مدیریت فرایندهای کسب و کار در اکثر سازمانها یک چالش بزرگ است. بسیاری از صاحبان مشاغل به اشتباه تصور می کنند که پرداختن به فرآیندهای کسب و کار آنها را متحمل هزینه سنگینی می کند یا تصور می کنند که مدیریت فرآیندهای کسب و کار فقط برای فرآیندهای عظیم و پیچیده ارزش دارد. با این حال ، مدیریت فرآیندهای کسب و کار فارق از اندازه و پیچیدگی سازمان بسیار مهم و ارزش افزوده ای که برای سازمان به ارمقان می آورد بسیار قابل توجه است به گونه ای که هزینه اجرای آن در مقابل دستاوردهای و سودآوری آن برای سازمانها بسیار ناچیز است.

 

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه شناسایی، ایجاد، بررسی و تجزیه و تحلیل فرآیندهایست که هسته اصلی فعالیت و کسب و کار یک سازمان را تشکیل می دهد.

هر دپارتمان در یک سازمان وظیفه دارد مقداری مواد اولیه یا داده و اطلاعات را گرفته و آنها را به چیزی با ارزش افزوده بیشتر تبدیل کند.

مدیریت فرآیند کسب و کار یک نظام سازمانی است که طی آن سازمان یک قدم به عقب بر می گردد تا تمام فرایندها را به طور کلی و جداگانه مشاهده و بررسی کند. در این مرحله وضعیت فعلی سازمان تجزیه و تحلیل می شود و زمینه های بهبود برای ایجاد یک سازمان کارآمد و موثرتر شناسایی می گردد.

 

گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال process management مدیریت فرآیندها BPM گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال process management

 

آیا BPM مانند مدیریت پروژه یا وظیفه است؟

مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که روی وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریانهای کاری یک باره، تکرار ناپذیر یا غیرقابل پیش بینی را کنترل می کند).

مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیتهایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها غالباً یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. برای سازمان دهی خوب یک پروژه مثل پروژه های ساختمانی می توان از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند Microsoft Project استفاده کرد. یا نرم افزارهایی مثل Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزارهای خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های موقت هستند.

مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و دائمی سازمان متمرکز است که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.

 

چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی ، فرآیندهای کسب و کار ضعیف می تواند باعث آشفتگی سازمان شوند. در سطح وظیفه ای، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می بینند، و تعداد کمی از افراد می توانند اثرات کامل یک فرآیند شامل جایی که فرآیند آغاز می شود و به پایان می رسد، داده های کلیدی مورد نیاز، و گلوگاه های احتمالی و ناکارآمدی ها را بررسی کنند.

فرآیندهای بی نظم و مدیریت نشده به کسب و کار آسیب می رساند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها در سازمان می شود:

  • اتلاف وقت و زمان
  • افزایش خطاها و اشتباهات
  • افزایش سرزنش ها
  • کمبود داده ها و اطلاعات مفید
  • تضعیف روحیه و اعتماد بنفس کارکنان

با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار ، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشند و تمام جنبه های عملیات را به صورت مطلوب حفظ و اجرا کنند.

 

گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bpm مدیریت فرآیندها BPM گروه مشاوران مدیریت و فناوری غزال bpm

مراحل چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار BPM

مرحله ۱: طراحی

اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن است. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار صاحب هر فعالیت یا وظیفه است.

مرحله ۲: مدل سازی کنید

فرآیند و روند انجام کار را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند مهلت ها و شروط را مشخص کنید تا ایده روشنی از ترتیب و توالی وقایع و جریان داده ها در فرآیند ارائه شود.

مرحله ۳: اجرا کنید

ابتدا این فرآیند را با گروه کوچکی از افراد آزمایش کنید و بعد آن را در کل سازمان پیاده سازی نمایید. اطمینان حاصل کنید که سطوح دسترسی به اطلاعات حساس را مشخص کرده اید.

مرحله ۴: نظارت کنید

هنگام انجام روند کار ، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از شاخص ها و معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت ، اندازه گیری کارایی و تعیین گلوگاه ها استفاده کنید.

مرحله ۵: بهینه سازی کنید

همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید ، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود، توجه کنید تا کارآیی بیشتری داشته باشد.

 

انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدامند؟

سیستم های BPM را می توان براساس هدفی که در نظر گرفته اند دسته بندی کرد. در اینجا سه ​​نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:

BPM یکپارچه محور

این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرایندهایی را در درجه اول سازماندهی می کند که بین سیستم های موجود شما (به عنوان مثال HRMS ، CRM ، ERP) و با دخالت کمتر نیروی انسانی قرار دارند. سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار یکپارچه محور دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که موجب افزایش سرعت کارها می شوند.

 

BPM انسان محور

BPM انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان انجام می شود. این فرآیندها اغلب دارای بررسی ها و وظایف زیادی هستند که توسط کارکنان سازمان انجام می شوند. مزیت این پلتفرم در رابط کاربری ساده ، اطلاع رسانی آسان و ردیابی سریع می باشد.

 

سند محور BPM

این سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم می شوند که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق نامه) موضوع اصلی فرآیند باشد. این سیستم ها مسیریابی، قالب بندی، تأیید و امضای سند را از طریق گردش کار امکان پذیر می کنند.

 

اکثر سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار عناصر مختلف را در خود جای می دهند، اما هر یک معمولاً حول یک کاربرد تخصصی طراحی شده اند.

مزایای استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

برخی از مزایای اصلی استفاده از BPM در کسب و کار شامل:

  • کنترل و ساماندهی فرآیندهای بی نظم و ناپایدار
  • ایجاد ، مدلسازی ، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای کسب و کار
  • اجرای عملیات روزمره با کارایی بالاتر
  • تحقق اهداف سازمانی بزرگتر
  • حرکت به سمت تحول دیجیتال
  • بهبود و بهینه سازی عملیات های بی نظم
  • رصد لحظه ای عملیات هنگامی که از طریق گردش کار فرآیندی انجام می شود

 

مثالهای مدیریت فرآیند کسب و کار

 

منابع انسانی

آیا تا به حال احساس کرده اید که روند فعالیت های سازمان شما بسیار پیچیده و آشفته است؟ آیا بخش منابع انسانی شما از داوطلبان می خواهد فرم های کاغذی متعددی را که دارای روند خسته کننده ایست، پر کنند؟ این به این دلیل است که بخش منابع انسانی شما فاقد اصول مدیریت فرآیند (BPM) است. سیستم های مدیریت فرآیند، به شما کمک می کند فرآیندهای منابع انسانی خود را مکانیزه کنید و در نتیجه هزینه، زمان و مصرف فرمهای کاغذ را کاهش دهید. در اینجا چند مثال در مورد چگونگی کمک مدیریت فرآیند به بخش منابع انسانی شما برای بهبود فرایندهای خود آورده شده است:

  • تایم شیت کارمندان را سریعتر تصویب کنید
  • انجام روال استخدام های جدید بدون دردسر
فروش

در بیشتر سازمان ها ، تیم فروش برای تایید فاکتورهای فروش مدت زمان زیادی را صرف هماهنگی با بخش حسابداری می کند. حتی اشتباه تایپی کوچک در فاکتورها ، مشکلات زیادی را به بار می آورد. اینجاست که مدیریت فرآیند به کمک می آید. زیرا وقتی فرآیند تأیید فاکتور خودکار می شود ، در نتیجه احتمال خطاهای سهوی و رفت و برگشت های بیشمار بین بخش فروش و بخش حسابداری به شدت کاهش می یابد. برخی از مزایای سیستم مدیریت فرآیند برای بخش فروش شامل :

  • کوتاه شدن گردش کار چرخه فروش
  • دسترسی سریع به قیمت ها و صدور فاکتور