راهنمای جامع مدیریت منابع انسانی

هر وقت که اصطلاحاتی مانند مدیریت منابع انسانی را می‌شنویم، تصویری از مدیرانی را در ذهن تجسم می‌کنیم که به امور مربوط به پرسنل رسیدگی می‌کنند. اما واقعیت چیز دیگری را بیان می‌کند! ما برای مدیریت منابع انسانی، دو اصطلاح هنر و علم را انتخاب کرده‌ایم زیرا مدیریت در این حوزه به معنای هنر اداره کردن افراد با توسل به رویکردهای علمی، خلاقانه و ابتکاری است. در این مطلببا ارائه یک تصویر همه جانبه از مدیریت منابع انسانی، به شما کمک می‌کنیم تا با اهمیت این حوزه مهم مدیریتی آشنا شوید.

مدیریت منابع انسانی به چه معناست؟

مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) که به اختصار به نام HRM نیز گفته می‌شود، شامل تمام کارهایی است که در راستای مدیریت کارکنانِ یک شرکت انجام می‌شود.

این کارها طیف وسیعی از جمله  استخدام، انتخاب و معرفی کارکنان، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، سیستم جبران خدمات، ارائه مزایای کاری به کارکنان، روش‌های ایجاد انگیزه، تقویت روابط بین فردی افراد و حفظ افراد ارزشمند و توانمند را در بر می‌گیرد .

مدیریت واحد منابع انسانی در سازمان‌ها، شامل هماهنگی و ارتباط میان کارکردهای مختلف زیر است:

• تامین، توسعه و رفاه تمامی نیروها در سازمان؛
• کمک و تشویق به دستیابی اهداف فردی و اجتماعی در داخل سازمان جهت رسیدن به اهداف سازمانی؛
• ایجاد و حفظ روحیه تیمی قوی، کار تیمی و فرهنگ شرکتی سالم؛
• پیگیری و حصول اطمینان از سلامت روحی و روانی منابع انسانی؛
• کمک به حل چالش‌های فردی و سازمانی افراد؛

تاریخچه‌ی شکل‌گیری مدیریت منابع انسانی

انجام بزرگترین پروژه‌ها و سخت‌ترین کارها، از گذشته تا به امروز، هیچگاه بدون حضور نیروی انسانی و مدیریت صحیح آنها امکان‌پذیره نبوده است. اگر به روند تکامل موضوع مدیریت منابع انسانی در دنیا نگاهی گذرا داشته باشیم، خواهیم دید هرچقدر توجه به نیروی کار افزایش پیدا کرده، نه تنها نگاه مدیران به نیروهای کار توسعه پیدا کرده است بلکه رضایت دوطرفه میان افراد و سازمان افزایش پیدا کرده و خروجی نهایی سازمان، به نفع هر دو طرف بوده است.

• قرن ۱۸ میلادی- The Welfare Officers: انقلاب صنعتی قرن هجدهم اقتصاد را از کشاورزی به کارخانه‌ها تغییر داد و این انتظار از سازمان‌ها می‌رفت تا صرفاً به هزینه‌ها فکر کنند تا بتوانند نتایج مورد نظر خود را کسب کنند. همچنین رفته رفته نیاز به طراحی سیستمی برای استخدام، پرداخت دستمزد، ثبت ساعات کار کارکنان و ارائه مسکن و مراقبت‌های بهداشتی احساس شد. در این دوران، نظارت بر کارگران بر عهده welfare officers یا ماموران اداره رفاه و تامین اجتماعی بود.
• قرن ۱۹ میلادی – مدیریت پرسنل: با گسترش کسب‌وکار و کارخانه‌ها، کمبود نیروی کار احساس شد. از طرفی کارکنان، ساعات طولانی در شرایط سخت کار می کردند. برای جستجوی راه‌حل، ایده‌های علمی برای افزایش بازده نیروی کار، به‌ویژه تئوری مدیریت علمی فردریک تیلور در رابطه با مدیریت پرسنل به کار گرفته شد.
• قرن ۲۰ میلادی – مدیریت منابع انسانی: مطالعات هاثورن التون مایو رویکرد مدیریت علمی تیلور را برای افزایش بهره‌وری زیر سوال برد. تحقیقاتی که در ادامه انجام شد نشان دادند که محرک های اولیه انگیزه و بهره وری، عوامل پولی نیستند. مجموعه ای از نظریه‌های جدید بر اساس این دیدگاه رفتاری پدید آمدند و اصطلاح مدیریت منابع انسانی به کار رفت.
• قرن ۲۱ میلادی- “مدیریت استراتژیک منابع انسانی” و “مدیریت سرمایه انسانی”: افزایش صنایع مبتنی بر فناوری و دانش در حال تشدید رقابت در عرصه جهانی هستند. در عین حال، کمبود کارگران با مجموعه مهارت‌های مناسب وجود دارد. در نتیجه، بسیاری از سازمان‌ها شیوه‌های مدیریت استراتژیک منابع انسانی را برای تأثیرگذاری بلندمدت بر موفقیت شرکت اتخاذ کرده‌اند و به نیروهای خود به عنوان سرمایه‌های سازمان تحت عنوان مدیریت سرمایه انسانی یاد می‌کنند.

 

مدیریت استعداد؛ رویکرد جدید مدیریت نیروی کار

تکامل پیدا کردن مفهوم HRM منجر به شکل‌گیری مفهومی به نام مدیریت استعداد یا Talent Management شد که استراتژی است تا سرمایه انسانی مورد نیاز کسب‌وکارها را پیش‌بینی کند. مدیریت استعداد در مورد جذب افراد متخصص و ماهر است تا با درک نیازهای مهارتی آینده، ارزیابی شایستگی ها، آموزش و توسعه کارکنان، و حفظ انگیزه و همراهی، آنها را برای طولانی مدت حفظ کنند.

فرآیند مدیریت استعداد دارای ۴ مرحله اصلی است:

توجه به همه ابعاد مدیریت استعداد، به شدت به مدیران HR‌ توصیه می‌شود اما یکی از مهم‌ترین نکاتی که در این مفهوم باید به آن توجه شود این است که افراد شاغل در یک سازمان، باید درک روشنی از این داشته باشند که شرکت چه کاری انجام می‌دهد، چه هدفی را دنبال می‌کند و آنها در این ماجراجویی، چه نقش و وظایفی بر عهده دارند. هرچقدر حقوق و مزایای یک نفر عالی باشد ولی نتوان به این پرسش‌ها به درستی پاسخ داد، نمی‌توان از افراد انتظار داشت تا در بلندمدت مشتاقانه با شما همکاری و خلق ارزش کنند.

هدف مدیریت منابع انسانی چیست و چه اصولی را شامل می‌شود؟

هدف اصلی مدیریت منابع انسانی این است که اطمینان حاصل شود که کارکنان قادر به انجام وظایف خود به بهترین و کارآمدترین شیوه ممکن هستند. این به معنای اطمینان از مثمر ثمر بودن فرهنگ برای کار مؤثر است. همچنین به این معنی است که مطمئن شوید که فرد مناسب در موقعیت مناسب برای انجام وظایف خود و به دست آوردن حس تعلق به شرکت قرار دارد.

توجه به دو فاکتور “عملکرد” و “تناسب”، مساله‌ای است که هدف اصلی مدیران منابع انسانی است و صرفاً محدود به این واحد سازمان نمی‌شود. چرا که انجام درست فرآیندهای واحد HR، در ادامه می‌تواند تاثیر مستقیمی بر روی عملکرد سایر واحدهای کسب وکار و موفقیت یا شکست آنها داشته باشد.

برای اینکه یک واحد منابع انسانی بخواهد عملکرد اثربخشی در دنیای امروز و منابع انسانی با نیازهای پیچیده داشته باشد، باید به ۱۰ مولفه زیر به عنوان چارچوب‌های HRM توجه زیادی داشته باشد:

1. مقرون به صرفه بودن
2. رقابتی بودن
3. انسجام
4. اعتبار
5. ارتباط
6. خلاقیت
7. مزیت رقابتی
8. صلاحیت
9. تغییر
10. تعهد

با توجه به برداشت کلی که تا به اینجا از واحد منابع انسانی، اهداف و چارچوب‌های آن پیدا کردید، لازم است در این مرحله به این موضوع بپردازیم که واحد منابع انسانی چگونه شکل می‌گیرد و به چه زیرساخت‌هایی نیاز دارد.

۱۲ گام برای راه‌اندازی واحد منابع انسانی

شاید یکی از مهم‌ترین سوالات کسب وکارهای نوپا این باشد که واحد HR چگونه شکل می‌گیرد، یا حتی برای کسب وکارهای بالغ‌تر، ممکن است این سوال مطرح شود که آیا واحد نیروی انسانی آنها، به درستی شکل گرفته و عمل می‌کند یا خیر. به همین دلیل در ادامه به ۱۲ گام جهت تشکیل واحد مدیریت منابع انسانی پیشرفته اشاره می‌کنیم.

گام اول: با فرهنگ سازمان خود آغاز کنید

وقتی یک نفر جذبِ یک سازمان می‌شود، فرهنگ آن شرکت برای آن فرد معنا پیدا می‌کند و به تصویر کشیده می‌شود. برای مثال نحوه تعامل افراد با یکدیگیر و همچنین ارتباط افراد با مدیر مستقیم خود، موضوعی است که در کسب وکارهای مختلف شکل‌های مختلفی دارد.

از سوی دیگر هدف اصلی واحد HR تمرکز بر افراد درون سازمان است. این امر شامل نگهداری، توسعه، پرداخت، استخدام و ارتقای آنها است که همه این موارد بطور مستقیم با فرهنگ شرکت مرتبط است تا این واحد سازمان، بطور متمرکز بر روی تقویت هر کدام از این وظایف تمرکز کند.

فرهنگ سازمان، در قلب هر عملکرد واحد مدیریت منابع انسانی است.

گام دوم: “چرا”یی سازمان را تعریف کنید

ایجاد یک بخش منابع انسانی از ابتدا چشم اندازی برای رشد حرفه ای شرکت ایجاد می کند. به عنوان یک سازمان، این سوال را از خودتان بپرسید که چرا شرکت شما کاری را که الان انجام می‌دهد را انجام می‌دهد؟

یکی از دلایل اهمیت پرسیدن این سوال این است که منابع انسانی، اولین نقطه تماسی که مشتریان با شرکت شما برقرار می‌کنند و اگر نتوانید به این سوال پاسخ قانع‌کننده‌ای بدهید، در ادامه به مشکل برخواهید خورد.

بنابراین زمانیکه قصد تشکیل واحد HR را دارید، حتما به تمام مواردی همچون اهداف، چشم انداز، و درنهایت به “چرا”ها در سازمان، پاسخ دهید و برای انجام هرکدام از آنها، دلایلی داشته باشید.

گام سوم: یک برنامه ماموریتی تنظیم کنید

هنگام ایجاد مأموریت برای سازمان خود، باید به وضعیت نابسامان را بهبود دهید. شما “چرا” را تعیین کرده اید، بنابراین اکنون زمان آن است که مشخص کنید چه چیزی را می خواهید به انجام برسانید و دقیقاً چگونه می خواهید آن را به انجام برسانید.

به همین دلیل اینگونه به موضوع نگاه کنید که دپارتمان منابع انسانی شما، در آینده به چه ابزارهایی دسترسی خواهد داشت تا بتواند ماموریت خود را برنامه ریزی و پیاده سازی کند. به عنوان مثال، به آنها اجازه می‌دهد تا شرح شغل، آموزش و فعالیت‌های کارکنان را بر اساس ماموریت کلی سازمان ایجاد کند.

هنگامی که کاندیدهای استخدام برای مشاغل در سازمان شما درخواست می‌دهند، ممکن است بررسی کنند که آیا برنامه ماموریتی شما با اهداف حرفه ای آنها مطابقت دارد یا خیر. بنابراین، باید مطمئن شوید که مأموریت‌تان با چه دقتی، آنچه را که انجام می‌دهید و نحوه انجام آن را به صورت مختصر تعریف می‌کند.

نمونه‌ای از یک بیانیه ماموریت:

بایننس: ماموریت ما ارائه‌دهنده خدمات زیرساختی در حوزه ارزهای دیجیتال است. پلتفرم ما مورد اعتماد میلیون ها نفر در سراسر جهان است و دارای مجموعه بی نظیری از محصولات مالی است. صرافی بایننس بزرگترین صرافی ارزهای دیجیتال از نظر حجم معاملات است.

 

گام چهارم: برای واحد HR خود یک پروپوزال بسازید

در این مرحله باید لیستی از الزامات تیم منابع انسانی ایجاد کنیم.

با ارزیابی اینکه بخش منابع انسانی به چه تعداد کارمند نیاز دارد شروع کنید و سپس ساختار سازمانی بخش را تعریف کنید –مشخص کنید چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد. در نهایت، بودجه ای تنظیم کنید و میزان پولی که به بخش منابع انسانی اختصاص می دهید را ارزیابی کنید.

در حین کار بر روی پروپوزال خود، در نظر بگیرید که بخش منابع انسانی کدامیک از کارهای زیر را می‌خواهد انجام دهد:

• ایجاد فرآیند onboarding
• تعیین مقررات خاص
• تعیین مزایای کارکنان
• حفظ برنامه‌های شناسایی کارکنان
• آماده شدن برای ممیزی‌

حتی اگر سازمان شما قبل از ایجاد بخش منابع انسانی نیازی به تایید مدیریت ارشد نداشته باشد، ایجاد یک پروپوزال به سود شما خواهد بود؛ زیرا حکم یک نقشه راه را برای شما دارد تا در ادامه به آن مراجعه کنید.

گام پنجم: تیم منابع انسانی خود را تشکیل دهید

وقتی انتظارات خود از واحد HR مشخص کردیم، زمان آن رسیده که شرح شغل‌های مختلف این واحد را بنویسیم و فرآیند استخدام را شروع کنیم.

اول از همه، با استخدام یک مدیر منابع انسانی که شرایطی را که شما تعیین کرده اید برآورده می کند، شروع کنید. این فرد به شما کمک می‌کند در پیشبرد این واحد از سازمان و اعضای آن، کمک قابل توجهی خواهد کرد.

گام ششم: : حقوق و مزایای کارکنان را مشخص کنید

همانطور که بخش منابع انسانی خود را راه اندازی می کنید، باید حقوق و مزایای کارکنان را نیز تعیین کنید. برخی از مزایای خاصی که باید در نظر گرفت عبارتند از:

• بیمه (تامین اجتماعی، تکمیلی، عمر و…)
• مرخصی‌های با حقوق (مرخصی‌های استحقاقی، استعلاجی، تعطیلات)
• امتیازات کارکنان (پاداش‌، کارت هدیه و…)

فرهنگ و مأموریت شرکت خود را در نظر بگیرید و مزایای خاصی را انتخاب کنید که متناسب با ویژگی‌های سازمان شما باشد. در مورد پاداش کارکنان، ابتدا بازار را بررسی کنید و مطمئن شوید که ساختار پرداخت شما رقابتی و منصفانه است. به خاطر داشته باشید که با تغییر شرایط اقتصادی حاکم بر جامعه، برنامه‌های جبران خدمات‌تان نیز باید تغییر کند.

گام هفتم: سیاست‌های منابع انسانی را توسعه دهید

توسعه خط‌مشی‌های منابع انسانی نه تنها به ما کمک می‌کند تا انتظارات کارکنان را مدیریت کنیم، بلکه ساختار لازم را برای رسیدگی به مسائلی که ممکن است در محل کار به وجود بیاید در اختیار شما قرار می‌دهد.

برای انجام این کار، ابتدا باید بایدها ونبایدها را درنظر بگیرید و سپس درنظر بگیرید که افراد باید از چه قوانینی پیروی کنند. اینها می‌تواند حول مسائل زیر باشد:

• رفتار کارکنان
• اقدامات انضباطی
• سلامت و امنیت افراد

گام هشتم: یک کتابچه راهنمای کارمند تولید کنید

بعد از اینکه خط‌مشی‌ها و مقررات خود را تدوین کردید، زمان آن رسیده است که آنها را در یک کتابچه راهنمای جامع پرسنل قرار دهید تا همه اعضای تیم بتوانند در طول دوران استخدام خود به آن مراجعه کنند.

این کتاب باید راهنمای همه کارمندان در زمینه قوانین، چشم انداز و ماموریت، سیاست‌ها و انتظارات  سازمان باشد. بهترین کار این است که با تغییر سازمان و خط‌مشی‌هایتان، به‌طور مستمر کتابچه راهنما را نیز به‌روزرسانی کنید.

گام نهم: سیستم حقوق و دستمزد را راه‌اندازی کنید

یکی از وظایف اصلی هر بخش منابع انسانی، حقوق و دستمزد است. بنابراین، ایجاد این سیستم در مراحل اولیه بسیار مهم است.

به منظور پرداخت مؤثر به موقع به کارکنان خود، باید خط مشی‌ها و رویه‌های مناسب و همچنین دستورالعمل‌هایی را برای اقداماتی که در صورت بروز خطا رخ می‌دهند، ایجاد کنید.

پرداخت مداوم و به موقع، بهترین راه برای ایجاد اعتماد کارکنان است، بنابراین برای اطمینان از راه‌اندازی کامل و درستِ این سیستم، وقت کافی اختصاص دهید.

گام دهم: رویه‌های جذب و استخدام را ایجاد کنید

وقتی نوبت به استخدام نیروهای جدید می‌رسد، ایجاد یک سیستم کارآمد با اجرای رویه هایی که از سازمان شما پشتیبانی می‌کند، ضروری است. همچنین باید در نظر داشته باشید که فرآیند ورود به سازمان از دیدگاه کاندیدای استخدام، چگونه جریان پیدا خواهد داشت.

گام یازدهم: معیارهای قابل سنجش درنظر بگیرید

وقتی کارکنان متوجه شوند چه چیزی از آنها خواسته می‌شود، در واقع آنها درک می‌کنند موفقیت از نظر سازمان، چه معنا و مفهومی دارد. برای اینکه بتوان عملکرد واحد HR را به خوبی ارزیابی کرد، باید برخی از معیارهای زیر (به عنوان نمونه) مورد ارزیابی قرار بگیرد:

• زمان استخدام
• نسبت انجام مصاحبه به پیشنهادات کاری
• نرخ پذیرش موقعیت‌های شغلی
• هزینه هر استخدام
• کیفیت استخدام

گام دوازدهم: رشد واحد HR را بازنگری کنید

آخرین گام برای ایجاد یک بخش منابع انسانی، بازنگری در رشد آن است. با ارزیابی مؤلفه‌هایی که از قبل تعیین کرده‌اید و همچنین مؤلفه‌هایی که عملکرد مناسبی از خود نشان نداده‌اند، شروع کنید. می توانید یافته های خود را در یک سند خلاصه کنید و تغییرات جاری را از طریق آن پیگیری کنید.

همچنین یکی از بهترین کارهایی که می توانید به عنوان یک شرکت انجام دهید، بررسی نتایج و ایجاد تغییرات مناسب برای آینده است. راه اندازی یک بخش کارآمد منابع انسانی به شما کمک می کند رشد ثابتی داشته باشید.

پس از راه اندازی واحد منابع انسانی در سازمان، مدیر HR‌ باید ابتکار عمل را در دست بگیرد و شروع به برنامه ریزی و انجام کارها کند.

مدیر منابع انسانی چه وظایفی دارد؟

همانگونه که در ابتدا به آن اشاره کردیم، باید در جنبه‌های مختلفی از فرآیند جذب و  نگهداشت کارکنان، بتواند شرایط لازم را برای مراقبت از کارکنان مهیا کند. در زیر بطور خاص، به برخی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر منابع انسانی اشاره می‌کنیم:

• مصاحبه با کاندیداهای استخدامی

اگرچه مدیر هر دپارتمان (مارکتینگ، مالی، فروش و…) در فرآیند جذب نیروی موردنظر خود نقش مهمی دارد، اما بطور کلی مدیریت فرآیند جذب یک نیرو بر عهده مدیر HR است. این فرآیند شامل درک نیازهای سازمان، موقعیتی که باید با یک نیرو کامل شود، تجزیه و تحلیل بازار، انجام مشاوره با ذینفعان مربوطه، در نظر گرفتن بودجه و تبلیغات یا درج آگهی شغلی در وب‌سایت‌های معتبر است.

پس از دعوت به مصاحبه از کاندیدهای اولیه، روند پیشرفت هر یک از متقاضیان باید پیگیری شود تا کسانی که به مراحل بعدی مصاحبه راه پیدا می‌کنند، در هیچ موضوعی (مثل شرح شغل، وظایف کاری، ساعت‌های کاری، حقوق و مزایا، آزمون‌های استخدامی احتمالی و….) ابهام نداشته باشند.

• استخدام کارکنان مناسب

پس از شروع فرآیند استخدام، مراحل بعدی ادامه می‌یابد. این به معنای ترتیب دادن مصاحبه، هماهنگی با مدیریت آ ن واحد سازمانی، صحبت درباره بودجه و در نهایت پذیرش و آموزش کارکنان جدید است. فرآیند استخدام شامل تمام مدارک لازم برای قرارداد قانونی مربوط به استخدام یک کارمند جدید برای محافظت از شرکت و آن فرد در آینده است.

• تعیین حقوق و دستمزد

در این مرحله، مدیر منابع انسانی باید با مدیر مالی در مورد میزان پرداخت حقوق و دستمزد کاملاً هماهنگ باشد. این هماهنگی‌ها موارد مختلفی از قبیل محاسبه و کسر حق بیمه، مالیات، اضافه کاری، ساعات کاری و دیگر مواردی است که در صورت لزوم باید به فرد مورد نظر پرداخت شود.

• انجام اقدامات لازم برای برقراری انضباط

با توجه به چارچوب‌هایی که مدیر HR برای سازمان درنظر می‌گیرد و همه افراد ملزم به رعایت آنها هستند. مواردی مثل تعداد مرخصی‌، ساعات رفت و آمد به شرکت و … از جمله این موارد است.

بطور کلی رعایت این موارد برای برقراری نظم و برقراری یکپارچگی میان اعضای سازمان مهم است اما نکته‌ی مهم این است که این اقدامات باید بطور متعادل و اصولی پیاده سازی شوند؛ چرا که افراط کردن در هر یک از آنها می‌تواند باعث عدم رضایت کارکنان از سازمان یا حتی ترک سازمان شود.

• به روز رسانی سیاست‌های لازم

مقررات و خط مشی‌ها باید به طور مداوم ارزیابی شوند، به ویژه زمانی که سازمان رشد یا تغییر می‌کند. حفظ و به‌روزرسانی خط‌مشی‌ها برای اطمینان از مرتبط بودن آنها چارچوب‌ها و الزامات قانونی شرکت بسیار مهم است تا از عواقب غیرضروری جلوگیری شود. برخی از خط مشی ها ممکن است به عنوان واکنشی به یک رویداد یا رویداد نیاز به به روز رسانی داشته باشند و مدیر منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که این اتفاق می افتد.

• ثبت و حفظ سوابق کارکنان

ثبت دقیق سوابق هر یک از کارکنان و به روزرسانی آنها در مواقع لازم، از یک سو به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا هر گونه شکاف در مهارت‌ها یا تجربیاتِ افراد را زیر نظر داشته باشند تا در مواقع ضروری، نسبت به توسعه و آموزش کارکنان اقدام کنند.

همچنین این دسته از سوابق نیروهای انسانی می‌تواند به مدیران کمک کند تا در جهت تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده و به منظور  بهبود فرآیندهای HR، اقدمات لازم را انجام دهند.

• تجزیه و تحلیل و ارائه مزایای جذاب

از آنجاییکه امروزه در فضای کسب وکار، تلاش برای جذب نیروهای کار توانمند، رقابتی شده است؛ لذا شرکتی که در حال جذب نیرو است باید مزایای رقابتی جذابی برای بهترین کاندیداهای شغلی ارائه دهد تا بتواند نظر افراد موردنظر خود را برای استخدام در سازمان خود جلب کرده و در بلند مدت نیز بتواند مزایای قابل توجهی به آنها ارائه کند.

کارکردهای واحد منابع انسانی

واحد منابع انسانی، کارکردهایی در دو دسته مدیریت و مشاوره‌ای و همینطور کارکردهای عملیاتی دارد. در ادامه با هر کدام از این کارکردها بیشتر آشنا خواهید شد.

کارکردهای مدیریتی و مشاوره‌ای منابع انسانی

این دسته از کارکردهای واحد منابع انسانی، ۶ حوزه را در بر می‌گیرد.

 

 

• مشاوره:

مدیر منابع انسانی در حوزه خود متخصص است و باید در مورد مسائل مربوط به منابع انسانی به مدیران گروه و بخش ها از جمله تدوین و ارزیابی برنامه ها، خط مشی ها و رویه ها مشاوره دهد.

آنها همچنین در مورد تقویت روابط قوی کارکنان و روحیه بالا نکات مهمی را عنوان می‌کند. علاوه بر این، مدیر منابع انسانی در مورد تجزیه و تحلیل و طراحی شغل، برنامه ریزی نیروی انسانی، استخدام و انتخاب موارد مربوط به عملکردهای مدیریتی و عملیاتی منابع انسانی مشاوره می دهد.

• طرح‌ریزی استراتژی:

همسویی با استراتژی کسب و کار سازمانی به این معنی است که منابع انسانی می توانند مزیت رقابتی را پیش بینی و حفظ کنند و بهتر به نیازهای مشتری پاسخ دهند. اجرای استراتژی کسب و کارِ موفق بر تحقیقات دقیق، برنامه ریزی و ترویج رفتارهای مناسب، فرهنگ نیروی کار و شایستگی ها متکی است.

• برنامه‌ریزی:

برنامه ریزی منابع انسانی نقش مهمی در حمایت از استراتژی ایفا می‌کند. برنامه ریزی HR تناسب خوبی بین کاندیدها و مشاغل را تضمین می کند و در عین حال از کمبود پرسنل جلوگیری می‌کند.

• سازماندهی:

پس از تعیین اهداف و تدوین برنامه هایی برای دستیابی به آنها، مدیر منابع انسانی ساختارهایی را برای تکمیل عملیات تعیین شده طراحی و توسعه می‌دهد. این شامل گروه‌بندی فعالیت‌ها یا موقعیت‌ها، واگذاری وظایف مختلف به افراد، تفویض اختیار و هماهنگی فعالیت‌های افراد انتخاب شده می‌شود.

• هدایت کردن:

وظیفه هدایت مدیر منابع انسانی شامل تشویق افراد به کار مؤثر و با اراده، در جهت رسیدن به اهداف سازمان و بیان شفاف وظایف و فرآیندها است. انگیزه می‌تواند ناشی از آموزش، مزایا و بهبود محیط کار فیزیکی و عاطفی باشد.

• کنترل:

کنترل شامل مشاهده و مقایسه نتایج با استانداردها و اصلاح هرگونه انحراف است. کنترل نیاز به ارزیابی عملکرد، بررسی سوابق، آمار و ممیزی کارکنان دارد.

کارکردهای عملیاتی منابع انسانی

کارکردهای عملیاتی به همان اندازه‌ای ضروری هستند که مولفه‌های مشاوره‌ای و مدیریتی از آنها پشتیبانی می‌کنند. در ادامه و در ۵ بخش اصلی، به این کارکردها می‌پردازیم:

 

کارکرد شماره  ۱ : تامین نیروهای انسانی

استخدام اعضای مختلف یک تیم، یکی از حیاتی ترین وظایف کارکنان منابع انسانی هر شرکتی است که شامل فعالیت‌های زیر است:

• تجزیه و تحلیل شغل: درک روشنی از مشاغلی که در حال حاضر و در آینده نزدیک برای دستیابی به اهداف شرکت، وظایف شغلی و مشخصات نیروی کارِ ایده آل نیاز دارید.
• فرآیند استخدام: جذب متقاضیان برای هر نقشی احتمالاً به ابزارهای متعددی نیاز دارد، از هیئت های شغلی، رسانه های اجتماعی، تبلیغات دهان به دهان، و استخدام از داخل سازمان.
• انتخاب: پس از انتخاب مجموعه ای از کاندیداها، درخواست های آنها باید بررسی شود و برای گروه کوچکی از افراد که با معیارهای شما مطابقت دارند، تطبیق داده شود. سپس آنها معمولاً از طریق یک مصاحبه تلفنی یا مصاحبه آنلاین غربالگری می‌شوند. پس از غربالگری، فهرست به تعداد معدودی برای مصاحبه حضوری کاهش می یابد. این فرآیند و تعداد مصاحبه ها بسته به اندازه شرکت متفاوت است.
• استقرار: در این مرحله، سازمان به دنبال توافق با فرد انتخاب شده است و بر اساس جایگاه شغلی، پیشنهادی به آن فرد ارائه می‌کند که یا توافق صورت می‌گیرد یا خیر.
• آشنا سازی: طی فرآیند آشنا سازی یا onboarding، به کارکنان تازه استخدام شده کمک می‌کنند تا با فضای سازمان و فرهنگ آن به خوبی آشنا شوند. بسیاری از شرکت‌ها در انجام این کار شکست می خورند و کارمند جدید آنها هرگز در اولین روز کاری خود حاضر نمی‌شود.
• جابجایی: اعضای یک تیم ممکن است مهارت هایی داشته باشند که در دیگر حوزه های شرکت کاربرد داشته باشد. برای استفاده موثر از توانمندی این دسته از افراد، آنها را جابجا می‌کنند تا بتوانند دانش و تجربه خود را در دیگر بخش‌ها نیز به کار بگیرند.
• ترفیع: ایجاد و اجرا کردن سیاست‌های ترفیع در سازمان، یکی از ارکان اصلی مدیریت HR در سازمان است و باعث می‌شود افراد، در جهت رشد شخصی و سازمانی، تلاش بیشتری کنند.

کارکرد شماره  ۲ : توسعه نیروهای انسانی

ایجاد فرهنگ توسعه و مدیریت استعداد هم برای نیروهای انسانی و هم برای شرکت خوب است و شامل فعالیت های زیر می‌شود:

• ارزیابی عملکرد: برای کارفرمایان ضروری است که بدانند افراد تا چه اندازه در مشاغل خود خوب عمل می‌کنند و چه کارهایی می‌توان برای بهبود عملکرد آنها انجام داد. برای کارفرما نه تنها ارزشیابی کارمند خود مهم است، بلکه به طور فزاینده‌ای اهمیتی برای ارزیابی مدیر یا کارفرمای خود توسط کارمند قائل می‌شود. به این روش، ارزیابی عملکرد ۳۶۰ می‌گویند.
• آموزش: کمک به کارکنان برای یادگیری نحوه انجام کار خود در راستای خواسته های سازمان نیازمند آموزش است. فراهم کردن فرصت هایی برای اعضای تیم برای شرکت در سمینارها یا کلاس های آنلاین به نفع شرکت است و روحیه و تعامل را بهبود می بخشد.
• برنامه‌ریزی شغلی: مدیریت موثر منابع انسانی نیاز به برنامه ریزی شغلی، توسعه و برنامه ریزی جانشین پروری دارد. عدم داشتن برنامه‌های این چنینی توسط سازمان‌ها، می‌تواند انتظار نرخ فرسایشی بالایی داشته باشد.
• توسعه: ارتقاء مهارت ها و دانش موجود کارکنان برای درگیر نگه داشتن آنها در مشاغل و همینطور از منظر شرکت برای زنده ماندن در رقابت، بسیار مهم است.
• برنامه ریزی انتقال: یک شرکت موفق شرکتی است که به طور مداوم برای مقابله با چالش هایی که با آن مواجه است تکامل می یابد. یکی از این چالش ها جابجایی کارکنان است. ایجاد یک برنامه انتقال کلی می تواند به شما کمک کند برای خروج کارکنان آماده شوید. همچنین می توانید برنامه ای برای آماده شدن برای تغییرات یا انتقالات آینده طراحی کنید.

کارکرد شماره  ۳ : جبران خدمات نیروهای انسانی

سیستم جبران خدمات HR، برای به حداکثر رساندن مزیت رقابتی و  جذب افراد واجد شرایط استفاده می‌شود. در این رابطه چند فاکتور مورد بررسی قرار می‌گیرد:

• ارزیابی: برای استقرار سیستم جبران خدمات کارکنان، ابتدا باید هزینه‌های زندگی، بیمه درمانی و دیگر هزینه‌های وارده به افراد به درستی و با داشتن داده‌های واقعی، ارزیابی شود.
• حقوق و دستمزد: دستمزد به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی یا ماهانه به کارکنان پرداخت می‌شود. دیگر مواردی که معمولاً در حقوق و دستمزد لحاظ می‌شود مواردی مثل حق مسکن، حق اولاد، اضافه کاری، کارانه، کمک هزینه حمل و نقل و… هستند.
• پاداش‌: پاداش‌ها بنا بر عملکرد یا گرفتن نتیجه به خصوصی به کارکنان پرداخت می‌َشود. برخی از پاداش‌های تحت عنوان پورسانت درصدی یا مبلغ ثابت، به افراد داده می‌شود.
• فیش حقوقی: فیش حقوقی، گزارش تفصیلی پرداختی به کارکنان است که حقوق و دستمزد، پاداش‌ها، حق بیمه محاسبه و کسر شده و دیگر موارد در آنها لحاظ می‌شود.

کارکرد شماره  ۴ : یکپارچه‌سازی نیروهای انسانی

ایجاد ثبات در عملیات مربوط به نیروهای انسانی، به زمان و تلاش نیاز دارد. مواردی که باید در این مرحله به خوبی درنظر گرفته شوند، عبارتند از:

• روابط کارکنان: پر کردن شکاف بین مدیریت و کارکنان برای یک بیزینس سالم بسیار مهم است. برای این منظور می‌توان از اشکال مختلف مداخله از جمله میانجی‎گری، مشاوره، آموزش و حل مسئله برای حمایت از حقوق و تسهیل یک محیط کاری هماهنگ تر استفاده کرد.
• انگیزه: انگیزه کارکنان میزان تعهد، خلاقیت و انرژی اعضای تیم به شغل خود است. این ترکیبی از برآورده کردن انتظارات، نیازها و عوامل در محل کار شما است که مشارکت کارکنان را امکان پذیر می کند. محیط های کاری باید به گونه ای طراحی شوند که منصفانه و حمایتی باشد، و کارکنان باید احساس کنند که برای کمک به شرکت از قدرت کافی برخوردارند.
• شکایت: شکایت ادعایی است که توسط یک کارمند مبنی بر اینکه آنها تحت تأثیر سوء تعبیر یا استفاده نادرست از یک خط مشی مکتوب شرکت یا قرارداد جمعی قرار گرفته اند، ادعا می شود. مدیران HR باید آمادگی لازم برای روبرویی و حل کردن این شکایات را داشته باشند.
• نظم و انضباط: متخصصان منابع انسانی باید برنامه ای برای رسیدگی به رایج‌ترین تخلفات انضباطی داشته باشند. برای انضباط یک کارمند، سرپرستان باید یک خط مشی انضباطی خوب برای اجرا و مستندات دقیق داشته باشند.

کارکرد شماره ۵ : نگهداشت نیروهای انسانی

موارد متعددی در مورد سیاست‌های نگهداشت کارکنان وجود دارد که در زیر، به برخی از مهم‌ترینِ آنها اشاره می‌کنیم:

• سلامت و ایمنی: واحد مدیریت HR، نقش حیاتی در تضمین سلامت و ایمنی پرسنل ایفا می کند. این امر بر عهده مدیران منابع انسانی است که سیاست هایی را تعیین کنند که از تمام منابع ممکن برای ایجاد و حفظ استانداردهای ایمنی و بهداشتِ تیم خود استفاده کند.
• مدیریت ریسک: دو جنبه برای مدیریت ریسک وجود دارد. اولین مورد مربوط به افرادی است که به دلیل کمبود تعداد کارکنان، عملکرد کمتر از حد متوسط، یا ترک کار یک کارمند کلیدی پس از سرمایه گذاری قابل توجه در آموزش و توسعه، در معرض خطر هستند. در دسته دوم، افراد با حل مشکلات، توسعه خود به نفع شرکت، طراحی مجدد شغل خود برای بهره وری بیشتر یا استخدام یک همکار سابق که مهارت مورد نیاز شرکت دارد، با ریسک مقابله می‌کنند.
• رفاه: رفاه کارکنان شامل مزایا، خدمات و امکانات مختلفی است که برای اعضای تیم ضروری است. کارفرمایان از نظر قانونی موظفند امکانات ضروری مانند امکانات اولیه بهداشتی تمیز را برای کارکنان فراهم کنند. این سیاست ها می‌تواند موارد دیگری مانند حمل و نقل، مسکن، بیمه درمانی و غذا را نیز شامل شود.
• نگهداری سوابق: منابع انسانی باید بطور کامل مسئول نگهداری سوابق کامل از دستاوردها، ترفیعات، آموزش و غیره از کارکنان باشد. همچنین سوابق مربوط به رفتارهایی مانند غیبت، جابجایی، برنامه ها و سیاست ها را باید حفظ و نگهداری کند تا در مواقع لازم نسبت به استفاده از آنها اقدام نماید.

توسعه منابع انسانی چیست و چه هدفی را دنبال می‌کند؟

توسعه منابع انسانی (Human Resource Development)‌که به اختصار به آن HRD نیز گفته می‌شود، چارچوبی برای کمک به کارکنان جهت توسعه مهارت‌ها و توانایی‌هایی است که منجر به کارایی و اثربخشی خروجی یک شرکت می‌شود.

دلیل اصلی ایجاد یک چارچوب HRD، بهبود سطح دانش و مهارت‌های کارکنان در یک شرکت و اطمینان پیدا کردن از این است که اثربخشی افراد در سازمان بطور پیوسته در حال رشد است. این فرآیند، از استخدام کارمندان جدید شروع می شود و تا زمانی که کارمند در شرکت یاد می گیرد؛ ادامه می‌یابد.

توسعه منابع انسانی را می‌توان مثل ارائه آموزش‌های یک مربی فوتبال به بازیکنان خود درنظر گرفت. هرچه اطلاعات و آموزش های بیشتری توسط هر یک از اعضای تیم کسب شود، تیم در کل عملکرد بهتری خواهد داشت.

 

روش‌های موثر برای توسعه منابع انسانی

روش‌های مختلفی برای توسعه HR وجود دارد که شامل عملکردها و فعالیت‌های مختلف است:

• مدیریت عملکرد، ارزیابی کار کارکنان، و توسعه و آموزش برای افزایش مهارت ها از بررسی؛
• مربی‌گری و آموزش کارکنان؛
• منتورینگ و بررسی‌های مکرر؛
• جانشین پروری و برنامه ریزی مترقی؛
• کمک هزینه برای شرکت در دوره‌های آموزشی و یادگیری بیشتر.

 

 

مدیران منابع انسانی با توسعه مهارت‌ها و افزایش توانمندی‌های نیروها می‌توانند از بالاترین ظرفیت‌های آنها برای رشد افراد و رسیدن به اهداف سازمانی استفاده کنند.

همچنین بحث توسعه کارکنان می تواند یک فرآیند رسمی یا غیررسمی در نظر گرفته شود و به محض ورود هر فرد جدیدی آغاز شود. این فرآیندها در قالب ۲ روش یادگیری رسمی و یادگیری غیررسمی قابل انجام هستند:

رویکردهای یادگیری غیررسمی برای توسعه منابع انسانی عبارتند از:

• مربی‌گری برای اعضای تیم که توسط تیم مدیریتی انجام شود؛
• هدایت کارکنان تازه‌وارد و جوان توسط کارکنان باتجربه‌تر؛
• همکاری تیم منابع انسانی با همکاران با تجربه و آموزش دیده تر.

رویکردهای یادگیری رسمی برای توسعه منابع انسانی عبارتند از:

• آموزش رسمی (حضوری یا آنلاین)؛
• برگزاری دوره‌های آموزشی با همکاری موسسات آموزشی؛
• تغییرات سازمانی و شیوه های برنامه ریزی شده؛
• آموزش داخلی به کارکنان با کمک مشاوران.

فرآیند توسعه منابع انسانی چگونه است؟

در مورد توسعه HR اینگونه به مساله نگاه کنید: اگر کارمندی استخدام شود و به عنوان بخشی از فرآیند معرفی، آموزش رسمی از سازمان دریافت کند، در مهارت‌های مختلف رشد می کند که در طول انجام کار در سازمان، این مهارت‌ها را پیاده سازی می‌کند.

در ادامه، هزینه‌ای که برای آموزش نیروی کار شده است، در داخل سازمان باقی می‌ماند و فرصت های بیشتری برای آموزش رسمی ایجاد می‌شود. سازمان نتایج ملموسی از پیشرفت نیروهای خود می‌گیرد و برای آموزش بیشتر هزینه می‌کند و افراد نه تنها برای پیاده سازی عملی در شرکت بیشتر یاد می گیرند، بلکه می توانند دانش و آموزش های به دست آمده از آموزش رسمی را به کارکنان جدید یا جوان تر آموزش دهند.

هرچه بیشتر یاد بگیرند، فرصت های بیشتری برای یادگیری بیشتر پیدا می کنند و دانش پیشرفته عمیق تر در شرکت فرو می رود.

این توصیف دقیقی از این است که چگونه یادگیری بیشتر و منحصر به فرد می تواند تأثیر مثبتی بر فرد و شرکت داشته باشد. همچنین نشان می دهد که چگونه تیم منابع انسانی می تواند در ایجاد این مهارت موثر باشد.

مدیریت استراتژیک منابع انسانی

به روشی که در آن تیم HR، اهداف منسجم و کلی کسب وکار را با هدف بهبود فرصت‌های کسب وکار هماهنگ می‌کند، مدیریت استراتژیک منابع انسانی می‌گویند.

این رویکرد نشان می‌دهد که برای افراد داخل سازمان، چقدر مهم است که آن کسب وکار رشد و پیشرفت کند. کسب‌وکارهایی که تمایل دارند بر مدیریت منابع انسانی استراتژیک تأکید کنند، می‌خواهند همسویی بیشتری را در سراسر شرکت از تیم منابع انسانی گرفته تا کارمندان و بین مدیریت و سهامداران ببینند.

همچنین یکی از چالش‌های اصلی در این بحث ساده بودن آن از نظر تئوری اما دشوار بودن آن از نظر عملی است؛ زیرا با وجود محدودیت بودجه، منابع و سایر موانعی که در مسیر قرار دارد، پایبندی به اصول HRM ممکن است سخت باشد.

 

نویسنده: تیم تحقیق و توسعه غزال

منبع مقاله: coursera.org – masterstart.com – bamboohr.com – cutehr.io – smartsheet.com