سازمان‌ها مانند کشتی‌های موجود در دریا، برای پیمایش در آب‌هایی که بعضاً دچار طوفان می‌شوند و رسیدن به مقصد را سخت می‌کنند، به طراحی ساختار، سلسله مراتب و فرآیندهای مشخصی نیاز دارند. کشتی‌های مختلفی برای پاسخگویی به نیازهای گوناگون وجود دارند اما برای اطمینان از اینکه کشتی‌ها با حداکثر ایمنی و کارآیی حرکت کنند، نیاز به یک زنجیره فرماندهی مشخص و سیاست‌های دقیق و اجرایی دارند.
کشتی‌ها مصداقی از سازمان‌هایی هستند که برای رسیدن به اهداف خود نیاز به سیاست‌ها و سلسله مراتب شفاف و مؤثر دارند. با درک چگونگی پیاده سازی انواع ساختار سازمانی و نحوه پشتیبانی این ساختارها از سازمان‌ها با استفاده از چالش‌ها و فوایدشان، می‌توان تصمیم گرفت که کدام یک برای کسب و کار مربوطه جهت کارآیی بیشتر، قدرت رقابتی، سودآوری و موارد دیگر مناسب است؛ با غزال همراه باشید.
انواع ساختار سازمانی
به طور کلی، نمودارهای سازمانی می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- مکانیکی: ساختارهای اداری بسیار متمرکز، تخصصی و رسمی با پارامترهای سختگیرانه برای کنترل، نقش‌ها و فرآیندها
- ارگانیک: یعنی ساختارهای غیرمتمرکز با حداقل تخصص و تأکید بر عملکرد و قابلیت‌ها به جای نقش‌ها و عملکردهای تجویز شده
به عنوان یک قاعده، نمودارهای سازمانی مکانیکی برای اهداف سیاست محور و با پاسخگویی بالا مناسب هستند اما می‌توانند با کنترل دقیق و سختگیرانه خود مانع خلاقیت شوند.
ساختارهای ارگانیک برای استارتاپ‌ها، مشاغل کوچکی که به دنبال ساختن برند خود هستند و شرکت‌های بزرگتر که برای پاسخگویی به انتظارات متغیر مصرف کننده، شرایط بازار یا چالش‌های رقابتی به انعطاف پذیری و سازگاری بسیار بالایی نیاز دارند، ایده آل هستند.
انواع ساختار سازمانی مکانیکی
از مشاغل کوچک گرفته تا سازمان‌های بزرگ جهانی، شرکت‌ها در سرتاسر جهان معمولاً به چهار نوع ساختار سازمانی مختلف در مدل مکانیکی اعتماد می‌کنند که به شرح زیر هستند:
ساختارهای وظیفه‌ای (Functional Structures)
به ساختارهایی گفته می‌شود که در آن اعضای تیم براساس مجموعه مهارت‌های مشترک، تخصص‌ها، پاسخگویی‌ها و اهدافشان در گروه‌های مخنلف دسته بندی می‌شوند. ارتباط و تصمیم گیری با همجواری فیزیکی و به اشتراک گذاری ابزار و اطلاعات بهبود می‌یابد. نمونه‌هایی از ساختار عملکردی شامل فناوری اطلاعات (IT) و سازمان‌های مبتنی بر امور حسابداری است.
ساختارهای بخشی (Divisional Structures)
این ساختار فعالیت‌های سازمان را حول گروه‌های خاصی متمرکز می‌کند (به عنوان مثال بازارها، کالاها و خدمات، اطلاعات جمعیتی مشتری و سایر). این نوع نمودار سازمانی به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا در مورد اهداف سازمانی گسترده و مشترک، ضمن حفظ تمرکز اصلی بر اهداف خاص خود، همکاری کنند.
ساختارهای بخشی شامل موارد زیر هستند:
- جغرافیایی: به عنوان مثال، تیم‌ها محصولات مشابه با سفارشی سازی محلی برای بازارهای مختلف تولید می‌کنند.
- مبتنی بر محصول: به عنوان مثال، بخش‌های مختلف همه در یک محصول خاص در یک خط تولید گسترده تر تمرکز می‌کنند) هستند.
ساختارهای ماتریسی (Matrix Structures)
ساختارهای عملکردی را با ساختارهای تقسیم شده در یک آرایش شبکه‌ای مانند توابع عمودی (به عنوان مثال، نقش‌ها و عناوین سازمانی) را با تقسیمات افقی ترکیب می‌کند (به عنوان مثال، مدیران خطوط تولید). یک سازمان ماتریسی تصمیم گیری را غیرمتمرکز می‌کند و با افزایش همکاری همزمان عملکرد متقابلی برای افزایش بهره وری کلی و تشویق رویکردهای نوآورانه در حل مسئله، استقلال را افزایش می‌دهد.
ساختارهای ترکیبی (Hybrid Structures)
مشابه ساختارهای ماتریسی هستند اما به نفع یک ترتیب سلسله مراتبی که فعالیت‌های تجاری می‌توانند اهداف کارکردی یا تقسیم بندی را داشته باشند، تنظیم می‌شود. این رویکرد محبوب امکان حفظ اشتراک داده‌ها و منابع را با حفظ تخصص‌های خاص فراهم می‌کند.
انواع ساختار سازمانی ارگانیک
در حالی که این چهار ساختار سازمانی بزرگ ممکن است رایج‌ترین مدل‌ها باشند اما شرکت‌ها در سراسر جهان از چهار نوع ساختار سازمانی دیگری نیز استفاده می‌کنند که ماهیت ارگانیک‌تری دارند:
ساختارهای فرآیندی (Process Structures)
رویه‌ها و سیاست‌های آنها به دنبال بهینه سازی فعالیت‌های تجاری انجام شده از طریق ردیابی نحوه تعامل هر یک از فعالیت‌های مختلف تجاری با دیگران در سلسله مراتب و همچنین نحوه انجام هر فرآیند خاص است. این قابلیت سازگاری و انعطاف پذیری را برای تأمین تقاضای متغیر و شرایط بازار بهبود می‌بخشد.
ساختارهای دایره‌ای (Circular Structures)
سلسله مراتبی هستند اما به جای یک آرایش نردبان مستقیم یا هرمی، کارمندان و رهبران سطح بالا را در مرکز و حلقه‌های داخلی یک دایره و کارکنان سطح پایین را در حلقه‌های بیرونی قرار می‌دهند. این ساختار برای تشویق انتشار اطلاعات و الهام گرفتن از مرکز و اجازه دادن به بخش‌های مختلف به عنوان اجزای یک کل واحد، در نظر گرفته می‌گیرد.
ساختارهای مسطح (Flat Structures)
با رویکردی ارگانیک و دقیق‌تر از سلسله مراتب سنتی دور می‌شوند. در عوض، این ساختار تلاش می‌کند تا با محدود کردن سطح مدیریت، فاصلۀ بین عملکردها و نقش‌ها را به حداقل برساند. در ساختارهای مسطح، مدیران و کارکنان اجرایی بیش از اینکه نظارتی داشته باشند، نقش مشارکتی و همکاری نزدیک با اعضای تیم و مدیران پروژه را بر عهده دارند.
ساختارهای شبکه (Network Structures)
در مقایسه با همتایان خود کمی متفاوت است زیرا معمولاً وقتی سازمانی همکاری می‌کند و منابع را با سازمان دیگری به اشتراک می‌گذارد، از این ساختار استفاده می‌شود. این می‌تواند به شکل دو شرکتی که با هم کار می‌کنند یا یک سازمان بزرگ با چندین بخش مستقر در مکان‌های مختلف و با رهبری و روش‌های خاص خود باشد. ساختارهای شبکه مشابه ساختارهای بخشی هستند اما ممکن است به جای خطوط تولید یا آمارهای جمعیتی هدف، فعالیت‌ها و نقش‌های تجاری خود را براساس خدمات برون سپاری شده اختصاص دهند.
فواید و معایب انواع ساختار سازمانی
اگرچه هیچ نوع ساختار درستی برای ایجاد یک تجارت موفق وجود ندارد اما اگر هر کسب و کاری بخواهند با کارآیی بیشتری کار کنند، انتظار پاسخگویی داشته باشند و به طور مؤثر رقابت کنند، به یک ساختار سازمانی نیاز دارند.
انتخاب ساختار سازمانی مناسب با شناخت جوانب مثبت و منفی هر نمودار سازمان و چگونگی تأثیر آنها بر فعالیت‌های تجاری یک شرکت آغاز می‌شود. به همین دلیل، در زیر به مزایا و معایب انواع ساختار سازمانی اشاره می‌کنیم:
ساختار سازمانی وظیفه ای
مزایا:
- از تخصص‌های قابل توجه کارمندان پشتیبانی می‌کند.
- سازمان‌ها با ساختار عملکردی مکانیکی و عمودی به کارمندان اجازه می‌دهند، زمان و استعدادهایی را برای تسلط بر نقش خود اختصاص دهند.
- تجزیه و تحلیل مالی، گزارشگری و مدیریت کلی داده‌ها را ساده می‌کند.
معایب:
- سیلوها (ساختار وظیفه ای) می‌تواند بهره وری را کاهش دهد و موانعی برای تکمیل کار ایجاد کند.
- با الزام به سیاستگذاری رسمی برای هر یک، می‌تواند هزینه‌ها را در سازمان‌هایی که تعداد زیادی محصولات، بازارهای هدف و سایر دارند، افزایش دهد.
- ساختگیرانه بودن و سلسله مراتب بسیار رسمی می‌توانند مانع همکاری و نوآوری شوند.
ساختار سازمانی بخشی
مزایا:
- امکان توسعه و استقرار سریع محصولات جدید برای شرکت‌های کوچک (ساختار تقسیم بر اساس محصول) را فراهم می‌کند.
- متنوع و کاملاً تخصصی برای پاسخ سریع، دقیق به تغییر رفتارهای مصرف کننده یا هوش بازار است. (ساختار تقسیم بر پایه بازار).
- سفارشی سازی و محلی سازی کالاها و خدمات را برای اطمینان از در دسترس بودن کالاها و خدمات ورودی یا پاسخ سریع به نیازهای مشتری (ساختار تقسیم بندی جغرافیایی) فراهم می‌کند.
- ساده سازی ساختار عملکرد، تحلیل مالی و گزارشگری را به اشتراک می‌گذارد.
معایب:
- مقیاس پذیری دشوار است و سیلوها ممکن است منجر به تلاش‌های تکراری در میان بخش‌های جدا شده (ساختار تقسیم بر پایه محصول) شوند.
- استقلال بیش از حد از ارتباط و همکاری جلوگیری می‌کند (ساختار تقسیم براساس بازار).
- فاصله جسمی می‌تواند استقلال و تمرکز زدایی ایجاد کند که مانع تلاش‌هایی برای هماهنگی شده و در عوض باعث تشویق رقابت و تلاش تکراری شود (ساختار تقسیم بندی جغرافیایی).
ساختار سازمانی ماتریسی
مزایا:
- همکاری و تصمیم گیری انعطاف پذیر و ظریفی را از طریق زنجیره‌های فرماندهی دوتایی فراهم می‌کند.
- پشتیبانی از منابع مشترک و ارتباط مستقیم بین پروژه‌ها و بخش‌ها ایجاد می‌کند.
- همکاری و ارتباطات بیشتر موجب نوآوری و خلاقیت می‌شود.
معایب:
- روابط گزارش دهی چندگانه بسیار پیچیده می‌تواند یک عضو را در چندین تیم قرار دهد، ردیابی تقاضای بودجه و استفاده از منابع را دشوار می‌کند.
- پیش بینی و تحلیل مالی به دلیل عدم ابهام در گزارش دهی می‌تواند چالش برانگیز باشد.
- پیگیری و بهینه سازی شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) برای بهره وری و هزینه ممکن است دقت کمتری نسبت به حد مطلوب داشته باشد.
ساختار سازمانی ترکیبی
فواید:
- همه کاره و مقیاس پذیر در حالی که اجازه می‌دهد منابع بر اساس نیازهای عملکردی یا تقسیم بندی تخصیص و مصرف شوند.
- ایده آل برای مشاغل کوچک که در آن اعضای تیم ممکن است چندین نقش را بر عهده بگیرند.
- می‌تواند از مزاحمت‌های بازار برای محافظت از تداوم تجارت و استفاده از فرصت‌های نوآوری یا رشد، به طور مؤثرتری بهره ببرد.
معایب:
- بسته به پیکربندی مورد استفاده، می‌تواند پیچیده باشد و از مشکلات مدل ساختار ماتریسی تقلید کند.
- ابهام می‌تواند حل و فصل مسائل مربوط به اختیارات را دشوار کرده و تعارضات بین فردی ایجاد کند.
- در شرکت‌های بزرگ و پیچیده، ممکن است بار کاری نظارت و مدیریت بیشتری را برای محافظت از کارمندان در برابر فرسودگی شغلی ضروری کند.
ساختار سازمانی فرآیندی
مزایا:
- سریع و سازگار برای انواع نیازهای کسب و کار است.
- جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های قوی از طریق ردیابی مستقیم فعالیت‌ها و تعاملات آنها را امکان پذیر می‌کند.
- فرصت‌هایی برای ساده سازی گردش کارها برای بهبود فرآیندهای خاص پروژه و بخش و همچنین مدیریت کلی فرآیند کسب و کار فراهم می‌کند.
معایب:
- در صورت عدم مدیریت صحیح چندین وابستگی متقابل می‌توانند باعث تأخیر شود و به بهره وری و کارایی آسیب برساند.
- سیلوهای ارتباطی و داده ای می‌توانند به مرور زمان توسعه یابد.
- برای اطمینان از جمع آوری و مدیریت مؤثر داده‌ها جهت دستیابی به بهینه سازی فرآیند، به منابع اضافی نیاز دارد.
ساختار سازمانی دایره‌ای
مزایا:
- رهبری و دید قوی و متمرکزی را فراهم می‌کند.
- پشتیبانی از ارتباط و همکاری در بین بخش‌ها و روحیه هدف مشترک برای بهبود اشتراک منابع و تصمیم گیری را تشویق می‌کند.
- خود پایدار، توزیع وظایف و همکاری قوی را در برابر اختلالات ناشی از تغییرات کارکنان است.
موارد منفی:
- ممکن است برای کسانی که به سلسله مراتب سنتی عادت کرده اند، گیج کننده باشد.
- برای اطمینان از خرید بهینه و عملکرد ممکن است به منابع و آموزش بیشتری نیاز داشته باشد.
ساختار سازمانی مسطح
فواید:
- بسیار دقیق بوده و سختگیرانه نیست.
- استرس را کاهش می‌دهد و می‌تواند برای افزایش روحیه تیمی و بهبود همکاری همراه با سلسله مراتب سنتی مفید باشد.
موارد منفی:
- کمبود سلسله مراتب سنتی می‌تواند باعث اختلاف نظر در سازمان‌های مسطح شود، پیشرفت را متوقف کرده و به کارآیی و عملکرد آسیب برساند.
- برای مؤثر واقع شدن، نیاز به برنامه ریزی و جزئیات گسترده‌ای است.
- احتمالاً به برنامه‌های احتمالی برای حل تعارضات احتیاج دارد که نمی‌توان به راحتی آنها را حل کرد تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌های تجاری مختل نمی‌شوند.
ساختار سازمانی شبکه
مزایا:
- همه کاره، مقیاس پذیر و سازگار است.
- به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های تجاری خود را برای افزایش آزاد کارکنان برای تمرکز بر کارهایی با استراتژی با ارزش و بالاتر، برون سپاری کند.
- به شرکت‌های دارای مکان‌های متعدد ماهواره‌ای یا بخش‌های دور از دسترس اجازه می‌دهد تا به عنوان یک کل جامع با یکدیگر کار نند.
معایب:
- بدون برنامه ریزی دقیق می‌تواند به سرعت پیچیده، گیج کننده و کنترل آن دشوار شود.
- برای دامنه وسیعی از مکان‌های خودمختار که با چندین وابستگی متقابل کار می‌کنند، به اطلاعات واضح و قابل دسترسی در مورد پاسخگویی، گزارش دادن نقش‌ها و فعالیت‌های خاص تجاری نیاز دارد.
- پتانسیل بالا برای تکرار تلاش بدون نظارت دقیق (به عنوان مثال، مکان‌های مختلفی که روی محصولات مشابه کار می‌کنند یا چندین بخش بازاریابی مبارزات رقابتی در حال توسعه).
کلام آخر
کسب و کارهایی که تلاش می‌کنند بدون ساختار سازمانی مؤثر در دریاهای تجاری گشت و گذار کنند، به زودی خود را در آب‌های پرتلاطم پیدا خواهند کرد. انتخاب بهترین نمودار سازمانی به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های تجاری خود را رصد کرده و بهبود ببخشید و مطمئن شوید که همۀ اعضای تیم شما برای برقراری اهداف، رشد بهتر، سودآوری و عملکرد رقابتی به طور مؤثر با یکدیگر ارتباط و همکاری می‌کنند.
