ساختار سازمانی ماتریسی چیست؟

از تخصیص وظایف به کارکنان گرفته تا بودجه بندی، ساختار سازمانی ماتریسی کارآمد، انعطاف پذیر و نوآورانه است. این نوع ساختار سازمانی استانداردی را برای رویه‌ها و روال‌های عملیاتی هم برای تولید محصول و هم مدیریت آن ارائه می‌دهد. بیایید نگاهی دقیق‌تر به ساختار سازمانی ماتریسی بیندازیم تا جوانب مثبت و منفی آن را درک کنیم؛ با غزال همراه باشید.

ساختار سازمانی ماتریسی چیست؟

ساختار سازمانی ماتریسی (Matrix Organizational Structure) ترکیبی از دو یا چند نوع ساختار سازمانی است. سازمان ماتریسی ساختاری است که ساختارهای سازمانی دیگر را برای ایجاد تعادل به هم پیوند می‌دهد. معمولاً در این ساختار دو زنجیره فرماندهی (سلسله مراتب) وجود دارند، به این صورت که اعضای تیم پروژه دارای دو رئیس یا مدیر هستند.

غالباً، یک مدیر فعالیت‌های وظیفه ای و عملکردی را اداره می‌کند و دیگری مدیر پروژه است. این نقش‌ها روان و ثابت نیستند زیرا توازن قدرت بین این دو نوع مدیر به طور سازمانی تعریف نشده است. این ساختار از بهترین سبک‌های مدیریتی برای تقویت نقاط قوت و جبران نقاط ضعف استفاده خواهد کرد. به این ترتیب، اگر سازمانی روی تولید همزمان دو محصول یا خدمت کار کند، آنها می‌توانند از طریق ساختار سازمانی ماتریسی، از این دوگانگی مدیریتی به نفع خود استفاده کنند.

بسیاری از سازمان‌‌ها، به ویژه آنهایی که در زمینه مهندسی، معماری، ساخت و ساز، تجارت الکترونیکی و تولیدات در مقیاس بزرگ فعالیت می‌کنند، ساختار ماتریسی را ترجیح می‌دهند. همچنین، سازمان‌هایی که چندین خط تولیدی مختلف دارند نیز از این ساختار استفاده می‌کنند.

تاریخچه ساختار سازمانی ماتریسی

ساختار ماتریسی به عنوان پاسخی کاربردی نسبت به ظهور پروژه‌های بزرگ ایجاد شد. این ساختار اولین بار در صنعت هوافضا در ایالات متحده توسعه یافت زیرا پروژه‌ها در اواسط قرن دچار پیچیدگی‌های بسیار شدند.

با این وجود، با بیشتر شدن پروژه‌ها در مقیاس‎های مختلف و پیچیدگی‌های متنوع، نیاز به گسترش فراتر از یک ساختار سنتی ضروری بود. به این ترتیب یک منبع واحد اطلاعاتی و مسئولیتی، بیش از هر زمان دیگری برای هر پروژه به یک نیاز تبدیل شد. بنابراین، با گذشت زمان، ساختار ماترسی پا به عرصه وجود گذاشت تا رقیبی برای ساختارهای سلسله مراتبی باشد.

نقش و سلسه مراتب در ساختار سازمانی ماتریسی

سلسله مراتب در ساختار ماتریسی به شرح زیر است:

• رهبر ماتریس: ماتریس همیشه توسط رئیس سازمان یا مدیر عامل سازمان هدایت می‌شود.
• مدیران ماتریسی: این تیم از مدیران وظیفه ای و پروژه‌ای زیر نظر مدیر عامل سازمان کار می‌کنند. آن‌ها مسئول انجام به موقع وظایف محول شده توسط کارکنان هستند.
• کارکنان ماتریسی: تمام افراد دیگری که به روسای دوگانه (به عنوان مثال، مدیران اجرایی و مدیران پروژه) گزارش می‌دهند و تحت هدایت آن‌ها کار می‌کنند، به عنوان کارکنان ماتریسی نامیده می‌شوند.

ویژگی‌های ساختاری سازمان ماتریسی

ویژگی اصلی ساختار ماتریسی پیچیدگی آن است. بنابراین برای ساده سازی این مفهوم، اجازه دهید برخی از ویژگی‌های آن را توضیح دهیم:

• دو رئیس: در یک ساختار سازمانی ماتریسی، زیردستان باید به دو مافوق خود یکی مدیر وظیفه ای و دیگری مدیر پروژه گزارش دهند.
• تخصیص منابع: هدف از انتخاب یک ساختار ماتریسی، اطمینان از بالاترین استفاده ممکن از منابع انسانی است.
• وجود چند پروژه: وقتی سازمانی پرسنل محدود و پروژه‌های مختلفی را دارد که می‌خواهد از عهده همۀ آن‌ها برآید، می‌تواند برای ساده سازی کار به دنبال یک ساختار سازمانی ماتریسی باشد.
• تخصیص وظایف: وقتی مدیران بیشتر روی بخش عملیاتی خود تمرکز می‌کنند، تمایل به تخصیص در زمینه‌های خاص دارد. وقتی مدیر پروژه از توابع سازماندهی پروزه مراقبت می‌کند، مدیر عملکرد نیز مراقب عناصر فنی است.
• ساختار ترکیبی: ترکیب دو ساختار سازمانی یعنی عملکردی و پروژه‌ای است.

مثال از ساختار سازمانی ماتریسی

بیایید تصویر یک سازمان تولید کننده وسائل الکترونیک را در نظر بگیریم که در حال حاضر روی چهار پروژه مختلف کار می‌کند. هر پروژه مدیر پروژه خود را دارد (که مهندسان ارشد تیم هستند). با این حال، این سازمان یک تیم واحد از مدیران عملکردی دارد که به دنبال عملیاتی کردن امور هستند.

این سازمان دارای ساختار ماتریسی برای رسیدگی مؤثر به همۀ پروژه‌ها است. بنابراین، کارکنان تحت مدیر پروژه مربوط به خود، همراه با مدیر عملکردی کار می‌کند. در اینجا، ما مدیر عامل سازمان را به عنوان رهبر ماتریس می‌دانیم. مدیران عملکردی و پروژه می‌توانند در مجموع به عنوان مدیران ماتریسی شناخته شوند. همچنین، افراد مختلفی که تحت این مدیران کار می‌کنند، به عنوان کارکنان ماتریسی نامیده می‌شوند.

نمودار ساختار سازمانی ماتریسی

نمودار زیر به شما کمک می‌کند تا طراحی ساختار ماتریسی ذکر شده در مثال بالا را درک کنید:

انواع ساختار ماتریسی

ساختار ماتریسی بسیار انعطاف پذیر است و می‌تواند با توجه به نیازهای سازمان اصلاح شود. این نوع ساختار را می‌توان از نظر توزیع قدرت و اختیارات در سه نوع مختلف زیر طبقه بندی کرد:

۱- سازمان ماتریسی عملکردی

همانطور که ما آن را می‌خوانیم، در یک ساختار عملکردی، مدیر عملکرد حداکثر کنترل را بر بودجه، پرسنل و سایر منابع پروژه‌ها اعمال می‌کند. محدود کردن مسئولیت‌های مدیر پروژه به هماهنگی و اداره بهتر امور منجر می‌شود. برای مثال، سازمان‌های تولیدی یا سازمان‌های نمایندگی (سازمانی که توزیع انحصاری کالا یا خدمتی را در ناحیه‌ای به عهده دارد) معمولاً دارای این نوع ساختار سازمانی ماتریسی هستند.

۲- سازمان ماتریسی متعادل

در این نوع ساختار، هماهنگی مناسب بین مدیر عملکردی و مدیر پروژه وجود دارد. اختیارات و قدرت به طور مساوی به هر دو اختصاص داده شده‌اند. هر دو به طور مساوی در تصمیم گیری‌های مربوط به تخصیص بودجه و منابع اضافی مشارکت می‌کنند.

۳- سازمان ماتریسی قوی

در یک سازمان ماتریسی قوی، مدیر پروژه از نظر بودجه و سایر منابع پروژه، عالی‌ترین قدرت تصمیم گیری را دارد. با این حال، مدیر عملکردی کنترل زیادی بر تصمیمات مربوط به پروژه نخواهد داشت. برای مثال، این نوع ساختار بیشتر در سازمان‌های مربوط به حوزه معماری یا سازه ای رواج دارد.

مزایای ساختار سازمانی ماتریسی

ساختار ماتریسی به طور گسترده در سازمان‌هایی که بزرگ هستند و دارای خطوط مختلف تولیدی هستند استفاده می‌شود. در زیر برخی از مزایای استفاده از چنین ساختار سازمانی ذکر شده است:

• افزایش ارتباطات رسمی‌: ساختار ماتریسی تعامل پیش رونده را در بین افراد در همه سطوح سازمان تقویت می‌کند.
• تبادل اطلاعات: تعامل عمودی و افقی جریان ساده ایده‌های سازنده را در سازمان فراهم می‌کند.
• انگیزه بالاتر: همچنین باعث می‌شود روحیه کارکنان افزایش یابد زیرا آن‌ها در به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و دانش خود آزاد هستند.
• به اشتراک گذاری منابع: با تخصیص کافی مسئولیت‌های مدیریتی، مدیریت کارآمد منابع انسانی را تضمین می‌کند.
• همکاری بیشتر: وقتی فرم ارتباط ماتریسی در سازمان وجود داشته باشد، روابط بین فردی بهبود می‌یابد. بنابراین، کارکنان همچنین یاد می‌گیرند که با یکدیگر همکاری کنند.

معایب ساختار سازمانی ماتریسی

این ساختار گرچه محبوب است اما بسیاری از منتقدان معتقدند که ساختار ماتریسی معمولاً به سازمان‌ها آسیب می‌رساند. بگذارید در مورد این موارد بحث کنیم:

• ابهام بیشتر: در اعضای تیم ممکن است مشخص نباشد که چه کسی باید گزارش دهد، باید چه دستوراتی را دنبال کند و چه کسی آن‌ها را راهنمایی می‌کند.
• افزایش بار کاری و مسئولیت: وقتی مسئولیت مدیران بیش از حد باشد، کارکنان مجبور هستند مسئولیت بالاتری را تحمل کنند، یعنی در مقابل هر دو مدیر پاسخگو باشند.
• مسئله هماهنگی: درگیری و سوء تفاهم بین مدیر عملکردی و مدیر پروژه، می‌تواند منجر به هماهنگی ضعیف آن‌ها شود.
• نادیده گرفتن مسئولیت‌های عملکردی: در بیشتر سازمان‌های ماتریسی، مدیر پروژه مسئولیت مدیریت تیم را به عهده می‌گیرد، بنابراین نقش‌های عملکردی یا مسئولیت‌های کارکنان را دست کم می‌گیرد.
• تحریک سیاست‌های سازمانی: در ساختار ماتریسی، همانطور که می‌دانیم دو رئیس وجود دارد. اگر هر یک از آن‌ها بر دیگری مسلط شود، یک محیط کار منفی و پر از درگیری ایجاد می‌شود.
• تأخیر در تصمیم گیری: وقتی دو مدیر در تصمیم گیری‌های مختلف سازمانی شرکت می‌کنند، غیرقابل انکار است که روند تصمیم گیری دچار تأخیر شود.
• بوروکراسی و پیچیدگی: ساختار سازمانی ماتریسی شبکه‌ای پیچیده است که در آن هر کارمند نیاز به گزارش و دستورات دو رئیس دارد.
• گران بودن: سازمان مجبور است مدیران بیشتری را به میزان مورد نیاز خود استخدام کند و در نهایت هزینه‌های مدیریتی را افزایش می‌دهد.

بهترین تمرین برای ساختار ماتریسی

اگر سازمانی از ساختار ماتریسی استفاده کند، باید به خوبی برنامه ریزی شود تا از هرگونه خلأ جلوگیری کرده و کارایی عملیات تجاری را حفظ کند. برخی از راه‌های بهبود سازگاری این ساختار با شرایط سازمان به شرح زیر هستند:

• کارکنان باید از چشم انداز، مأموریت و هدف سازمان برای اتخاذ ساختار ماتریسی آگاه شوند.
• مدیر عامل باید مطمئن شود که هماهنگی کاملی بین مدیران عملکردی و مدیران پروژه وجود دارد تا از بروز هرگونه تعارض و تأخیر در تصمیم گیری جلوگیری شود.
• علاوه بر این، باید یک سیستم مدیریت تعارض قوی در سازمان وجود داشته باشد تا از ضرر ناشی از اختلافات بین مدیریتی جلوگیری کند.
• کارکنان باید دارای جهت گیری مناسب برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌های خود باشند و کار خود را به مدیران بالاستی گزارش دهند.

نکاتی برای موفقیت در ساختار سازمانی ماتریسی

به عنوان یک مدیر کل می‌توانید برای موفقیت یک ساختار ماتریسی به نکات زیر توجه کنید:

• یک جلسه آموزش کوتاه با تیم خود (کارکنان و مدیران) در مورد ساختار ماتریسی و نحوه عملکرد آن برنامه ریزی کنید.
• اهداف و منشور پروژه را به وضوح قبل از شروع کار مدیر و تیم خود تعیین کنید.
• از یک نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه استفاده کنید که در آن چندین مدیر می‌توانند در زمان واقعی با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به راحتی با هم کار کنند تا با اهداف پروژه همگام شوند.
• اختلافات کوچک را بلافاصله حل کنید تا مانع رشد آن‌ها در درگیری‌های بزرگ‌تری شوید.
• توزیع مساوی قدرت و اقتدار را بین هر دو مدیر ارتقاء دهید.

کلام آخر

ساختار سازمانی ماتریس پاسخی برای مسئله مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده است. هنگام کار بر روی یک پروژه بزرگ، یک ساختار کاملاً سلسله مراتبی می‌تواند مانعی در مسیر موفقیت آمیز پروژه‌ها باشد. به جای تلاش برای یافتن راه‌حل مناسب، یک ساختار ماتریسی سیستم جدیدی را ارائه می‌دهد که می تواند به درستی پیچیدگی‌های پروژه‌های بزرگ را حل کند.