بخش منابع انسانی دیگر فقط مربوط به کارکنان نیست! بخش کلیدی مدیریت موفق استراتژیک منابع انسانی شامل ایجاد، نظارت و به روزرسانی فرآیندها است. اتخاذ یک رویکرد تصادفی برای مدیریت استراتژیک حوزه منابع انسانی یک اشتباه است. شما برای جذب، تأمین، استخدام، توسعه و حفظ استعدادها جهت موفقیت در کسب و کار، به فرآیند مدیریت منابع انسانی نیاز دارید. اما منظور از فرآیند در حوزه منابع انسانی چیست؟ برای پاسخ با غزال همراه باشید.
مزایای فرآیند مدیریت منابع انسانی
شما باید فرآیندهای منابع انسانی را ایجاد کنید تا دپارتمان منابع انسانی خود را به راحتی مدیریت کرده و تأثیر مثبتی روی سازمان خود بگذارید. فواید فرآیند مدیریت منابع انسانی شامل موارد زیر است:
۱- تصمیم‌های بهتر اتخاذ خواهند شد
هنگامی که فرآیندی با مراحل تعریف شده دارید، می‌دانید که چگونه شروع به کار کنید و چه کارهایی را باید بعداً انجام دهید. لازم نیست که هر مرحله را طی کنید، بنابراین می‌توانید سریع‌تر حرکت کرده و متناسب با روند تصمیم گیری کنید. شما به جای تصمیم گیری سریع، در پشت هر تصمیم دلیلی قاطع دارید.
۲- اهداف سازمانی برآورده می‌شوند
با ایجاد و انجام یک فرآیند، می‌توانید عملکرد را اندازه گیری کنید. ردیابی متریک برای هر فرآیند داده‌هایی را ایجاد می‌کند که می‌توانید برای بهینه سازی فرآیند و گرفتن نتایج بهتر از آن استفاده کنید. هر بار که این فرآیند را تکرار می‌کنید، خواه استخدام باشد خواه توجه به نیازهای کارکنان، برای اصلاح و ساده سازی مراحل مختلف، داده‌های بیشتری تولید خواهید کرد.
۳- منابع بهینه خواهند شد
با فرآیندهای خودکار تعریف شده، می‌توانید از وقت، انرژی و منابع خود برای بهره مندی بیشتر و بهتر استفاده کنید. می‌توانید روشی آزمایش شده را دنبال کنید که نتایج قابل پیش بینی را ارائه می‌دهد. با این کار وقت خود را برای تمرکز بر استراتژی منابع انسانی خود آزاد کرده و مطمئن می‌شوید که نیروی کاری شما عملکرد خوبی به همراه دارد.
۷ فرآیند منابع انسانی
این هفت فرآیند منابع انسانی ضروری را در سازمان خود پیاده کنید تا به مزایای فوق پی ببرید. اما ابتدا باید این فرآیندها را تعریف و ایجاد کرده و سپس آنها را به بهترین روش‌های منابع انسانی تبدیل کنید که می‌توانید بارها و بارها از آن استفاده نمایید.
۱- استخدام
داشتن یک فرآیند استخدام سازمان یافته، مؤثر و کارآمد برای جذب متقاضیان با استعداد که از کار در سازمان شما هیجان زده هستند، بسیار مهم می‌باشد. برای تحقق در این امر مراحل زیر را انجام دهید:
- روند استخدام خود را با اهداف و برنامه سازمانی هماهنگ کنید.
- وقت خود را برای مصاحبه با نامزدی که می‌خواهید جذب کنید، اختصاص دهید.
- از استراتژی جذب استعدادها استفاده کنید.
- مدیران منابع انسانی با ابزارهایی مانند ارزیابی، تماس‌های تلفنی سریع و کارت‌های امتیازی که با توجه به مهارت و تجربه مورد نیاز، نامزدها را علامت گذاری می‌کنند.
- به طور ایده آل به نامزدها اجازه دهید تا زمان مصاحبه را خودشان تعیین کنند.
- پیشنهاد شغلی را با شرایطی واضح ارائه دهید.
۲- پردازش
برداشت‌های اول مهم هستند، بنابراین روند پردازش را به درستی انجام دهید. مشابه روند استخدام، اگر تجربه خوبی را ارائه ندهید و بی‌نظم و غیر موثر به نظر برسید، اثرات خوبی از سازمان خود منتقل نخواهید کرد. برای اینکه اولین روزها و هفته‌های استخدام جدید در سازمان خود را به یک تجربه دلپذیر و سازنده تبدیل کنید، یک چک لیست پردازشی ایجاد کنید.
در چک لیست مراحل زیر را انجام دهید:
- برای نهایی کردن استخدام، سریعاً با کارمند جدید تماس بگیرید.
- قبل از روز اول تمام مدارک را آماده کرده و مطمئن شوید که استخدام جدید شما مدارک و مستندات مورد نیازش را در اختیار دارد.
- به کارکنان موجود در مورد استخدام جدید و زمان شروع کار آنها بگویید.
- فضای کاری را برای کارمند جدید تشریح کنید.
- حساب و ورود به سیستم را تنظیم کنید.
۳- برنامه ریزی نیروی کار
برنامه ریزی نیروی کار هم شامل فرآیندهای استراتژیک منابع انسانی و هم مدیریت روزمره کارکنان است. این فرآیند شامل نیازهای پرسنلی، مدیریت حضور و غیاب، برنامه ریزی شیفت‌های کاری و مدیریت اضافه کاری است. برای تنظیم برنامه ریزی منابع انسانی خود، مراحل زیر را در نظر بگیرید:
- عملکرد نیروی کار را تجزیه و تحلیل کنید: کشف کنید چه مهارت‌هایی دارند، به کدام یک از آنها نیاز است و عملکرد کارکنان فعلی شما چیست.
- پیش بینی نیازهای آینده شغلی کسب و کار: کارکنان مورد نیاز و مهارت‌های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف کسب و کار را پیش بینی کنید.
- نیروی کار خود را بهینه کنید تا با اهداف سازمان همسو شوند: این می‌تواند استخدام برای مهارت‌های جدید، تغییر تعداد کارکنان در شیفت‌های کاری یا افزایش مهارت کارکنان فعلی باشد.
۴- مدیریت استعداد
غالباً سازمان‌ها افراد مستعدی را استخدام می‌کنند تا سازمان را ارتقاء دهند. این مهم برای حفظ کارکنان با استعداد کافی نیست! مدیریت استعدادها با هدف پرورش کارکنان جهت بهره مندی بیشتر، ایجاد مهارت‌های جدید و ارتقاء عملکرد کاری آنها انجام می‌شود.
برای ایجاد فرآیند منابع انسانی در بخش مدیریت استعداد، شما باید کارهای زیر را انجام دهید:
- استراتژی‌های استخدام و پردازش مجدد خود را بازنگری کنید تا از لحظه تصمیم گیری برای جذب مطمئن شوید و استعدادها را رشد دهید.
- با کمک کارکنان، فرصت‌های یادگیری و توسعه مستمر را فراهم کنید.
- پاداش کار سخت را با به رسمیت شناختن و به گونه‌ای خلاقانه ارائه دهید.
- روی تجزیه و تحلیل نیروی کار سرمایه گذاری کنید تا بتوانید به طور مداوم روند مدیریت استعداد خود را بهینه سازید تا مطمئن شوید این موارد نیازهای کارکنان و سازمان شما را برآورده می‌کند.
۵- مدیریت عملکرد
یک فرآیند مدیریت عملکرد باید به نفع سازمان و کارکنان باشد. سازمان‌ها معمولاً معیارها و اهداف عملکرد سالانه را تعیین می‌کنند و فقط در بازبینی سالانه به مواردی خاص می‌پردازند. برای اعمال تغییرات در این زمان خیلی دیر است! امروزه سازمان‌های آینده نگر به روندهای منظم و مداوم مدیریت عملکرد روی می‌آورند.
نکات زیر می‌توانند فرآیندی را ایجاد کنند که به نفع سازمان و کارکنان باشند:
- اقدامات و اهداف عملکرد را به طور مشترک برای مدیران و کارکنان تعیین کنید.
- انواع مختلف بازخورد مانند رتبه بندی کارکنان یا بازخورد ۳۶۰ درجه را اجرا کنید.
- بررسی‌های منظم اعم از کوتاه مدت به صورت مکالمه پنج دقیقه‌ای یا از طریق ایمیل را انجام دهید..
۶- یادگیری و توسعه
آموزش باید اولین چاره باشد، نه آخرین! یادگیری یک اولویت مهم برای کسب و کار شما است. فرصت‌های یادگیری و توسعه باعث افزایش روحیه کارکنان می‌شوند و میزان ماندگاری کارکنان در سازمان را بهبود می‌بخشند. همچنین می‌توانید از مهارت‌های کارکنان که از یادگیری حاصل شده است برای کمک به رشد و توسعه کسب و کار خود در آینده استفاده کنید.
موارد زیر به شما کمک می‌کنند تا یک فرآیند یادگیری و توسعه ایجاد کنید:
- برای شناسایی مناطقی که کارکنان برای دستیابی به اهداف خود به آموزش نیاز دارند، از داده‌های فرآیند مدیریت عملکرد استفاده کنید.
- با ایجاد و پیگیری معیارهای موفقیت عملکرد کارکنان و سازمان، اثربخشی ابتکارات آموزشی خود را بسنجید.
۷- انتقال دانش
خروج کارکنان از سازمان هنوز یک فرآیند نسبتاً جدید در مدیریت منابع انسانی است. در گذشته، سازمان‌ها اغلب نسبت به خروج کارکنان بی تفاوت بودند. هدف فرآیند انتقال دانش این است که دانش کارکنانی که از سازمان خراج شده‌اند را به کارکنان دیگر منتقل کرد. این مهم می‌تواند تا حدودی مشکل خروج یک کارمند با استعداد را بر طرف کند.
به هر روی، مهم است که مراحل زیر را دنبال کنید:
- نحوه خروج کارکنان را متناسب با نقش و شرایط موجود تنظیم کنید.
- برای اطمینان از اینکه دانش و همۀ موارد کلیدی به فرد یا افراد جایگزین منتقل شده است، یک چک لیست برای این موضوع ایجاد کنید.
- برای دریافت نکات کلیدی، یک مصاحبه با فردی که قصد خارج شدن از سازمان را دارد، انجام دهید.
- کارهایی مانند امضای نامه پایان کار و سایر اسناد قانونی جهت خارج شدن کارکنان را قبل از آخرین روز حضور آنها انجام دهید.
