چگونه استراتژی مالی خوبی داشته باشیم؟
استراتژی مالی به معنای برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل فعالیت‌های مالی مانند تهیه و استفاده از وجوه شرکت است. برخی از کسب و کارها اهمیت داشتن استراتژی مالی مناسب در سازمان‌های خود را می‌دانند، به طوری که رشد اقتصادی و مالی خوبی را تجربه می‌کنند. اما هنوز بسیاری از کسب و کارها به درستی نمی دانند که چگونه باید یک استراتژی مالی خوبی داشته باشند!
۱- تدوین استراتژی مالی برای اطمینان از پایداری مالی
بسیاری از شرکت‌ها بر روی استراتژی منابع انسانی، استراتژی بازاریابی و سایر موارد تمرکز دارند، با این حال توجه کمی به استراتژی مالی می‌شود. استراتژی تأمین مالی یکپارچه باید در برنامه استراتژیک یک سازمان قرار گیرد.
این مجموعه چگونگی برنامه ریزی سازمان برای تأمین بودجه عملیات کلی خود جهت دستیابی به اهداف را، در حال و در آینده بیان می‌کند. یک استراتژی تأمین مالی، اهداف و اقدامات انجام شده در یک دوره معین را برای دستیابی به اهداف خلاصه می‌کند. همچنین این سیاست‌ها به وضوح سیاست‌های اصلی را بیان می‌کنند.
استراتژی مالی سازمان باید به سوالات اصلی زیر پاسخ دهد:
- اکنون (از نظر مالی) کجا هستیم؟
- در آینده می‌خواهیم کجا باشیم؟
- چگونه به آنجا برسیم؟
- چه سیاست‌هایی عملکردی را در رابطه با مدیریت مالی وجود دارند؟
۲- هماهنگی توانایی مالی با استراتژی و عملیات سازمانی
سازمان ممکن است بهترین استراتژی‌های مالی را داشته باشد، اما اگر با عملیات کلی سازمانی همسو نباشد، ممکن است نتایج مورد نیازی را به همراه نداشته باشد. عملیات سازمانی به توانایی مالی بستگی دارد. در ارزیابی توانایی مالی و اطمینان از انطباق آن با استراتژی مالی، عملکردها و همچنین بودجه شرکت بسیار مهم است.
۳- برنامه ریزی و بودجه بندی
برنامه ریزی و بودجه بندی برای کنترل هرگونه عملیات اجرایی ضروری است. برنامه ریزی و بودجه بندی مؤثر، مستلزم بررسی کل سازمان و اتخاذ تصمیمات کلیدی است که به استفاده بهینه از منابع کمک می‌کند.
برنامه ریزی برای بودجه جهت نیازهایی مانند بازاریابی، حقوق، هزینه‌های تولید، هزینه‌های اداری و سایر موارد و پیگیری این هزینه‌ها به صورت ماهانه، فصلی و سالانه باید برای هر کسب و کاری مهم باشد. بودجه بندی عمدتاً شامل شناسایی، اولویت بندی و تخصیص منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه است. بودجه بندی فعالیتی فراگیر است که باید تمام بخش‌های سازمان را درگیر کند.
۴- ایجاد کنترل‌های داخلی قوی
کنترل داخلی یک عمل، خط مشی یا روشی تجاری است که در داخل سازمان ایجاد می‌شود تا ایجاد ارزش کند و خطر را به حداقل برساند. در رابطه با حسابداری و مدیریت مالی، کنترل‌های داخلی رویه‌هایی هستند که برای اطمینان از قابلیت انجام مداوم سیستم‌های حسابداری در نظر گرفته شده‌اند.
رویه‌های کنترل داخلی در حسابداری را می‌توان به چند دسته تقسیم کرد که هر یک برای جلوگیری از تقلب و شناسایی خطاها قبل از بروز مشکل طراحی شده‌اند. کنترل‌های داخلی شیوه روشنی برای مدیریت امور مالی شرکت است.
- آیا رسیدهای مربوط به هر معامله را حفظ می‌کنید؟
- آیا شما تمام معاملات را ثبت می‌کنید؟
زیرمجموعه‌ای از کنترل‌های داخلی برای اطمینان از اینکه فن آوری مورد استفاده برای استراتژی مالی در سازمان مطابق با هدف کار می‌کند، داده‌ها قابل اعتماد هستند و سازمان از نظر قوانین مطابقت دارد، طراحی شده‌اند.
۵- ایجاد یک فرآیند حسابداری روشن
امور مالی با عملکرد منابع انسانی، عملکرد بازاریابی، عملکرد تولید و فعالیت‌های تحقیق و توسعه کسب و کار سروکار دارد. سازمان باید فرآیند روشنی برای حسابداری داشته باشد. روند حسابداری به سوالاتی از جمله موارد زیر پاسخ می‌دهد:
- وظایف افراد در رابطه با امور مالی و حسابداری در سازمان چگونه است؟
- از کدام اسناد و منابعی استفاده می‌کنید؟
- چه کسی عملکرد مالی و حسابداری را بررسی و نظارت می‌کند؟
- گزارش‌های نهایی خود را با چه کسی به اشتراک می‌گذاریم؟
۶- استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم گیری
گزارش‌های مالی به منظور هدایت تصمیم گیری ارائه می‌شوند. اولین قدم این است که تعیین کنید مراکز تصمیم گیری در سازمان شما چیستند! مرحله بعدی تعیین این است که چه گزارش‌های مالی در سازمان تهیه می‌شوند و در چه سطحی هستند.
مدیران در تمام سطوح باید قادر به تفسیر اطلاعات مالی ارائه شده در این گزارش‌های مالی باشند که آیا این یک صورت سود و زیان، یک صورت وضعیت مالی یا یک گزارش جریان‌های نقدی است یا می‌تواند چیز دیگری باشد.
مدیران باید بتوانند معنای این اطلاعات برای سازمان و چگونگی استفاده از آن‌ها برای بهتر شدن سازمان را بگویند. آیا لازم است بودجه بازاریابی خود را کاهش دهیم؟ آیا باید بازارهای خارجی را حفظ کنیم؟ چگونه بدهی‌های خود را پرداخت می‌کنیم؟ چگونه می‌توانیم جریان‌های نقدی خود را بهتر مدیریت کنیم؟
دقت و قابلیت اطمینان در تهیه گزارش‌های مالی، از اهمیت بالایی برخوردار است. وضعیت تصمیمات به کیفیت اطلاعات ارائه شده در گزارش‌های مالی بستگی دارد. بدون سوابق و گزارش‌های حسابداری دقیق، مدیران نمی‌توانند آگاهانه استراتژی مالی خود را تدوین کنند.
نکات مهم در ایجاد یک استراتژی مالی خوب
۱- یک برنامه تجاری مشخص داشته باشید
با یک طرح تجاری مشخص می‌شود که در چند سال آینده کجا هستید و به کجا می‌خواهید برسید. این مهم باید جزئیات نحوه تأمین مالی مشاغل و فعالیت‌های شما، پول مورد نیاز و محل تأمین آن را توضیح دهد.
۲- هزینه‌های روزانه خود را بررسی کنید
اگر پول کافی برای تأمین هزینه‌های روزانه مانند اجاره و دستمزد وجود نداشته باشد، حتی سود آورترین سازمان‌ها نیز با مشکل روبرو می‌شوند. شما باید از حداقل نیازهای کسب و کار خود برای زنده ماندن برندتان آگاه باشید و مطمئن شوید که هزینه‌های خود را سازماندهی می‌کنید.
۳- سوابق حسابداری را به روز نگه دارید
اگر حساب‌های شما به روز نباشند، ممکن است با عدم اطلاع از زمان پرداخت هزینه تأمین کنندگان، در معرض از دست دادن پول خود قرار بگیرید. استفاده از یک سیستم نگهداری سوابق به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها، بدهی‌ها و بستانکاران را ردیابی، برای دریافت بودجه اضافی اقدام کرده و در وقت و هزینه‌های حسابداری صرفه جویی و به حساب‌های مالی و مدیریت مراجعه کنید.
۴- مهلت‌های مالیاتی را رعایت کنید
عدم رعایت ضرب الاجل برای تشکیل اظهارنامه و پرداخت مالیات، می‌تواند جریمه به همراه داشته باشد. این‌ها هزینه‌های غیرضروری هستند که با برخی برنامه ریزی‌های پیش رو می‌توان از آن‌ها جلوگیری کرد. نگهداری سوابق دقیق باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کسب و کار شما می‌شود. بنابراین، مهم است که به تعهدات خود عمل کرده و به تنظیم یک سیستم اصلی ثبت سوابق مراجعه کنید.
۵- کارآمدتر شوید و هزینه‌های سربار را کنترل کنید
آیا تجارت شما در بیشترین کارآیی خود قرار دارد؟ صرفه جویی در انرژی و پس انداز می‌تواند با اعمال تغییرات در رفتار و استفاده مؤثرتر از تجهیزات موجود اتفاق بیفتد. این یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌ها است. مواردی مانند گرمایش، روشنایی، تجهیزات دفتری و تهویه مطبوع باید با استفاده مؤثرتر از انرژی، به صرفه جویی کمک کنند.
کلام آخر
مواجهه با مشکلات مالی همیشه استرس‌زا است اما داشتن استراتژی مالی به معنای پیش بینی و حل هرگونه مشکل است. برخی اقدامات اولیه‌ای وجود دارند که می‌توانید برای به حداقل رساندن تأثیراتی مانند مقابله با بدهی‌ها و ارزیابی چگونگی بهبود مدیریت گردش وجوه خود انجام دهید.
