سیستم مدیریت فرآیندها

سیستم مدیریت فرآیندها چیست؟

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

 سیستم مدیریت فرآیندها ابزاری برای اجرای متدولوژی مدیریت برای بهبود فرآیندهای سازمان از طریق شناسایی، مدل سازی، اتوماسیون، آنالیز و اندازه گیری عملکرد است. مزیت اصلی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار این است که کاربران می‌توانند از طریق ابزارهای ساده و کاربردی، به طور فعالانه در بهبود فرایندهای سازمان شرکت کنند. بدون اتلاف وقت بریم ببینیم سیستم مدیریت فرآیندها چیست و اصلاً به چه دردی می‌خورد؟ با غزال همراه باشید.

تعریف سیستم مدیریت فرآیندها

مدل سازی، طراحی، اجرا و نگهداری فعالیت‌های کسب و کار در بخش‌های مختلف از طریق سیستم مدیریت فرآیندها (BPMS) امکان‌پذیر است. این راه حل نرم افزاری برای کمک به کسب و کارها جهت بهینه سازی فرایندهای کاری روزمره و حداکثر کارایی و بهره وری طراحی شده‌اند.

نظارت مداوم فرآیند، شناسایی و از بین بردن گلوگاه‌های فرآیند و بهینه سازی آنها پیچیده‌ترین کاری است که یک سازمان می‌تواند انجام دهد. سیستم مدیریت فرآیندها به کسب و کارها امکان می‌دهد اطلاعات درست را به دست آورند و روند فعالیت‌ها را با دقت بیشتری انداز‌ه‌گیری کنید. به لطف در دسترس بودن سیستم مدیریت فرآیند، می‌توان هر معیار عملکردی را ردیابی کرده و داده‌ها را ارزیابی کرد.

سیستم مدیریت فرآیندها چگونه کار می‌کند؟

نحوه کار سیستم مدیریت فرآیند به شرح زیر هستند:

۱- تعریف فرآیند و تجزیه و تحلیل

فرآیند دنباله‌ای از فعالیت‌هایی است که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می‌شود. مستند سازی فرآیند نیاز به همکاری و برنامه ریزی در بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب‌ترین اقدامات برای انجام کار دارد. جریانات فرآیند کسب و کار می‌توانند در یک سیستم مدیریت فرآیندها دوباره ایجاد شده و توسط پرسنل مربوطه بررسی شوند تا اطمینان حاصل شود که مدلسازی و تصویرسازی مؤثری از فرآیند حاصل می‌شود.

 ۲- فرآیند طراحی یا توسعه

برای ایجاد فرایندها، کاربر به یک ابزار طراحی فرآیند نیاز دارد. ابزارهای مورد استفاده طراح، برای مدل سازی فرآیند کسب و کار به صورت نمودارها ارائه می‌شود. مجموعه‌ای از قوانین و عناصر که برای مدل سازی فرآیند استفاده می‌شوند اغلب انعطاف پذیری زیادی دارند. مزیت مدل سازی فرآیندهای سازمان در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار این است که این فرآیندها به سادگی قابل آزمایش هستند. این مهم به کاربر اجازه می‌دهد تا قبل از اقدام، نقاط ضعف را اصلاح کند.

 ۳- اتوماسیون فرآیندها

اتوماسیون وسیله‌ای است که به کمک آن یک فرآیند با حداقل دخالت انجام می‌شود. اتوماسیون گردش کار به کسب و کار کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه سازی کند. ساخت اتوماسیون شامل جمع آوری اقدامات و ورود مکانیسم‌های مورد نیاز برای شبیه سازی رفتار و نتیجه یک فرآیند است. وظایفی که به احتمال زیاد به صورت خودکار انجام می‌شوند، وظایفی هستند که به طور مکرر تکرار خواهند شد و کارهای معمولی مربوط به وظایف روزمره کارکنان هستند. این کارها طی یک فرآیند خودکار به شکلی سریع انجام می‌شوند.

اصول مدیریت منابع انسانی
بخوانید

۴- تجزیه و تحلیل فرآیندها

ابزارهای سیستم مدیریت فرآیندها، سطوح مختلفی از گزارش یا توانایی ادغام با ابزارهای گزارشگیری برای تهیه تجزیه و تحلیل عملکرد را ارائه می‌دهند. گزارش‌ها با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط هستند و داده‌هایی در مورد اثربخشی فرایندها، اعضای تیم و سایر موارد را ارائه می‌دهند. تجزیه و تحلیل داده‌ها می‌تواند به تعیین ناکارآمدی عملیاتی برای پیشرفت آن و روند مداوم آن‌ها کمک کند.

ویژگی‌های سیستم مدیریت فرآیندها

نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار، همه یکسان نیستند و شما باید قبل از انتخاب یکی از آنها، در مورد گزینه‌های خود کاملا تحقیق کنید. به همین دلیل ما در زیر به ۱۱ ویژگی مهم سیستم مدیریت کسب و کار می‌پردازیم:

۱- مدل سازی آسان فرایندها و فرم‌ها

مدل سازی گرافیکی – بصری فرآیند و فرم، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت فرآیندها است. این ویژگی به کاربران این قدرت را می‌دهد تا بدون کد نویسی، سریعاً روندها و فرم‌های خود را طراحی و گسترش دهند. یک مدل گرافیکی امکان ثبت آسان و به تصویر کشیدن جریان یک فرآیند و قرار گرفتن همۀ اعضای تیم در یک مسیر واحد را فراهم می‌کند.

۲- مدل سازی معماری سازمانی

مدل سازی معماریِ سازمانی به کاربر این امکان را می‌دهد تا از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار خود، برای مدل سازی فرآیندهای زنجیره ارزش استفاده کند، حتی زمانی که آن‌ها از پروژه‌ها، وظایف و بخش‌ها فراتر می‌روند. با مدل سازی معماری سازمانی، می‌توان معماری بهینه‌ای را برای کارهای مختلف برنامه ریزی کنید.

۳- ادغام مدیریت پروژه

وقتی مدیریت فرآیند و پروژه با یکدیگر ادغام می‌شوند، کاربر یک راه حل قدرتمند مدیریت فرآیند کسب و کار نسبت به سیستم عامل‌های جداگانه مدیریت پروژه و فرآیند خواهد داشت. وقتی پروژه‌ها و فرآیندها می‌توانند داده‌ها و منابع را به اشتراک بگذارند، تیم کاری برای مدیریت سناریوهای مختلف مانند توسعه محصول جدید، زمان کمتری را صرف خواهد کرد.

۴- ضبط، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها

آیا سیستم می‌تواند هر نوع داده کسب و کار را ضبط، مدیریت و تجزیه و تحلیل کند؟ آیا می‌توان با سرنخ‌ها، سفارش‌ها و دارایی‌ها، همه در یک مدل واحدی از داده‌ها کار کرد؟ انتظار کمتری نداشته باشید و بر استفاده از داده‌های کاملاً قابل جستجو برای استفاده با داشبورد و گزارش دهی در زمان واقعی اصرار بورزید.

۵- ویژگی‌های مشارکت اجتماعی

سازمان‌ها در حال کشف واقعیت مشارکت اجتماعی هستند. از اشتراک اسناد و بحث و گفتگوها گرفته تا چرخه‌های انجام فعالیت، سیستم مدیریت فرآیندها باید امکان همکاری اجتماعی را در زمینه فعالیت‌های کسب و کار با رابط کاربری دوستانه‌ای که برای کاربران رسانه‌های اجتماعی آشناست، فراهم کند. همکاری اجتماعی گام اول برای ایجاد یک پایگاه دانش بسیار ارزشمند در سطح سازمان است.

۶- ترکیب انعطاف پذیری و تحرک

انعطاف پذیری و تحرک با هم ترکیب می‌شوند و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باید پاسخگوی آن باشد. به دنبال داشبورد قابل تنظیم باشید که به شما کمک می‌کند تا محیط‌های کاری جداگانه‌ای تنظیم کند. حتی بهتر است ابزارهایی مانند Microsoft Outlook و Microsoft SharePoint نیز یکپارچه شوند.

برونسپاری چیست؟ چه مزایا و معایبی دارد؟
بخوانید

۷- انتخاب محل‌های کاربری یا رایانش ابری

جای تعجب نیست که چرا بسیاری از سازمان‌ها رایانش ابری را برای راه حل‌های مدیریت فرآیند کسب و کار خود انتخاب می‌کنند. هزینه‌های پیشین می‌توانند کمتر باشند و به روزرسانی‌ها و اصلاحات نیز صورت گیرند. با این حال، برخی از سازمان‌ها به دلیل مشکلات امنیتی به استقرار در محل احتیاج دارند. در حالت ایده آل، راه حل مدیریت فرآیند ها باید استقرار داخلی یا قابلیت ابری و امکان انتقال از یکی به دیگری را ارائه دهد.

۸- نظارت بر زمان واقعی و اندازه گیری KPI

ترکیب دقیق شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) که سازمان شما ردیابی می‌کند، ممکن است بی‌نظیر باشد اما این نباید سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار را محو کند. سیستم مدیریت فرآیندها باید نظارت هوشمندانه‌ای بر فرآیندهای کسب و کار و همچنین اندازه گیریKPI، به علاوه ادغام با قابلیت‌های گزارشگری قدرتمند را به شما ارائه دهد.

۹- مدیریت جامع داده‌ها و اسناد

امروزه فرآیندهای کسب و کار، انبوهی از داده‌ها و در بسیاری از موارد تعداد زیادی اسناد را ایجاد می‌کنند. در مدیریت داده‌ها و اسناد، هنگامی که سیستم مدیریت فرآیندها  شامل داده‌های قدرتمند و قابلیت مدیریت اسناد باشد، پاسخگویی به چالش‌ها و ایجاد منبعی از اطلاعات در کل سیستم آسان‌تر می‌شود.

۱۰- پشتیبانی از BPMN 2.0

BPMN 2.0 زبان مدل سازی است که به عنوان استاندارد پیش فرض برای ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار و گردش کار در نظر گرفته می‌شود. هنگامی که نرم افزار مدیریت فرآیندها از استاندارد BPMN 2.0 پشتیبانی می‌کند، شما می‌توانید نمودارهای BPMN را به سایر ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار وارد کنید و نیازی نیست که از ابتدا شروع کنید زیرا می‌توانید با کمترین اختلال، آن‌ها را در نرم افزار مدیریت فرآیند خود قرار دهید.

۱۱- مدیریت تطبیقی

مدیریت تطبیقی فعالیت‌هایی را مدیریت می‌کند که به اندازه کافی تعریف نشده و ساختاردهی نشده‌اند تا بتوانند با رویکردهای رسمی مدیریت فرآیند کسب و کار اداره شوند. برخی از راه حل‌های مدیریت فرآیندها شامل قابلیت‌های تطبیقی ​​مدیریت پرونده هستند و این به نفع سازمان است. با استفاده از مدیریت تطبیقی می‌توان بین مدیریت فرآیندها و مدیریت پرونده برای یک تجربه کاربری عالی، یکپارچه سازی شود.

کلام آخر

با سیستم مدیریت فرآیندها سازمان قادر خواهد بود تا مدل‌های برجسته گردش کار را ایجاد کند، دسترسی به گردش کار را براساس نقش‌ها تعریف کند و از انعطاف پذیری فوق‌العاده‌ای برخوردار شود. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار این امکان را می‌دهد که روشی مؤثرتر، کارآمدتر و سازگارتر برای گردش بهینه کار و فعالیت‌های درون سازمانی ایجاد کرد.

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *