در این مقاله، ما می‌خواهیم دربارۀ مراحل فرآیند مدیریت پروژه و اینکه چگونه این مراحل می‌توانند در ارائه یک پروژه موفق و مدیریت شده کمک کنند صحبت کنیم. پس بدون اتلاف وقت با غزال همراه باشید.
فرآیند مدیریت پروژه چیست؟
فرآیند مدیریت پروژه یک روش عالی برای تشریح چرخه حیات یک پروژه است. هر پروژه‌ای شروع و پایانی دارد و در چرخه حیات هر پروژه ای، پروژه متولد شده، بالغ می‌شود و سپس به اتمام می‌رسد. به طور کلی، مراحل فرآیند مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:
- شروع
- برنامه ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- خاتمه
اهمیت فرآیند مدیریت پروژه
فرآیند مدیریت پروژه روند تشریح یک پروژه و مراحلی است که برای تحقق اهداف پروژه اجرا می گردد. فرآیند مدیریت پروژه همان چیزی است که اجرای یک پروژه را هدایت و تسهیل می‌بخشد.
اصل چرخه حیات هر پروژه یکسان است: «تعریف اهداف یک پروژه، ایجاد یک طرح پروژه برای رسیدن به اهداف و سپس انجام چیزهایی برای تحقق آن!» ممکن است منابع مختلف از اصطلاحات متفاوت برای توصیف مراحل فرآیند مدیریت پروژه در پروژه‌های مختلف استفاده کنند، اما اساساً همۀ آنها تقریباً یکسان هستند.
مراحل فرآیند مدیریت پروژه
در زیر، به هر یک از مراحل فرآیند مدیریت پروژه می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که در هر ۵ مرحله مدیریت پروژه چه اتفاقی میفتد:
۱-مرحله شروع، تعریف آنچه باید انجام شود
اولین مرحله از فرآیند مدیریت پروژه، همه چیز در مورد شروع پروژه است. شما برای تعریف دامنه، هزینه و منابع پروژه، تمام اطلاعات موجود را به صورت سیستماتیک گرد هم می‌آورید.
هدف از مرحله شروع، خلاصه نویسی یک پروژه و تعریف آن از نظر کارهایی است که برای موفقیت پروژه باید انجام شود. این مهم معمولاً نیاز به شناسایی ذی نفعان پروژه و اطمینان از این دارد که همۀ آنها برداشت یکسانی از پروژه داشته باشند.
در مرحله شروع است که شما تصمیم می‌گیرید آیا تحویل پروژه امکان پذیر می‌باشد یا خیر! به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید تحقیقات کافی را برای تعیین اهداف پروژه انجام داده و سپس یک راه حل برای دستیابی به آنها پیشنهاد دهید. پس از تأیید، به مرحله بعدی پروژه می‌روید.
مراحل اصلی مدیریت پروژه برای شروع شامل موارد زیر هستند:
- ایجاد یک منشور پروژه، چشم انداز و و اهداف پروژه چیست؟
- محصولات یا خدماتی که باید ارائه شوند چه مواردی هستند؟
- انجام یک مطالعه امکان سنجی، مشکل اصلی و راه حل‌های احتمالی آن چیست؟
- برآورد تقریبی هزینه سطح بالا و ایجاد یک فایل تجاری. هزینه‌های اصلی و راه تامین آنها چیست؟
- ذی نفعان را شناسایی کنید، افرادی که تحت تأثیر این پروژه قرار می‌گیرند چه کسانی هستند و نیازهای آنها چیست؟
۲- مرحله برنامه ریزی، تعریف نحوه انجام کارهایی که باید اجرا شوند
پس از تأیید برای شروع کار، می‌توانید برنامه ریزی پروژه را شروع کنید. مسلماً این مهمترین مرحله از مراحل مدیریت پروژه است. این مرحله را به درستی انجام دهید و خواهید دید که شانس تحویل به موقع پروژه را افزایش خواهید داد.
برنامه ریزی جایی است که شما تمام کارهای انجام شده را تعریف می‌کنید و نقشه راهی که برای باقی مانده پروژه دنبال می‌کنید را ایجاد خواهید کرد تا شما را به آنجا برساند. در مرحله برنامه ریزی است که شما می‌فهمید چگونه پروژه را انجام داده و به سوالات پاسخ می‌دهید، دقیقاً چه کاری انجام می‌دهید، چگونه آن را انجام خواهید داد، چه زمانی این کار را انجام می‌دهید و چگونه می‌دانید چه زمانی کارتان تمام شده است؟
در این مرحله از فرآیند پروژه، شما اهداف را در پیش می‌گیرید و اهداف را گسترش می‌دهید تا در مورد چگونگی دستیابی به آنها تصمیم بگیرید. این مهم ارزش این را دارد که سه هدف زیر ارزیابی شود:
- ممکن‌ها: برای چیزی قابل دستیابی تلاش کنید. از خود بپرسید، آیا این راه حل با بودجه مطابقت دارد؟ آیا تیم من توانایی این کار را دارد؟ آیا وقت کافی داریم؟ تعیین اهداف غیر واقعی این است که خود را برای شکست آماده کنید.
- پرشور: پروژه‌ها سخت هستند، بنابراین شما تیمی می‌خواهید که از نظر احساسی درگیر پروژه باشند. از خود بپرسید، آیا این پروژه‌ای است که تیم شما می‌تواند علاقه زیادی به آن داشته باشد؟ آیا چیزی است که می‌تواند آنها را برای همکاری برای رسیدن به همان هدف دور هم جمع کند؟ حتی اگر این وظیفه آنها باشد که آنچه را که شما می‌گویید انجام دهند، اما هیچ کس قصد ندارد در کاری سرمایه گذاری کند که فکر نمی‌کند ارزش آن را داشته باشد.
- فراگیر: آیا پروژه توانایی تبدیل شدن به یک موفقیت اساسی را دارد؟ آیا پروژه یک راه حل کامل برای مشکلی می‌باشد که به شما داده شده است یا واقعاً فقط یک راه حل موقتی یا جزئی بوده است؟ آیا این مهم پتانسیلی برای پیشرفت، توسعه و تبدیل شدن به روشی دائمی برای کار را دارد؟ هدف فراگیر یک چارچوب مفید برای اطمینان از اهداف همکاری، قابل تقدیر و قابل اصلاح است.
همه برنامه ریزی‌ها شامل یک طرح پروژه می‌شوند و به طور معمول بیانیه‌ای از کار هستند که فعالیت‌ها، وظایف، وابستگی‌ها و چارچوب‌های زمانی و همچنین هزینه‌ها، سه مولفه اساسی فرایند برنامه ریزی را مشخص می‌کنند. علاوه بر این، تهیه برنامه‌ای برای منابع، کیفیت، ریسک، معیارهای پذیرش، ارتباطات و خرید بسیار مدبرانه است.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای برنامه ریزی به شرح زیر هستند:
- ایجاد یک طرح پروژه: شناسایی مراحل، فعالیت‌ها، محدودیت‌ها و برنامه زمان بندی و ایجاد جدول زمانی پروژه با استفاده از جدول تقسیم کار و نمودار گانت.
- ایجاد یک برنامه مالی: ایجاد بودجه و برآورد هزینه پروژه و برنامه ای برای تأمین هزینه ها.
- ایجاد یک برنامه منابع: یک تیم عالی بسازید، منابع و مواد مورد نیاز برای تحویل پروژه را برنامه ریزی کنید.
- یک برنامه کیفیت ایجاد کنید: اهداف و معیارهای کیفیت خود را تنظیم کنید.
- ایجاد یک طرح ریسک: شناسایی خطرات احتمالی، پیش فرض‌ها، مسائل و وابستگی‌ها و تدوین برنامه کاهش ریسک برای جلوگیری و غلبه بر آنها.
- ایجاد یک طرح پذیرش: اختصاص معیارهایی که انجام شدن و تحویل را نشان می‌دهند.
- یک برنامه ارتباطی ایجاد کنید: ذی نفعان خود را لیست کرده و ضریب ارتباطات را برنامه ریزی کنید.
- ایجاد یک طرح تدارکات: تأمین کنندگان مورد نیاز را پیدا کنید و توافقات لازم را تنظیم نمایید.
- همه این‌ها باید در بیانیه پروژه کار جمع شوند: بیانیه ای از دامنه کار ایجاد کنید که پارامترهای پروژه را برای تصویب مشخص کند.
- برای ادامه کار، بیانیه کار خود (SoW) را تأیید کنید.
- پس از برنامه ریزی، زمینه را برای بقیه مراحل فرآیند مدیریت پروژه ایجاد کنید.
۳- اجرا، ایجاد یک پروژه
این مرحله بخشی از فرآیند مدیریت پروژه است که در نهایت شما به واسطه آن می‌توانید برنامه عالی پروژه خود را اجرا کنید؛ این جایی است که برنامه ریزی به مرحله عمل می‌رسد. منابع خود را وارد می‌کنید، آن را خلاصه کرده، قوانین اساسی را تنظیم می‌کنید و آنها را به یکدیگر معرفی می‌کنید.
پس از آن، همه برای انجام کارهای مشخص شده در طرح، دست به عمل می‌شوند. وقت خود را در جلسات توجیهی و بررسی‌ها صرف کنید تا تیم را هدایت کرده و پروژه را در فرآیند توسعه پروژه و در مسیر خود قرار دهید.
مراحل کلیدی فرآیند مدیریت پروژه برای اجرای شامل موارد زیر هستند:
- رهبری تیم: چشم انداز موفقیت را بیان کرده و تیم را قادر به تحقق آن کنید.
- ایجاد وظایف: کارهایی که باید انجام شوند و معیارهای انجام کار را به روشنی مشخص کنید.
- خلاصه وظیفه: در تیم در مورد کارهایی که باید انجام دهند، اطمینان ایجاد کنید.
- مدیریت مشتری: کار با مشتری برای اطمینان از قابل قبول بودن و قابل تحویل بودن پروژه در زمان ممکن.
- ارتباطات: مطمئن شوید که افراد مناسب را در زمان مناسب و از طریق کانال مناسب اطلاع رسانی و به روز می‌کنید.
۴- نظارت و کنترل، نگه داشتن یک پروژه در مسیر درست
به موازات اجرای پروژه به عنوان یک مدیر پروژه، شما عملکرد را گزارش می‌دهید و پروژه را کنترل می‌کنید. این به معنای نظارت بر طول عمر پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه پیش می‌رود و اگر چنین نیست، با ارائه راه حل‌هایی برای بازگشت به مسیر قبلی، پروژه را کنترل کنید. در حقیقت، یک مدیر در تمام مراحل فرآیند مدیریت پروژه به طریقی پروژه را کنترل و هدایت می‌کند.
اول، نظارت به معنای اطمینان از ضبط داده‌ها (معمولاً از جدول زمان بندی و وظایف انجام شده) برای پیگیری پیشرفت در برابر طرح اصلی است. ثانیا، نظارت به معنای گرفتن داده‌ها و مقایسه تکمیل وظیفه، هزینه بودجه و جدول زمانی اختصاص یافته در طرح اصلی است.
با مقایسه این طرح در برابر واقعیات می‌توانید تعیین کنید که آیا شما برای اهداف جدول زمانی، هزینه، کیفیت و موفقیت به اهداف خود می‌رسید یا نه! گزینه‌های محوری پروژه را درنظر می‌گیرید تا همچنان در حین برآورده کردن بودجه، جدول زمانی و محدودیت‌های کیفیت، چیزی که مشتری از آن راضی است را ارائه دهید.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای نظارت و کنترل شامل موارد زیر هستند:
- مدیریت هزینه و زمان: برای ثبت، کنترل و ردیابی متناسب با بودجه، جدول زمانی و وظایف پروژه، بروشورها و هزینه‌ها را مرور کنید.
- مدیریت کیفیت: بررسی موارد قابل تحویل و اطمینان از مطابقت آنها با معیارهای پذیرش تعریف شده.
- مدیریت ریسک: نظارت، کنترل، مدیریت و کاهش خطرات و مشکلات احتمالی.
- مدیریت پذیرش: انجام آزمایش پذیرش کاربر و ایجاد یک سیستم بازبینی، اطمینان از اینکه همه محصولات قابل تحویل نیازهای مشتری را برآورده می‌کنند.
- مدیریت تغییر: وقتی پروژه طبق برنامه پیش نمی‌رود، مدیریت فرایند تغییرات قابل قبول با مشتری برای اطمینان از رضایت آنها از تغییرات لازم، وارد عمل می‌شود.
۵- خاتمه، پایان دادن به یک پروژه
در مرحله آخر ازمراحل فرآیند مدیریت پروژه، پروژه شما اساساً به پایان رسیده است و کار شما به عنوان مدیر پروژه تمام شده است. در این مرحله، برگزاری یک جلسه بررسی پروژه برای بحث در مورد نقاط قوت و ضعف یا پروژه و تیم، اینکه چه اشتباهی رخ داده است و چه چیزی خیلی خوب پیش نرفته و چگونگی پیشرفت در آینده بحث خواهد شد. این مرحله می‌تواند یکی از مرحله‌های مهم مدیریت پروژه باشد زیرا فرصتی عالی برای شناخت و تأیید اعضای ارزشمند تیم و تجلیل از موفقیت‌ها است.
مراحل کلیدی مدیریت پروژه برای خاتمه به شرح زیر هستند:
- تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه: این موضوع یک نگاه کلی به چگونگی مدیریت پروژه و دقیق بودن برآورد اولیه هزینه‌ها و مزایا است. آیا خطرات پیش بینی نشده ای وجود دارد؟ چه مسائلی به وجود آمد و چقدر با آنها برخورد شد؟ آیا طرح پروژه تغییر کرده است و چگونه؟
- آنالیز تیم: آیا هرکسی همان کاری که به او محول شده بود را انجام داد؟ آیا آنها به اندازه کافی پرشور و انگیزه بودند؟ آیا آنها دقیق و پاسخگو بودند؟ آیا ارتباطات درون تیم سالم و سازنده بود؟
- اختتامیه پروژه: وظایف مورد نیاز برای پایان دادن به چرخه حیات پروژه را به طور رسمی ثبت کنید. این شامل بستن توافق نامه‌های تامین کننده، امضای قرارداد و تحویل کلیه اسناد و مدارک لازم پروژه است.
- مرور پس از اجرا: تجزیه و تحلیل رسمی موفقیت‌ها و شکست‌ها و درس‌های آموخته شده و پیشنهادهای آینده را بنویسید. در پایان هر پروژه موفق، خواهید آموخت که فضای پیشرفت همیشه وجود دارد.
کلام آخر
اینکه فرآیند مدیریت پروژه امری ساده است، درست می‌باشد؟ خیر، مانند اکثر موارد در زندگی، پروژه‌ها نیز پیچیده هستند و تعداد زیادی از متغیر‌ها را شامل می‌شوند. فرآیند مدیریت پروژه شما در عمل ممکن است کاملاً متفاوت از کسب و کار دیگری باشد. اما اکثر پروژه‌ها در سازمان‌های مختلف از مراحل فرآیند مدیریت پروژه یکسانی تبعیت می‌کنند.
