یک برنامه جامع برای پیاده سازی مدیریت دانش با استفاده از دارایی‌های فکری و دانش بنیان، بهره وری کارکنان، کیفیت محصول و خدمات را افزایش می‌دهد. با این حال، شیوه پیاده سازی می‌تواند چالش برانگیز باشد!
سازمان‌هایی که به بهره وری بالا فکر می‌کنند، در جستجوی بهترین روش‌ها برای پیاده سازی مدیریت دانش هستند. رمز موفقیت یک رویکرد در حوزه دانش، سنجیده و مرحله‌ای عمل کردن است. پس بدون اتلاف وقت بریم ببینیم چگونه میتوانیم مدیریت دانش را پیاده سازی کنیم؛ با غزال همراه باشید.
۵ ویژگی اصلی در پیاده سازی مدیریت دانش
در یک برنامه مدیریت دانش موفق باید پنج ویژگی زیر را در نظر گرفت:
- افراد: برنامه باید توانایی افراد درون سازمان را برای تأثیرگذاری بر دانش دیگران افزایش دهد.
- فرآیندها: فرایندهایی که ایجاد می‌کنید باید شامل بهترین شیوه‌ها و حاکمیت برای شناسایی، مدیریت و انتشار دانش کارآمد باشد.
- فنآوری: فنآوری انتخابی شما باید نحوه پیکربندی و استفاده از ابزارها و اتوماسیون را برای فعال کردن مدیریت دانش افزایش دهد.
- ساختار: ساختارهای سازمانی باید برای تسهیل و تشویق آگاهی و تخصص میان رشته‌ای تغییر شکل دهند.
- فرهنگ: سازمان شما برای موفقیت در درازمدت باید فرهنگ اشتراک دانش و دانش محور را ایجاد و پرورش دهد.
برای چالش‌های پیاده سازی مدریت دانش آماده شوید
اجرای یک برنامه مدیریت دانش کار ساده‌ای نیست! حتی با بهترین برنامه ریزی، آماده رویارویی با موانع باشید.
برخی از چالش‌های رایج شامل موارد زیر هستند:
- ناتوانی در شناخت یا بیان دانش، تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح
- فاصله جغرافیایی یا موانع زبانی در یک سازمان بین المللی
- محدودیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات
- زمینه‌های تخصصی کم تعریف شده
- تغییر مداوم کسب و کار
- درگیری‌های داخلی (به عنوان مثال قلمرو حرفه‌ای)
- عدم انگیزه یا اهداف مدیریت عملکرد
- برنامه‌های آموزشی یا مربی گری ضعیف
- موانع فرهنگی
۸ مرحله از پیاده سازی مدیریت دانش
این رویکرد هشت مرحله‌ای به شما کمک می‌کند تا برای چالش‌های پیشرو برنامه ریزی کنید، خطرات را به حداقل و پاداش‌ها را به حداکثر برسانید. این روش بر اساس فعالیت‌های آزمایش شده و واقعی برای اجرای هر برنامه سازمانی جدید توسعه یافته است. مراحل اولیه، بر استراتژی، برنامه ریزی و جمع آوری نیازها تأکید داشته و مراحل بعدی بر اجرا و بهبود مستمر تمرکز دارند.
مرحله ۱: اهداف برنامه مدیریت دانش را تعیین کنید
قبل از انتخاب ابزار، تعریف فرآیند و ایجاد گردش کار، وضعیت نهایی ایده آل را متصور و بیان کنید. برای تعیین اهداف برنامه، مشکلات سازمانی که نیاز به حل دارند و عوامل محرکه کسب و کار را تحت تاثیر قرار می دهند، شناسایی و مستند کنید.
اهداف کوتاه مدت و بلند مدت که مشکلات سازمانی را برطرف کرده و محرکان کسب و کار را حمایت می کنند، مستند سازید. اهداف کوتاه مدت باید به دنبال تأیید اعتبار این برنامه در مسیر درست باشند، در حالی که اهداف بلند مدت به ایجاد و انتقال چشم انداز بزرگ‌تر کمک می‌کنند.
مرحله ۲: برای تغییر آماده شوید
مدیریت دانش چیزی فراتر از کاربرد فنآوری است، در واقع این مهم یک نوع تغییر فرهنگی می‌باشد. کارکنان احتمالاً مجبور هستند در نحوه اشتراک دانش خود، تجدید نظر کنند. یک مانع مشترک برای افزایش اشتراک دانش این است که سازمان در درجه اول به عملکرد فردی پاداش می‌دهد. این عمل باعث گسترش رفتارهایی که مغایر با فرهنگ اشتراک دانش و دانش محور است می‌شود.
پیاده سازی موفقیت آمیز یک برنامه جدید مدیریت دانش ممکن است نیاز به تغییر در هنجارهای سازمان و ارزش‌های مشترک داشته باشد. تغییراتی که ممکن است برخی از کارکنان در برابر آن‌ها مقاومت کرده یا حتی سعی در سرکوب آن‌ها داشته باشند. پس برای به حداقل رساندن تأثیر منفی، برای مدیریت تغییرات فرهنگی آماده شوید.
بکارگیری به اصطلاح «قهرمانان مدیریت دانش» در کل سازمان که رفتارهای تسهیم دانش را در بخش‌های خود تشویق می‌کنند و بازخورد ارزشمندی را در اختیار تیم اجرا قرار می‌دهند، امری ضروری است.
مرحله ۳: یک فرایند مدیریت دانش سطح بالا را به عنوان یک بنیاد تعریف کنید
تعیین روند مدیریت دانش سطح بالا، یک گام اساسی برای اجرای موثر است. شروع با یک فرآیند سطح بالا به شما کمک می‌کند تا به تدریج مراحل دقیق را در مراحل چهار، پنج و شش توسعه دهید و آن‌ها را اصلاح کنید. به خاطر داشته باشید، افرادی که کاربران و مشارکت کنندگان دانش هستند، باید بخشی از این مکالمه باشند. فرآیند کاملاً توسعه یافته باید قبل از مرحله هفتم (اجرا)، نهایی و تأیید شود.
سازمان‌هایی که فرایند مدیریت دانش را نادیده می‌گیرند یا به راحتی آن را تعریف می‌کنند، توانایی بالقوه اهداف مدیریت دانش خود را درک نخواهند کرد. نحوه شناسایی، جذب، طبقه بندی و انتشار دانش در بهترین حالت موقتی خواهد بود. بهترین روش‌های معمول مدیریت دانش که باید در برنامه شما مدنظر قرار گرفته شوند، شامل:
استراتژی دانش، شناسایی، ایجاد، طبقه بندی، ضبط، اعتبار سنجی، انتقال، نگهداری، بایگانی، اندازه گیری و گزارش گیری هستند.
مرحله ۴: نیازهای فناوری را تعیین و اولویت بندی کنید
وقت آن است که ارزیابی کنیم چه نوع فنآوری، فعالیت‌های مربوط به مدیریت دانش سازمان شما را تقویت می‌کند. شما می‌توانید نیازهای فناوری مدیریت دانش خود را بر اساس اهداف خود در مرحله یک و کنترل فرآیند و معیارهایی که در مرحله سه تعریف کرده‌اید، تعیین و اولویت بندی سازید.
راه حل‌های مدیریت دانش، گسترده و متنوع است. درک هزینه و سود هر نوع فنآوری و تشخیص اینکه چگونه فنآوری می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف کمک کند، امری ضروری است. از آنچه امروز کارکنان استفاده می‌کنند و آنچه در آینده نیاز خواهند داشت، درک درستی به دست آورید.
بدون اینکه تشخیص دهید آیا فنآوری‌های موجود نیازهای شما را برآورده می‌کنند یا خیر! در انتخاب یک فنآوری جدید خیلی شتابزده عمل نکنید. اگر پشتیبانی گسترده و نیاز به ارزیابی و اتوماسیون پیشرفته وجود داشته باشد، می‌توانید تصمیمات پرهزینه فنآوری مدیریت دانش را با یک استراتژی بهتر انجام دهید.
مرحله ۵: وضعیت فعلی را ارزیابی کنید
بعد از اینکه اهداف برنامه خود را در پیاده سازی مدیریت دانش تعیین کردید، برای تغییرات فرهنگی آماده شدید، فرآیندی سطح بالا را تعریف کردید و نیازهای فناوری خود را تعیین و اولویت بندی نمودید، می‌توانید وضعیت مدیریت دانش موجود در سازمان خود را ارزیابی کنید.
ارزیابی باید پنج مؤلفه اصلی مدیریت دانش را شامل شود که در مجموعه کارکنان، فرآیندها، فنآوری، ساختار و فرهنگ خلاصه می‌شود. یک ارزیابی معمول باید یک نمای کلی از وضعیت فعلی، شکاف‌های بین وضعیت فعلی و مطلوب و توصیه‌هایی برای رفع این شکاف‌ها ارائه دهد. این توصیه‌ها پایه و اساس نقشه راه در مرحله شش خواهند بود.
مرحله ششم: برای پیاده سازی مدیریت دانش نقشه راه تعیین کنید
با در دست داشتن ارزیابی وضعیت فعلی، زمان آن فرا رسیده است که نقشه راه یعنی اجرای برنامه مدیریت دانش خود را تهیه کنید. اما قبل از هر کاری، باید پشتیبانی مدیران رده بالا و بودجه لازم برای اجرا و مدیریت برنامه مدیریت دانش را فراهم کنید. بدون این پیش نیازها، تلاش شما بی فایده خواهد بود.
داشتن شواهد محکم از کاستی‌های سازمان از طریق ارزیابی، باید نرخ فوریت را افزایش دهد. داشتن استراتژی در مورد چگونگی غلبه بر کاستی‌ها در جلب حمایت رهبری و دریافت بودجه، مورد نیاز و حیاتی است. این استراتژی می‌تواند به عنوان یک نقشه راه از پروژه‌های مرتبط ارائه شود که هر یک به پر کردن خلأهای شناسایی شده در مرحله ارزیابی می‌پردازد.
بروزآوری نقشه راه پیاده سازی یک فرآیند مداوم است. نقشه راه نقاط عطف و وابستگی‌های اصلی را نشان دهد. یک نقشه راه خوب باید اهداف کوتاه مدت را به سرانجام برساند تا پشتیبانی از مراحل بعدی را تقویت کند.
با گذشت زمان، نقشه را بر اساس تغییر شرایط اقتصادی و محرک‌های کسب و کار بررسی و تکامل دهید. بدون شک از طریق درس‌هایی که از پروژه‌های قبلی آموخته‌اید، می‌توانید آن‌ها را برای پروژه‌های آینده نیز استفاده کنید.
مرحله ۷: یک برنامه مدیریت دانش را اجرا کنید
پیاده سازی مدیریت دانش به منابع و بودجه قابل توجهی نیاز دارد. تا زمانی که ارزش و مزایای برنامه مدیریت دانش شناخته شود، باید در این حوزه سرمایه گذاری کرد. با این اوصاف، زمان آن رسیده است که مدیریت دانش را اجرا کنید.
شما می‌دانید که اهداف چیست، شما به درستی ریسکهای فرهنگی را کاهش داده اید، شما فرآیندها و فنآوری‌هایی را دارید که می‌توانید برنامه مدیریت دانش سازمان خود را فعال و راه اندازی کنید. شما می‌دانید که شکاف‌های موجود چیستند و یک نقشه راه دارید که به شما می‌گوید چگونه می‌توانید آن‌ها را برطرف کنید.
مرحله ۸: برنامه مدیریت دانش را اندازه گیری و بهبود دهید
چگونه می‌دانید سرمایه گذاری در حوزه مدیریت دانش کارآمد بوده است؟ شما به روشی برای اندازه گیری اثربخشی و مقایسه نتایج با آنچه پیش بینی شده نیاز دارید. در صورت امکان، برای اندازه گیری عملکرد قبلی سازمان قبل از اجرای برنامه مدیریت دانش، برخی از اندازه گیری‌های پایه‌ای را تعیین کنید. سپس، پس از اجرا، نتایج جدید را با نتایج قبلی مقایسه کرده و ببینید که چگونه عملکرد بهبود یافته است.
اگر مزایا به اندازه آنچه پیش بینی می‌کنید واضح نیستند، ناامید نشوید. مدتی طول می‌کشد تا سازمان با فرآیندها و پیشرفت‌های جدید به مهارت بالا برسد. با گذشت زمان، نتایج باید به همان روال پیش بروند.
هنگام تصمیم گیری در مورد معیارهای مناسب برای اندازه گیری پیشرفت سازمان خود، یک کارت امتیاز دهی ایجاد کنید که معیارهایی را در زمینه‌های عملکرد، کیفیت، انطباق و ارزش ارائه دهد. نکته کلیدی در ایجاد کارت امتیاز، ارائه بینشی ارزشمند درباره آنچه کارآمد است و اینکه چه چیزی مفید نیست، فراهم خواهد کرد. سپس می‌توانید اقدامات لازم را برای کاهش شکاف‌های انطباق، عملکرد، کیفیت و ارزش انجام دهید. این کار در بلند مدت کارآیی کلی برنامه مدیریت دانش را بهبود می‌بخشد.
کلام آخر
پیاده سازی مدیریت دانش به زمان و منابع نیاز دارد اما نتایج می‌توانند چشمگیر باشند. همچنین می‌توانید با اتخاذ یک رویکرد مرحله به مرحله که بازده مفیدی در هر مرحله دارد، خطر را به حداقل برسانید. سازمان‌هایی که این نوع سرمایه گذاری را در مدیریت دانش انجام داده‌اند، به سرعت به نتایج دلخواه خود رسیده‌اند. این سازمان‌ها با استفاده از برنامه ریزی و داشتن استراتژی به افزایش کارآیی و تصمیم گیری بهتر کمک کردند تا دانش به شکلی فرهنگی در سازمان جریان یابد.
