چگونه گزارش مدیریتی بنویسیم؟ + به همراه چک لیست گزارش نویسی

در این مقاله یاد می گیریم که چگونه گزارش مدیریتی بنویسیم

مهارت کافی در نوشتن یک گزارش مدیریتی حرفه ای، برای همه مدیران میانی و ارشد، یک الزام است و در بسیاری از مواقع، این مهارت یکی از نشانه های بالا بودن کیفیت مدیریت افراد به شمار می آید. گزارش ها یک ابزار مدیریت استاندارد هستند که بسیاری از مدیران ارشد و میانی بطور مستمر، نیاز به نوشتن و ارائه آنها دارند. با این حال، اگرچه از مدیران انتظار می رود که توانایی نوشتن گزارش خوب را داشته باشند، اما اغلب، هیچ آموزشی برای انجام این کار ندیده اند.

تهیه یک گزارش مدیریتی حرفه ای، از جمله مهارت های بسیار مهم یک مدیر ارشد و یا میانی است. در این مقاله می خواهیم به نکات مهمی که در تهیه یک گزارش مدیریتی لازم و ضروری است، اشاره کنیم و خواندن این مقاله و به کار بردن نکات آن، مهارت شما در مدیریت را ارتقاء خواهد داد.

فراموش نکنید که نوشتن یک گزارش خوب مدیریتی، می تواند نشانه ای برای دستیابی شما به اهداف و یا عدم دستیابی به آن ها باشد. یک گزارش موثر می تواند به موفقیت کسب و کار شما کمک کند، این مهارت، مدیران مافوق شما را تحت تاثیر قرار می دهد و همچنین آینده شغلی شما را بهبود می بخشد.

یک گزارش شفاف و خوب ارائه شده می تواند کمک زیادی به فرایند برنامه ریزی و تصمیم گیری موثر در سازمان کند. اما گزارشی که ساختار بدی دارد، از زبان نامناسب استفاده می کند، ممکن است خواننده را سردرگم کند و در نتیجه تصمیم گیری مبتنی بر آن به خطا رود. یک گزارش باید نیازهای مخاطبان هدف خود را به وضوح دربر داشته باشد.

توجه داشته باشید که بسیار بعید است که از یک گزارش طولانی استقبال شود. پس همینجا نتیجه می گیریم که یک گزارش مدیریتی خوب، می بایست تا جایی که ممکن است کوتاه و مختصر باشد. یک ساختار خوب گزارشی شامل نتیجه‌گیری و همچنین توصیه‌های واضح به همراه یک خلاصه گزارش عالی است.

توجه داشته باشید که دستورالعمل های تهیه یک گزارش، از هر نوع گزارشی که باشد، یکسان است. خواه گزارش تحقیق، گزارش ارزیابی کارکنان، گزارش تصادف، گزارش استاندارد ماهانه یا هر نوع گزارش دیگری باشد.

این چک لیست به مراحل کلیدی یک گزارش نویسی حرفه ای می پردازد و برای کسانی که در گزارش نویسی تازه کار هستند و هم برای گزارش نویسان باتجربه ای که می خواهند سبک فعلی خود را بهبود بخشند در نظر گرفته شده است. پس با ما در ادامه این مطلب همراه باشید.

گزارش مدیریتی چیست؟

گزارش‌های مدیریتی، بیانیه‌های کتبی یا شفاهی هستند که یک موضوع، حادثه یا موقعیت خاص را تجزیه و تحلیل می‌کنند، و اغلب با نتیجه‌گیری و نوعی توصیه برای اقدام هایی در آینده همراه هستند.

چک لیست ساخت یک گزارش مدیریتی

۱.  تعریف هدف و یا اهداف گزارش

قرار دادن قلم روی کاغذ (یا انگشت روی صفحه کلید) راهی برای شروع فرایند نوشتن گزارش نیست. اگر می‌خواهید سندی مؤثر تهیه کنید، باید برای اینکه چه چیزی می خواهید بنویسید، برنامه‌ریزی کنید.

برای شروع فرایند نگارش یک گزارش واقعی باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

• تعیین هدف دقیق گزارش
• دلایل نیاز به تهیه گزارش
• چه کسی یا کسانی گزارش را خواهند خواند؟ (مخاطبین گزارش چه کسانی هستند؟)
• چه نوع گزارشی می خواهید بنویسید؟
• محدوده موضوعی که قرار است پوشش داده شود چیست؟
• مقیاس زمانی گزارش چیست؟

مهم است که مخاطبان گزارش را به خوبی شناسایی کنید زیرا این به شما کمک می کند تا گزارش را در سطح صحیح ارائه کنید. آیا شخصی که گزارش را درخواست کرده خواننده اصلی گزارش است؟ چه کسان دیگری گزارش را خواهند خواند؟ آن ها در حال حاضر چقدر در مورد موضوع می دانند؟ مخاطبان باید در مورد موضوع چه چیزهایی بدانند؟ چه چیزهایی لازم نیست در مورد موضوع بدانند؟ انتظارات آن ها از این گزارش چیست؟

رویکردهای مورد استفاده در گزارش نویسی به شرایط فردی بستگی دارد. گزارشی که یک پیشنهاد خاص را تشریح می کند ممکن است نیازی به پرداختن به استدلال های متقابل نداشته باشد، در حالی که نوع دیگری از گزارش ممکن است نیاز به ارائه شواهد و نظر در مورد طیف وسیعی از گزینه های مختلف پیش رو داشته باشد.

مطمئن شوید که اهداف را به خوبی تعیین کرده اید تا در مورد آنچه که باید به آن دست یابید برای خودتان شفاف باشد. چند دقیقه بیشتر وقت گذاشتن در شروع فرایند گزارش نویسی به اتلاف وقت شما در آینده کمک بزرگی می کند.

۲.  جمع آوری و سازماندهی اطلاعات در گزارش مدیریتی

در اکثر گزارش‌ها، شما تمام اطلاعات مورد نیاز را در اختیار ندارید، بنابراین به نوعی تحقیق یا جمع‌آوری داده‌ها برای تهیه اغلب گزارش های مدیریتی، نیاز است. اغلب شما به موارد زیر نیاز خواهید داشت:

• تصمیم بگیرید که به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟
• موارد مورد نیاز را جمع آوری کنید.
• اطلاعات جمع آوری شده را سازماندهی کنید.

این ممکن است مستلزم شناسایی و خواندن گزارش‌های دیگر، مصاحبه با افراد، انجام تحقیقات اولیه یا جمع‌آوری داده‌ها از مکان های مختلف باشد. جمع آوری اطلاعات زیاد عیب بدی نیست. جمع آوری اطلاعات خیلی کم، قطعاً خوب نیست – اما به خاطر داشته باشید که اطلاعات را برای چه می خواهید، در غیر اینصورت خود را در انبوهی از داده ها، دفن خواهید کرد.

۳.  ساختار دهی به گزارش

اطلاعاتی را که جمع‌آوری کرده‌اید تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص کنید چه چیزی مهم‌تر است. برای رسیدن به این هدف، باید به اهداف مخاطبان خود توجه کنید.

هنگامی که در مورد محتوای گزارش خود تصمیم گرفتید، در مرحله بعد، باید ترتیب ارائه اطلاعات را تعیین کنید. برای ایجاد یک نظم منطقی، می بایست اطلاعات خود را به صورت موضوعی و یا دسته بندی اطلاعات مشابه، تحت عناوین مشترک، سازماندهی کنید.

یک ساختار خوب برنامه ریزی شده می تواند در وقت شما صرفه جویی زیادی کند، و از یادداشت های توضیحی که به قسمت های دیگر گزارش اشاره می کند اجتناب می شود و این کار را برای نویسنده و خواننده آسان تر می کند.

توجه داشته باشید که یک چارچوب ساده، می تواند اساس اکثر گزارش ها باشد. یک گزارش را می توان با استفاده از عناصر زیر تنظیم کرد، اگرچه ممکن است استفاده از همه آن ها در همه گزارش ها، ضروری نباشد:

• عنوان یا صفحه عنوان (شامل تاریخ تهیه گزارش)
• خلاصه اجرایی/ خلاصه گزارش (شامل خلاصه ای از نتیجه گیری و یا توصیه ها)
• فهرست مطالب
• مقدمه گزارش
• مرجع های گزارش نویسی و روش شناسی
• بدنه اصلی گزارش
• نتیجه گیری ها
• توصیه ها
• منابع یا کتابشناسی
• شواهد / ضمائم تکمیلی (شامل جداول و گرافیک هایی که مانع از تمرکز بر روی خواندن گزارش اصلی می شود)

گزارش کوتاه‌تر ممکن است نیازی به داشتن “صفحه عنوان” نداشته باشد، اما باید “عنوان” داشته باشد. لازم است توجه داشته باشید که گزارش‌های طولانی‌ به فهرست محتوا نیاز دارند. توجه کنید که خلاصه گزارش در هر گزارشی که بیش از چند صفحه باشد مفید است. کاربرد خلاصه گزارش در این است که در صورتی که مخاطب و یا مخاطبان، وقت کافی برای خواندن کل گزارش را نداشته باشند، خلاصه گزارش اغلب، پیام های اصلی را در اختیار مخاطب قرار می دهد.

۴.  نوشتن گزارش مدیریتی

پس از جمع‌آوری، مرتب‌سازی، بررسی و سازمان‌دهی تمام اطلاعات، اکنون وقت آن است که این اطلاعات، به یک گزارش قابل خواندن تبدیل شود.

گزارش را در ابتدا به عنوان پیش نویس کنار هم قرار دهید و در طول نوشتن گزارش، به اهداف اصلی خود توجه داشته باشید. نوشتن گزارش در یک جلسه بهم پیوسته، ممکن است مفید باشد به این دلیل که رشته فکری اصلی خود را حفظ می کنید.

نکات مهم در ارتباط با نوشتن گزارش:

• همانطور که صحبت می کنید بنویسید، اما از بکار بردن اصطلاحات عامیانه، تخصصی و کلیشه ای خودداری کنید.
• از بکار بردن زبان پیچیده‌ نوشتاری بگونه ای که مخاطب شما درک نکند، اجتناب کنید.
• هر بار که یک خط فکری جدید در گزارش شروع می شود، یک پاراگراف جدید شروع کنید – یک متن طولانی و بدون شکستن به پاراگراف های بعدی و یا وجود تعداد کمی فاصله یا فضای خالی، احتمالا برای مخاطب جذاب نخواهد بود.
• از جملات طولانی و پیچیده اجتناب کنید و از کلمات و عبارات کوتاه برای شرح مختصر و شفاف استفاده کنید.
• فقط اطلاعاتی را که خواننده باید بداند را در گزارش درج کنید.
• از اصطلاحات فنی فقط در مواردی استفاده کنید که اجتناب ناپذیر هستند یا در جایی که مطمئن هستید که مخاطبان شما آن اصطلاحات را درک می کنند، ممکن است برای کمک به مخاطبان گزارش، به یک واژه نامه هم در انتهای گزارش، نیاز باشد.
• در مواردی که مناسب است برای تأکید یا خلاصه کردن اطلاعات از لیست های بدون و یا با شماره گذاری استفاده کنید، اما زیاده روی نکنید.

مدیران ارشد و تصمیم‌گیرندگان با خواندن گزارش، در مورد یک پیشنهاد خاص می‌خواهند بتوانند یک تصمیم ساده بگیرند. آیا شما در این گزارش به گرفتن این تصمیم گمک می کنید یا نه؟ توجه داشته باشید که شخصی که گزارش را نوشته، معمولاً بهترین فرد برای نتیجه گیری و ارائه توصیه ها است.

توصیه ها را نباید حذف کرد. اگر نتیجه این است که هیچ چیز اشتباه نیست یا باید تغییر کند، مهم است که بگوییم در این مرحله هیچ اقدامی لازم نیست. توصیه ها ممکن است نیازی به بیش از یک عبارت ساده نداشته باشند، اما توصیه های متعدد باید خلاصه شوند. توصیه ها باید قابل دستیابی باشند، باید شامل یک مقیاس زمانی برای تکمیل باشند و به ترتیب اهمیت فهرست شوند. آمادگی پذیرش مسئولیت توصیه ها را هنگام امضای گزارش داشته باشید.

گرافیک‌هایی از جمله نمودارهای خطی، نمودارهای میله‌ای، نمودارهای دایره‌ای و تصاویر و عکس‌ها، و همچنین جداول داده‌ها، برای بیان اطلاعات پیچیده بسیار ارزشمند هستند. آنها باید با دقت قالب بندی شوند، به وضوح شماره گذاری و عنوان شده و در متن معرفی شوند. اگر گرافیک برای کمک به توضیح یک نکته کلیدی گنجانده شده است، باید تا حد امکان به آن نقطه نزدیک شود. در صورتی که برای پشتیبانی مستند ارائه شده باشد، می توان آن را در ضمیمه های انتهای گزارش قرار داد.

در اینجا پیشنهاد می کنیم که کتاب داستان گویی با داده ها نوشته ادوارد تافتی را مطالعه کنید.

۵.  مرور آنچه تاکنون نوشته اید

همیشه برای مرور مطالبی که نوشته اید وقت بگذارید تا اصلاحات لازم را انجام دهید. بیشتر گزارش‌ها باید در یک زمان خاص یا در یک بازه زمانی مشخص تکمیل شوند در غیراینصورت خاصیت خود را از دست می دهند، بنابراین سعی کنید یک روز قبل از ارسال آن، کامل شده باشد. توصیه نمی شود که گزارش، بلافاصله پس از نگارش آن بررسی شود. بازنگری سند یک یا دو روز بعد می تواند مؤثرتر باشد زیرا ایده ها هنوز در ذهن شما واضح هستند، اما می توانید یک قدم از آن فاصله بگیرید تا شما را در تحلیل انتقادی آنچه نوشته اید کمک کند.

زمانی را به این فکر کنید که آیا گزارش همان چیزی را که شما می خواهید بیان می کند یا نه. حتماً قبل از ارائه گزارش، موارد زیر را بررسی کنید:

• به طور کامل اهداف شما را پوشش می دهد.
• به سادگی قابل خواندن است.
• نتیجه گیری شما بر اساس نتایج بدست آمده از اطلاعات ارائه شده در گزارش است و نه نظرات شخصی شما
• توصیه ها برای اقدامات آتی بر اساس یافته های گزارش است.

علاوه بر این:

• ساختار کلی گزارش را بررسی کنید.
• املاء علائم نگارشی و دستور زبان را بررسی کنید.
• از یک همکار بخواهید گزارش را با دقت بخواند و مسائلی مانند سهولت درک، ساختار، متقاعدکننده بودن، وضوح و عینیت را به شما منتقل کند.

۶.  چاپ و ارسال در گزارش مدیریتی

برداشت اولیه حیاتی است و ارائه گزارش اولین چیزی است که مخاطب و یا خواننده متوجه آن می شود. دو هدف برای ارائه گزارش وجود دارد:

• تا خوانا به نظر برسد.
• تا سازماندهی شده به نظر برسد.

خوانندگان شما، شخصاً شما را با ویژگی هایی که به گزارش نسبت می دهند، مرتبط می کنند. بنابراین، اگر می خواهید آن ها شما را فردی با افکار سازمان یافته و حرفه ای ببینند، این ویژگی هایی است که باید در گزارش خود، اعمال کنید.

در اینجا صحبت از حرفه ای گری مدیران شد. توصیه می کنیم با راهکار جامع مدیریت هوشمند استراتژیک با نگرش ۳۶۰ درجه (SSM) که راهکاری منحصربفرد برای مدیران حرفه ای است، آشنا شوید.

بی شک سبک اسناد سازمانی شما، نحوه چاپ گزارش شما را تعیین کند. اگر سبک خاص سازمانی ندارید، هنگام بررسی طرح گزارش خود به موارد زیر توجه کنید:

• فونت، اندازه و نوع آن
• فاصله ها و حاشیه های سند
• فاصله گذاری استاندار بین خطوط و پاراگراف ها
• شماره گذاری صفحات
• ارائه عناوین و سرفصل های صحیح
• بخش های شماره گذاری شده
• شروع هر بخش در یک صفحه جدید (برای گزارش های طولانی تر توصیه می شود)
• بکار گیری رنگ های مرتبط با سازمان، اگر گرافیک در گزارش دارید
• صحافی (به عنوان مثال، منگنه به هم، سیمی کردن و غیره).

در نهایت، بررسی کنید که چند نسخه از گزارش مدیریتی که تهیه کرده اید، مورد نیاز است و سعی کنید گزارش را زودتر از موعد مقرر ارسال کنید.

در فرایند گزارش نویسی، مدیران باید از موارد زیر اجتناب کنند:

• ارائه اطلاعات ناقص
• نوشتن مطالب غیر شفاف
• طولانی کردن گزارش به شکلی غیر ضروری
• حذف اطلاعات مرتبط و مهم
• نشان دادن عدم اعتماد به نفس در مورد چیزی که می خواهید به آن بپردازید
• خیلی فنی کردن گزارش
• دیر ارسال کردن

در این مقاله سعی کردیم که نکات کاربردی در زمینه نوشتن یک گزارش مدیریتی حرفه ای اشاره کنیم. اما فراموش نکنید که برای اینکه این دانش برای شما تبدیل به یک مهارت شود، می بایست نکات بیان شده را در عمل بکار بگیرید.