۷۵ درصد از مدیران ارشد تدارکات (CPO) معتقدند که در ۵ سال آینده استراتژی خرید دیجیتال را ارائه می‌دهند. استراتژی مدیریت خرید سازمانی متداول ترین مفهوم جامعه تدارکات است. با این حال فرآیند ایجاد یک استراتژی خرید قوی و مرتبط، هرچند کار آسانی نیست.
استراتژی مدیریت خرید سازمانی چیست؟
اصطلاح استراتژی مدیریت خرید سازمانی به یک برنامه بلندمدتی اشاره می‌کند تا به طور مقرون به صرفه منابع لازم را از لیستی از فروشندگان کارآمد بدست آورید که با رعایت شرایط خرید، کالاهای با کیفیت را به موقع تحویل می‌دهند. به طور معمول، یک استراتژی خرید به عوامل متعددی مانند جدول زمانی خرید، بودجه موجود، کل هزینه مالکیت (TCO)، خطرات احتمالی و موارد دیگری بستگی دارد. استراتژی مدیریت خرید سازمانی، اغلب بر گزینه‌هایی مانند کاهش هزینه‌ها، کاهش خطرات و گسترش ارگانیک تمرکز می‌کند. بر اساس یک نظرسنجی اخیر، ۷۸ درصد از CPOها در سراسر جهان کاهش هزینه را به عنوان اولویت اصلی استراتژی خرید خود تشخیص می‌دهند. بسته به الزامات تجاری خود، سازمان‌ها می‌توانند تمرکزشان را بر یک اولویت یا بیش از یک اولویت قرار دهند.
انواع استراتژی‌های خرید
صرف نظر از اندازه یک سازمان، چند نوع استراتژی متداول خرید وجود دارند که همه می‌توانند از آن استفاده کنند. آن‌ها عبارتند از:
- کاهش هزینه
- مدیریت ریسک
- مدیریت و بهینه سازی تامین کننده
- خرید سبز
- منابع جهانی
- مدیریت کیفیت جامع
مراحل ایجاد یک استراتژی خرید موثر
یک استراتژی مدیریت خرید سازمانی قوی خطاها را به حداقل می‌رساند. فرصت‌های پس انداز را مشخص می‌کند. هزینه‌های کلاهبرداری را حذف و از رعایت سیاست اطمینان می‌یابد. در زیر نه مرحله اصلی در تلاش برای دستیابی به یک استراتژی خرید موفق ذکر شده‌اند:
۱- پیاده سازی نرم افزار خرید
به دلیل خطاهای انسانی و تاخیر در پرداخت، سازمان‌هایی که به صورت دستی مراحل خرید را انجام می‌دهند، بیشتر هزینه می‌کنند. نرم افزارهای خرید با حذف ورودی دستی اطلاعات و ناکارآمدی‌های مرتبط، بهره وری کارکنان را بهبود می‌بخشند و خطاها را کاهش می‌دهند. این امر به تسهیل روند خرید و پرداخت پایان به پایان کمک می‌کند.
۲- تجزیه و تحلیل هزینه‌های سازمانی
اولین قدم برای توسعه یک استراتژی خرید، تجزیه و تحلیل فرهنگ هزینه‌های موجود در سازمان شما است. برای انجام این کار، باید داده‌ها را از ذینفعان داخلی، تأمین کنندگان و همه طرف‌های دیگری که در فرآیند مدیریت خرید سازمانی دخیل هستند، بدست آورید. داده‌های به دست آمده در این مرحله، نه تنها به عنوان یک پایگاه دانش در سازمان شما عمل می‌کنند، بلکه به عنوان پایه استراتژی خرید نیز عمل خواهند کرد. از ابزارهایی مانند هزینه کل مالکیت (TCO) می‌توان برای شناسایی و تجزیه و تحلیل هزینه‌های اغلب نادیده گرفته شده یا ناشناخته ای که یک کالا و خدمات علاوه بر قیمت اولیه خرید آن متحمل می‌شود، استفاده کرد.
۳- تعیین نیازهای تجاری
برای طراحی یک استراتژی خرید قوی که بهترین نتایج را ارائه دهد، درک نیازهای سازمان به طور واضح ضروری است. این تجزیه و تحلیل مبتنی بر واقعیت به شما کمک می‌کند تا استراتژی خرید خود را در سایر عملکردها و اهداف تجاری تراز و اولویت بندی کنید. یک بحث ساده اگر بشود که وضعیت موجود را به چالش می‌کشد و بدیهیات را زیر سوال می‌برد، فرصت‌های پس انداز بیشتری را آشکار می‌کند. ابزارهایی مانند ماتریس موقعیت یابی دسته، می‌توانند به سازمان‌ها در شناسایی الزامات کلیدی کسب و کار که در توسعه استراتژی تدارکات آن‌ها کمک کرده، کمک کنند.
۴- ارزیابی شرایط بازار
هنگامی که تجزیه و تحلیل داخلی تعیین نیازهای کسب و کار به پایان می‌رسد، گام آشکار بعدی این است که به جنبه‌های خارجی امور نگاه کنیم، بازارهای عرضه و شرایط آن‌ها. در اینجا، داده‌های لازم باید از تأمین کنندگان بالقوه جمع آوری شوند. برای اطمینان از ارتباط، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که داده‌های جمع آوری شده در طول زمان به روز هستند. تعدادی از روش‌ها مانند پنج نیروی پورتر و تجزیه و تحلیل SCOPE در طول این تجزیه و تحلیل مفید خواهند بود. اگر از بهترین شیوه‌های خرید برای شناخت بهتر بازار و تامین کنندگان خود پیروی کنید، این مرحله نسبتاً آسان خواهد بود.
۵- تعیین اهداف مشخص
هنگامی که نیازهای کسب و کار مشخص شدند، زمان آن فرا رسیده است که دیدگاه روشنی از آنچه که باید به آن برسیم، ارائه دهیم. داده‌های جمع آوری شده در مراحل قبلی، می‌توانند برای تعیین خطوط فرآیند خرید شما استفاده شوند. پس از تعیین این موارد، آن‌ها را به ترتیب نزولی که هر کدام بر خط نهایی سازمان شما تأثیر می‌گذارند، مرتب کنید. از ابزارهایی مانند تجزیه و تحلیل سوات، می‌توان برای شناسایی وضعیت فعلی توابع خرید خود استفاده کرد. به عنوان مثال، اگر شما نیاز به کاهش هزینه‌های مربوط به خرابکاری دارید، باید نرم افزاری خریداری کنید که روند را شفاف می‌کند.
۶- تعریف سیاست‌های تدارکات
اکنون که می‌دانید چه مواردی باید مورد توجه قرار گیرند، وقت آن است که لیستی از بهترین شیوه‌های خرید تهیه کنید که ناکارآمدی‌های موجود را از بین می‌برد. شما می‌توانید با اصلاح خط مشی تدارکات خود برای رسیدگی به خطرات مشخص شده در طول تجزیه و تحلیل سوات، این فرآیند را آغاز کنید. وقتی در حال طراحی خط مشی خرید برای مشاغل خود هستید، بهتر است از شروع از ابتدا اجتناب کنید. در عوض، می‌توانید الگوهای خط مشی تدارکات موجود را متناسب با نیازهای تجاری سازمان خود تنظیم نمایید. در حالت ایده آل، سیاست‌های تدارکات نیاز به راهنمایی در مورد شیوه عادلانه برای همه افرادی که در این فرآیند دخیل هستند و همچنین راهکارهایی برای نقض احتمالی، دارد.
۷- تهیه یک استراتژی خرید
با کمک داده‌ها و اطلاعاتی که به دست آورده‌اید، یک استراتژی خرید تهیه کنید. در اینجا لازم است اهداف مورد نظر و تاکتیک‌هایی که برای دستیابی به آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، ذکر شوند. اهداف باید قابل اندازه گیری، حساس به زمان و واقع بینانه باشند. برنامه تاکتیکی روش‌هایی که برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده مورد استفاده قرار می‌گیرد را فهرست می‌کند. یک استراتژی مدیریت خرید سازمانی، همچنین می‌تواند یک ایده بزرگ را دربر بگیرد که در نهایت مرزهای امکان را پیش می‌برد.
۸- ایجاد یک استراتژی خرید دیجیتال
با کمک داده‌ها و اطلاعات بدست آمده از مراحل قبلی، باید یک استراتژی خرید دیجیتال تهیه کنید. در این مرحله، سازمان‌ها باید فناوری خرید، استراتژی، فرایند، استعدادها، مهارت‌ها و سیستم‌های پشتیبانی خود را تغییر دهند. پیاده سازی استراتژی خرید دیجیتال باید در اولویت قرار گیرد، زیرا به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا زمان بیشتری را با تأمین کنندگان و بخش استراتژیک تدارکات بگذرانند، نه بر روی وظایف و معاملات اداری. یک استراتژی خرید دیجیتال به مشاغل کمک می‌کند تا منابع مورد نیاز خود را برای به دست آوردن منافع بزرگ تر به کار گیرند و روند خرید خود را چابک کنند.
۹- استراتژی را اجرا، مدیریت و اصلاح کنید
هنگامی که یک استراتژی دیجیتالی ایجاد شد، مرحله بعدی اجرای آن است. همانطور که استراتژی اجرا می‌شود، نیاز به مشارکت سایر عملکردهای تجاری (منابع انسانی، مدیر، فروش و امور مالی) دارد. پس از اجرای استراتژی خرید دیجیتال، باید پیشرفت و موفقیت پیاده سازی را ردیابی و اندازه گیری کنید.
چارچوب استراتژی مدیریت خرید سازمانی
یک چارچوب استراتژی مدیریت خرید سازمانی ایده آل شامل موارد زیر است:
- بیانیه استراتژی: اساس و منطق
- نتایج مطلوب: قابل تحویل
- بازه زمانی: مهلت‌ها
- برنامه تاکتیکی: نحوه اجرای استراتژی
- اقدامات: معیارهای مورد استفاده برای ارزیابی فرآیند
- ابزارهای مورد استفاده: TCO، تجزیه و تحلیل سوات، پنج نیروی پورتر، ماتریس موقعیت یابی دسته، تجزیه و تحلیل SCOPE ، تجزیه و تحلیل استخوان ماهی و سایر.
از قدرت اتوماسیون در استراتژی مدیریت خرید سازمانی استفاده کنید
یک استراتژی مدیریت خرید سازمانی ساخت یافته، وضعیت موجود را به چالش می‌کشد و رویکردهای جدیدی که صرفه جویی در هزینه‌ها و کارآیی فرآیندها را نشان می‌دهند را برجسته می‌کند. استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرآیند برای اجرای استراتژی و نظارت بر پیشرفت آن، مزایای بلند مدت قابل توجهی را به دنبال خواهد داشت. آن‌ها فرآیندهای تدارکاتی پیچیده را خودکار می‌کنند، در حالی که خطرات و خطاها را به حداقل می‌رسانند.
