فرآیند تحول دیجیتال منابع انسانی

جدول مطالب

این روزها دیجیتالی شدن، در حال تغییر سبک مدیریت سنتی و مدل کسب و کارها است. در بین همه کارکردها، مدیریت منابع انسانی (HRM) به دلیل استفاده روزافزون از نرم افزارهای مرتبط با کارمندان، عملکردهای منابع انسانی مرتبط با فناوری اطلاعات، شبکه های اجتماعی و راه حل های تلفن همراه، تا حد زیادی تحت تأثیر دیجیتالی شدن قرار می گیرد.

در همین راستا می‌توان گفت تحول دیجیتال و منابع انسانی، دو مفهوم جدایی ناپذیر و در عین حال کارآمد و نتیجه‌گرا هستند که در صورت شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان، حمایت مدیر ارشد سازمان، مجهز بودن به ابزارهای مناسب و پیاده سازی درست، می‌توان از مزایای بی‌شماری بهره برد. در ادامه به نکاتی اشاره می‌کنیم که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند در مسیر درستی از تحول دیجیتال واحد HR حرکت کنند.

تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی به چه معناست؟

تحول دیجیتال (Digital Transformation) در منابع انسانی فرآیندی است که از ابزارها و فناوری های دیجیتالی برای بهبود عملکرد عملیاتی استفاده می کند.

مهم‌ترین هدفی که این تحول در واحد HR به دنبال آن است، ارتقاء تجربه کارکنان و سازمان، استفاده از داده‌ها برای هدایت تمام حوزه‌های منابع انسانی، با چند هدف اصلی است:

خودکارسازی فرآیندها، کاهش زمان صرف شده برای کارهای تکراری، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها و آزاد کردن زمان برای استراتژی‌سازی. در نهایت، هدف این است تا بتوان مشارکت کارکنان را بهبود بخشید، موفقیت سازمان را بطور شفاف اندازه گیری کرد و با تغییر مستمر و چابک، به اهداف تعیین شده در واحد HRM دست پیدا کرد.

چه کارهایی را قبل از دیجیتالی کردن واحد منابع انسانی باید انجام داد؟

نتایجی که از ترکیب تحول دیجیتال و منابع انسانی بدست می‌آید، بسیار ارزشمند است. جای تعجب نیست که می خواهید این اقدامات لازم برای تحول دیجیتال این واحد سازمانی مهم را فوراً شروع کنید! اما پیش از همه، در ابتدا ببینید آیا سازمان شما، این ویژگی‌ها را دارد یا خیر:

۱-تعداد کارکنان بیش از ۵۰ نفر: این زمانی است که کسب و کارها، شروع به مواجهه با موانع اداری می کنند. شرکتی که تعداد کارمندان زیادی (معمولا بالای ۵۰ نفر) دارد، مدیریت همه چیز بر روی کاغذ برایش مشکل خواهد بود، بنابراین ساده‌سازی جریان‌های کاری پیچیده، بسیار مهم می‌شود.

۲-دپارتمان فناوری اطلاعات: متخصصان فناوری اطلاعات، استراتژی و فرآیند تحول را ترسیم می کنند و در مورد هر مانعی که ممکن است با آن برخورد کنید، به شما کمک می کنند. سازمان شما حداقل به یک فرد واجد شرایط IT نیاز دارد تا در زمینه یکپارچه سازی، امنیت داده ها و پشتیبانی از اطلاعات به شما کمک کند.

۳- شفافیت در مورد نحوه کمک داده به سازمان: مطمئن شوید که واحد HR شما می تواند مجموعه داده های بزرگی را مدیریت کند. اگر مهارت تفسیر آن را ندارید یا با آن احساس راحتی نمی کنید، جمع آوری داده بی معنی است، زیرا باید آن اعداد را به استراتژی های قابل اجرا تبدیل کنید.

۴- سیستم (سامانه) اطلاعاتی: نرم افزار HR به شما کمک می‌کند تا در آن، پایگاه داده کارکنانِ خود را نگهداری می کنید. در این سامانه، می‌توان هزاران داده را جمع آوری کرد که برای اجرای نرم افزار و راه حل های آینده به آنها نیاز خواهید داشت.

۵-داشتن هدف روشن در ذهن: وقتی صحبت از تحول دیجیتال منابع انسانی می‌شود، دستیابی به اهداف داخلی و بطور کلی رسیدن به یک نتیجه خاص، واضح و مشخص است. به عنوان مثال، آیا می خواهید زمان استخدام را دو هفته کاهش دهید؟ بنابراین می دانید که به دنبال چه چیزی باشید.

ابزارهای مهم برای دیجیتالی کردن فرآیندهای منابع انسانی

برای اجرای برنامه‌های کاربردی مربوط به تحول دیجیتال در حوزه منابع انسانی، به ابزارهایی نیاز است تا اجرا کنندگان بتوانند با استفاده از آنها، گام‌های اساسی برای دیجیتالی کردن فرآیندهای HR را طی کنند. برخی از رایج‌ترین ابزارهای استفاده شده در استراتژی دیجیتال منابع انسانی سازمان، شامل موارد زیر است:

برای فرآیندهای استخدام

موارد مهم برای فرایندهای استخدام به شرح زیر هستند:

سیستم‌های ردیابی متقاضی استخدام(ATS):

با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌‌ها می توانند صدها متقاضی را به سرعت و کارآمد پردازش کنند و نامزدهای فاقد صلاحیت را حذف کنند. ATS همچنین می‌تواند سایر فرآیندهای منابع انسانی مانند ارسال موقعیت شغلی، غربالگری رزومه، برنامه‌ریزی مصاحبه و حتی ارزیابی مصاحبه را بصورت خودکار کند.

نرم افزار دیجیتال Onboarding:

زمانیکه یک فرد به تازگی به سازمان اضافه می‌شود، واحد HR موظف است تا او را با سازمان و فرهنگ آن، فرآیندها و جریان‌های کاری آشنا کند که به این کار Onboarding می‌گویند. دیجیتالی کردن این کارها، به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا این اطمینان حاصل شود که کارکنان جدید، برای انجام وظایف خود احساس استقبال، حمایت و مجهز بودن می‌کنند. همچنین پس از پیاده‌سازی راهکارهای Onboarding، فرآیند آشناسازی، بسیار ساده‌تر و با زحمت کمتری انجام می‌گیرد، کارایی بالا می‌رود و هزینه‌هایی که سازمان برای آشناسازی کارکنان جدید انجام می‌پردازد، تا حدود زیادی کاهش می‌یابد.

ربات‌های هوشمند استخدام‌کننده:

ربات‌های گفتگوی استخدام‌کننده به استخدام‌کنندگان کمک می‌کنند تا با غربالگری و مرحله‌بندی نامزدها در زمان صرفه‌جویی کنند. این ربات‌ها با نامزدها درگیر می‌شوند، زبان مکالمه را تفسیر می‌کنند و پاسخ می‌دهند، و به طور مؤثر وظایفی را که قبلاً به صورت دستی انجام می‌شد (مانند زمان‌بندی مصاحبه یا جمع‌آوری پاسخ‌های غربالگری خودکار) بر عهده می‌گیرند.

چت‌بات‌های هوشنمند منابع انسانی:

با کمک این چت بات‌ها، تیم‌های منابع انسانی می‌توانند برای ایجاد پاسخ‌های خودکار برای پاسخگویی فوری به سوالات و نگرانی‌های متداول نیروها استفاده کنند. جدای از مزایای آشکار صرفه جویی در زمان و اجتناب از وقفه، چت بات ها ابزار ارتباطی هستند که کارکنانِ امروزی از استفاده از آن لذت می برند و جایگزین مناسبی برای مراجعه چندباره به دفتر منابع انسانی هستند.

برای بهبود بهره‌وری

تجزیه و تحلیل کارکنان:

تجزیه و تحلیل افراد، کاربرد تصمیم گیری مبتنی بر داده در فرآیندهای منابع انسانی برای بهبود بهره وری، تعامل و عملکرد کارکنان است. سازمان ها از تجزیه و تحلیل افراد برای تصمیم گیری بهتر در مورد مدیریت استعداد، حفظ کارکنان، برنامه ریزی جانشین پروری و استخدام استفاده می کنند.

مدیریت عملکرد:

بسیاری از شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا پاداش را با عملکرد فراتر از نقش‌های رهبری یا فروش هماهنگ کنند. ابزارهای مدیریت عملکرد به تیم های HR کمک می کند تا سیستمی بسازند که به نتایج پاداش می دهد. این امر گردش مالی را کاهش می دهد و به کارمندان کمک می کند تا در مسیرهای شغلی خود سریعتر پیشرفت کنند.

مدیریت آموزش:

رشد مستمر عنصر کلیدی موفقیت است، اما حتی سازمان‌های بزرگ هنوز هم یادگیری خود را از طریق صفحه‌گسترده‌های سخت مدیریت می‌کنند. نرم افزار مدیریت یادگیری می تواند به آنها کمک کند تا پیشرفت نامزدها را پیگیری کنند، مهارت ها را شناسایی کنند و توسعه کارکنان را تسهیل کنند – از آموزش گرفته تا بررسی عملکرد.

مدیریت حقوق و دستمزد:

مدیریت موثر پاداش برای رضایت کارکنان بسیار مهم است. برای مثال، کشف این که پاداش شما اشتباه محاسبه شده است، باعث بی انگیزگی می‌شود. سیستم‌های مدیریت جبران خسارت تمام جنبه های جبران خسارت را پیگیری می کنند و این فرآیند مهم را تسهیل می‌کنند.

گام‌های تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی

از آنجاییکه تحول دیجیتال، یک فرآیند مبتنی بر استفاده از ابزارهای هوشمند جهت بهبود فرآیندهای کارکنان، مشتری و کاربران است؛ لذا در ابتدا و پیش از همه، کارکنان و نقش آنها در این فرآیند را در اولویت قرار می‌دهد. به همین دلیل، تحول دیجیتال برای کارکنان خط مقدم یک فرآیند ۴ مرحله‌ای به شرح زیر است:

۱- یک کانال دیجیتال برای دسترسی و اتصال کل خط مقدم اتخاذ کنید.

۲- فرآیندهای زمان بر، ناکارآمد و پرهزینه مبتنی بر کاغذ را دیجیتالی کنید

۳- یک استراتژی اتوماسیون ایجاد کنید که از دانش و قدرت کامل نیروی کار خط مقدم استفاده کند

۴- فرآیندهای سازمانی را با بینش داده محور بهینه کنید

چالش های منابع انسانی در تحول دیجیتال

کسب وکار و خصوصاً دپارتمان HR، به راه‌حل‌های دیجیتالی نیاز دارد. اما در ابتدا باید پرسید که گلوگاه‌ها و چالش‌های اصلی در کجا قرار دارند؟

اگر فناوری به درستی مورد استفاده قرار نگیرد و به طور موثر مورد استفاده قرار نگیرد ارزش سرمایه گذاری را ندارد و باید ارزشی برای سازمان ایجاد کند. همچنین مقاومت در برابر پذیرش فناوری، یکی از چالش های کلیدی است که سازمان ها با آن مواجه هستند. علاوه بر این، از جمله دیگر چالش ‌های منابع انسانی در تحول دیجیتال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱- فقدان استراتژی یا هدف مشخص

۲- مقاومت مدیران ارشد سازمان نسبت به حمایت از سرمایه‌گذاری برای تحول دیجیتال در حوزه منابع انسانی

۳- کمبود بودجه برای ایجاد تحول دیجیتال

۴- عدم تخصص در هدایت پروژه Digital Transformation

۵- عدم چابکی در رشد به سمت استفاده از راهکارهای دیجیتال جدید

تحول دیجیتال در منابع انسانی چه مزایایی دارد؟

بهره گرفتن از برنامه‌هایی که در جهت توسعه و رشد دپارتمان نیروی انسانی وجود دارند، مزایای بی‌شماری را به همراه دارد. در زیر به برخی از مهم‌ترین مزایای پیاده سازی برنامه های مبتنی بر تحول دیجیتال واحد HR اشاره می‌کنیم:

افزایش بهره‌وری نیروی انسانی

اگر واحد مدیریت منابع انسانی شما ناکارآمد است، لزوماً تقصیر نیروها نیست. این واحد سازمانی، اغلب با عدم تمرکز، فرآیندهای دستی و کمبود ابزارهای خودکار دست و پنجه نرم می کند. اما با کمک فناوری، افراد و طرز فکر مناسب، منابع انسانی می‌تواند فرآیندهای خود را خودکار کند و در مسیر استراتژی‌های سطح بالاتر حرکت کند.

خودکاری سازی فرآیندها

منابع انسانی دیجیتال، جریان کار را ساده می کند و کارایی را افزایش می دهد که در نهایت، تأثیر مثبتی بر نتیجه می گذارد. به عنوان مثال، Onboarding (که در بالا به عنوان یکی از ابزارهای تحول آفرین به آن اشاره کردیم)، می‌تواند به کارمندان جدید کمک کند تا سریع‌تر با فرهنگ سازمان و نحوه انجام کارها آشنا شوند و زودتر مشارکت کنند.

متمرکز کردن داده‌های کارکنان

نگهداری تمام داده‌های نیروهای انسانی در یک مکان امن و متمرکز، تضمین می‌کند که در هر زمان قابل دسترسی است و درهم‌کاری و بایگانی‌های کاغذی را حذف می‌کند. هنگامی که تیم منابع انسانی همه چیز را در یک سیستم دقیق داشته باشد، می تواند تصمیمات استراتژیک را آسان تر بگیرد و عملکرد سریع‌تری داشته باشد.

ذخیره زمان و پول

خودکار کردن فرآیندهای تکراری مزایای بسیار زیادی به همراه دارد. علاوه بر استفاده بهتر از ارزش سرمایه انسانی، صرفه جویی عمده در هزینه ها نیز حاصل می شود. هنگامی که به کارکنان ابزارهای مناسب برای کار سریع و هوشمند داده می شود، زمان بیشتری برای صرف کارهایی که در واقع کسب و کار را به جلو می برد، دارند.

بهبود تجربه کارکنان

با کمک برنامه‌های مبتنی بر فناوری ابری، داده‌های بزرگ، اتوماسیون فرآیند، ادغام‌های هوشمند و ربات‌ها، تجربه کارکنان در طول انجام فرآیندهای کاری مختلف، ارتقاء می‌یابد. هنگامی که کارکنان احساس می کنند دیده می شوند و مورد حمایت قرار می گیرند، وفادارتر، سازنده تر و روی کارهای معنادار متمرکز می شوند که برای سازمان بازگشت سرمایه ایجاد می کند.

با تحول دیجیتال، رشد پایدار در کسب و کار را تجربه کنید

با استفاده از همه نکاتی در مورد Digital Transformation واحد منابع انسانی به آن اشاره شد، به خوبی می‌توان دید در صورتیکه مدیران ارشد و کارکنان سازمان، از راهکارهایی که در راستای بهبود فرآیندها و رشد پایدار سازمان ارائه می‌شوند؛ حمایت کنند، تا چه اندازه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا عملکرد و سودآوری بالایی را تجربه کنند.

یکی از راهکارهای تحول آفرین در سازمان‌ها که می‌تواند کسب و کارها را نه تنها در بخش منابع انسانی، بلکه در همه واحدهای آن و در ادامه عملکرد کلی سازمان، متحول کند، راهکار جامع تحول سازمانی SSM است. پیشنهاد می‌کنیم برای اینکه با جزئیات این راهکاری منحصربفرد بیشتر آشنا شوید، پادکست‌ها و نکات مربوط به مطلب زیر را به خوبی بشنوید و مطالعه کنید.