تاکید می شود که قبل از خواندن این مطلب مقاله “مروری بر ارزیابی و مدیریت عملکرد سازمانی: رهنمودها و منابع” را مطالعه کنید.
توجه: اصطلاح “دامنه” در زیر به تمرکز فرآیند مدیریت عملکرد اشاره دارد. به عنوان مثال تمرکز بر کل سازمان ، یک فرایند داخلی تکرار شونده، یک تیم یا یک فرد.
بسیاری از ما عادت کرده ایم به جای سازمان یا تیم، به مدیریت عملکرد متمرکز بر کارکنان فکر کنیم. بنابراین، هنگام بررسی اولین فعالیت‌ها برای تهیه یک برنامه عملکرد، بهتر است از مثال مدیریت عملکرد کارکنان مانند آنچه که در زیر شرح داده می‌شود، استفاده کرد.
خواننده باید به خاطر داشته باشد که فعالیت‌ها همچنین می‌توانند بر روی کل سازمان یا یک تیم متمرکز شوند. در مثال زیر، تمرکز بر روی فرآیند مدیریت عملکرد یک کارگر است. این کارگر، اپراتور یکی از دستگاه ها می باشد. در نتیجه، استفاده از مدیریت عملکرد در این مثال می‌تواند وضوح بیشتری به این موضوع مهم دهد.
۱- اهداف ترجیحی سازمان را برای سال آینده بررسی کنید و نتایج سازمانی را از نظر واحدهای عملکرد یعنی کمیت، کیفیت، هزینه یا به موقع بودن امور مرتبط کنید
اهداف سازمانی غالباً طی برنامه ریزی استراتژیکی تعیین می‌شوند. مدیریت عملکرد این اهداف را به نتایجی ترجمه می‌کند که معمولاً از نظر کمیت، کیفیت، به موقع بودن یا هزینه توصیف می‌شوند. نتایج محصولات یا خدمات اصلی مورد نظر، از تمرکز فرآیند عملکرد هستند. به عنوان مثال می‌توان به درصد افزایش فروش، میزان تأثیر بر جامعه خاص و سایر اشاره کرد.
اهداف باید SMART یعنی باید مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست یافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و در محدود زمانی مشخص (Timely) باشند. به عنوان مثال، یک هدف کلی ممکن است افزایش سود سازمان تا ۳۰ درصد در پایان سال مالی بعدی باشد. یک استراتژی مرتبط (یا هدف فرعی)، در میان سایر موارد، ممکن است افزایش ۵۰ درصدی سود بخش کاتالوگ در سال مالی بعدی باشد. این تمرکز اولیه بر روی نتایج کلی سازمانی، همچنان در مدیریت عملکرد سنتی‌تر وجود دارد.
۲- نتایج دلخواه را برای کل سازمان، یک تیم یا کارکنان مشخص کنید
این جنبه از مدیریت عملکرد را گاهی تعیین هدف می‌نامند. به ویژه در رویکرد سنتی مدیریت عملکرد، اهداف باید “SMART” و چالش برانگیز باشند. در یک رویکرد مترقی، اهداف به صورت کاملاً مشارکتی تعیین می‌شوند. در مثال ما، این امر مربوط به اپراتور دستگاه است.
۳- اطمینان حاصل کنید که نتایج مورد نظر دامنه مستقیماً در نتایج سازمان نقش دارند
همسان سازی نتایج با اهداف سازمانی، یکی دیگر از جنبه‌های منحصر به فرد فرآیند مدیریت عملکرد است. در مثال ما، آیا نتایج کارمند مستقیم، به نتایج سازمان کمک می‌کنند؟ چه اهداف سازمانی؟ چطور؟ به عنوان مثال، آیا چاپ‌ها مستقیماً به افزایش سود مطلوب ۵۰ درصدی بخش کاتالوگ کمک می‌کنند؟ چطور؟ آیا عملگر دیگری می‌تواند انجام دهد که برای این هدف سودمندتر باشد؟ آیا برای بررسی کارایی باید تجزیه و تحلیل شغلی انجام شود؟ در یک رویکرد پیشرو، بسیار مهم خواهد بود که نتایج مطلوب یا عملکردهای مستقیم اپراتور ماشین، مستقیماً در دستیابی به نتایج مطلوب کل سازمان نقش داشته باشند.
۴- نتایج دلخواه را اولویت بندی کنید
اولویت بندی اغلب به صورت درصد یا رتبه بندی عددی با ۱ به عنوان بیشترین تعیین می‌شود. به عنوان مثال، ممکن است نتایج کار کارکنان به صورت زیر اولیت بندی شوند:
الف) ۸۰ درصد از وقت خود را برای یک دوره ۸ ساعته، از دوشنبه تا جمعه در سال مالی بعدی، به کار اختصاص داده می‌شود.
ب) ۱۰ درصد از این زمان در آموزش
ج) ۱۰ درصد از این زمان در یک حلقه کیفیت
در یک رویکرد مترقی، اهداف برای اپراتور ماشین احتمالاً با وزن خاصی همراه نیستند زیرا ممکن است اهداف در زمان واقعی با تغییر نیازهای سازمان و مشتریان داخلی اپراتور ماشین تغییر کنند. تغییر در اهداف می‌تواند در یک گفتگوی مشترک با سرپرست وی انجام شود.
۵- اقدامات سطح اول را شناسایی کنید تا ارزیابی نمایید که آیا نتایج مطلوب دامنه به درستی حاصل شده‌اند یا خیر!
این اقدامات اطلاعاتی را برای ارزیابی موفقیت به دست می‌آورند. اقدامات معمولاً از نظر کمیت، کیفیت، به موقع بودن یا هزینه مشخص می‌شوند. به عنوان مثال، اقدامات برای اپراتور ممکن است تعداد چاپ در فاصله زمانی خاصی باشد، یک درجه مشخص در یک آزمون در طول آموزش و حضور او در برگه‌های حضور و غیاب در دایره کیفیت او ثبت شده است.
شناسایی اینکه چه اقداماتی باید انجام شوند، اغلب سخت‌ترین قسمت از روند مدیریت عملکرد است. شما باید سطح یا دامنه مناسب در سازمان و نتایج مطلوب آن را بررسی کنید و معتبرترین، قابل اعتمادترین و عملی‌ترین اندازه گیری را برای استفاده در نظر بگیرید. دامنه‌های پیچیده و به سرعت در حال تغییر، اغلب به شناسایی نتیجه و اقدامات محرک و الگوهای اثرات کمک می‌کنند. اطلاعات بیشتر در مورد این اصطلاحات در اندازه گیری عملکرد، در نمای کلی مدیریت عملکرد اشاره شده است. در یک رویکرد مترقی، هر شاخصی در جهت دستیابی اپراتور به اهداف ممکن است با تغییر اهداف نیز تغییر کند.
۶- در صورت لزوم اقدامات ویژه‌تری را برای هر اقدام سطح اولی مشخص کنید
به عنوان مثال، در مورد میزان اقدام اپراتور برای کارکردن ماشین خود، وی ممکن است مجبور باشد حداقل ۵۰۰ چاپ با کیفیت بالا در ساعت و به مدت هشت ساعت، از دوشنبه تا جمعه در طول سال مالی تولید کند. کیفیت بالا به معنای عدم پارگی است. مدیر بخش کاتالوگ ارزیابی می‌کند که آیا اپراتور این هدف را انجام داده است یا خیر. در یک رویکرد مترقی، مشابه شاخص‌های دستیابی به اهداف، اقدامات سطح اول نیز ممکن هستند با تغییر اهداف تغییر کنند.
۷- استانداردهای ارزیابی چگونگی دستیابی به نتایج مطلوب دامنه را مشخص می‌کنند
استانداردها مشخص می‌کنند که نتیجه باید چقدر خوب باشد. به عنوان مثال، اگر مدیر بخش کاتالوگ موافقت کند که اپراتور در هر ساعت ۵۰۰ چاپ با کیفیت بالا به مدت هشت ساعت، از دوشنبه تا جمعه در طول سال مالی انجام دهد، اپراتور انتظارات را برآورده می‌کند. اگر او ۶۰۰ چاپ تولید کند، این مهم بیش از حد انتظار است، ۷۰۰ نیز عملکرد برتری می‌باشد و ۴۰۰ نیز انتظارات را برآورده نمی‌کند!
در یک رویکرد مترقی، استانداردهای عملکرد ممکن هستند توسط سرپرست و اپراتور ماشین مورد توافق قرار گیرند و هر نگرانی در مورد استانداردهای فعلی عملکرد به جای ارزیابی عملکرد سالانه، به محض مشاهده ناظر برطرف می‌شوند. بحث در مورد عملکرد فعلی می‌تواند در بهبود، بلکه در یادگیری جدید و توسعه شغلی برای اپراتور متمرکز شده باشد.
۸- یک برنامه عملکرد را مستند کنید که شامل نتایج، اقدامات و استانداردهای مطلوب است
برنامه عملکرد نتایج ترجیحی دامنه، چگونگی وصل شدن نتایج به نتایج سازمان، توزین نتایج، چگونگی اندازه گیری آن و اینکه چه استانداردهایی برای ارزیابی نتایج استفاده می‌شوند. تدوین برنامه اغلب به عهده رئیس حوزه است (در این مثال ناظر کارمند). با این حال، این طرح باید تا آنجا که ممکن است با سازمان کنندگان در دامنه توسعه یابد. (توجه داشته باشید که یک برنامه عملکرد با برنامه توسعه عملکرد یکسان نیست).
در یک رویکرد مترقی، یک برنامه عملکرد ممکن است هنوز وجود داشته باشد، اما این برنامه به ویژه بر چگونگی مطابقت اهداف اپراتور با اهداف سازمان متمرکز است و شامل دستورالعمل‌هایی برای تغییر اهداف اپراتور در صورت لزوم می‌باشد.
توجه: اکنون بهترین زمان برای ارزیابی برنامه‌های عملکرد کلی است. آیا دامنه منابع لازم برای دستیابی به نتایج ترجیحی، به عنوان مثال، بودجه لازم، آموزش، ورودی از زیر سیستم‌های دیگر و سایر را دارد؟ آیا استانداردها، واقع بینانه هستند؟ آیا دامنه می‌تواند در چارچوب زمانی ترجیحی واقعاً به نتایج برسد؟ آیا هرکسی که درگیر اقدامات است واقعاً می‌داند که چگونه اقدامات را تشخیص دهد؟ آیا آن‌ها نقش خود را در روند مدیریت عملکرد می‌دانند؟
مطلب بعدی را ببینید. مرحله ارزیابی عملکرد
