امروزه تمرکز قطعاً به سمت رویکرد معقولانه تری در مدیریت زمان تغییر می‌کند، رویکردی که در آن هدف مولد است و نه فقط مشغولیت و حتی در آن صورت ما مراقب این هستیم که مولد را به معنای آنچه برای ما مفید است، دوباره تعریف کنیم تا دیگران. با این حال، با ترجیح تاریخی برای مشغله در فرهنگ ما حرکت به یک طرز فکر جدید بسیار آسان نیست.
اینجا است که یادگیری ابزارها و تکنیک‌های جدید برای کمک به اولویت بندی زمان می‌تواند منفعت زیادی داشته باشد. در حالی که بسیاری از ما تصور می‌کنیم که چگونه می‌توانیم زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنیم، اما وقتی تحت فشار قرار می‌گیریم، نه گفتن دشوار است یا منطقی ترین تصمیم را می‌گیریم. خیلی راحت می‌شود تحت تأثیر آنچه دیگران فکر می‌کنند ضروری یا مهم است، قرار گرفت.
اهمیت تصمیم گیری و اولویت بندی
تصمیمات اولویت بندی زمانی پیچیده تر می‌شوند که یک کسب و کار پروژه‌های زیادی را در هر زمانی انجام دهد. کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه که مهم هستند اما به پروژه خاصی مربوط نمی‌شوند، می‌توانند فرآیند را پیچیده تر کنند. با فهرست بندی و اولویت بندی کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه، ابتدا سردرگمی را کاهش دهید. سپس اهداف تجاری و اهداف استراتژیک فعلی را مرور کنید تا مطمئن شوید که تصمیمات اولویت بندی ابتدا بر مهم ترین پروژه‌ها متمرکز می‌شوند.
زمان و منابع انسانی و تجاری موجود را در نظر بگیرید و محدودیتی برای تعداد پروژه‌های در حال انجام کسب و کار در هر زمان معینی تعیین نمایید. با ایجاد و اولویت بندی لیستی از پروژه‌های سطح بالا که کسب و کار باید برای دستیابی به اهداف استراتژیک و پروژه‌های اختیاری که می‌خواهد انجام دهد، چه در حال حاضر و چه در آینده، کار را به پایان برسانید و فرآیند تصمیم گیری در مورد اولویت بندی را دنبال نمایید.
حداکثر استفاده را از روز ببرید
در حالی که توصیه‌های بسیار زیادی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند از ۲۴ ساعت خود در طول روز بیشتر بهره ببرید، اما واقعیت این است که اولویت بندی و تصمیم گیری چالشی پیچیده تر از آن چیزی بوده که تصور می‌کردیم. بسیاری از عناصر متصل به هم برای وقت گذاشتن در موارد درست و تصمیم گیری درست در صورت مواجهه با گزینه‌های متضاد، وجود دارند.
به همین دلیل است که علاوه بر استراتژی‌های عملی در مورد مدیریت زمان، مواردی مانند مسدود کردن اعلان‌ها یا برنامه ریزی کارهای مهم و توسعه خودآگاهی نیز بسیار مهم هستند (روان سنجی ابزاری عالی برای کمک به این امر است.)
خودآگاهی می‌تواند به کشف مناطقی کمک کند که برای اهداف شخصی و شغلی شما مهم و ضروری هستند، همچنین به شما کمک کرده تا زمان به تعویق انداختن وسوسه را پیدا کنید.
این موضوع همچنین می‌تواند نشان دهد که چرا شما تمایل بیشتری به انجام کاری دارید که شخص دیگری از شما درخواست می‌کند تا اینکه کاری که برای خود تعیین کرده‌اید را انجام دهید و اجرا کنید. خودآگاهی می‌تواند به شما در درک چگونگی و دلیل تصمیم گیری کمک کند، بخش مهم دیگری از مدیریت زمان. با استراتژی‌های مربوط به تعیین هدف، روشن شدن انتظارات و تعریف موارد ضروری و مهم، خودآگاهی می‌تواند یک ابزار ضروری در مبارزه با نفرین مشغله باشد. مهارت اولویت بندی و تصمیم گیری همچنین به سایر عناصر اثربخشی شخصی مانند قاطعیت، توانایی گفتن نه یا درخواست زمان بیشتر در صورت نیاز و همچنین مهارت‌های مذاکره و تفویض اختیار پیوند می‌دهد.
همچنین در مورد این است که بتوانیم خطر استرس و فرسودگی شغلی خود را ارزیابی کنیم و وقتی احساس خستگی می‌کنیم اقدامات مناسبی را انجام دهیم و این عمل برای هرکسی متفاوت خواهد بود. دیگران ممکن است به حمایت بیشتر اطرافیان خود نیاز داشته باشند. اغلب، ترکیبی پیچیده از همه این موارد و موارد دیگر. اما نکته اصلی این است که بدانید چه چیزی برای شما مفید است. در اینجا هنگام تلاش برای توسعه اولویت بندی و مهارت تصمیم گیری به چند نکته توجه کنید:
- چرا به طور متفاوتی می‌خواهید زمان خود را مدیریت کنید؟ این برای شما چه معنایی خواهد داشت؟
- چه چیزی در حال حاضر زمان شما را هدر می‌دهد؟
- چگونه می‌توانید زمان خود را بهتر برنامه ریزی کنید؟
- آیا کار را به تعویق می‌اندازید؟ کی و چرا؟
- با چه وقفه‌هایی روبرو هستید؟
- چگونه با درخواست‌ها برخورد می‌کنید؟ آیا احساس می‌کنید می‌توانید نه بگویید یا زمان بیشتری بخواهید؟
- برخی از نشانه‌هایی که نشان می‌دهند استرس دارید یا در حال فرسودگی هستید، چیست؟
فقط با فکر کردن در مورد این موارد، ممکن است برخی از زمینه‌ها و روش‌هایی که می‌توانید در آنها تغییر نگرش و رویکرد خود را نسبت به نحوه گذراندن زمان تان تغییر دهید، تشخیص داده و امیدواریم بیشتر از آن را برای انجام کارهایی که می‌خواهید پیدا کنید. اگر می‌خواهید مسائل مدیریت زمان، اولویت بندی و تصمیم گیری را عمیق تر بررسی کنید، پس چرا به دوره اولویت بندی و تصمیم گیری مراجعه نکنید. در طول این جلسات تمام موضوعات فوق پوشش خواهند یافت و همچنین به شما کمک می‌کنند تا استراتژی‌های مشخصی برای مقابله با چالش‌های خاصی که هنگام مدیریت زمان با آنها روبرو می‌شوید را تدوین کنید.
مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی یک فرآیند، دو مرحله ای است که هم به مهارت‌های شناسایی و هم به تصمیم گیری نیاز دارد. تعیین اینکه کدام وظایف جزء مهم ترین هستند و به چه ترتیبی باید انجام شوند، برای یک عملیات تجاری موثر ضروری است. پیروی از یک فرآیند تصمیم گیری اولویت محور که به اهداف و اهداف استراتژیک تجاری باز می‌گردد و از آنها پیروی می‌کند، هر وظیفه ای را در چشم انداز قرار داده و شانس انجام وظایف را به ترتیب و به موقع افزایش می‌دهد.
شناسایی کنید
مرحله شناسایی با جمع آوری یک تیم، ایجاد یک سیستم رتبه بندی وزنی و سپس انجام یک جلسه طوفان مغزی آغاز می‌شود. یک سیستم رتبه بندی وزنی مانند مقیاس پنج درجه ای برای قرار دادن وظایف به ترتیب اهمیت مفید بوده و برای تصمیم گیری‌های صحیح اولویت بندی بسیار مهم است. از کوچک شروع کنید و این تکنیک جدید را با انتخاب یک یا دو پروژه مانند ایجاد وب سایت سازمان یا ایجاد جریان بهتر فرآیند گزارش دهی در پایان ماه که اهداف استراتژیک تجاری را برآورده می‌کنند، تمرین کنید. طوفان فکری داشته باشید تا لیستی از هر وظیفه ای، هرچند کوچک را تهیه کنید تا برای تکمیل پروژه لازم باشد.
تجزیه و تحلیل کنید
هدف از مرحله تجزیه و تحلیل این است که وظایف را از اهداف یا اهداف پروژه جدا کنید، مطمئن شوید که هر وظیفه در لیست یک مرحله را در فرآیند تکمیل کرده و در صورت لزوم به لیست وظایف آن را اضافه کنید. به عنوان مثال؛ وظیفه ای مانند ثبت نام با یک سرویس میزبانی وب، واقعاً هدفی است که می‌تواند به وظایفی مانند شناسایی الزامات پهنای باند و تحقیق در مورد گزینه‌ها و قیمت‌های موجود تقسیم شود. هر وظیفه موجود در لیست را تجزیه و تحلیل کرده، اهداف را به بالا منتقل کنید و وظایف حمایتی را تحت هر هدف پروژه ای لیست نمایید.
اختصاص دهید
تصمیمات اولویت بندی را با اختصاص نقاط اولویت به هر هدف با توجه به مقیاس رتبه بندی تیم ایجاد شده، شروع کنید. اهداف را بر اساس اولویت مرتب کنید و سپس همین کار را برای وظایف زیر هر پروژه انجام دهید تا یک لیستی از کارهای به ترتیب اهمیت ایجاد شود، تعیین تاریخ سررسید برای خود پروژه و سررسید برای هر پروژه. وظایف را با توجه به مهارت و زمان انجام هر کار به اعضای تیم محول کنید.
