فرمول ارزیابی عملکرد منابع انسانی + چک لیست

بیشتر مشاغل به طور منظم و معمولا حداقل سالی یک بار نسبت به ارزیابی عملکرد منابع انسانی و کارکنان خود اقدام می‌کنند. ارزیابی به طور معمول شامل بازبینی چگونگی مقایسه وظایف و عادت‌های مختلف کاری کارکنان؛ توأم با نظارت است. همین طور اکثر مواقع نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان برای اختصاص پاداش، افزایش حقوق و رتبه بندی مورد استفاده قرار می‌گیرد. ارزیابی‌های منظم کارمندان کمک می‌کند تا آن چه را از آن‌ها انتظار می‌رود، بهتر درک کنند، ارتباطات میان مدیریت و کارمندان را بهبود بخشیده و به کارکنان شناخت بهتری از عملکرد خود داده شود.

این مباحث توضیح می‌دهد که چگونه یک کارمند را به طور موثر ارزیابی کنیم و این که چرا ارزیابی عملکرد از ابزارهای مفید رهبری هستند:

ارزیابی عملکرد منابع انسانی

• چگونه کارکنان را ارزیابی کنیم
• ارزیابی عملکرد چیست؟
• هدف از ارزیابی کارکنان چیست؟

در طول بررسی عملکرد کارکنان، سه سوال اصلی برای پرسیدن وجود دارد:

1. آیا این عضو تیم همان چیزی را خلق می‌کند که در هدف‌گذاری قرار گرفته است؟
2. آیا این عضو تیم از منابع به خوبی استفاده می‌کند؟
3. آیا این عضو تیم اقداماتی برای بهبود خود و سازمان انجام می‌دهد؟

هنگام تلاش برای پاسخ دادن به این سوالات، ده‌ها عامل برای اندازه گیری وجود دارد که هر یک در نوع خود در ارزیابی نهایی موثر خواهند بود.

برای ارزیابی موثر کارکنان، شرکت‌ها باید یک چارچوب ارزیابی استاندارد داشته باشند و هر یک از کارکنان را با توجه به معیارهای استاندارد بررسی کنند. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ارزیابی موثر کارکنان آورده شده است:

استانداردهای عملکرد را تنظیم کنید

مهم است که شما استانداردهای عملکرد مشخصی را تعیین کنید که مشخص کند کارکنانی که در یک نقش خاص قرار دارند، چه سیستمی از وظایف و عملکرد را باید دنبال کرده و به انجام برسانند. استانداردها باید در مورد همه کارکنانی که سمت یکسانی را در اختیار دارند، بطور یکسان اعمال شود. تمام استانداردهای عملکرد باید قابل دستیابی بوده و مستقیماً با شرح وظایف شخص مرتبط باشد.

بهره‌وری و کیفیت را بسنجید

بهره‌وری یکی از رایج‌ترین شاخص هایی است که در ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد. این نشان دهنده خروجی کارکنان در یک زمان و دوره خاص است. به طور مثال:

• چه تعداد از تماس‌های فروش آن‌ها منجر به فروش واقعی شده است؟
• چه تعداد از شکایات پشتیبانی مشتری آن‌ها حل شده است؟
• چند درصد از شکایات مشتری آنها برای حل و فصل به دیگران منتقل شده است؟
• چند درصد از تماس‌های فروش آ‌ن‌ها ناموفق بوده است؟

در ارزیابی عملکرد منابع انسانی اهداف ویژه را تنظیم کنید

KPI شرکت را در ذهن داشته باشید. به عنوان مثال، اگر شرکت شما ادعا می‌کند که KPI رضایت مشتری اولین اولویت آن است، شما باید این معیارها را در سطح تیمی نیز بسنجید. همچنین باید اهدافی را تعیین کنید که برخلاف استانداردهای عملکرد که می ‌تواند در مورد چندین کارمند اعمال شود، مختص هر کارمند باشد. اهداف خاص نقاط قوت و ضعف هر کارمند است و می‌تواند به آن‌ها در بهبود مهارت‌های خود یا یادگیری مهارت‌های جدید کمک کند. با هر کارمند همکاری و تعامل مستقیم داشته باشید تا اهدافی منطقی و مرتبط با موقعیت آنها تعیین شود.

استفاده از رویکرد “مدیریت بر اساس اهداف” ارزیابی عملکرد اعضای تیم را بسیار آسان‌تر خواهد ساخت:

• آن‌ها چند درصد از اهداف مهم را برآورده کردند؟
• چند درصد از کارهای اصلی / ثانویه را انجام دادند؟
• چند درصد از اهداف را رها کردند / دستیابی به آن‌ها یافتند؟

پاسخ به این سوالات به شما سنجش دقیقی از عملکرد یک کارمند می‌دهد.

همین طور بخوانید: راهنمای جامع مدیریت منابع انسانی

یادداشت‌برداری و نکته‌برداری کنید

عملکرد کارکنان خود را در طول سال پیگیری کرده و برای هر کارمند یک پرونده عملکرد ایجاد کنید. دستاوردها یا حوادث قابل توجه، مثبت یا منفی را ثبت کنید. به یاد داشته باشید که وقتی موضوعی برجسته شد، می‌توانید فوراً به کارمندان خود بازخورد دهید، برای تحسین یا انتقاد سازنده لازم نیست تا روند بررسی پایان سال صبر کنید.

در جلسه ارزیابی عملکرد منابع انسانی آمادگی داشته باشید

وقتی زمان ارزیابی واقعی کارمندان فرا می‌رسد، بهتر است زودتر از موعد خود را برای جلسه آماده کنید. اسناد خود را برای کارمند قبل از جلسه مرور کرده و آنچه را که می‌خواهید در مورد آن وارد بحث شوید، یادداشت کنید. بررسی عملکرد باید بیشتر در مورد عناصر مثبت عملکرد کارمند باشد و دارای چند توصیه مفید در مورد چگونگی بهبود در آینده پیش رود. از این گذشته، اگر عملکرد کارمند عمدتا منفی بود، احتمالاً هنوز در سیستم سازمان قرار نداشت.

صداقت و شفافیت در انتقاد داشته باشید

زمانی که در ارزیابی به نقاط منفی رسیده و نیاز به انتقاد وجود دارد، در این مورد کاملا شفاف و صادق باشید. اگر قرار است در ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان، نقاط منفی را به آن‌ها گوشزد کنید، این باید کاملا قاطعانه و مشخص باشد و کم اهمیت جلوه دادن آن، به نوعی باعث سردرگمی کارمند خواهد شد. مثال‌های واضحی بیاورید و سپس در مورد چگونگی رشد و پیشرفت کارمند در آینده مشاوره ویژه و مفیدی ارائه دهید.

از مقایسه میان کارمندان، در ارزیابی عملکرد منابع انسانی پرهیز کنید

هدف از ارزیابی عملکرد کارمندان، بررسی کارکرد هر یک از آن‌ها در برابر مجموعه‌ای از معیارهای استاندارد عملکردی است. با این حساب به نظر نمی‌رسد که مقایسه عملکرد یک کارمند با کارمند دیگر چندان مفید باشد و انجام این کار می‌تواند منجر به رقابت ناسالم و حتی بازخوردهای منفی میان کارکنان شود. همیشه به چهارچوب ارزیابی سازمانی خود بازگردید، نه عملکرد سایر کارکنان.

عملکرد را ارزیابی کنید، نه شخصیت‌ها

ارزیابی شما باید به جای ویژگی‌های شخصیتی، بر میزان عملکرد خوب کارمند متمرکز باشد. وقتی در مورد شخصیت کارمند قضاوت می‌کنید، آن‌ها می توانند احساس حمله کرده و گفتگو ممکن است خصمانه شود. بنابراین، به عنوان مثال، به جای دادن بازخورد در مورد نابالغ یا احساسی بودن یک کارمند، مثمر ثمرتر است که در عوض مثال‌های خاصی از اقدامات کارمند در محل کار ارائه دهید که این خصوصیات را نشان می‌دهند. انتقاد را شخصی نکرده و همیشه آن را به کار گره بزنید.

در ارزیابی عملکرد منابع انسانی تعامل ایجاد کنید

ارزیابی کارمندان نباید یک خیابان یک طرفه باشد که در آن مدیر بازخورد داده و کارمند به آن بازخورد گوش می‌دهد. درعوض، ارزیابی کارمند مثمرثمر باید گفتگویی بین طرفین باشد. به نگرانی‌های کارمند خود و اینکه چگونه دوست دارند در کار خود رشد کند، گوش دهید. دریابید که شما و تیم بزرگتر چگونه می‌توانند به کارمند در رسیدن به اهداف شغلی خود کمک کنند. همچنین ممکن است از یک کارمند بخواهید که ارزیابی خود را ارائه دهد. بررسی عملکرد باید به کارمند اجازه دهد تا محل کار، مدیران و البته خود را بررسی کرده و همچنین در رشد شغلی خود تأمل کند.

سوالات خاص مطرح کنید

برای تقویت گفتگوهای سازنده با کارمندان در حین ارزیابی، مطرح کردن سوالات خاص با کارمند، می‌تواند کمک کند. در اینجا چند سوال وجود دارد که می‌توانند پاسخ های ارزشمند و قابل تاملی داشته باشند:

• امیدوارید امسال در شرکت به چه نتیجه‌ای برسید؟
• برای رسیدن به اهداف خود به چه منابع یا پشتیبانی از این بخش نیاز دارید؟
• بزرگترین چالش‌های شما در تلاش برای دستیابی به اهداف کاری خود در سال جاری چیست؟
• دوست دارید چند بار بازخورد دریافت کنید؟
• چگونه می‌توانم مدیر بهتری برای شما باشم؟
• اهداف بلند مدت شغلی شما چیست و چگونه سازمان می‌تواند به شما در دستیابی به آن‌ها کمک کند؟
• دوست دارید چه مهارت‌های جدیدی را امسال توسعه دهید؟ آیا آموزش‌هایی وجود دارد که بتوانیم برای رشد این مهارت‌ها ارائه دهیم؟

ارزیابی عملکرد منابع انسانی را تداوم بخشید

در حالت ایده‌آل، ارزیابی عملکرد منابع انسانی یک روند مدام در طول سال است و یک کار موقت به حساب نمی‌آید. بازخورد دادن و ارزیابی در طول سال و لمس عملکرد تک تک کارکنان، برای رسیدن به اهداف سالانه بسیار موثر بوده و در ضمن باعث می‌شود که بتوان کارکنان سازمان را در خط استاندارد نگاه داشته و آن عده‌ای که از خط خارج شده‌اند را مجدد به کارکرد مناسب رساند.

ارزیابی عملکرد کارکنان ارزیابی و بررسی منظم عملکرد هر یک از کارکنان در محل کار است. به طور معمول، مدیران سازمانی هر ساله با بررسی‌ها و چک‌های منظم در طول سال، ارزیابی عملکرد منابع انسانی را انجام می‌دهند. ارزیابی عملکرد به یک کارفرما امکان می‌دهد انتظارات مشخصی را تعیین کند و موفقیت کارمند را بسنجد. اطلاعات جمع‌آوری شده به عنوان بخشی از ارزیابی عملکرد می‌تواند به تصمیم‌گیری در مورد افزایش حقوق، ارتقا شغلی یا تصمیم‌گیری برای اخراج افراد کمک کند.

اغلب، بررسی عملکرد شامل ارزیابی مدیر از عملکرد کارمند و همچنین ارزیابی شخصیه کارمند از خود در مورد بررسی موفقیت خود می باشد. ارزیابی عملکرد باید بر اساس اهداف خاص با استفاده از معیارهای کاملاً مشخص انجام شود.

هدف از ارزیابی عملکرد منابع انسانی چیست؟

ارزیابی کارکنان برای اهداف مختلفی به منظور بهبود عملکرد فرد و رسیدن به اهداف سازمان انجام می‌شود. در اینجا برخی از مزایای ارزیابی حرفه‌ای کارکنان ذکر شده است:

• به کارکنان کمک می‌کند تا درک بهتری از انتظاراتشان داشته باشند.
• مدیر فرصتی برای درک بهتر نقاط قوت و انگیزه‌های کارکنان دارد.
• درباره این که چگونه می‌توانند عملکرد خود را در آینده بهبود بخشند، بازخورد مفیدی به کارکنان می‌دهد.
• می‌تواند به کارمند و مدیر کمک کند تا برای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند.
• بر اساس معیارهای استاندارد از افراد بازبینی عینی می‌کند که می‌تواند برای ارزیابی عادلانه، افزایش و پاداش مفید باشد.

تعداد کمی از فاکتورهای مهم را اندازه‌گیری کنید. به عنوان مثال، برای یک تیم پشتیبانی مشتری، می‌توانید یک یا دو عامل کیفیت (مانند چند درصد شکایات را حل کرده‌اند) و حضور منظم را اندازه‌گیری کنید. سپس، می‌توانید اهداف کارمندان را سه یا چهار بار در سال ارزیابی نمایید.

فرمول‌های خود را ایجاد کنید. شرکت‌ها و تیم‌ها اغلب نیازهای فردی دارند. به عنوان مثال، جف هادن، سردبیر در Inc، توضیح می‌دهد که چگونه تیم او مجبور به ایجاد یک فرمول تنظیم شده برای اندازه‌گیری بهره‌وری شد. فرمول قبلی آن‌ها اجازه مقایسه بین تیم‌ها را نمی‌داد تا تصمیم بگیرند که کدام یک بهتر عمل می‌کند.

کلام آخر

KPI شرکت را در ذهن داشته باشید. به عنوان مثال، اگر شرکت شما ادعا می‌کند که KPI رضایت مشتری اولین اولویت آن است، شما باید این معیارها را در سطح تیمی نیز بسنجید.

اندازه‌گیری‌های خود را اصلاح کنید. بعضی اوقات، فاکتورهایی که برای سنجش انتخاب کرده‌اید، از ارزش انتظار کمتری برخوردار هستند. از دور شدن از معیارهای عملکردی که برای شرکت شما منطقی نیست، نترسید. به عنوان مثال، تصور کنید که یک مدیر میزان تماس‌های هفتگی فروش تیم خود را به عنوان شاخص عملکرد، در نظر گرفته است. اگر آن‌ها متوجه شوند که تیمشان بیشتر روی تماسهای بدون توجه به کیفیت تمرکز دارد، شاید زمان آن فرا رسیده است که به سمت سنجش معنی‌دارتری بروند.

نتایج را به تیم خود منتقل کنید. تیم شما باید بداند چه چیزی را اندازه‌گیری می‌کنید تا بتواند روی موارد مهم تمرکز کند. آن‌ها همچنین باید بدانند که اهداف شما چیست: آیا بررسی عملکرد می‌تواند رتبه بندی کار آن‌ها را (برای مثال از طریق رتبه‌بندی اجباری) در پی داشته باشد یا از آن‌ها برای بهبود شرایط و حقوق کاری استفاده خواهید کرد؟ بهتر است اگر از اندازه‌گیری‌های منظم به عنوان ابزاری برای بازخورد دادن به کارمندان استفاده می‌کنید، آن‌ها نسبت به این موضوع مطلع باشند.

زمانی که در ارزیابی به نقاط منفی رسیده و نیاز به انتقاد وجود دارد، در این مورد کاملا شفاف و صادق باشید. ارزیابی عملکرد منابع انسانی یک روند مدام در طول سال است و یک کار موقت به حساب نمی‌آید. بازخورد دادن و ارزیابی در طول سال و لمس عملکرد تک تک کارکنان، برای رسیدن به اهداف سالانه بسیار موثر بوده و در ضمن باعث می‌شود که بتوان کارکنان سازمان را در خط استاندارد نگاه داشته و آن عده‌ای که از خط خارج شده‌اند را مجدد به کارکرد مناسب رساند. هدف از ارزیابی عملکرد کارمندان، بررسی کارکرد هر یک از آن‌ها در برابر مجموعه‌ای از معیارهای استاندارد عملکردی است. با این حساب به نظر نمی‌رسد که مقایسه عملکرد یک کارمند با کارمند دیگر چندان مفید باشد و انجام این کار می‌تواند منجر به رقابت ناسالم و حتی بازخوردهای منفی میان کارکنان شود.

ارزیابی عملکرد منابع انسانی را به عنوان یک شاخص روزانه در نظر بگیرید. بررسی عملکرد سالانه در حال پایان پذیرفتن در سازمان‌ها است و اکنون مدیران سازمانی و شرکت‌های بزرگ از ارزیابی‌های سه ماهه، ماهانه یا هفتگی استفاده می‌کنند.