ساماندهی یا آراستگی محیط کار یا ۵S در ژاپن در دهه ۱۹۷۰ به عنوان یک رویکرد سازمانی سیستماتیک توسعه یافت. این سیستمی است که از نشانه‌های بصری و مدیریت بصری برای ساماندهی محل کار استفاده می‌کند تا به کاهش برخی از مشکلات کمک کرده و موجب افزایش بهره وری گردد.
۵S در زبان ژاپنی و انگلیسی مخفف عبارات زیر است:
- Seiri یا Sort یا ساماندهی (پاکسازی): اقلام مورد استفاده روزانه، ماهانه و سالانه را مرتب کنید و فقط آنچه که بلافاصله مورد نیاز است را در دست داشته باشید. بقیه باید برچسب گذاری و بایگانی شوند. (تشخیص اقلام، اطلاعات و فضاهای ضروری یا غیرضروری)
- Seiton یا Set in order یا نظم و ترتیب: اشیاء و ابزار باید به صورت کاربردی و با برچسب گذاری مشخص، در محل خاص خود نگهداری شوند. (قراردادن هر چیز در جای مناسب)
- Seisō یا Shine یا نظافت (پاکیزه سازی): با از بین بردن آلودگی، زباله و ضایعات و اجرای برنامه‌های منظم نظافت، از محیط کار تمیز اطمینان حاصل کنید. (تمیز کردن همه جانبه)
- Seiketsu یا Standardize یا استانداردسازی: تیم‌ها باید قوانین و استانداردهای کار را در مورد مسائل مشترک عملیاتی مانند نوع مواد و ابزار مورد استفاده و نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات در گروه ایجاد کنند.
- Shitsuke یا Sustain یا انظباط (فرهنگسازی): برای اطمینان از حفظ فرآیندهای کار از سیستم ممیزی/بازرسی داخلی استفاده می‌شود، از جمله بازرسی‌های منظم و درخواست بازخورد در مورد نحوه بهبود فرآیند.
ساماندهی محیط کار، بنیادی است که بسیاری از سازمان‌ها از آن برای افزایش کارایی عملیاتی خود استفاده می‌کنند. این امر نه تنها در مورد فضای فیزیکی (اسناد، ماشین آلات، مواد و سایر)، بلکه در مورد فضای دیجیتال (اطلاعات، داده‌ها، سوابق، اسناد) نیز صدق می‌کند. ساماندهی محیط کار ۵S را می‌توان هم در سازمان‌های تولیدی و هم خدماتی اجرا کرد.
ساماندهی محیط کسب و کار
اکثر مشاغل کوچک و متوسط، صرف نظر از اینکه در مورد ۵S چیزی شنیده باشند یا خیر، یک محل کار ساماندهی شده را به رسمیت می‌شناسند و می‌دانند چگونه آن را محقق کنند. آنچه اغلب اتفاق می‌افتد، این است که آنها فقط سه S اول را پیاده می‌کنند و نتیجه می‌گیرند که این روش در طولانی مدت جواب نمی‌دهد. در نوامبر ۲۰۱۶، BDC یک وبینار ملی زنده برگزار کرد که در آن از شرکت کنندگان پرسیدیم مهم ترین چالش کارآیی آنها چیست؟ ۱۱درصد کارآفرینان شرکت کننده، ساماندهی محیط کار را مهم ترین چالش کارآیی خود معرفی کردند. این یک نتیجه ناگواری است، زیرا ساماندهی فضاهای کاری از طریق ۵S یکی از اساسی ترین فعالیتهای کارآمدی است که می‌توانید انجام دهید. ۵S می‌تواند روحیه را تقویت کند، اشتباهات را کاهش داده و به کارکنان در یافتن سریع تر ابزارها و اسناد کمک کند. در نتیجه محیط کار ایمن تر و ساماندهی شده تر خواهد بود.
چرا باید ساماندهی محل کار را پیاده کنم؟
ما چند شرکت را نام می‌بریم که معتقدیم شما در موردشان نیز شنیده‌اید: FedEx ،Amazon ،General Electric ،Rolls-Royce ،Toyota Motor Corporation. اکثر کسب و کارهای بزرگ با تامین کنندگان کار می‌کنند. واجد شرایط بودن یک تأمین کننده جدید اغلب شامل بازدید یک یا چند نفر از اعضای تیم خرید (تامین و تدارک کالا و خدمات) سازمان از سایت و محل تامین کننده مورد ارزیابی می باشد. حالا اجازه دهید از شما بپرسیم، اعضای تیم خرید هنگام بازدید از سازمان شما تحت تأثیر چه مواردی قرار می‌گیرند؟ جواب: عدم ساماندهی محل کار. اغلب شرکت های بزرگ از تیم خرید خود می خواهند که هنگام تصمیم گیری در مورد همکاری با یک تامین کننده، نظافت عمومی محل کار تامین کننده را بررسی کنند. یک محل کار نامنظم اغلب نشانه مسائل منفی زیادی است. با رشد و توسعه کسب و کار خود، به احتمال زیاد با مشتریانی روبرو خواهید شد که قبل از تبدیل شدن به مشتری شما، محل کار سازمان شما را جستجو کرده یا درخواست بازدید از سازمان می‌کنند. این امر به ویژه در مورد سازمان های تولیدی بیشتر صادق است.
پیاده سازی متدولوژی ۵S در کسب و کار شما مزایای بسیار دیگری نیز به همراه دارد. به عنوان مثال، یکی از مشتریان BDC در منطقه بزرگ تورنتو با اجرای ساماندهی محیط کار، ۱۰ درصد فضای بیشتری برای تولید به دست آورد و بهبودهای قابل توجهی در کار تیمی و تعامل کارکنان پس از اجرای ۵S مشاهده کرد. تیم دیگری ۵S را پیاده سازی کرد و از اینکه چگونه کارکنان از آن تاثیر مثبت گرفتند و با آن کار کردند، شگفت زده شد. یک کارآفرین دیگر گفت که یک محیط کار تمیز و منظم هنگام بازدید مشتریان، تأثیر بهتری از خود به جای می‌گذارد.
۵S همچنین شامل هزینه فرصت هم می شود، وقتی کارکنان شما دائماً به دنبال ابزارها، داده‌ها یا اطلاعات هستند، فعالیتهای ارزش افزوده انجام نمی‌دهند. تأثیرات منفی این جستجوهای غیر ارزش افزا بصورت مداوم در یک دوره زمانی قابل توجه می‌شود. این ها فرصتهای از دست رفته بهره وری عملیاتی هستند. مزیت اضافی سیستم ساماندهی مناسب محل کار، افزایش ایمنی است. تا آنجا که برخی از سازمان ها ۵S را به ۶S تغییر داده‌اند، بطوریکه S ششم نشان دهنده ایمنی Safty است.
برای اطمینان از اجرای موفق ۵S چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
۱- خود و کارکنان تان را آموزش دهید، آموزش مقدم بر اقدام است.
۲- از کوچک شروع کنید، یک منطقه کوچک از سازمان خود (دیجیتالی یا فیزیکی) را انتخاب کنید و تمام ۵S را به درستی اجرا کنید.
۳- به کارکنان خود زمان دهید تا ۵S را بیاموزند و پیاده سازی کنند.
۴- برای پیاده سازی ۵S، پاداش‌هایی را در نظر بگیرید.
پیامدهای ساماندهی (آراستگی) محیط کار
رنگ آمیزی ماشین آلات و تجهیزات با رنگ روشن و تمیز کردن پنجره‌ها که شامل بخش Shine مدل ۵S می باشد، موجب کاهش مصرف انرژی برای تامین روشنایی می گردد. رنگ آمیزی و تمیز کردن باعث می‌شود تا کارگران سریع تر متوجه نشت مواد شوند و در نتیجه نشت مواد کاهش می‌یابد. این باعث کاهش ضایعات ناشی از نشت مواد و پاکسازی محیط می گردد. حذف موانع و علامت گذاری معابر اصلی، احتمال حادثه هایی که می‌توانند منجر به ریزش مواد و ایجاد ضایعات مرتبط (حوادث ایمنی، مواد ریخته شده و …) شوند را کاهش می‌دهد.
تمیز کردن منظم، به عنوان بخشی از Shine مدل ۵S، تجمع ضایعات، تراشه‌ها، خاک و سایر موادی که می‌توانند فرآیندهای تولید را آلوده کرده و نقصی در آن ایجاد کنند را کاهش می‌دهد. تمیز کردن منظم و جمع آوری ضایعات همچنین مزایای زیست محیطی قابل توجهی به دنبال دارد.
پیاده سازی ۵S با ساماندهی و جمع آوری تجهیزات و ملزومات اضافه و بلا استفاده می‌تواند فضای مورد نیاز برای عملیات را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. فضای مورد نیاز کمتر، باعث کاهش انرژی مورد نیاز برای گرمایش و روشنایی فضا می‌شود.
ساماندهی تجهیزات، قطعات و مواد به گونه ای که یافتن آنها آسان باشد، می‌تواند اقدامات و مصرف غیر ضروری را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. در نتیجه مواد شیمیایی یا مواد کمتری مصرف می شود.
از نشانه‌های بصری ۵S (به عنوان مثال، علائم، پلاکاردها، تابلوهای امتیازدهی، دستورالعمل های لازم در ایستگاه‌های کاری) می‌توان برای افزایش درک کارکنان از روش‌های صحیح مدیریت عملکرد و مدیریت پسماند و همچنین خطرات محل کار و روش‌های مناسب واکنش اضطراری استفاده کرد. از تکنیک‌های ۵S می‌توان برای برچسب زنی و شناسایی مواد و ضایعات خطرناک استفاده کرد.
کاستی‌های احتمالی
رنگ آمیزی و تمیز کردن منظم ماشین آلات و تجهیزات، می‌توانند منجر به افزایش استفاده از رنگ و مواد تمیز کننده شود. رنگ‌ها و مواد تمیز کننده ممکن است حاوی حلال‌ها یا مواد شیمیایی باشند که می‌توانند منجر به انتشار گازهای گلخانه ای در هوا یا افزایش تولید زباله شوند. دفع مواد و ملزومات غیر ضروری، باعث افزایش کوتاه مدت تولید زباله می‌شود. در برخی موارد، ممکن است زباله‌های بدون برچسب وجود داشته باشند که این می‌تواند خطرناک باشد. عدم مشارکت پرسنل در جداسازی و جابجایی صحیح زباله می‌تواند منجر به دفع نامناسب برخی زباله‌ها یا از دست دادن فرصتهای بازیابی یا بازیافت شود.
