بازنگری عملکرد” نامیده می شود). مطلب “ارزیابی عملکرد” را مطالعه نمایید.
  4. چنانچه عملکرد مطابق با استانداردهای عملکردی مطلوب است، افراد سازمان را مطابق عملکردشان با تقدیر نامه، افزایش حقوق و یا ترفیع شغلی تشویق نمایید. مطلب “نحوه پاداش دادن به عملکرد کارکنان” را مشاهده نمایید.

(برای نمونه ای از هر یک از فعالیت های فوق، از جمله نحوه استفاده از رویکرد پیشرفته برای هر یک از مراحل ، به مطلب “مدیریت عملکرد برای هر کاربرد: مرحله ارزیابی عملکرد”،  مراجعه کنید. در جایی که این توصیف به “دامنه” اشاره دارد ، اصطلاح “سازمان” را جایگزین کنید).

 

مرحله برنامه ریزی توسعه سازمانی (بهبود)
  1. چنانچه عملکرد مطابق با استانداردهای عملکرد پیش نرفت، یک برنامه توسعه عملکرد را برای رفع شکاف عملکرد تدوین کنید(نکته ۱ در پایین را ملاحظه نمایید). مطلب “برنامه ریزی توسعه عملکرد سازمانی” را مشاهده کنید.
  • چنانچه رهبران تصمیم بگیرند که سازمان به منظور دست یافتن به بهبود عملکرد مستلزم تغییرات قابل توجهی است، در اینجاست که تغییر سازمانی می تواند بسیار مفید واقع شود.

 

  1. تا زمانی که عملکرد قابل قبول باشد یا استانداردها تغییر کند، مراحل ۹ تا ۱۳ را تکرار کنید.

 

نکته۱: عملکرد ناکافی همیشه نشان دهنده وجود مشکل در سازمان نیست. استانداردهای عملکرد (حدود پذیرش) ممکن است غیرواقعی باشد یا سازمان منابع کافی نداشته باشد. به همین ترتیب، استراتژی های کلی یا سازمانی برای دستیابی به اهداف سطح عالی، می توانند غیر واقعی یا فاقد منابع کافی باشند.

(برای نمونه ای از هر یک از فعالیت های فوق، از جمله نحوه استفاده از رویکرد پیشرفته برای هر یک از مراحل ، به مطلب “مدیریت عملکرد برای هر کاربرد: مرحله توسعه عملکرد”،  مراجعه کنید. در جایی که این توصیف به “دامنه” اشاره دارد ، اصطلاح “سازمان” را جایگزین کنید).

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *