بسیاری از برنامه های استراتژیک در نهایت به فاز کامل اجرایی در نیامده و در فراز و نشیب های میزان کارایی خود در قالب سازمانی، به فراموشی سپرده می شوند. نظارت و ارزیابی فعالیتهای برنامه ریزی شده و وضعیت اجرای طرح – برای بسیاری از سازمانها – به اندازه شناسایی موضوعات و اهداف استراتژیک دارای اهمیت هستند. یکی از مزایای نظارت و ارزیابی اطمینان از پیشروی و ارتقای اهداف سازمان است که طی برنامه ریزی استراتژیک، پیش از آن تعیین شده است.
در حقیقت نظارت بر اجرای برنامه های استراتژیک باعث می شود که بتوان به درستی اطلاعات و یپشرفت کار در این حوزه را دنبال کرده و با آنالیز بازتاب کارآمدی، به تجربیات بیشتری دست یافته، نقصان ها و نقاط پیشرفت را شناسایی کرده و گام های موثرتری برداشت.
توجه داشته باشید که برنامه ها یک راهنما هستند. آنها قانون نیستند. با این حساب انحراف از یک برنامه، موضوع عجیب و دور از انتظاری نیست، اما برنامه ریزان باید دلیل انحرافات را درک کرده و برنامه را برای وارد شدن به مسیر جدید به روز کنند.
مسئولیت نظارت و ارزیابی
در سند برنامه استراتژیک باید مشخص شود که چه کسی مسئول اجرای کلی برنامه است و چه کسی مسئول دستیابی به اهداف مختلف خواهد بود.
در این سند همچنین باید مشخص شود چه کسی مسئول نظارت بر اجرای طرح است و براساس نتایج تصمیم گیری می کند. به عنوان مثال، هیئت مدیرعامل ممکن است از رئیس اجرایی انتظار داشته باشد که به طور منظم در مورد وضعیت اجرا، از جمله پیشرفت در جهت اهداف کلی استراتژی، به هیئت رئیسه گزارش دهد. به نوبه خود، مدیر اجرایی ممکن است از مدیران میانی گزارش وضعیت منظم در مورد وضعیت دستیابی به اهداف تعیین شده و همین طور مدیریت منابع انسانی به آنها را انتظار داشته باشد.
سوالات کلیدی هنگام نظارت و ارزیابی وضعیت اجرای طرح
۱. آیا اهداف و مقاصد در حال دستیابی است یا نه؟ اگر چنین هستند، پیشرفت به چه میزان تصدیق می شود؟
۲. آیا اهداف با توجه به جدول زمانی مشخص شده در طرح محقق می شوند؟ اگر نه، چرا؟
۳. آیا باید مهلت های داده شده، جهت دستیابی به طرح ها و اهداف تغییر کند؟ (در انجام این تغییرات دقت کنید – بدانید چرا قبل از تغییر زمان، به اهداف در زمان های تعیین شده دست نیافته اید)؟
۴- آیا پرسنل و منابع کافی (پول تجهیزات، امکانات، آموزش و …) برای دستیابی به اهداف دارند؟
۵- آیا اهداف هنوز واقع بینانه هستند؟
۶. آیا اولویت ها باید تغییر داده شود تا بیشتر بر دستیابی به اهداف تمرکز شود؟
۷. آیا باید اهداف را تغییر داد (مراقب انجام این تغییرات باشید – بدانید چرا تلاش ها قبل از تغییر اهداف به نتیجه لازم نمی رسند)؟
۸. برای بهبود فعالیت های برنامه ریزی آینده و همچنین برای بهبود اقدامات نظارت و ارزیابی آینده، چه چیزی می تواند از نظارت و ارزیابی برداشت شود؟
فراوانی نظارت و ارزیابی
دفعات بازبینی به ماهیت سازمان و محیطی که در آن فعالیت می کند بستگی دارد. ممکن است سازمان هایی که از داخل و / یا خارج از سازمان تغییر سریع دارند، بخواهند حداقل به صورت ماهانه بر اجرای طرح نظارت کنند.
هیئت مدیره باید حداقل به صورت فصلی وضعیت اجرا را ببیند. همین طور مدیران ارشد باید حداقل به صورت ماهانه وضعیت را مشاهده کنند.
گزارش نتایج نظارت و ارزیابی
گزارش های وضعیت را همیشه یادداشت کنید. در گزارش ها، چنین مواردی پیش بینی می شود:
۱. پاسخ به سوالات کلیدی فوق هنگام نظارت بر اجرا.
۲. روندهای مربوط به پیشرفت (یا فقدان آن) به سمت اهداف
۳. توصیه هایی در مورد وضعیت
۴- اقدامات لازم توسط مدیریت
انحراف از طرح برنامه استراتژیک
این احتمال همیشه وجود دارد که در فاز اجرایی از برنامه منحرف شوید. این طرح فقط یک راهنما است، نه یک نقشه راه دقیق که باید دنبال شود.
معمولاً سازمان در سالهای آینده با تغییر مسیر خود تا حدودی تغییر می کند. تغییرات در برنامه معمولاً ناشی از تغییر در محیط خارجی سازمان و یا نیازهای مشتری در اهداف مختلف سازمانی، تغییر در دسترس بودن منابع برای اجرای برنامه اصلی و غیره است.
مهمترین جنبه انحراف از برنامه این است که بدانید چرا از این طرح منحرف می شوید، یعنی درک درستی از آنچه در جریان است و چرایی آ«.
تغییر طرح برنامه استراتژیک
در صورت لزوم مطمئن شوید که سازوکاری برای تغییر طرح مشخص شده است. به عنوان مثال، در مورد تغییرات، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
۱- چه عواملی باعث ایجاد تغییراتی می شود.
۲. چرا باید تغییرات ایجاد شود (“چرا” اغلب متفاوت از “آنچه باعث ایجاد” تغییرات می شود).
۳. تغییراتی که ایجاد شده است، از جمله در اهداف، مسئولیت ها و جدول زمانی.
