یکی از رایج‌ترین دلایل شکست شرکت‌ها، عدم تعادل بین قسمت‌های مختلف سازمان است. در این شرکت‌ها هماهنگی خوبی بین بخش فروش و عملیات و به طور کلی کارمندان و مدیران وجود ندارد. در این مواقع است که موضوعی به نام «ساختار سازمانی» به میان می‌آید. در اثربخشی و عملکرد بهینه سازمان، ایجاد ساختار قابل چشم پوشی نیست! در حقیقت، برای موفقیت شرکت باید ساختار سازمانی درستی پیاده سازی شود تا همۀ بخش‌های کاری به طور یکپارچه و هدفمند حرکت کنند. پس اگر می‌خواهید دربارۀ ساختار سازمانی همه چیز را بدانید، با مقاله دیگری از غزال همراه اشید.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی (Organizational Structure) سیستمی است که چگونگی هدایت فعالیت‌های خاص برای دستیابی به اهداف سازمان را مشخص می‌کند. این فعالیت‌ها می‌توانند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشند. ساختار سازمانی همچنین چگونگی جریان اطلاعات بین سطوح درون شرکتی را تعیین می‌کند.
به عنوان مثال، در یک ساختار متمرکز، تصمیمات از بالا به پایین جریان می‌یابد، در حالی که در یک ساختار غیرمتمرکز، قدرت تصمیم گیری بین سطوح مختلف سازمان توزیع می‌شود. ساختار سازمانی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد کارآمدتر و متمرکزتر فعالیت کنند.
مشاغل از هر شکل و اندازه باید از ساختارهای سازمانی استفاده می‌کنند. آنها یک سلسله مراتب خاص را در داخل یک سازمان تعریف می‌کنند. یک ساختار سازمانی موفق، وظیفه هر کارمند و چگونگی انطباق او با کل سیستم را مشخص می‌کند. به بیان ساده، ساختارهای سازمانی مشخص می‌کنند چه کسی چه کاری انجام می‌دهد تا شرکت بتواند اهداف خود را براساس آن برآورده کند.
این ساختار، نمایشی بصری از چگونگی شکل گیری و چگونگی پیشرفت شرکت در دستیابی به اهداف را فراهم می‌کند. ساختارهای سازمانی به طور معمول در هر نوع نموداری مانند هرم نشان داده می‌شوند، جایی که قدرتمندترین اعضای سازمان در بالا قرار می‌گیرند، در حالی که کسانی که کمترین قدرت را دارند، در پایین هستند.
نداشتن ساختار رسمی ممکن است برای سازمانها دشوار باشد. به عنوان مثال، کارمندان ممکن است در دانستن اینکه به چه کسی باید گزارش دهند، مشکل داشته باشند. این می‌تواند منجر به عدم اطمینان شود! زیرا کارمندان نمی‌دانند چه کسی در سازمان مسئول چه چیزی است.
وجود یک ساختار در سازمان می‌تواند به کارآیی بیشتر کمک کند. این مهم همچنین بدان معنی است که هر بخش می‌تواند بهره وری بالاتری داشته باشد زیرا تمرکز بیشتری بر روی انرژی و زمان وجود دارد.
تکامل ساختارهای سازمانی
حتی در دوران باستان، زمانی که شکارچیان به صورت گروهی بیرون می‌رفتند، دستور خاصی در مورد چگونگی انجام کارهای شکار خود وجود داشت. این مورد اولین ساختار سازمانی در تاریخ بشریت است.
در طول دهه ۱۹۰۰ بود که مفهوم تولید انبوه شروع به ریشه دواندن کرد، متفکران و رهبران صنعت در آن زمان به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره وری و حفظ کارآیی در کل فرآیند تولید بودند. «هانری فایول» فرانسوی این فرآیند را شبیه ماشین آلاتی تشبیه کرده است که خوب روغن کاری شده‌اند تا عملکرد روان را نشان دهند. در این حالت، روغن ساختاری خواهد بود که باعث می‌شود ماشین آلات به نرمی کار کنند!
فایول مفاهیم داشتن زنجیره‌ای از فرماندهی، تخصصی بودن وظایف و تفکیک مشاغل، قدرت و اقتدار را معرفی کرد. این مفهوم از ایده متفکر دیگری به نام «ماکس وبر» که کاربرد مفهوم بوروکراسی را معرفی کرد، پشتیبانی می‌کند. این بار، این موقعیت‌ها یا نقش‌ها هستند که بدون در نظر گرفتن هویت شخص یا فرد، اختیارات را برحسب جایگاه تعیین می‌کنند.
ساختار سازمانی متمرکز در مقابل غیر متمرکز
ساختار سازمانی یا متمرکز است یا غیر متمرکز! به طور سنتی، سازمانها با رهبری متمرکز و یک زنجیره فرماندهی مشخصی شروع به کار می‌کنند. ارتش، یک سازمان با ساختار بسیار متمرکز است شامل سلسله مراتب طولانی و خاص از مافوق تا زیردستان می‌باشد. سازمان‌های غیرمتمرکز مانند بسیاری از استارتاپها در حوزه فنآوری هستند. این ساختار به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا به اصطلاح سریع، چابک و سازگار بمانند.
عناصر ساختار سازمانی
با وجود بیش از یک یا دو نوع ساختار سازمانی، عناصر مختلفی وجود دارند که این ساختارها را تشکیل می‌دهند. این عناصر عبارتنداز:
- رهبری یا حکمرانی: افرادی که قدرت تصمیم گیری یا هدایت سازمان به سمت هدف مشترک آن را دارند، مشخص می‌شوند.
- اجرای قوانین: این‌ها قوانین هستند، هم قوانین صریحاً بیان شده (کاملاً واضح و مشخص) و هم آن‌هایی که ذاتاً ضمنی هستند (غیرزبانی، عاطفی و فرهنگی) که باید در عملکردهای عادی یا عملکرد سازمان رعایت شوند.
- تقسیم کار: در داخل سازمان، تقسیم و توزیعکار بین اعضا نیز باید مشخص شود و وظایف و مسئولیت‌های آنها به طور تعیین شوند.
اهمیت ساختار سازمانی
یک سازمان بدون هیچ ساختار و نظمی نمی‌تواند وجود داشته باشد یا حتی ایجاد شود. این مهم صرف نظر از نوع سازمان یا هدف به وجود آمدنش، نیاز به یک چارچوب دارد. توسعه ساختار می‌تواند از زمان شروع سازمان ایجاد شود، زمانی که هنوز در مرحله شکل گیری است.
همچنین می‌تواند در طول حیات سازمان، زمانی که در حال فعالیت است ایجاد شود. در بیشتر موارد، ایجاد ساختار در داخل یک سازمان یک روند مداوم است، با تغییراتی که برای سازگاری با شرایط مختلف به طور مستقیم (یا حتی غیرمستقیم) بر اعضا یا کل سازمان تأثیر می‌گذارد.
در این راستا، می‌توان اهمیت ساختار سازمانی را به شرح زیر توصیف کرد:
- یک ساختار هویت شرکت را به اعضا اعطا می‌کند. اعضا به طور غریزی احساس می‌کنند که آنها بخشی از یک چیز واحد و منسجم هستند. این مهم روابط کاری را نشان می‌دهد که بخشی از جریان کار در سازمان هستند. بنابراین آنها دقیقاً می‌دانند که قرار است کجا باشند یا چه نقش‌هایی دارند. درواقع، این موضوع مسائل مربوط به مسئولیت‌ها و پاسخگویی‌ها را نیز شامل می‌شود.
- یک ساختار رهنمودهای روشنی را ارائه می‌دهد و اساساً، دامنه رفتار قابل قبول اعضا در داخل سازمان را مشخص می‌کند. اعضا برای دریافت ایده در مورد نحوه کارکرد و یا اینکه چه قوانینی باید در شرایط خاص حاکم باشند، به ساختار مراجعه می‌کنند. این امر باعث بهبود کارآیی عملیاتی اعضا می‌شود.
- یک ساختار به تصمیم گیری کمک می‌کند. درحقیقت، این مهم به عنوان یک کتابچه راهنمای عملی در نظر گرفته می‌شود.
- یک ساختار رشد کسب و کار را تسهیل می‌کند. به همین دلیل دقیقاً به عنوان راهنمای شرکت، راهنمایی در مورد چگونگی حل برخی مسائل یا موضوعات ارائه می‌دهد.
فواید ساختار سازمانی
ساختار سازمانی سیاست‌ها و رویه‌های رسمی و غیررسمی است که شرکت‌ها برای اداره فعالیت‌های تجاری از آن استفاده می‌کنند. مشاغل کوچک و بزرگ می‌توانند از ساختارهای سازمانی برای مدیریت مؤثر کارکردهای تجاری و کارمندان استفاده کنند. در حالی که نوع ساختار معمولاً به اندازه و عملکرد شرکت بستگی دارد اما این مهم مزایای زیر را به‌همراه دارد:
عملیات تجاری ساده سازی می‌شود
ساختارهای سازمانی می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا عملیات تجاری را ساده کنند. صاحبان مشاغل و مدیران معمولاً وظیفه سازماندهی عملکردهای تجاری را در بخش‌هایی برعهده دارند که می‌توانند فرآیندهای مختلف تجاری را تکمیل کنند. سازماندهی عملکردهای تجاری در بخش‌ها، اطمینان می‌دهد که عملیات تجاری به اتمام رسیده است و به شکلی مؤثر و کارآمد درآمده است.
تصمیم گیری را بهبود می‌بخشد
شرکت‌ها می‌توانند از ساختار سازمانی برای بهبود روند تصمیم گیری در تجارت خود استفاده نمایند. تصمیمات تجاری اغلب به میزان اطلاعاتی مربوط می‌شود که صاحبان مشاغل یا مدیران در یک بازه زمانی جمع آوری می‌کنند. ساختارهای سازمانی می‌توانند برای ارتقاء جریان اطلاعات (از عملیات خط مقدم) طراحی شوند. مدیریت سطح اجرایی می‌تواند از کانال‌های ساختار سازمانی برای ارسال اطلاعات به مدیران یا کارکنان مسئول استفاده کند.
چندین مکان را اداره می‌کند
با ادامه رشد و گسترش مشاغل کوچک، آنها ممکن است وارد چندین مکان در بازارهای اقتصادی محلی، منطقه‌ای یا داخلی شوند. ساختارهای سازمانی به صاحبان مشاغل کمک می‌کنند تا یک زنجیره مدیریتی ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که همۀ مکان‌های تجاری مطابق روش‌های استاندارد کار می‌کنند. صاحبان مشاغل به ساختارهای سازمانی اعتماد می‌کنند زیرا ممکن است مالک نتواند به موقع از هر مکانی بازدید کند.
عملکرد کارکنان را تقویت می‌کند
ساختارهای سازمانی معمولاً وظایف کارمندان را مشخص می‌کنند، مثلاً کدام مدیر مسئول نظارت بر کدام کارمندها است. کارکنان ممکن است دوره آموزشی را طی کنند که در آن ساختار سازمانی شرکت را یاد بگیرند. این فرآیند به کارمندان اطلاع می‌دهد که کدام مدیر می‌تواند تصمیمات خاصی بگیرد یا در چه مواردی باید اطلاعات را برای تأیید ارسال کنند. ساختارهای سازمانی همچنین می‌توانند برخی انعطاف پذیری‌‌ها را برای افزودن بخش‌های جدید یا کارمندان تازه استخدام شده ایجاد کنند تا مسئولیت یک مدیر را در شرکت سنگین نکنند.
بر روی خدمات مشتری و فروش تمرکز دارد
شرکت‌هایی که از یک ساختار سازمانی کاملاً مشخصی استفاده می‌کنند، باید بتوانند بیشتر از زمان اصلاح مسائل عملیاتی، تمرکز خود را روی خدمات مشتری بگذرانند. خدمات بهتر مشتری، می‌توانند به شرکت‌ها در پاسخ به سؤالات مربوط به کالاها یا خدمات مصرف کننده کمک کنند. همچنین ممکن است شرکت‌ها با تأمین نیازها و خواسته‌های مصرف کنندگان، بر افزایش درآمد فروش و سود حاصل از عملیات تجاری تمرکز کنند.
چارت سازمانی چیست؟
نمودار سازمانی را چارت سازمانی، ابزاری بصری است که روابط گزارشگری در یک سازمان را نشان می‌دهد. کارمندان جدید می‌توانند از نمودارهای سازمانی برای یادگیری ساختار کاری بخش خود یا هر بخش مرتبط دیگر استفاده کنند.
مدیران از نمودارهای سازمانی برای نشان دادن عملکرد خود و کارکنان به عنوان بخشی از سازمان بزرگ‌تر یا ارزیابی مسئولیت‌های نقش‌های مختلف قبل و بعد از بازسازی استفاده می‌کنند.
نمودارهای سازمانی همچنین ابزاری مفیدی برای نقشه برداری گروه‌های فراتر از دپارتمان‌ها در شرکت‌های بزرگ، از سازمان‌های داوطلب گرفته تا درختان خانواده است. علاوه بر استفاده آشکار از تجسم ساختار گزارش گری، نمودارهای سازمانی می‌توانند ابزاری کاربردی برای استفاده در بسیاری از شرایط از جمله موارد زیر باشند:
- ارزیابی عملکرد بخش‌های کاری و کارکنان
- برنامه ریزی پروژه‌های مقطعی
- برنامه ریزی و ارزیابی تلاش‌های بازسازی
- پیگیری میزان کار تک تک کارکنان و مدیران برای پیگیری میزان حجم کاری
ساده‌ترین راه برای خواندن نمودار سازمانی از بالا به پایین است. بیشتر آنها هرمی شکل هستند که بالاترین فرد در بالاترین سطح را نشان می‌دهند. هر سطر یک سطح از مدیریت است، بنابراین نمودار با ترسیم سطوح پایین سازمان گسترش می‌یابد.
عناصر ساختار سازمانی
ساختار سازمانی دارای عناصر زیر است:
۱-اهداف و برنامه‌ها
ساختار سازمان برای پاسخگویی به برنامه‌ها و اهداف سازمان طراحی شده است. این مهم به فعالیت‌های سازمانی کمک می‌کند که به اهداف خود برسند.
۲- تخصیص فعالیت‌ها
کلیه فعالیت‌های سازمانی براساس ویژگی‌های خود به واحدهای فرعی تقسیم شده و گروه بندی می‌شوند. این مهم بخش‌هایی را تشکیل می‌دهد که پایه و اساس ساختار سازمان است.
۳- استاندارد سازی
استاندارد سازی به معنای یکنواختی و سازگاری است. برای اینکه اعضای دپارتمان‌های مختلف بتوانند به صورت هماهنگ کار کنند، مدیریت سیاست‌ها، رویه‌ها و برنامه‌هایی را که به انجام فرایندهای تصمیم گیری کمک می‌کنند را وضع می‌کند. استاندارد سازی ثبات ساختار سازمان را فراهم می‌کند.
۴- هماهنگی
با تخصص فعالیت‌ها، کارکنان ممکن است از اهداف سازمانی منحرف شده و اهداف فردی خود را ارتقاء دهند. بنابراین، نیاز به ادغام وظایف واحدهای مختلف برای کمک به آنها در جهت رسیدن به هدف مشترک است. هماهنگی اطمینان می‌دهد که ساختار سازمان توسط همۀ افراد احترام گذاشته می‌شود و اهداف فردی نیز به عنوان عوامل کمک به اهداف سازمانی دیده می‌شوند.
۵- تمرکز و تمرکززدایی
ساختار سازمانی که در آن قدرت تصمیم گیری با مدیران عالی است، ساختاری متمرکزی است و ساختاری که در آن تصمیمات توسط مدیران سطح متوسط و پایین گرفته می‌شود، یک ساختار غیرمتمرکز است.
۶- محیط
هیچ ساختاری نمی‌تواند بهترین باشد و بسته به تغییر در عوامل محیطی، اقتصادی، اجتماعی، فناوری، سیاسی و سایر، قابل تغییر است. بنابراین ساختار سازمان برحسب موقعیت متفاوت خواهد بود.
۷- کارکنان
ساختار سازمان برای دستیابی به اهدافی طراحی شده است که توسط بشر محقق می‌شود. بنابراین مشاغل و ادارات دارای کارکنانی در بخش‌های مختلف هستند و روابط، اختیارات و مسئولیت‌هایی به آنها تفویض می‌شوند.
اهداف ساختار سازمانی
قبل از ایجاد ساختار سازمانی مشخص، مدیریت عالی شرکت قابل اجرا ابتدا باید اهداف و اهداف کلی را برای شرکت توسعه دهد تا سازگاری بین ساختار سازمان و اهداف مدیریت وجود داشته باشد.
اهداف کلی ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- شرکت باید چه فناوری را توسعه دهد؟
- چه خطوط تولیدی باید دنبال شود؟
- موقعیت مطلوب بازار چیست؟ بهره وری؟ سودآوری و رشد؟
اهداف کلی ممکن هستند از نظر کمی و کیفی بیان شده و شامل اهداف مالی، اهداف بازاریابی، اهداف تحقیق و مهندسی و اهداف تولید باشند. در ابتدا، اهداف و مقاصد باید برای کل شرکت مشخص شوند. بر اساس نتایج، می‌توان تعیین کرد که چه فعالیت‌هایی باید انجام گردند که این به نوبه خود منجر به گروه بندی این فعالیت‌ها و تعریف ساختار سازمان می‌شود.
اهداف ممکن هستند به صورت کلی یا به روشی خاص بیان شوند. در واقع، برای معنی دار بودن، آنها باید تا حد امکان خاص بوده و در صورت لزوم، با اقدامات کمی مرتبط باشند، تا ارزیابی واقع بینانه وضعیت و روند سازمانی امکان پذیر شود. روند ایجاد اهداف اغلب کاملاً پویا می‌باشد، زیرا ممکن است در نتیجه شرایط اقتصادی و اجتماعی، پیشرفت فنآوری و سایر تغییراتی ایجاد شود.
توسعه ساختار سازمانی با استفاده از اهداف
هنگامی که اهداف کلی در ابتدا مشخص شدند، گام بعدی توسعه ساختار سازمانی است که با اهداف کلی سازگار می‌باشد. ساختار سازمان باید به گونه‌ای باشد که به نیازها در تحقق اهداف تعیین شده توسط مدیریت پاسخ دهد. ایجاد الگوهای سازمانی یا توسعه ساختار سازمان، به طور کلی در موارد زیر تکامل می‌یابند:
- شناسایی کارهایی که باید انجام شوند (به عنوان مثال تحقیق، طراحی اولیه سیستم، طراحی دقیق یک واحد و سایر) و تجزیه این کار با وظایف خاص، در ابتدا از طریق برنامه ریزی محصول انجام می‌شود. این وظایف در بسته‌های کاری سازمان یافته و بسته‌های کاری طراحی شده از نقطه نظر نوع کار، پیچیدگی و برنامه زمان بندی مورد نیاز ارزیابی می‌شوند.
- بسته‌های کار جداگانه بر اساس شباهت و ویژگی‌های همگن برای تعیین موقعیت‌ها گروه بندی خواهند شد.
انواع ساختارهای سازمانی
ساختار تابعی
چهار نوع ساختار سازمانی مشترک در دنیای واقعی اجرا می‌شوند. اولین و رایج ترین آن یک ساختار عملکردی است. همچنین از آن به عنوان ساختار سازمانی بوروکراتیک نیز یاد می‌شود و یک سازمان را بر اساس تخصص نیروی کار آن از هم می‌پاشد. بیشتر کسب و کار کوچک و متوسط، از یک ساختار عملکردی مشخصی استفاده می‌کنند. تقسیم سازمان به بخش‌های متشکل از بازاریابی، فروش و فعالیت عملی، استفاده از ساختار سازمانی بوروکراتیک را نشان می‌دهد.
ساختار چند بخشی
نوع دوم در بین سازمان‌های بزرگ با واحدهای تجاری فراوانی رایج است. سازمانی که از این روش به عنوان بخش یا چند بخش استفاده می‌کند، تیم رهبری خود را بر اساس محصولات، پروژه‌ها یا سازمان‌های تابعه ای که اداره می‌کنند، ساختار می‌دهد. یک نمونه خوب از این ساختار Johnson & Johnson است. این سازمان با داشتن هزاران محصول ، خط کسب و کار خود را تشکیل می‌دهد.
ساختار وظیفه‌ای – مسطح
ساختار وظیفه‌ای – مسطح در میان بسیاری از استارتاپها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همانطور که نام کنایه آمیزی دارد، سلسله مراتب فرماندهی را مسطح می‌کند و به کارکنان خود استقلال زیادی می‌بخشد. سازمان‌هایی که از این نوع ساختار استفاده می‌کنند، سرعت اجرای بالایی دارند.
ساختار ماتریسی
چهارمین و آخرین ساختار سازمانی یک ساختار ماتریسی است. همچنین به عنوان گیج کننده ترین و کمترین ساختار مورد استفاده شناخته می‌شود. این ساختار کارکنان را در سران مختلف، بخش‌ها یا بخش‌های مختلف ماتریس می‌کند. برای مثال کارمندی که در یک سازمان ماتریس کار می‌کند، ممکن است وظایفی در زمینه فروش و خدمات مشتری داشته باشد.
کلام آخر
با در نظر گرفتن اهمیت ساختار سازمانی، می‌توان نتیجه گرفت که یک سازمان باید ساختار مناسبی داشته باشد تا عملیات کاری در گروه‌های مختلف را جهت نیل به اهداف بهینه سازی کند. هیچ شرکت کوچک و بزرگی نمی‌تواند بدون ساختار دوام بیاورد؛ درحقیقت، ساختار به معنای ایجاد یک راهنمای کار یا دستورالعمل اجرایی است که برطبق اهداف سازمان طراحی می‌شود.
