راهنمای فراگیر مدیریت پروژه

هر از گاهی می‌شنویم در جایی پروژه‌ای با موفقیت به اتمام رسیده است و در جایی دیگر پروژه‌ای به طرز فجیعی شکست خورده‌ است. اما عامل و مسئول پروژه‌های موفق چیست؟ پاسخ: «مدیریت پروژه است.» حالا، مدیریت پروژه چیست؟ آیا این مهم یک ابزار است یا یک شخص؟ مواردی مانند عدم رهبری، مدیریت نادرست، ارتباطات بی‌اثر تیم‌ها و سایر موارد می توانند عوامل مختلف شکست یک پروژه باشند. اما عامل اصلی این شکست‌ها معمولاً به دلیل فقدان و شکاف در درک واقعی مدیریت پروژه اتفاق می‌افتند. به هر روی، ما در مقاله دیگری از غزال دربارۀ مدیریت پروژه و اهمیت آن در دنیای امروز صحبت می‌کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای انتقال کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت مرحله اجرا است. این مهم زنجیره‌ای از اصول و رویه‌های ثابت برای دستیابی به اهداف است. از طریق مدیریت پروژه، فعالیت‌ها با استفاده از روش‌ها، ابزارها، مجموعه مهارت‌ها و تکنیک‌های مختلف برای تأمین نیازهای یک پروژه انجام می‌شوند. هر پروژه‌ای متفاوت است، برخی ساده و برخی دیگر پیچیده هستند.

به طور کلی، هر پروژه دارای چهار مؤلفه اصلی است:

• محدوده (اسکوپ): به اندازه پروژه، محصولات قابل تحویل و نیازهای مختلف فرآیند کار اشاره دارد.
• منابع: شامل نیروی انسانی، ابزارها و تجهیزات است که هنگام اجرای کار استفاده خواهد شد.
• زمان: از زمان یا مدت زمان انجام پروژه مراقبت می‌کند.
• سرمایه: به هزینه‌ها و بودجه پروژه اشاره دارد.

استراتژی مدیریت پروژه

به بیان ساده‌تر، یک استراتژی مدیریت پروژه از برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و ارزیابی پروژه‌ها مراقبت می‌کند. یک استراتژی مدیریت پروژه شامل موارد زیر است:

• جزئیات پروژه مانند جدول زمانی و بودجه
• منابع در دسترس
• اهداف پروژه
• نقاط عطف و قابل تحویل
• خطرات احتمالی پروژه
• مجموعه بازخورد

شیوه‌های مدیریت پروژه

اتخاذ بهترین روش‌های مدیریت پروژه مهم است. در اینجا لیستی جامع از بهترین روش‌ها برای این مهم آورده شده است:

رویکرد گام به گام مدیریت سنتی پروژه

اگرچه ذات مدیریت پروژه یکسان است اما وقتی در صنایع مختلف اعمال می‌شود، شکل متفاوتی پیدا می‌کند. به این معنا که در هر سازمان نیاز به تدوین یک مدیریت پروژه متفاوت دارد اما اصول پایه‌ای برای همه یکسان هستند. با این حال، بیشتر مدیران پروژه برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه‌ها، رویکرد گام به گام را دنبال می‌کنند. بیایید نگاهی به مراحل عمده مدیریت پروژه به روش سنتی بیندازیم:

• شروع: اولین مرحله از چرخه حیات پروژه است. اینجا است که ایده‌ای ارائه و به دقت بررسی می‌شود تا مشخص شود برای سازمان مفید است یا خیر! فعالیت‌های کلیدی در این مرحله شامل تجزیه و تحلیل نیازهای تجاری، شناسایی نیازهای پروژه و ذینفعان است. در این مرحله است که ارزش و امکان سنجی پروژه اندازه گیری می‌شود.
• برنامه ریزی: این قسمت با جزئیات بیشتری از پروژه صورت می‌گیرد که در آن مراحل جامع برنامه ریزی پروژه برای هدایت تیم‌ها ایجاد می‌شوند. این مرحله شامل جمع کردن تیم، شناسایی وظایف یا فعالیت‌هایی است که باید انجام شود، به دست آوردن برآورد هزینه و تصمیم گیری در مورد بودجه پروژه است. برنامه ریزی یک مرحله مهم است زیرا پایه و اساس قسمت اجرا را تعیین می‌کند.
• اجرا: این مرحله پیاده سازی است که کلیه فعالیت‌ها و رویدادها به حرکت در می‌آیند. تیم‌ها یا گروه‌ها در جایی ساخته می‌شوند که مسئولیت‌ها به اعضای تیم داده می‌شود. علاوه بر این، ذینفعان اصلی در مورد تغییراتی که هنگام اجرای یک پروژه اتفاق می‌افتد، آگاه می‌شوند.
• نظارت: در این مرحله، پس از اجرای طرح، هر مرحله به طور کامل بررسی و نظارت می‌شود. این کمک می‌کند تا روزنه‌ها یا نقشه‌های نامطلوب شناسایی شوند تا بتوان آن‌ها را از بین بُرد تا خطرات موجود در آینده به حداقل برسد. این، امکان انجام اقدامات مناسب و رسیدگی به موارد متناسب با پروژه را برای موفقیت آمیز بودن آن فراهم می‌کند.
• اتمام: در این مرحله، یک پروژه به طور رسمی ‌تعطیل اعلام می‌شود. تیم‌ها پروژه را وقتی با موفقیت به پایان رسیده است،  به مشتری تحویل می‌دهند. درحقیقت، پروژه را به ذینفعان خود می‌رسانند.

اگرچه ممکن است مدیریت پروژه در بعضی مواقع طاقت فرسا باشد، اما تجزیه آن در این پنج چرخه مشخص می‌تواند به تیم کمک کند تا پیچیده‌ترین پروژه‌ها را مدیریت کرده و از زمان و منابع به درستی استفاده کند.

مروری بر رویکردهای غیر سنتی

علاوه بر رویکرد مدیریت پروژه سنتی که شامل مراحلی مانند شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن است، روش‌های دیگری نیز برای مدیران پروژه استفاده می‌شوند. بگذارید به طور خلاصه آن‌ها را مرور کنیم.

• چابک (Agile): چابک یا اجایل یکی از پراستفاده‌ترین مفاهیمی است که این روزها در مدیریت پروژه و بر روی نتیجه نهایی متمرکز است. این مهم اساساً بر همکاری مداوم اعضای تیم با ذینفعان پروژه تأکید دارد.
• ناب (Lean): ناب روشی است که بر ساده سازی و قطع اتلافات متمرکز است. هدف این است که کارهای بیشتری انجام دهیم، یعنی با استفاده از نیروی انسانی کمتر، پول و زمان کمتر، ارزش مشتری را تحویل دهیم.
• کانبان (Kanban): کانبان عمدتاً روش «تجسم گردش کار» است که با کاهش زمان بیکاری، بهره وری یک تیم را به حداکثر می‌رساند. در اینجا، اعضای تیم اغلب نمایشی تصویری از وظایف خود ایجاد می‌کنند و آن‌ها را از طریق مراحل مختلف کار به جلو سوق می‌دهند.

انتخاب روش مناسب می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا رویکرد یا روشی را پیدا کنند که به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های خود را با موفقیت به پایان برسانند.

ویژگی‌های مدیریت پروژه

در زیر برخی از ویژگی‌های مهم مدیریت پروژه ذکر شده‌اند که نباید از آن‌ها غافل شد:

۱- برنامه ریزی و زمان بندی

مهم است که مسئولیت‌ها برای هر یک از اعضای تیم قابل برنامه ریزی و مشاهده باشد. بهترین نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را به اعضای تیم اختصاص دهید و اولویت‌ها و مهلت‌های تعیین شده را تعیین کنید. شما می‌توانید موعد مقرر را به وظایف اضافه کنید، فعالیت‌های خود را اولویت بندی کنید، برنامه‌های زمان بندی ایجاد کرده و منابع را به طور مؤثر مدیریت کنید. دیگر هر فردی کار خود را انجام خواهد داد و وظایف نیز به موقع تحویل داده می‌شوند.

۲- بُرد مدیریت پروژه

بُردهای (Boards) مدیریت پروژه، روند رو به رشدی برای ارتباط با افرادی است که روی پروژه کار می‌کنند. بردها نیازهای مدیران پروژه را برطرف می‌کند. این مهم بر وظایفی متمرکز است که توسط آن می‌توان کار را طی مراحل مختلف انجام داد. هر فردی که روی این پروژه کار می‌کند، می‌تواند آنچه که در حال انجام است را به صورت تصویری ردیابی کند. بردها روند تحویل کار را تسریع می‌بخشد.

۳- ردیابی زمانی مؤثر

ابزار ردیابی زمان در سیستم مدیریت پروژه یکی از موارد مهمی است که نباید از آن غافل شد. بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه با سیستم داخلی ردیابی زمان کار می‌کنند. این نرم افزارها ویژگی مهمی را برای برنامه ریزی بهتر و کار با دقت بسیار زیاد را ایجاد می‌کنند.

۴- گزارش‌های قابل برنامه ریزی

برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه‌ها، مدیران پروژه باید از مشکلات آگاه باشند تا راه حل‌های سریعی ارائه دهند. گزارش‌های پروژه به شما این امکان را می‌دهد تا همۀ جنبه‌های پروژه را با یک نگاه تجسم کنید. این گزارش‌های راهی هستند که بتوانید اقدامات بعدی را بر این اساس انجام دهید.

نرم افزارهای گزارش پروژه به شما یک نقشه راه بصری از نقاط عطف پروژه و یک نمودار ارائه می‌دهند تا ببینید چه مقدار کار به اتمام رسیده است. همچنین، یک لیست دقیق از کارهای باز و معوق و یک گزارش مشخص برای زمان ورود به سیستم در یک پروژه را نیز به شما ارائه می‌دهند.

۵- همکاری سریع

ایجاد ارتباط سریع در هنگام کار بر روی یک پروژه مهم است. اشتراک فایل، چت شخصی، گپ گروهی، داشبورد تیم، نظرات و بحث‌ها باید بخشی از سیستم مدیریت پروژه باشند.

اهمیت مدیریت پروژه

از آنجا که پروژه‌ها غالباً پیچیده هستند و ذینفعان زیادی را درگیر می‌کنند، استفاده از مدیریت پروژه برای هدایت ابتکار عمل و نگه داشتن همه افراد در یک مسیر مشخص برای موفقیت در پروژه، امری حیاتی است. در زیر شش مورد از اهمیت مدیریت پروژه آورده شده است:

۱- برنامه ریزی واقع بینانه

اهمیت برنامه ریزی پروژه را نمی‌توان کتمان کرد.. یک مدیر خوب پروژه تصویری کلان را در نظر می‌گیرد و اهداف قابل دستیابی، مقادیر بودجه‌ها و جدول زمانی را تعیین می‌کند.  بدون مدیریت دقیق، یک پروژه می‌تواند سریعاً شکست بخورد.

برای تعیین اهداف واقعی، بودجه‌ها و جدول زمانی، مدیر پروژه با ذینفعان مختلف ارتباط برقرار می‌کند تا اولویت‌های استراتژیک و اهداف تجاری تعیین شوند. سپس، مدیر پروژه یک طرح پروژه را ترسیم می‌کند که اولویت‌ها را در محدودیت‌های زمانی و بودجه‌ای متعادل می‌کند. این فرآیند شامل برآورد هزینه، مدیریت منابع و ارزیابی ریسک است.

۲- داشتن اهداف مشخص

فقدان اهداف مشخص مهمترین دلیل شکست پروژه‌ها است. مدیران پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اولویت‌های خود را انتخاب کرده و اهداف پروژه خود را مشخص کنند. بدون داشتن یک مدیر پروژه برای نظارت بر برنامه‌های پروژه، بسیاری از تیم‌ها ممکن است عوامل خطر احتمالی را هنگام بروز متوجه نشوند.

اگر آن‌ها خطرات پروژه را برطرف نکنند، تیم می‌تواند کارهای غلط را اولویت‌بندی کند. مدیریت پروژه خوب همۀ این عوامل را زیر نظر دارد تا تیم بتواند در زمان مناسب روی کارهای درست تمرکز کند و در صورت لزوم سازگار شود.

۳- همسویی استراتژیک

یکی از مهمترین دلایل استفاده از مدیریت پروژه همسویی پروژه‌ها با استراتژی کسبو کار است. اگر سازمان شما در مدیریت پروژه مهارتی ندارد، در نهایت ارائه استراتژی در معرض خطر قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، مدیریت پروژه محرک استراتژی سازمانی است.

بنابراین اگر آن را در ابتکارات خود اعمال نمی‌کنید، یک فرصت مهم برای رشد را از دست می‌دهید. همانطور که مدیران پروژه بر برنامه ریزی و اجرای یک پروژه نظارت می‌کنند، آن‌ها به اطمینان از اهداف کلی پروژه و وظایف بعدی و نقاط عطف آن کمک می‌کنند تا همه با استراتژی سازمان همسو شوند. همسویی استراتژیک در هر سطح از پروژه، هر یک از سهامداران را در یک مسیر نگه می‌دارد.

۴- فرآیند مدیریت شده

مدیریت پروژه یک فرآیند فعال است که به دنبال کمک به افراد مناسب برای انجام وظایف مناسب در زمان مناسب است. بدون یک روش مدیریت پروژه اصولی، بسیاری از تیم‌ها در صورت بروز مشکلات به جای برنامه ریزی پیشگیرانه برای خطرات و تعیین اهداف و پارامترهای پروژه، تمایل دارند که واکنش پذیر کار کنند. به این معنا که نسبت به مشکلات واکنشی لحظه‌ای نشان می‌دهند.

مدیران پروژه به تیم‌ها کمک می‌کنند تا یک پروژه را به قسمت‌های قابل کنترل‌تری تقسیم کنند. با تقسیم پروژه در فرآیندهایی از وظایف، نقاط عطف و مهلت تعیین شده، مدیران پروژه می‌توانند تیم‌های خود را با کارآیی بیشتری هدایت کنند و با چابکی بیشتری نسبت به مسائل واکنش نشان دهند.

۵- کنترل کیفیت

کنترل کیفیت یکی از مؤلفه‌های اساسی مدیریت پروژه است. پروژه شما می‌تواند تمام پارامترهای مربوط به زمان و بودجه را برآورده کند اما اگر استانداردهای کیفیت رعایت نشود، پروژه ناموفق خواهد بود. متأسفانه، این دامی است که می‌توان در آن گرفتار شد. تیم‌ها تحت فشار زیادی هستند تا یک پروژه را به موقع و با بودجه به پایان برسانند و این می‌تواند منجر به عجله در کار و اقدام ناپسند شود.

در اینجا مدیران پروژه وارد می‌شوند. آن‌ها نه تنها مهلت‌ها و اهداف را مدیریت می‌کنند، بلکه همچنین به چگونگی اجرای وظایف پروژه نیز توجه دارند. مدیران پروژه به تشریح موارد قابل تحویل و تعریف استانداردهای کیفیت خود کمک می‌کنند تا همه بدانند که هدفشان دقیقاً چیست.

انواع مدیریت پروژه

بسیاری از افراد فکر می‌کنند که شروع یک پروژه جدید استرس‌زا‌ترین قسمت کار است. اما آنچه آن‌ها متوجه نیستند این است که یکی از پراسترس‌ترین قسمت‌های هر پروژه اطمینان از انتخاب نوع مناسب مدیریت پروژه است.

بدون انتخاب نوع مناسب مدیریت پروژه، یک پروژه می‌تواند به سرعت به موانع متعددی برخورد کند یا به طور کامل از ریل خارج شود و هرگز خط پایان را نبیند. انتخاب نادرست روش مدیریت پروژه مانند قرار دادن سوخت اشتباه در یک اتومبیل است! حتی اگر موتور روشن شود، خودرو خیلی حرکت نخواهد کرد.

تمامی متدولوژی‌های مدیریت پروژه در نهایت یک کار را انجام می‌دهند و آن مدیریت بهینه پروژه است. در حالی که چندین نوع مدیریت پروژه وجود دارند اما هفت نوع اصلی آن به شرح زیر هستند:

۱- مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall Project Management)

مدیریت پروژه آبشار یکی از قدیمی‌ترین روش‌ها است اما هنوز هم توسط بسیاری از تیم‌های توسعه دهنده استفاده می‌شود. این سبک شامل کار در امواج است و هر مرحله به شدت به مرحله قبل وابسته است. در حالی که سبک آبشاری بسیار کندتر از نمونه‌های مشابه خود است اما می‌تواند برای کسانی که به دنبال پیش بینی متعددی هستند، مفید باشد. متأسفانه این می‌تواند منجر به توقف‌های زیادی شود، به خصوص اگر اشکالات در مرحله بعدی روند شناسایی شده و مراحل قبلی باید دوباره مرور شوند.

۲- مدیریت پروژه اجایل (Agile Project Management)

اجایل یا چابک راه‌حلی سریع و همه کاره به نسبت مدل آبشاری است. چابک روش دقیق مدیریت پروژه نیست بلکه یک طرز فکر یا اخلاق است که برای سایر نسخه‌های مدیریت پروژه اعمال می‌شود. این مهم شامل کار در بخش‌های کوچک‌تر یا دارای سرعت بالا است که به پروژه‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت لزوم به صورت جزئی‌تر روی پروژه کار کنند.

۳- مدیریت پروژه اسکرام (Scrum Project Management)

اسکرام نمونه‌ای از چابک است که سریع بوده و از نظر دامنه بسیار کوچک است. اسکرام همه چیز در مورد استفاده از حداکثر سرعت برای انجام پروژه‌ها در قطعات کوچک است که اغلب براساس یک جدول زمانی یک ماهه انجام می‌شود. اسکرام برای تیم‌های کوچک که به دنبال تکرار سریع هستند، بسیار مناسب است.

۴- مدیریت پروژه  کانبان (Kanban Project Management)

کانبان نوع دیگری از مدیریت پروژه چابک است. برخلاف اسکرام که متمرکز بر قطعات مبتنی بر زمان است، کانبان دربارۀ همه چیز در مورد سازمان است. برای تحقق این امر، کانبان در درجه اول به تعداد وظایفی که در هر فرآیند انجام می‌شود و چگونگی ساده سازی، کاهش و سایر موارد نگاه می‌کند. این یک مدل مخصوصاً عالی برای کسانی است که دارای خروجی کارخانه‌ای هستند.

۵- مدیریت پروژه به روش اصول ناب (Lean Project Management)

مدیریت پروژه ناب فرآیندی شبیه به کانبان است. در مدیریت پروژه به روش اصول ناب همه چیز درمورد تمرکز بر ذهنیت اولین مشتری است و اینکه چگونه می‌توان فرآیندها را برنامه ریزی کرد تا بهترین، مقرون به صرفه‌ترین و به موقع‌ترین تجربه را برای مشتریان فراهم آورد.

۶- مدیریت پروژه شش سیگما (Six Sigma Project Management)

متد شش سیگما بهبود کیفیت خروجی پروژه است. به ویژه اگر سبک مدیریت ناب را پشت سر گذاشته باشید و نتیجه نهایی رضایت بخشی کمتری برای شما داشته است، شش سیگما بسیار مفید است زیرا این شیوه مدیریت پروژه بر ایجاد نتیجه نهایی بهتر برای مشتری تأکید دارد. این روش می‌تواند به سایر سبک‌های مدیریتی راه یابد و روشی عالی برای تصحیح است.

۷- مدیریت پروژه PRINCE2 (PRINCE2 Project Management)

روش مبتنی براستاندارد اغلب توسط بخش‌های خصوصی در دولت مورد استفاده قرار می‌گیرد و روی کارآیی و به حداقل رساندن خطرات و خطاها متمرکز است. این روش متمرکز بر جزئیات و مراحل کار مبتنی بر محصول است که می‌تواند یکی پس از دیگری برنامه ریزی شود.

فواید مدریت پروژه

مزایای استفاده از مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:

۱- بهبود رضایت مشتری

تعجب آور نیست که رضایت مشتری بالاترین سود را به همراه دارد. هر وقت پروژه‌ای در محدوده، زمان و بودجه به پایان برسد، مشتری خوشحال خواهد بود و مشتری خوشحال، مشتری دائمی است! مدیریت هوشمند پروژه، ابزاری را برای رشد این ارتباط با مشتری فراهم می‌کند و به شما کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات آن‌‌ها را برآورده سازید. در نهایت، مهارت‌‌های مدیریت پروژه، از سازمان‌‌ها برای ارائه خدمات به مشتریان، بهتر از گذشته پشتیبانی می‌کنند.

۲- بهبود مدیریت ریسک

هیچکس شرایط اشتباه را دوست ندارد. مدیریت پروژه صدا، شامل ابزاری برای ارزیابی و مدیریت ریسک برای دستیابی به بهترین نتایج است. مدیریت مؤثر ریسک، ریسک‌‌های احتمالی را شناسایی کرده و فرصتی را برای مدیریت و کاهش این ریسک‌‌ها فراهم می‌سازد. این امر منجر به تیم‌‌هایی می‌شود که برای دستیابی به اهداف پروژه، برای خود، سازمان و مشتری، اعتماد به نفس و مهارت بیشتری فراهم می‌کنند.

۳- صداقت و مزیت رقابتی

صداقت در مورد نحوه درک افراد از سازمان شما و ارزش‌‌های آن است. این تا حدی مبتنی بر انجام کاری می‌باشد که شما می‌گویید و این مستقیماً بر مدیریت مؤثر پروژه مرتبط است. مزیت رقابتی، مزیتی می‌باشد که سازمان شما کسب کرده است زیرا در مقایسه با سازمان‌‌های دیگر ارزش بیشتری یا ارزش منحصر به فردتری را به مشتریان شما ارائه می‌دهد. متخصصان خوب مدیریت پروژه، این جنبه‌‌ها را جدی می‌گیرند و مزیت رقابتی ارائه شده توسط مدیریت صحیح پروژه، موجب پیشرفت سازمان‌‌ها و ذی نفعان آن‌‌ها می‌شود.

انواع مدیریت پروژه

روش‌های مدیریت پروژه را می‌توان برای هر پروژه ای اعمال کرد. این اغلب متناسب با اندازه پروژه، طبیعت، صنعت یا بخش، متناسب با نوع خاصی از پروژه‌ها طراحی می‌شود. به عنوان مثال، صنعت ساخت و ساز که متمرکز بر تحویل مواردی مانند ساختمان‌ها، جاده‌ها و پل‌ها است، فرم تخصصی مدیریت پروژه خود را ایجاد کرده است که از آن به عنوان مدیریت پروژه‌های ساختمانی یاد می‌کند و در آن مدیران پروژه می‌توانند آموزش ببینند و گواهینامه بگیرند. صنعت فناوری اطلاعات همچنین به منظور توسعه فرم مدیریت پروژه خاص خود توسعه یافته است که از آن به عنوان مدیریت پروژه IT یاد می‌شود و متخصص در ارائه دارایی‌های فنی و خدماتی است که برای گذر از مراحل مختلف چرخه عمر مانند برنامه ریزی، طراحی، توسعه مورد نیاز هستند. آزمایش و استقرار مدیریت پروژه بیوتکنولوژی، بر پیچیدگی‌های تحقیق و توسعه بیوتکنولوژی متمرکز است. مدیریت پروژه محلی سازی، شامل بسیاری از روش‌های استاندارد مدیریت پروژه در کارهای ترجمه است، حتی اگر بسیاری این نوع مدیریت را یک رشته بسیار متفاوتی می‌دانند. یک مدیریت پروژه عمومی وجود دارد که کلیه کارهای عمومی دولت را شامل می‌شود که می‌تواند توسط دستگاه‌های دولتی یا با پیمانکاران قراردادی منعقد شود. طبقه بندی دیگر مدیریت پروژه بر اساس نوع، سخت (فیزیکی) یا نرم (غیر فیزیکی) است.

مدیریت پروژه بر روی سه هدف مهم اعم از زمان، کیفیت و بودجه تمرکز دارد. پروژه‌های موفق طبق برنامه زمانبندی شده، در بودجه و طبق استانداردهای کیفی قبلاً توافق شده، یعنی مطابقت با محدودیت سه گانه به منظور موفقیت یا عدم موفقیت در پروژه‌ها، تکمیل می‌شوند. برای هر نوع مدیریت پروژه ای، مدیران پروژه الگوهای قابل تکراری که مخصوص صنعت مورد معامله آن‌ها می‌باشد را توسعه می‌دهند و از آن استفاده می‌کنند. این اجازه می‌دهد تا برنامه‌های پروژه بسیار دقیق و بسیار تکرار شوند، با هدف خاص برای افزایش کیفیت، هزینه تحویل کمتر و زمان کمتری برای ارائه نتایج پروژه.

مشخصات پروژه‌ها

پنج ویژگی مهم یک پروژه وجود دارند:

۱-همیشه باید تاریخ شروع و پایان مشخصی داشته باشد.

۲-  آن‌ها توسط گروهی از افراد انجام و تکمیل می‌شوند.

۳- خروجی تحویل کالا یا خدمات منحصر به فرد است.

۴- ماهیت موقتی دارند.

۵-  به تدریج شرح داده شده اند، به عنوان مثال، طراحی اتومبیل جدید، نوشتن کتاب.

پیچیدگی پروژه

پیچیدگی و ماهیت آن در زمینه مدیریت پروژه، نقش مهمی دارد. علی رغم وجود مباحث زیادی درباره این موضوع، مطالعات نشان می‌دهند که عدم تعریف و درک معقول از پیچیدگی، در رابطه با مدیریت پروژه‌های پیچیده است. از آنجا که در نظر گرفته شده که پیچیدگی پروژه و عملکرد پروژه از نزدیک با هم مرتبط هستند، تعریف و اندازه گیری پیچیدگی پروژه برای مدیریت پروژه مهم می‌باشد تا موثر واقع شود. با استفاده از کشف در اندازه گیری پیچیدگی کار شرح داده شده در سازمان مورد نیاز و نظریه سیستم‌های طبقه بندی شده، دکتر الیوت جاکز پروژه‌ها و کارهای پروژه (مراحل، وظایف) را در ۷ سطح اساسی پیچیدگی پروژه بر اساس معیارهایی مانند بازه زمانی اختیار و پیچیدگی طبقه بندی می‌کند. خروجی یک پروژه:

• پروژه سطح ۱ : خروجی مستقیم یک فعالیت (کمیت، کیفیت، زمان) را در یک فرآیند کسب و کار با زمان اتمام هدفمند تا ۳ ماه بهبود ببخشید.
• پروژه سطح ۲ : توسعه، بهبود و انطباق با یک فرآیند کسب و کار با زمان اتمام هدفمند از ۳ ماه تا ۱ سال.
• پروژه سطح ۳ : توسعه، تغییر و بهبود فرآیند کسب و کار با زمان پایان هدفمند از ۱ تا ۲ سال.
• پروژه سطح ۴ : توسعه، تغییر و بهبود یک سیستم عملکردی با زمان اتمام هدفمند از ۲ به ۵ سال.
• پروژه سطح ۵: توسعه، تغییر و بهبود گروهی از سیستم‌های عملکردی و عملکرد تجاری با زمان اتمام هدفمند از ۵ تا ۱۰ سال.
• پروژه سطح ۶ : توسعه، تغییر و بهبود یک زنجیره ارزش واحد یک سازمان با زمان اتمام هدفمند از ۱۰ تا ۲۰ سال.
• پروژه سطح ۷ : توسعه، تغییر و بهبود زنجیره‌های ارزش چندگانه یک سازمان با زمان اتمام هدف از ۲۰ تا ۵۰ سال.

مزایای اندازه گیری پیچیدگی پروژه، موجب بهبود توانایی پروژه در افراد زیر می‌شود:

• سطح پیچیدگی یک پروژه را با زمان انجام هدفمند و موثر یک پروژه مطابقت دهید.
• سطح پیچیدگی یک پروژه را با سطح توانایی مربوط به مدیر پروژه مطابقت دهید.
• سطح پیچیدگی کار پروژه را با توانایی مربوط به اعضای پروژه مطابقت دهید.

کلام آخر

پروژ‌ه‌های ناموفق می‌توانند به سرعت ابتکارات را از بین ببرند و رشد تجارت را به تأخیر بیاندازند یا حتی از آن جلوگیری کنند. مدیریت پروژه فراتر از ردیابی ضرب العجل‌‌ها برای تحویل به موقع کار و تعیین بودجه است. یک مدیر خوب، پروژه را از ابتدا تا انتها کنترل می‌کند، مطمئن می‌شود که ابتکارات و اهداف از نظر استراتژیک همسو بوده و همۀ تیم‌های کاری در مسیر واحد در حرکت هستند.