اگر صاحب کسب و کار جدیدی هستید، مهم است توجه کنید که چگونه می‌خواهید به ساختار سازمانی خود چارچوب دهید. یکی از روش‌های انجام این کار، اجرای یک ساختار سازمانی سلسله مراتبی است. اگرچه این نوع ساختار هرمی برای کسب و کارهای امروزی متداول است اما دانستن ماهیت و نحوه کارکرد آن بسیار مهم است. در مقاله دیگری از غزال می‌خواهیم به طور کامل دربارۀ ساختار سلسله مراتبی صحبت کنیم.
ساختار سلسله مراتبی چیست؟
ساختار سلسله مراتبی (Hierarchical Structure) به زنجیره فرماندهی یک سازمان اشاره دارد که به طور معمول از مدیریت ارشد و مدیران تا کارکنان به صورت هرمی امتداد یافته است. به عبارت دیگر، این ساختار اغلب در مورد سازمان‌هایی اعمال می‌شود که دارای یک رهبر واحد و جریانی از زیردستان هستند.
به عنوان مثال، فرض کنید یک سازمان ۱۵ نفر پرسنل دارد. سپس کارکنان به گروه‌هایی تقسیم می‌شوند و هر گروه به مدیر خود گزارش می‌دهد. سپس مدیر آنها به مدیر ارشد اجرایی گزارش خواهد داد و مدیران ارشد وظیفه پاسخگویی به رهبر یا رئیس سازمان را دارد. این نوع ساختار سازمانی دارای چندین سطح است که بالاترین آن رهبری و پایین‌ترینش کارکنان هستند. ساختارهای سلسله مراتبی معمولاً به شکل هرمی نشان داده می‌شوند.
تاریخچه ساختار سازمانی سلسله مراتبی
ساختار سلسله مراتبی که در طی انقلاب صنعتی رواج یافت، تمرکز اقتدارگرایی را ایجاد کرد که در آن فقط تعداد معدودی کارفرمایان برای تعیین اهداف کسب و کار لازم بودند. این کارفرمایان به مدیران ارشد خود دستور می‌دهند تا بر روند کار کارکنان نظارت داشته باشند.
ساختار سازمانی سلسه مراتبی به طور مؤثر فرآیند تولید محصول یا کار را از طریق یک زنجیره فرماندهی مشخص توزیع می‌کند. درحقیقت، مدیریت سلسله مراتبی تقسیم کار را امکان پذیر می‌ساخت. این ساختار سازمانی در گذشته ماهیتی از بالا به پایین داشت که تنها مالکان وظیفه ایده پراکنی داشتند.
در اوایل قرن بیستم، گردهم آوردن افراد برای برقراری ارتباط، گران و ناکارآمد بود. داشتن جریان اطلاعات فقط در یک جهت، از کارفرمایان به کارکنان، مدیریت امور را به طور قابل ملاحظه‌ای آسان می کرد. این بدان معنا بود که تفکر خارج از چارچوب فقط به رهبران اختصاص داشت.
خلاقیت و اشتراک ایده در بین کارکنان سطح پایین عملی نبود و آنها تنها وظیفه انجام کار تعریف شده خود را داشتند. بنابراین جدا از امکان تقسیم کار، سلسله مراتب به سازمان‌های بزرگ اجازه می‌داد تا با ارتباطات داخلی اندک و عدم دریافت بازخورد از کارکنان،کسب و کار را به طور مؤثر سازمان دهی کنند.
ساختار سازمانی سلسله مراتبی چگونه کار می‌کند؟
ساختار سلسله مراتبی برای کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ‌تر امری معمول است. این ساختار متکی به داشتن سطوح مختلف اختیارات با زنجیره‌ای از فرماندهی است که چندین سطح مدیریتی را در سازمان به یکدیگر متصل می‌کند. روند تصمیم گیری معمولاً رسمی بوده و از بالا به پایین جریان دارد.
ساختار سازمانی سلسه مراتبی ماهیتی دارد که در آن هر سطح از مدیریت دارای خطوط مشخصی از مسئولیت و کنترل هستند. با رشد سازمان، تعداد سطوح مدیریتی و شاخه‌های ارتباطی افزایش می یابد.
تعداد مدیران در هر سطح یک ظاهر هرمی به سازمان می‌دهند. با آمدن به سمت پایین هرم، این ساختار گسترده‌تر خواهد شد، معمولاً با یک مدیر کل در رأس هرم و به دنبال آن مدیریت ارشد، مدیران میانی و سرانجام کارکنان! نقش کارکنان و همچنین ماهیت روابط آنها با سایر کارکنان در داخل سازمان به وضوح مشخص شده است.
مزایای ساختار سلسله مراتبی
استفاده از ساختار سلسله مراتبی می‌تواند فواید زیادی برای سازمان به همراه داشته باشد. در زیر برخی از آنها ذکر شده‌اند:
مشخص بودن برنامه شغلی
وقتی سازمان دارای ساختار سلسله مراتبی است، کارکنان به راحتی می‌توانند زنجیره‌های مختلف فرماندهی را تشخیص دهند. این مهم به کارکنان اجازه می‌دهد تا بدانند که چگونه می‌توانند در سازمان پیشرفت کنند. کسانی که تجربه بیشتری دارند، شانس بیشتری برای به دست آوردن موقعیت‌های بهتر شغلی خواهند داشت.
فرصت ارتقاء می‌تواند برای کارکنان جذاب باشد و به همین دلیل، آنها احتمالاً روحیه بالاتری خواهند داشت، انگیزه بیشتری برای عملکرد بهتر دارند و به نوبه خود، بهره وری سازمان را افزایش می‌دهند.
وفاداری به تیم
سازمان‌های دارای ساختار سلسله مراتبی، به بخش‌ها و تیم‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. وقتی کارکنان بخشی از یک تیم باشند، احساس روحیه تیمی و وفاداری در آنها افزایش می‌یابد. این مهم می‌تواند برای سازمان مفید باشد، تا مطمئن شود که همه در یک جهت و در یک هدف کار می‌کنند. کار تیمی و وفاداری به بخش مربوطه، تأثیر زیادی در موفقیت سازمان دارد.
سطح کنترل بیشتر
داشتن ساختار سازمانی سلسله مراتبی به کارکنان کمک می‌کند تا سطوح مختلف رهبری را درک کنند. دلیل این امر این است که نقش‌های مدیریتی در این نوع ساختار با وضوح بیشتری تعریف می‌شوند. داشتن سطوح مختلف کنترلی، اجرای عملیات کاری را روان‌تر می‌کند.
برای سازمان‌های بزرگ، پیاده سازی این نوع ساختار به جلوگیری از هرج و مرج و سردرگمی کمک می‌کند. یک زنجیره فرماندهی مشخص، منجر به سازماندهی و ساختار بیشتر در یک سازمان می‌شود. علاوه بر این، این امر به ارتباطات سازمانی نیز کمک می‌کند.
مشخص بودن سطح اختیارت
سازمان‌های دارای ساختار سلسله مراتبی دارای سطح اختیارات مختلفی هستند. این بدان معناست که کارکنان ناظر مستقیمی دارند که باید به آنها گزارش دهند. این جریان ارتباطات را کاهش می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که کارکنان می‌دانند جهت و دستور کار آنها از چه کسانی ناشی می‌شود. ساختار سازمانی سلسله مراتبی امکان مدیریت بهتر کارکنان و موقعیت‌های اجرایی مشخص را فراهم می‌کند.
تشویق تخصص و پیشرفت
داشتن یک ساختار سلسله مراتبی به کارکنان این امکان را می‌دهد تا در یک زمینه خاصی تخصص پیدا کنند. به عنوان مثال، یک آژانس خبری که وظیفه انتشار روزنامه را بر عهده دارد، کارکنان خود را به خبرنگاران خبری، خبرنگاران ورزشی و طراحان روزنامه، جدا می‌کند.
در این حالت، خبرنگاران خبری به طور کلی در اخبار تخصصی خبره می‌شوند، خبرنگاران ورزشی می‌توانند در رشته‌های ورزشی تخصص داشته باشند و طراحان می‌توانند از توانایی‌های هنری خود در طراحی روزنامه بهره ببرند.
معایب ساختار سازمانی سلسله مراتبی
اگرچه اجرای یک ساختار سازمانی سلسله مراتبی فواید زیادی دارد اما استفاده از این نوع تکنیک سازمانی می‌تواند اشکالاتی نیز به همراه داشته باشد. در زیر برخی از معایب داشتن ساختار سلسله مراتبی آورده شده‌اند:
اقدام و تصمیم گیری آهسته
با وجود نقش‌های رهبری بسیار زیاد در یک ساختار سلسله مراتبی، سرعت تصمیم گیری می‌تواند کند شود. بدین دلیل که همۀ پست های مدیریتی در بسیاری از تصمیمات سازمان دخیل هستند. هرچه تعداد نقش‌های مدیریتی بیشتر باشند، تصمیم گیری بین اعضاء دشوار خواهد بود.
معمولاً اختلاف نظر بین رهبران و همچنین داشتن ایده‌های متفاوت برای سازمان معمول است. سازمانی که تنها یک مدیر اجرایی داشته باشد، برای تصمیم گیری جهت اقدام به کاری تنها منتظر است تا او نظر خود را بگوید! و این می‌تواند زمان‌بَر باشد.
وجود ارتباطات ضعیف
تقسیم کارکنان به بخش‌ها و سطوح مختلف، می‌تواند منجر به عدم ارتباط شود. از آنجا که همه افراد به بخش‌های مختلفی تقسیم شده اند، ممکن است نیازی به برقراری ارتباط با دیگران در خارج از تیم خود نداشته باشند.
علاوه بر این، مدیران میانی مختلف به گونه دیگری تیم خود را اداره می‌کنند. این بدان معناست که آنها احتمالاً مجموعه قوانین و رویه‌های خاص خود را برای نحوه کار در تیم‌شان دارند. اگر یک کارمند بخواهد دپارتمان خود را تغییر دهد یا با تیم دیگری همکاری کند، مجموعه قوانین می‌توانند برای او سردرگمی ایجاد کنند.
رقابت بین تیمی
یک سازمان با استفاده از ساختار سازمانی سلسله مراتبی به معنای تقسیم کارکنان مختلف به تیم‌ها، گروه‌ها یا بخش‌هایی با تخصص‌های خاص است. این بخش‌های مختلف می‌توانند در نهایت تصمیماتی اتخاذ کنند که فقط به نفع خودشان باشد، نه آنکه برای کل سازمان مفید واقع شوند!
به علاوه، آنها می‌توانستند حس رقابت با دپارتمان‌های دیگر داشته باشند زیرا برای کار مستقل از یکدیگر جدا شده‌اند، پس رقابت بین بخش‌ها می‌تواند به روحیه کلی سازمان لطمه وارد کند.
