رشد و گسترش سازمان تا حدی زیادی به توانایی رهبران سازمان برای توسعه ایده‌ها و برنامه‌های استراتژیک بستگی دارد که کل سازمان را قادر می‌سازد به سمت بهره‌وری و کارایی بالا حرکت کند. اساساً فعالیت‌های بدون بهره وری، فقط اتلاف وقت هستند. از این رو، مدیران ارشد کسب وکارها، باید استراتژی‌هایی را توسعه دهند که به صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از منابع کمک کند و در عین حال، بستری را برای کارکنان ایجاد کنند تا با بهره وری بالا کار کنند.
در این مقاله ضمن پرداختن به موضوع بهره وری و دلایل اهمیت آن در سازمان‌ها، به عواملی اشاره می‌کنیم که می‌تواند مستقیماً بر روی بهره وری کسب وکارها تاثیر بگذارد.
بهره‌وری سازمانی چیست؟
بهره‌وری سازمانی مفهومی است که میزان دقت و کارآمدی را در جهت رسیدن به اهداف کسب و کار درنظر می‌گیرد. یک سازمان بهره‌ور، مانند یک ماشین، به خوبی طراحی و روغن کاری شده است تا در هر لحظه بتواند در مسیرهای مختلف و با حداقل اتلاف منابع و زمان، در راستای مسیر تعیین شده، حرکت کند.
بطور کلی، بهره‌وری سازمانی یعنی یک سازمان بداند چگونه می‌تواند به موثرترین شکل ممکن، به اهداف خود دست پیدا کند. در این راستا، سازمان‌ها باید موارد زیر را درنظر بگیرند:
- رهبران باید اهداف مشخصی را برای کارکنان، تعیین و راه‌هایی را برای اجرای مؤثر آن اهداف ترسیم کنند.
- مدیر باید برای اجرای فرآیندهای تصمیم گیریِ شفاف و مسیرهای ارتباطی میان افراد سازمان، به خوبی عمل کند.
- کارکنانی که برای همکاری با سازمان انتخاب می‌شوند، باید افرادی متعهد و هم‌هدف با سازمان باشند و بر اساس عملکردهایی که از خود نشان می‌دهند، به دقت ارزیابی شوند.
اهمیت بهره‌وری در محیط کار
کارکنان با بهره وری بالا به یک شرکت کمک می کنند تا خود در درجه اول، از نظر سطح مهارت و توانمندی‌ها، ارتقاء یابند و سپس به اهداف تعیین شده، دست پیدا کنند. بهره وری، روحیه سازمان را تقویت و فرهنگ تعالی ایجاد می کند که در نتیجه، باعث ارتقا سطح کیفی محیط کار می‌شود. افزایش بهره وری یکی از چالش‌های مدیریت سنتی بود که با گذار به عصر جدید مدیریت، کنترل و بهینه سازی آن، به فاز قدرتمندتری وارد شد.
از طرفی، هنگامی که یک سازمان عملکرد موفق و پربازدهی داشته باشد، کارکنان و مدیران میانی، از مشوق‌هایی مانند افزایش حقوق، پاداش و بیمه درمانی برخوردار می‌شوند. این کار باعث ایجاد انگیزه در نیروهای انسانی می شود که در ادامه، باعث پیشرفت شغلی افراد و رضایت آنها از کار خواهد شد. برای هر سازمانی، دستیابی به سطح بهره وری بالا، یک جنبه ضروری است که مدیر ارشد باید به خوبی آن را درک کرده تا به اهداف از پیش تعیین شده، دست پیدا کند.
بهره وری سازمانی چگونه اندازه گیری می‌شود؟
مدیریت اعضای تیم‌ها در سازمان و اندازه گیری بهره وری، کار راحتی نیست و نیاز به برنامه‌ریزی دقیقی دارد. مدیران سازمان‌ها با درنظر گرفتن عوامل موثر در بهره وری، می‌توانند این معیار مهم را اندازه گیری کنند:
- میزان دستیابی به اهداف تبیین شده در سازمان .
- کارایی و بهره وری عملکردهای مختلف کسب و کار .
- این که آیا نیازهای ذینفعان، برآورده شده است یا خیر.
- توانایی سازمان برای دسترسی و استفاده از منابع مورد نیاز.
- داشتنِ مجموعه ای از سیستم‌ها؛ مانند رهبری، ارتباطات و عملکرد.
صرف نظر از اینکه سازمان چگونه اثربخشی را تعریف و اندازه گیری می کند، عناصر خاصی وجود دارند که همیشه بر اثربخشی، بهره وری و عملکرد سازمانی تأثیر می گذارند.
عوامل موثر بر بهره وری
عوامل زیادی برای بهره وری در محیط کار تاثیر می‌گذارد. هر کدام از این فاکتورها، دو رویِ مثبت و منفی دارند که اگر رعایت نشوند، باعث کاهش بهره وری و اگر به درستی درنظر گرفته شوند، منجر به افزایش بهره وری سازمانی می‌شود. در زیر به برخی از مهم ترین عوامل موثر بر بهره وری اشاره می‌کنیم:
۱-محیط کار
هیچ فردی، از کار کردن در یک محیط منفی یا سمی لذت نمی‌برد. اطمینان حاصل کنید که فضایی در محل کار ایجاد می‌کنید که بر اساس ارزش‌های سازمان شما باشد و کارکنان در آن، احساس حمایت، ارزش و امنیت کنند.
صداقت و همکاری را در اولویت قرار دهید و به کارکنان خود، زمانی که شایسته آن هستند، پاداش دهید. برای نیروهای خود، فضایی فراهم کنید تا بتوانند با همکاران خود در مورد کارها همکاری و رقابت سالم داشته باشند. این نوع محیط، به افراد کمک می کند تا عادات کاری سالمی ایجاد کنند و عملکرد مناسبی از خود به جای بگذارند.
۲-فرصت‌های آموزش و توسعه شغلی
اگر هنوز برنامه‌ای برای توسعه شغلی کارکنان خود ندارید، احتمالاً می‌تواند بر روی کیفیت انجام شدن کارها و بهره‌وری کل سازمان تاثیر منفی داشته باشد.
به عنوان مدیر کسب وکار، نکته‌ای که باید بدانید این است که هر فردی که وارد سازمان می‌شود، یکی از مهم‌ترین اهداف خود را یادگیری می‌داند و مایل است فرصت‌های آموزشی مختلفی برای توسعه خود و مهارت‌ها داشته باشد. به همین دلیل، کارکنان باید احساس کنند که کارفرمای آنها، روی پیشرفت حرفه‌ای آنها سرمایه گذاری کرده و فرصت‌های آموزشی مناسبی دراختیار دارند.
۳-فرآیندها
جذب نیروهای انسانی، مدیریت عملکرد، تفویض اختیارات و دیگر کارهایی که در سازمان‌ها انجام می‌شوند، شامل فرآیندهایی هستند که به کارکنان اجازه می‌دهد تا تجربیات مختلفی را در محیط سازمان تجربه کنند. هرچقدر فرآیندهای کسب و کار، سازماندهی‌شده تر و استانداردتر باشند، نیروهای انسانی کارآمدتر عمل خواهند کرد.
در واقع، اگر کسب وکارها سیستمی شوند و فرآیندهای بهینه داشته باشند، می‌توان انتظار داشت تا بهره وری کل سازمان نیز بهبود پیدا کند.
۴- حال خوب کارکنان
توجه مدیران به حال خوب کارکنانی که در سازمان مشغول به کار هستند، در چند سال اخیر به یک موضوع مهم در منابع انسانی تبدیل شده که به معنای توجه به سلامت جسمی و روانی اعضای تیم‌ها است.
به‌عنوان یک کارفرما، زمانیکه کارکنان شما، نیاز به دیده شدن و توجه دارند، مدیران باید تلاش کنند تا شرایطی را برای آن فرد فراهم کنند تا افراد، با روحیه خوبی به کار خود ادامه دهند. برای مثال دادن مرخصی، ارائه خدمات مشاوره‌ای برای حل مشکلات، یا فراهم کردن آموزش مورد نیاز، از جمله راهکارهایی است که به مدیران پیشنهاد می‌شود تا کارکنان بتوانند با سطح بهره وری بالایی در سازمان کار کنند.
۵-استفاده از ابزارهای فناورانه
تکنولوژی، به بخش مهمی از محیط کار مدرن در سازمان‌ها تبدیل شده است. سازمان‌هایی که از ابزارهای فناورانه (مثل ابزارهای مدیریت پروژه) استفاده می‌کنند، سود بیشتری به کسب وکارها می‌رسانند؛ زیرا با این کار، افراد با سرعت و راحتی بیشتری می‌توانند کارهای خود را انجام دهند. از آن طرف، شرکت‌هایی که از استفاده از فناوری مدرن اجتناب می‌کنند، فرسودگی کارکنان را به خطر می اندازند که به شدت بر بهره وری تأثیر می گذارد.
۶-محیط کار ارگونومیک
توجه به عوامل Ergonomic شاید در ظاهر چندان مهم به نظر نرسد اما اگر به درستی به آنها توجه شود، منجر به نتیجه‌بخش کار کردنِ نیروهای انسانی می‌شود. به غیر از عامل سازمانی، این عوامل در محیط کار وجود دارند و می‌توانند باعث کاهش یا افزایش بهره وری شوند. عواملی که ممکن است منجر به بهره وری پایین شوند عبارتند از:
- چیدمان و طراحی فضای اداری
- درجه حرارت در محل کار
- نورپردازی محیط
- کیفیت هوا
افزایش بهره وری؛ کلید موفقیت سازمان‌ها
بهره وری نیروهای انسانی، نقش مهمی در تضمین موفقیت کسب و کارها دارد. از آنجاییکه افراد، جریان اصلی سازمان‌ها را تشکیل می‌دهند، بنابراین منطقی است که شرکت‌ها، زمان و پول خود را صرف سرمایه گذاری بر روی آنها کنند تا به افزایش بهره وری کسب وکار کمک نمایند.
بدون داشتن یک تیم با انگیزه و هدفمند، سازمان شما نمی‌تواند عملکردِ بهره ور داشته باشد. به همین دلیل، به عنوان مدیر سازمان، این وظیفه شما است که باتوجه به نکاتی که در این مقاله به آنها اشاره شد، اطمینان حاصل کنید که کارکنان، در کارهای محول شده، مشارکت دارند و در راستای خلق بهترین نتایج، عملکرد مناسبی از خود ارائه می‌کنند.
| نویسنده: تیم تحقیق و توسعه غزال |
| منابع مقاله: Qualee.com – Simplilearn.com – Change.walkme.com – Slack.com |
 |
