سازمان‌های متوسط و بزرگ و به طور کلی تمامی کسب و کارها، به هر شکلی نیاز به توسعه و ارتقای کسب و کار خود دارند و این مهم از طریق بهبود فرآیندها میسر خواهد بود. ابزارها و متدهای مختلفی در این خصوص طراحی و عرضه شده است که یکی از بهترین و موثرترین آن ها، مدل چرخه دمینگ یا PDCA است.
به این چرخه به زبانی ساده تر، چرخه بهبود مستمر گفته می شود که می توان از آن در بهبود فرآیندهای سازمانی بهره جست. با استفاده از این چرخه ی بهبود مستمر، می توان به رشد بالاتر و بهینه سازی در بخش های مختلف سازمانی دست یافت.
چرخه دمینگ یا PDCA چیست؟
این متد توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده و درست به همین جهت نام آن را دمینگ گذاشته اند. در حقیقت این چرخه یک مدل موثر در کلیه فرایندها محسوب شده و علی رغم سادگی، بسیار کارآمد است. به این ترتیب سازمان‌ها می توانند در فرآیندهای خود تحول جدی ایجاد کرده و به نفع بهره وری سازمانی از آنها سود ببرند.
چرخه PDCA، به شکل دایره وار و چرخشی عمل کرده و در قسمت‌های مختلف سازمان از جمله توسعه محصولات جدید، بازاریابی، بالا بردن میزان فروش، افزایش رضایت مشتریان، بهبود کیفیت و … تاثیر می گذارد.
PDCA ترکیبی از Plan ،Do ،Check و Act گرفته شده است که به ترتیب به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرآیندها در کسب و کارها و سازمان‌ها به کار گرفته می شود.
کاربرد چرخه PDCA
از این چرخه می توان در مراتب مختلف برای ارتقاء فرآیندها و بهبود بخشی به آنها استفاده کرد. البته زمانی که به دنبال بهبود تدریجی در سازمان‌ها هستیم، این چرخه بهترین کارایی خود را خواهد داشت. همین طور در زمانی که قصد آغاز یک فرآیند جدید را داشته باشیم، PDCA ابزار مناسبی را در اختیار قرار خواهد داد.
بهبود فروش و افزایش رضایت مشتریان، تغییر متدها و پیشرفت های لازم در فرآیندها نیز از مواردی است که استفاده از الگوی دمینگ را معنادار می سازد.
به عبارتی دیگر زمانی که در خصوص برنامه ریزی، جمع آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل ها در مقیاس کوچک، بررسی اولویت ها، ریشه یابی مشکلات و در نهایت برای انجام هر شکلی از تغییرات تدریجی، نیاز به استفاده از این چرخه خواهد بود.
مراحل چرخه دمینگ
۱. برنامه ریزی ابتدایی
نخستین مرحله و البته مهم ترین آن ها،چرخه شامل برنامه ریزی است. به یاد داشته باشیم که رسیدن به اهداف سازمانی تعریف شده، نیازمند یک برنامه ریزی دقیق و هدفمند است. به عبارت دیگر تعیین کردن اهداف و پیش بینی راه های رسیدن آن، منجر به نوعی تعهد به انجام دادن فعالیت های معین برای تحقق آن هدف خواهد شد.
۲. اجرا کردن
برای آن که از نتایج مقبول برنامه ریزی که در مرحله قبل انجام شده است، اطمینان یابیم؛ نیاز به اجرای حداقل آزمایشی و تحلیلی آن ها خواهد بود. به این شکل مشکلات و ایرادات نیز خود را نشان داده و می توان در فاز عملیاتی، نسبت به رفع آن ها اقدام کرد. در نتیجه اصلاحات و ترمیم های لازم برای ماژول های بزرگ تر به دست می آید.
۳. بررسی کردن
یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه ریزی ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکردها خواهد بود. در فرآیند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه کرده و کمی و کاستی آنها را درک خواهیم کرد. به این شکل می توان در صورت نیاز اصلاحات و تغییرات لازم را رقم زد.
۴. اقدام یا عمل کردن
اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن ها و آزمایش ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح ها و برنامه ها است. با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.
چرخه دمینگ چطور به بهبود فرآیندها منجر می شود؟
اگر مراحل نام برده شده برای بهبود فرایندی انجام شد و در مقیاس کوچک تغییری ایجاد نگردید و اثر مثبتی مشاهده نشد، نباید آن را به فرایند های دیگر و یا همان فرایند در مقیاس بزرگ تعمیم داد. بنابراین می توان یک طرح دیگر انتخاب کرد و مراحل چهارگانه را برای آن طی کرد.
تنها زمانی باید این چرخه را در مقیاس بزرگ یا به فرآیندهای کاری بزرگ تر تعمیم داد که وقتی چهار مرحله را در مقیاس کوچک انجام می دهیم، نتیجه کاملا موفقیت آمیز باشد. بنابراین می توان بر اساس آموخته ها و آزمایش های انجام شده در چرخه، تغییرات مثبت در کسب و کار را عملیاتی کرد، بسط و گسترش داد و در مقیاس بزرگتر آن ها را به کار برد.
می توان گفت PDCA ساختاری برای برنامه ریزی استراتژیک کلی سازمان، تجریه و تحلیل نیازها، طراحی برنامه ها، تحویل و تعیین اهداف کوچک و بزرگ، ارزیابی کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتری، خدمات پشتیبانی و … دارد.
سخن پایانی
این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارآمد برای اجرایی کردن هر تغییر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه وتحلیل آنها به منظور بررسی و اولویت بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.
