مدیریت پروژه

راهنمای فراگیر مدیریت پروژه

زمان مطالعه: ۹ دقیقه

هر از گاهی می‌شنویم در جایی پروژه‌ای با موفقیت به اتمام رسیده است و در جایی دیگر پروژه‌ای به طرز فجیعی شکست خورده‌ است. اما عامل و مسئول پروژه‌های موفق چیست؟ پاسخ: «مدیریت پروژه است.» حالا، مدیریت پروژه چیست؟ آیا این مهم یک ابزار است یا یک شخص؟ مواردی مانند عدم رهبری، مدیریت نادرست، ارتباطات بی‌اثر تیم‌ها و سایر موارد می توانند عوامل مختلف شکست یک پروژه باشند. اما عامل اصلی این شکست‌ها معمولاً به دلیل فقدان و شکاف در درک واقعی مدیریت پروژه اتفاق می‌افتند. به هر روی، ما در مقاله دیگری از غزال دربارۀ مدیریت پروژه و اهمیت آن در دنیای امروز صحبت می‌کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای انتقال کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت مرحله اجرا است. این مهم زنجیره‌ای از اصول و رویه‌های ثابت برای دستیابی به اهداف است. از طریق مدیریت پروژه، فعالیت‌ها با استفاده از روش‌ها، ابزارها، مجموعه مهارت‌ها و تکنیک‌های مختلف برای تأمین نیازهای یک پروژه انجام می‌شوند. هر پروژه‌ای متفاوت است، برخی ساده و برخی دیگر پیچیده هستند.

به طور کلی، هر پروژه دارای چهار مؤلفه اصلی است:

  • محدوده (اسکوپ): به اندازه پروژه، محصولات قابل تحویل و نیازهای مختلف فرآیند کار اشاره دارد.
  • منابع: شامل نیروی انسانی، ابزارها و تجهیزات است که هنگام اجرای کار استفاده خواهد شد.
  • زمان: از زمان یا مدت زمان انجام پروژه مراقبت می‌کند.
  • سرمایه: به هزینه‌ها و بودجه پروژه اشاره دارد.

مدیریت پروژه چیست؟

استراتژی مدیریت پروژه

به بیان ساده‌تر، یک استراتژی مدیریت پروژه از برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و ارزیابی پروژه‌ها مراقبت می‌کند. یک استراتژی مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:

  • جزئیات پروژه مانند جدول زمانی و بودجه
  • منابع در دسترس
  • اهداف پروژه
  • نقاط عطف و قابل تحویل
  • خطرات احتمالی پروژه
  • مجموعه بازخورد

شیوه‌های مدیریت پروژه

اتخاذ بهترین روش‌های مدیریت پروژه مهم است. در اینجا لیستی جامع از بهترین روش‌ها برای این مهم آورده شده است:

رویکرد گام به گام مدیریت سنتی پروژه

اگرچه ذات مدیریت پروژه یکسان است اما وقتی در صنایع مختلف اعمال می‌شود، شکل متفاوتی پیدا می‌کند. به این معنا که در هر سازمان نیاز به تدوین یک مدیریت پروژه متفاوت دارد اما اصول پایه‌ای برای همه یکسان هستند. با این حال، بیشتر مدیران پروژه برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه‌ها، رویکرد گام به گام را دنبال می‌کنند. بیایید نگاهی به مراحل عمده مدیریت پروژه به روش سنتی بیندازیم:

  • شروع: اولین مرحله از چرخه حیات پروژه است. اینجا است که ایده‌ای ارائه و به دقت بررسی می‌شود تا مشخص شود برای سازمان مفید است یا خیر! فعالیت‌های کلیدی در این مرحله شامل تجزیه و تحلیل نیازهای تجاری، شناسایی نیازهای پروژه و ذینفعان است. در این مرحله است که ارزش و امکان سنجی پروژه اندازه گیری می‌شود.
  • برنامه ریزی: این قسمت با جزئیات بیشتری از پروژه صورت می‌گیرد که در آن مراحل جامع برنامه ریزی پروژه برای هدایت تیم‌ها ایجاد می‌شوند. این مرحله شامل جمع کردن تیم، شناسایی وظایف یا فعالیت‌هایی است که باید انجام شود، به دست آوردن برآورد هزینه و تصمیم گیری در مورد بودجه پروژه است. برنامه ریزی یک مرحله مهم است زیرا پایه و اساس قسمت اجرا را تعیین می‌کند.
  • اجرا: این مرحله پیاده سازی است که کلیه فعالیت‌ها و رویدادها به حرکت در می‌آیند. تیم‌ها یا گروه‌ها در جایی ساخته می‌شوند که مسئولیت‌ها به اعضای تیم داده می‌شود. علاوه بر این، ذینفعان اصلی در مورد تغییراتی که هنگام اجرای یک پروژه اتفاق می‌افتد، آگاه می‌شوند.
  • نظارت: در این مرحله، پس از اجرای طرح، هر مرحله به طور کامل بررسی و نظارت می‌شود. این کمک می‌کند تا روزنه‌ها یا نقشه‌های نامطلوب شناسایی شوند تا بتوان آن‌ها را از بین بُرد تا خطرات موجود در آینده به حداقل برسد. این، امکان انجام اقدامات مناسب و رسیدگی به موارد متناسب با پروژه را برای موفقیت آمیز بودن آن فراهم می‌کند.
  • اتمام: در این مرحله، یک پروژه به طور رسمی ‌تعطیل اعلام می‌شود. تیم‌ها پروژه را وقتی با موفقیت به پایان رسیده است،  به مشتری تحویل می‌دهند. درحقیقت، پروژه را به ذینفعان خود می‌رسانند.

اگرچه ممکن است مدیریت پروژه در بعضی مواقع طاقت فرسا باشد، اما تجزیه آن در این پنج چرخه مشخص می‌تواند به تیم کمک کند تا پیچیده‌ترین پروژه‌ها را مدیریت کرده و از زمان و منابع به درستی استفاده کند.

شیوه‌های مدیریت پروژه

مروری بر رویکردهای غیر سنتی

علاوه بر رویکرد مدیریت پروژه سنتی که شامل مراحلی مانند شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن است، روش‌های دیگری نیز برای مدیران پروژه استفاده می‌شوند. بگذارید به طور خلاصه آن‌ها را مرور کنیم.

  • چابک (Agile): چابک یا اجایل یکی از پراستفاده‌ترین مفاهیمی است که این روزها در مدیریت پروژه و بر روی نتیجه نهایی متمرکز است. این مهم اساساً بر همکاری مداوم اعضای تیم با ذینفعان پروژه تأکید دارد.
  • ناب (Lean): ناب روشی است که بر ساده سازی و قطع اتلافات متمرکز است. هدف این است که کارهای بیشتری انجام دهیم، یعنی با استفاده از نیروی انسانی کمتر، پول و زمان کمتر، ارزش مشتری را تحویل دهیم.
  • کانبان (Kanban): کانبان عمدتاً روش «تجسم گردش کار» است که با کاهش زمان بیکاری، بهره وری یک تیم را به حداکثر می‌رساند. در اینجا، اعضای تیم اغلب نمایشی تصویری از وظایف خود ایجاد می‌کنند و آن‌ها را از طریق مراحل مختلف کار به جلو سوق می‌دهند.
رتبه بندی کارکنان چیست و چه کارایی دارد؟
بخوانید

انتخاب روش مناسب می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا رویکرد یا روشی را پیدا کنند که به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های خود را با موفقیت به پایان برسانند.

ویژگی‌های مدیریت پروژه

در زیر برخی از ویژگی‌های مهم مدیریت پروژه ذکر شده‌اند که نباید از آن‌ها غافل شد:

۱- برنامه ریزی و زمان بندی

مهم است که مسئولیت‌ها برای هر یک از اعضای تیم قابل برنامه ریزی و مشاهده باشد. بهترین نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را به اعضای تیم اختصاص دهید و اولویت‌ها و مهلت‌های تعیین شده را تعیین کنید. شما می‌توانید موعد مقرر را به وظایف اضافه کنید، فعالیت‌های خود را اولویت بندی کنید، برنامه‌های زمان بندی ایجاد کرده و منابع را به طور مؤثر مدیریت کنید. دیگر هر فردی کار خود را انجام خواهد داد و وظایف نیز به موقع تحویل داده می‌شوند.

۲- بُرد مدیریت پروژه

بُردهای (Boards) مدیریت پروژه، روند رو به رشدی برای ارتباط با افرادی است که روی پروژه کار می‌کنند. بردها نیازهای مدیران پروژه را برطرف می‌کند. این مهم بر وظایفی متمرکز است که توسط آن می‌توان کار را طی مراحل مختلف انجام داد. هر فردی که روی این پروژه کار می‌کند، می‌تواند آنچه که در حال انجام است را به صورت تصویری ردیابی کند. بردها روند تحویل کار را تسریع می‌بخشد.

۳- ردیابی زمانی مؤثر

ابزار ردیابی زمان در سیستم مدیریت پروژه یکی از موارد مهمی است که نباید از آن غافل شد. بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه با سیستم داخلی ردیابی زمان کار می‌کنند. این نرم افزارها ویژگی مهمی را برای برنامه ریزی بهتر و کار با دقت بسیار زیاد را ایجاد می‌کنند.

۴- گزارش‌های قابل برنامه ریزی

برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه‌ها، مدیران پروژه باید از مشکلات آگاه باشند تا راه حل‌های سریعی ارائه دهند. گزارش‌های پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا همۀ جنبه‌های پروژه را با یک نگاه تجسم کنید. این گزارش‌های راهی هستند که بتوانید اقدامات بعدی را بر این اساس انجام دهید.

نرم افزارهای گزارش پروژه به شما یک نقشه راه بصری از نقاط عطف پروژه و یک نمودار ارائه می‌دهند تا ببینید چه مقدار کار به اتمام رسیده است. همچنین، یک لیست دقیق از کارهای باز و معوق و یک گزارش مشخص برای زمان ورود به سیستم در یک پروژه را نیز به شما ارائه می‌دهند.

۵- همکاری سریع

ایجاد ارتباط سریع در هنگام کار بر روی یک پروژه مهم است. اشتراک فایل، چت شخصی، گپ گروهی، داشبورد تیم، نظرات و بحث‌ها باید بخشی از سیستم مدیریت پروژه باشند.

اهمیت مدیریت پروژه

اهمیت مدیریت پروژه

از آنجا که پروژه‌ها غالباً پیچیده هستند و ذینفعان زیادی را درگیر می‌کنند، استفاده از مدیریت پروژه برای هدایت ابتکار عمل و نگه داشتن همه افراد در یک مسیر مشخص برای موفقیت در پروژه، امری حیاتی است. در زیر شش مورد از اهمیت مدیریت پروژه آورده شده است:

۱- برنامه ریزی واقع بینانه

اهمیت برنامه ریزی پروژه را نمی‌توان کتمان کرد.. یک مدیر خوب پروژه تصویری کلان را در نظر می‌گیرد و اهداف قابل دستیابی، مقادیر بودجه‌ها و جدول زمانی را تعیین می‌کند.  بدون مدیریت دقیق، یک پروژه می‌تواند سریعاً شکست بخورد.

برای تعیین اهداف واقعی، بودجه‌ها و جدول زمانی، مدیر پروژه با ذینفعان مختلف ارتباط برقرار می‌کند تا اولویت‌های استراتژیک و اهداف تجاری تعیین شوند. سپس، مدیر پروژه یک طرح پروژه را ترسیم می‌کند که اولویت‌ها را در محدودیت‌های زمانی و بودجه‌ای متعادل می‌کند. این فرآیند شامل برآورد هزینه، مدیریت منابع و ارزیابی ریسک است.

۲- داشتن اهداف مشخص

فقدان اهداف مشخص مهمترین دلیل شکست پروژه‌ها است. مدیران پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اولویت‌های خود را انتخاب کرده و اهداف پروژه خود را مشخص کنند. بدون داشتن یک مدیر پروژه برای نظارت بر برنامه‌های پروژه، بسیاری از تیم‌ها ممکن است عوامل خطر احتمالی را هنگام بروز متوجه نشوند.

اگر آن‌ها خطرات پروژه را برطرف نکنند، تیم می‌تواند کارهای غلط را اولویت‌بندی کند. مدیریت پروژه خوب همۀ این عوامل را زیر نظر دارد تا تیم بتواند در زمان مناسب روی کارهای درست تمرکز کند و در صورت لزوم سازگار شود.

۳- همسویی استراتژیک

یکی از مهمترین دلایل استفاده از مدیریت پروژه همسویی پروژه‌ها با استراتژی کسبو کار است. اگر سازمان شما در مدیریت پروژه مهارتی ندارد، در نهایت ارائه استراتژی در معرض خطر قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، مدیریت پروژه محرک استراتژی سازمانی است.

بنابراین اگر آن را در ابتکارات خود اعمال نمی‌کنید، یک فرصت مهم برای رشد را از دست می‌دهید. همانطور که مدیران پروژه بر برنامه ریزی و اجرای یک پروژه نظارت می‌کنند، آن‌ها به اطمینان از اهداف کلی پروژه و وظایف بعدی و نقاط عطف آن کمک می‌کنند تا همه با استراتژی سازمان همسو شوند. همسویی استراتژیک در هر سطح از پروژه، هر یک از سهامداران را در یک مسیر نگه می‌دارد.

۴- فرآیند مدیریت شده

مدیریت پروژه یک فرآیند فعال است که به دنبال کمک به افراد مناسب برای انجام وظایف مناسب در زمان مناسب است. بدون یک روش مدیریت پروژه اصولی، بسیاری از تیم‌ها در صورت بروز مشکلات به جای برنامه ریزی پیشگیرانه برای خطرات و تعیین اهداف و پارامترهای پروژه، تمایل دارند که واکنش پذیر کار کنند. به این معنا که نسبت به مشکلات واکنشی لحظه‌ای نشان می‌دهند.

عوامل ایجاد انگیزه در کارکنان
بخوانید

مدیران پروژه به تیم‌ها کمک می‌کنند تا یک پروژه را به قسمت‌های قابل کنترل‌تری تقسیم کنند. با تقسیم پروژه در فرآیندهایی از وظایف، نقاط عطف و مهلت تعیین شده، مدیران پروژه می‌توانند تیم‌های خود را با کارآیی بیشتری هدایت کنند و با چابکی بیشتری نسبت به مسائل واکنش نشان دهند.

۵- کنترل کیفیت

کنترل کیفیت یکی از مؤلفه‌های اساسی مدیریت پروژه است. پروژه شما می‌تواند تمام پارامترهای مربوط به زمان و بودجه را برآورده کند اما اگر استانداردهای کیفیت رعایت نشود، پروژه ناموفق خواهد بود. متأسفانه، این دامی است که می‌توان در آن گرفتار شد. تیم‌ها تحت فشار زیادی هستند تا یک پروژه را به موقع و با بودجه به پایان برسانند و این می‌تواند منجر به عجله در کار و اقدام ناپسند شود.

در اینجا مدیران پروژه وارد می‌شوند. آن‌ها نه تنها مهلت‌ها و اهداف را مدیریت می‌کنند، بلکه همچنین به چگونگی اجرای وظایف پروژه نیز توجه دارند. مدیران پروژه به تشریح موارد قابل تحویل و تعریف استانداردهای کیفیت خود کمک می‌کنند تا همه بدانند که هدفشان دقیقاً چیست.

انواع مدیریت پروژه

بسیاری از افراد فکر می‌کنند که شروع یک پروژه جدید استرس‌زا‌ترین قسمت کار است. اما آنچه آن‌ها متوجه نیستند این است که یکی از پراسترس‌ترین قسمت‌های هر پروژه اطمینان از انتخاب نوع مناسب مدیریت پروژه است.

بدون انتخاب نوع مناسب مدیریت پروژه، یک پروژه می‌تواند به سرعت به موانع متعددی برخورد کند یا به طور کامل از ریل خارج شود و هرگز خط پایان را نبیند. انتخاب نادرست روش مدیریت پروژه مانند قرار دادن سوخت اشتباه در یک اتومبیل است! حتی اگر موتور روشن شود، خودرو خیلی حرکت نخواهد کرد.

تمامی متدولوژی‌های مدیریت پروژه در نهایت یک کار را انجام می‌دهند و آن مدیریت بهینه پروژه است. در حالی که چندین نوع مدیریت پروژه وجود دارند اما هفت نوع اصلی آن به شرح زیر هستند:

۱- مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall Project Management)

مدیریت پروژه آبشار یکی از قدیمی‌ترین روش‌ها است اما هنوز هم توسط بسیاری از تیم‌های توسعه دهنده استفاده می‌شود. این سبک شامل کار در امواج است و هر مرحله به شدت به مرحله قبل وابسته است. در حالی که سبک آبشاری بسیار کندتر از نمونه‌های مشابه خود است اما می‌تواند برای کسانی که به دنبال پیش بینی متعددی هستند، مفید باشد. متأسفانه این می‌تواند منجر به توقف‌های زیادی شود، به خصوص اگر اشکالات در مرحله بعدی روند شناسایی شده و مراحل قبلی باید دوباره مرور شوند.

۲- مدیریت پروژه اجایل (Agile Project Management)

اجایل یا چابک راه‌حلی سریع و همه کاره به نسبت مدل آبشاری است. چابک روش دقیق مدیریت پروژه نیست بلکه یک طرز فکر یا اخلاق است که برای سایر نسخه‌های مدیریت پروژه اعمال می‌شود. این مهم شامل کار در بخش‌های کوچک‌تر یا دارای سرعت بالا است که به پروژه‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت لزوم به صورت جزئی‌تر روی پروژه کار کنند.

۳- مدیریت پروژه اسکرام (Scrum Project Management)

اسکرام نمونه‌ای از چابک است که سریع بوده و از نظر دامنه بسیار کوچک است. اسکرام همه چیز در مورد استفاده از حداکثر سرعت برای انجام پروژه‌ها در قطعات کوچک است که اغلب براساس یک جدول زمانی یک ماهه انجام می‌شود. اسکرام برای تیم‌های کوچک که به دنبال تکرار سریع هستند، بسیار مناسب است.

۴- مدیریت پروژه  کانبان (Kanban Project Management)

کانبان نوع دیگری از مدیریت پروژه چابک است. برخلاف اسکرام که متمرکز بر قطعات مبتنی بر زمان است، کانبان دربارۀ همه چیز در مورد سازمان است. برای تحقق این امر، کانبان در درجه اول به تعداد وظایفی که در هر فرآیند انجام می‌شود و چگونگی ساده سازی، کاهش و سایر موارد نگاه می‌کند. این یک مدل مخصوصاً عالی برای کسانی است که دارای خروجی کارخانه‌ای هستند.

۵- مدیریت پروژه به روش اصول ناب (Lean Project Management)

مدیریت پروژه ناب فرآیندی شبیه به کانبان است. در مدیریت پروژه به روش اصول ناب همه چیز درمورد تمرکز بر ذهنیت اولین مشتری است و اینکه چگونه می‌توان فرآیندها را برنامه ریزی کرد تا بهترین، مقرون به صرفه‌ترین و به موقع‌ترین تجربه را برای مشتریان فراهم آورد.

۶- مدیریت پروژه شش سیگما (Six Sigma Project Management)

متد شش سیگما بهبود کیفیت خروجی پروژه است. به ویژه اگر سبک مدیریت ناب را پشت سر گذاشته باشید و نتیجه نهایی رضایت بخشی کمتری برای شما داشته است، شش سیگما بسیار مفید است زیرا این شیوه مدیریت پروژه بر ایجاد نتیجه نهایی بهتر برای مشتری تأکید دارد. این روش می‌تواند به سایر سبک‌های مدیریتی راه یابد و روشی عالی برای تصحیح است.

۷- مدیریت پروژه PRINCE2 (PRINCE2 Project Management)

روش مبتنی براستاندارد اغلب توسط بخش‌های خصوصی در دولت مورد استفاده قرار می‌گیرد و روی کارآیی و به حداقل رساندن خطرات و خطاها متمرکز است. این روش متمرکز بر جزئیات و مراحل کار مبتنی بر محصول است که می‌تواند یکی پس از دیگری برنامه ریزی شود.

 

کلام آخر

پروژ‌ه‌های ناموفق می‌توانند به سرعت ابتکارات را از بین ببرند و رشد تجارت را به تأخیر بیاندازند یا حتی از آن جلوگیری کنند. مدیریت پروژه فراتر از ردیابی ضرب العجل‌‌ها برای تحویل به موقع کار و تعیین بودجه است. یک مدیر خوب، پروژه را از ابتدا تا انتها کنترل می‌کند، مطمئن می‌شود که ابتکارات و اهداف از نظر استراتژیک همسو بوده و همۀ تیم‌های کاری در مسیر واحد در حرکت هستند.

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *