تدوین برنامه ریزی استراتژیک یکی از مهم‌ترین نقش‌های یک مدیر است. برنامه ریزی موثر، به یک کسب و کار اجازه می‌دهد تا اهداف مهم خود را محقق کرده و به تیم‌ها کمک می‌کند تا موثرتر عمل کنند. درک مراحل مختلف فرآیند تدوین برنامه ریزی استراتژیک، کلید برنامه ریزی خوب است. در این مقاله، مراحل تدوین برنامه ریزی استراتژیک که برای یک سازمان ضروری است را توضیح می‌دهیم.
ضرورت تدوین برنامه ریزی استراتژیک
هدف اولیه از فرآیند تدوین برنامه ریزی استراتژیک این است که به سازمان‌ها در تعیین اهداف و داشتن برنامه‌ای عملی برای دستیابی به این اهداف کمک کند. برنامه ریزی استراتژیک می‌تواند در هر سطحی از یک سازمان انجام شود. ممکن است برنامه‌ای در نظر گرفته شود که اهداف کل سازمان را پوشش دهد اما شاید برنامه‌هایی نیز وجود داشته باشند که مدیران با تیم‌های خود آن‌ها را طراحی و اجرا کنند. برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک با رویکرد تدوین استراتژی برای موفقیت بلند مدت یک سازمان ضروری است. با یک برنامه راهبردی، یک کسب و کار می‌تواند انرژی و منابع خود را به طور موثرتری بر رسیدن به یک هدف متمرکز کند.
هفت مرحله از فرآیند تدوین برنامه ریزی استراتژیک
هفت مرحله زیر را در نظر بگیرید تا به شما در ایجاد برنامه‌های موثر و عملی کمک کند:
۱- نیاز به یک برنامه استراتژیک را درک کنید
اولین و شاید مهم‌ترین مرحله در تدوین برنامه ریزی استراتژی، درک این نکته است که نیاز به برنامه وجود دارد. از نظر مدیریت، این بدان معناست که شما باید از محیط صنعتی که کسب و کار در آن فعالیت می‌کند، آگاه باشید تا بتوانید فرصت‌های توسعه را شناسایی کنید. همچنین باید از عملکردهای داخلی کسب و کار مطلع بوده تا بدانید چه موقع مشکلی وجود دارد که باید حل شود.
پس از شناسایی فرصت‌ها، می‌توانید اقداماتی را بررسی کنید که به شما کمک می‌کنند تا از این فرصت‌ها استفاده کنید. به عنوان مثال، شاید دولت برای کسب و کار صنعت شما قراردادی ارائه می‌دهد. اگر از این موضوع آگاه هستید، می‌توانید برنامه ای برای کمک به کسب و کار خود برای رقابت در زمینه پیشنهاد تهیه کنید.
۲- اهداف را تعیین کنید
تعیین اهداف، دومین مرحله از فرآیند برنامه ریزی استراتژیک است. بسته به هدف، می‌توان اهداف را برای هر دو بخش جداگانه و برای کل تجارت تعیین کرد. در ادامه مثال استفاده از پیشنهادات دولتی، هدف کل سازمان، می‌تواند تضمین این پیشنهاد باشد. در همین حال، هدف بخش، بهبود معیارهای عملکرد خاصی مانند فروش یا رضایت مشتری است. یک هدف برای یک سازمان می‌تواند کلی باشد اما هنگامی که شما برای یک گروه اهداف تعیین می‌کنید، باید جزئیات آن مشخص باشد تا اعضای تیم شما بفهمند که باید چه کار کنند.
به عنوان مثال، در حالی که افزایش سود می‌تواند یک هدف برای تجارت شما باشد، بخش‌های جداگانه به اهداف دقیق تری در رابطه با افزایش سود نیاز خواهند داشت مانند ما تا ۲۴ آوریل ۵۰۰۰ دلار درآمد اضافی ایجاد می‌کنیم. اهداف برای فرایند تدوین برنامه ریزی استراتژیک بسیار حیاتی هستند زیرا به مدیران این اجازه را می‌دهند تا تیم‌های خود را به طور موثرتری هدایت کنند. آن‌ها به کارکنان یک هدف مشترک می‌دهند تا در جهت انجام شان تلاش کنند تا برفعالیت‌های روزانه شان بیشتر متمرکز شوند.
۳- مفروضات یا مقدمات را ایجاد کنید
وقتی برای کسب و کار خود برنامه ای تهیه می‌کنید، این باید با در نظر گرفتن آینده انجام شود. البته آینده غیرقابل پیش بینی است، به این معنی که برنامه شما باید بر اساس مفروضات یا مفروضات خاصی باشد. پیش بینی یک نوع پیش فرض متداولی است که شامل پیش بینی‌های خاصی در مورد آینده می‌شود. اگر هدف سازمان افزایش سود است، مدیریت باید پیش بینی کند که آیا صنعت قادر به حمایت از افزایش سود است یا خیر. در طول فرایند تدوین برنامه ریزی استراتژیک، شما نیاز به توسعه محوطه داخلی و خارجی دارید. فضاهای داخلی بر اساس عملکرد داخلی سازمان و عوامل هستند. چند نمونه از فضاهای داخلی عبارتند از:
- منابعی که انتظار دارید در دسترس باشند.
- خط مشی‌های سازمان که به اجرای آن‌ها نیاز دارید یا باید داشته باشید.
- نحوه تعامل سطوح مدیریت با برنامه
محیط خارجی هر چیزی خارج از سازمان است که ممکن بوده بر برنامه و توانایی دستیابی به اهداف تعیین شده تأثیر بگذارد. برخی از نمونه‌های فضاهای خارجی عبارتند از:
- محیط سیاسی و اجتماعی
- پیشرفت‌های تکنولوژیکی
- رقابت با سایر کسب و کارها
هنگام تلاش برای دستیابی به یک هدف سازمانی، مهم است که همه مدیران در یک مکان واحدی فعالیت کنند و با این شرایط موافق باشند.
۴- روش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف را مورد تحقیق قرار دهید
معمولاً چندین روش مختلف برای رسیدن به هدف وجود دارند. شما باید برای تحقیق در مورد روش‌های مختلف تیم خود، در جهت تکمیل یک هدف تعیین شده وقت بگذارید. تحقیق در مورد راه حل‌های مختلف برای تکمیل یک هدف بسیار مهم است، زیرا وقتی مدیران تیم خود را هدایت می‌کنند، این به مدیران انعطاف پذیری می‌دهد. برخی از مدیران ممکن است راه حل‌های نوآورانه را برای تکمیل اهداف ترجیح دهند، در حالی که برخی دیگر ممکن است مایل به استفاده از روش‌های سنتی‌تری باشند.
هنگام تحقیق در مورد روش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف، هدف باید محدود کردن گزینه‌ها به چند گزینه باشد. همانطور که اشاره کردیم، احتمالاً راه حل‌های بی‌شماری برای دستیابی به اهداف تعیین شده وجود دارند و اگر گزینه‌ها را محدود نکنید، انتخاب راه حلی که برای آن‌ها کارساز هستند برای مدیران شما سخت خواهند بود. هنگامی که چند راه برای دستیابی به اهداف خود را مشخص کردید، وقت آن است که این راه حل‌ها را از نزدیک بررسی کرده تا تصمیم بگیرید که بهترین گزینه کدام است.
شما باید نقاط قوت و ضعف هر راه حلی را به دقت در نظر بگیرید، به ویژه اینکه آن‌ها به اهداف تعیین شده کسب و کار شما مربوط می‌شوند. تصور کنید که در حال ایجاد یک برنامه مالی برای سازمان خود هستید. برای هر برنامه ممکن، شما باید خطرات برنامه‌ها و همچنین بازده بالقوه را ارزیابی کنید. شما همچنین باید هر گزینه‌ای که در نظر دارید را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید آیا به شما در دستیابی موثر به هدف نهایی تان کمک می‌کند یا خیر.
۵- برنامه‌ای را برای اقدام انتخاب کنید
هنگامی که اهداف خود را تعیین کردید، معیارهای خود را توسعه دادید و راه حل‌های مختلفی را برای تکمیل اهداف خود شناسایی یا ارزیابی کردید، می‌توانید تصمیم بگیرید که چه اقدامی را باید انجام دهید. در حالت ایده آل، برنامه استراتژیکی که انتخاب می‌کنید، برنامه‌ای است که سودآورترین باشد. قبل از انتخاب برنامه اقدام خود، چند نکته را باید در نظر داشته باشید:
- از طرحی که به طور بالقوه می‌تواند برای کسب و کار هزینه داشته باشد، اجتناب کنید. این چیزی است که باید در نظر گرفته شود، چه در کوتاه مدت و چه در بلند مدت.
- مطمئن شوید که طرحی را انتخاب می‌کنید که کمترین پیامدهای منفی را داشته باشد: هر طرحی که می‌توانید انتخاب کنید، طبیعتاً اشکالاتی نیز خواهد داشت، اما برخی از طرح‌ها معایب بیشتری نسبت به سایرین دارند. گزینه‌های مختلف برای تکمیل هدف خود را مقایسه کرده و یکی که بیشترین شانس موفقیت دارد را انتخاب کنید.
- یک برنامه عملی را انتخاب کنید که سازگار باشد: در حین اجرای برنامه خود، ممکن است با موانعی روبرو شوید که آن‌ها را پیش بینی نکرده‌اید. اگر برنامه شما انعطاف پذیر است، باید بتوانید به راحتی از این موانع عبور کنید. به عنوان مثال، اگر کسب و کار در حال پیگیری پیشنهاد دولتی است و دولت سیاست جدیدی را وضع می‌کند، ممکن است لازم باشد پیشنهاد خود را تغییر دهید تا بتوانید از سیاست جدیدی پیروی کنید.
وقتی برنامه عملیاتی را تنظیم می‌کنید، باید تصمیم خود را تا حد زیادی بر اساس شواهد مشخصی مانند تجزیه و تحلیل ریاضی، استوار سازید. با این وجود، تجربه شما به عنوان یک مدیر همچنین می‌تواند به شما کمک کرده تا تصمیم بگیرید که کدام برنامه برای تحقق اهداف تعیین شده شما بهتر است. با تکیه بر سابقه شخصی خود، ممکن است متوجه شوید که یکی از برنامه‌هایی که در حال بررسی هستند، چیزی است که در گذشته مشاهده کرده‌اید و می‌دانید که موثر است.
همچنین می‌توانید عناصر برنامه‌های استراتژیک مختلفی را برداشته و با هم از آن‌ها استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر شما در حال مقایسه دو برنامه مالی هستید، شاید یکی راه حل بهتری برای افزایش سود داشته و دیگری شامل یک استراتژی موثر برای محافظت از تجارت در برابر ضررهای غیرمنتظره باشد. شما می‌توانید این دو عنصر را برای ایجاد یک برنامه قوی ترکیب کنید.
۶- یک برنامه حمایتی ایجاد کنید
هنگامی که می‌دانید کدام برنامه را اجرا می‌کنید، ممکن است لازم باشد یک برنامه ثانویه ایجاد کنید تا به شما در ایجاد طرح اولیه کمک کند. برنامه‌های ثانویه بسته به اهداف شما متفاوت خواهند بود، بنابراین هنگام تهیه این برنامه اضافی باید اهداف خود را در نظر داشته باشید. اگر هدف شما این است که سازمان تان محصول جدیدی را راه اندازی کند،
برنامه اصلی شما ممکن است شامل مراحلی مانند تحقیقات محصول، توسعه یک برنامه بازاریابی و ترتیب تولید باشد. برنامه ثانویه شامل تمام مراحلی است که برای حمایت از اجرای طرح اصلی باید انجام دهید. به عنوان مثال، ممکن است لازم باشد تیم تحقیقاتی محصول خود را گسترش دهید، این بدان معنا است که استخدام کارکنان جدید می‌تواند گامی در تدوین برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی شما باشد.
به طور مشابه، اگر سازمانتان قبلاً چنین تیمی ندارد، ممکن است نیاز به استخدام یک تیم تحقیقاتی محصول داشته باشید یا اگر امکانات فعلی شما برای محصول جدید مناسب نیست، توانایی تولید سازمان خود را افزایش دهید. آموزش پرسنل، جزء مشترک برنامه ثانویه بدون در نظر گرفتن هدف است. این که آیا شما سعی در راه اندازی یک محصول جدید دارید یا می‌خواهید فروش یک محصول فعلی را افزایش دهید، احتمالاً کارکنان شما قبل از اینکه سازمان بتواند به این اهداف خود برسد، به آموزش بیشتری نیاز خواهند داشت.
۷- برنامه راهبردی را اجرا کنید
آخرین مرحله از فرآیند تدوین برنامه ریزی استراتژیک، اجرای برنامه است. در برخی موارد، بسته به اهدافی که تعیین کرده‌اید، این می‌تواند درگیرترین مرحله در فرآیند برنامه ریزی باشد. وقتی زمان اجرای برنامه فرا می‌رسد، مدیران از مهارت‌ها و تجربیات خود استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند همه چیز بدون مشکل اجرا خواهند شد. اگر هدف سازمانی بسیار پیچیده باشد، مدیران باید زمان لازم را صرف کنند تا مطمئن شوند اعضای تیم خود مسئولیت‌های خود و نحوه ارتباط همه افراد با هدف بزرگ تر را درک می‌کنند.
همه اعضای تیم باید آگاه باشند و برای موفقیت در پروژه همکاری کنند. ابزارهایی که برای اجرای برنامه نیاز دارید، بستگی به شرایط خاصی دارند. به عنوان مثال، اگر برنامه شما مربوط به وضع خط مشی جدید سازمان باشد، اجرای این طرح مستلزم مشورت با بخش حقوقی است تا مطمئن شوید خط مشی به درستی ترسیم شده تا موثر واقع شود.
