داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی و هوش تجاری چیست و چرا سازمان‌ها به آن نیاز دارند؟

زمان مطالعه: ۷ دقیقه

 

اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها همواره از مهم‌ترین ارکان یک کسب و کار به شمار می‌رفته است. اما امروز سرعت دسترسی به اطلاعات و رخدادهای سازمانی، از اهمیت بیشتری برخوردار  است. ‌به همین دلیل روش‌های جدید و مدرنی پدید آمده‌اند تا مسیر رسیدن به اهداف سازمانی را هموار سازد. یکی از همین روش‌های ارائه اطلاعات، داشبورد مدیریتی است. اما داشبورد مدیریتی چیست؟ داشبوردهای مدیریتی چه ویژگی‌هایی دارند؟ در این مطلب با ما همراه باشید تا به بررسی این موضوعات مهم بپردازیم.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است که برای ارائه کلیه KPI های مدیریتی مهم در یک مکان واحد، به اشتراک گذاشتن دانش با مدیران سطح C به روشی کارآمد و همچنین توانمندسازی مدیریت به منظور تصمیم‌گیری سریع و مبتنی بر داده واقعی براساس جدیدترین اطلاعات به کار گرفته می‌شود.

اهمیت داشبوردهای مدیریتی زمانی جلوه پیدا می‌کنند که در فرایندهای تصمیم گیری استراتژیک نیاز به جمع بندی داده‌های پیچیده و تبدیل آن‌ها به دانش و گزارش‌های عملی وجود داشته باشد.

این کار را می‌توان با استفاده از یک نرم افزار گزارش‌دهی انجام داد که مدیرعامل را قادر می‌سازد بتواند به طور دقیق، عملکرد کسب و کار در معیارهای اصلی با داده‌های واقعی را مشاهده نماید.

اطلاعات به دست آمده مدیران سطح بالا را قادر می‌سازد تا تصویری روشن از سازمان خود، شناسایی فرصت‌های شغلی، تعیین نوع بهبود مدیریت KPI و تعیین درآمد و سود بیشتر به‌دست آورند.

معمولا داشبورد مدیریتی به گونه‌ای سازماندهی می‌شود که بتوانید اطلاعات را تا حد ممکن به وضوح مشاهده کنید.

البته خوب است بدانید که داشبورد با نرم‌افزارهای گزارش ساز متفاوت هستند؛ گرچه داشبورد به نوعی گزارش‌های خلاصه‌ای را در اختیار مدیران قرار می‌دهد اما در واقع باید بگوییم که این دو کاربردهای کاملا متفاوتی دارند.

درحالی که داشبوردهای مدیریتی، روشی بسیار موثر برای تصویرسازی از اطلاعات است که دید کلی به مخاطب می‌دهد تا بتواند بر مبنای آن بتواند درست تصمیم‌گیری کند، گزارش سازها را می‌توانیم نرم‌افزارهایی بنامیم که گزارش‌هایی را در سطوح مختلف طراحی و تهیه می‌کنند. به کلامی ساده، داشبورد مدیریتی روش ارائه اطلاعات است اما گزارش‌سازها، ابزار!

هوش تجاری و داشبورد مدیریتی

هوش تجاری یا Business Intelligence، باعث می‌شود تا مدیران ارشد کسب و کارها، بتوانند تصمیمات خود را بر مبنای دیتای عملیاتی پیش برده و از این محل، تصمیمات موثرتر و سازنده‌تری بگیرند. هوش تجاری یا BI، ابزار خود را از گزارشات سازمانی، داشبورد، داده‌ها و به طور کلی اطلاعات دریافت کرده و آن‌ها را به یک خروجی هدفمند منتهی می‌سازد.

در صورتی که مدیران هوش تجاری را به درستی مورد استفاده قرار دهند، در نهایت به دو دستاورد دست خواهند یافت:

  • شناخت تصمیمات و المان‌های موثر در موفقیت و رسیدن به ارزش افزوده بالاتر
  • شناخت جهت‌گیری‌ها و تصمیمات اشتباه زمینه‌ساز شکست‌های کوچک و بزرگ

داشبوردهای مدیریتی چه ویژگی‌هایی دارند؟

داشبوردها به منظور ارتقای ارزش اطلاعات و دانش و همچنین بهبود وضعیت نگرش سازمانی با توجه به عملکرد درون سازمانی طراحی می‌شوند. درست به همین دلیل است که یک داشبورد مدیریتی خوب باید این اهداف را مرتفع سازد در غیر این صورت سازمان شما محکوم به شکست خواهد بود. پس می‌توانیم نتیجه بگیریم که یک داشبورد مدیریتی خوب، باید توانایی ایجاد دسترسی به اطلاعات مهم کسب و کار را فراهم سازد.

از آن جایی که قرار است تصمیمات بسیار مهم از طریق داشبورد صورت گیرد، لذا طراحی ساده آن و امکان درک سریع بصری نیز از دیگر ویژگی های مهم داشبورد مدیریتی است. درک داشبوردی با طراحی سخت، زمانبر بوده و می‌تواند روند مدیریتی را دچار اختلال کند. از این روی مدیریت معمولا به داشبوردهای مدیریت با طراحی ساده و روان و امکان اعمال سریع و راحت علاقه مند است. به همین تناسب داشبوردهای مدیریتی پیچیده، فرآیند کار را سخت کرده و بهره وری را پایین خواهند آورد.

یک داشبورد خوب، می‌بایست توانایی برجسته سازی را داشته باشد. به چه معنا؟ درواقع یک داشبورد مدیریتی باید نقاط کلیدی را به طور کامل مشخص کند تا مدیران بتوانند براساس این نقاط کلیدی حساس، اطلاعات مفید به دست آورده و در نهایت اقدام به تصمیم‌گیری نمایند. از جمله این نقاط می‌توانیم به نقاط مینیمم و ماکزیمم، نقاط بحرانی و … اشاره نماییم.

از آنجایی که یک داشبورد اطلاعات خلاصه شده‌ای را ارائه می‌دهد، لذا باید امکان حذف جزئیات را داشته باشد. مدیران دوست ندارند که با اطلاعات بیهوده و جزئیات ناکارآمد سرو کار داشته باشند. به همین دلیل یک داشبورد مدیریتی خوب، این ویژگی را دارا خواهد بود.

چرا داشتن داشبورد مدیریتی مهم است؟

ارکان مهم داشبورد مدیریتی کدامند؟

اطلاعات و داده‌ها

از آنجایی که طیف گسترده‌ای از نمودارها در داشبوردها ارائه می‌شوند، می‌توانیم داده‌ها را بسیار بااهمیت بنامیم؛ چرا که این داده‌ها به نمودارها معنا می‌بخشند. درواقع برای آنکه به اطلاعات جامع و درستی دست یابید، باید اطلاعات پایش شده باشند. درواقع بدون اطلاعات دقیق، پایش شده و باکیفیت، بهترین داشبورد مدیریتی نیز به شما هیچ کمکی نخواهد کرد. به خوبی می‌دانیم که اطلاعات و داده‌ها نقش بزرگی در ارزیابی عملکرد سازمان و پیش بینی های لازم آن ایفا می کنند. در غیر این صورت بدون اتکا به اطلاعات و داده‌های معتبر، نمی‌توان بررسی و انالیز درستی نسبت به عملکرد گذشته و پیش بینی و تصمیم گیری برای اقدامات آینده داشت.

الزامات یک مدیرعامل حرفه‌ای ؛ چطور یک مدیرعامل حرفه‌ای باشم؟
بخوانید

نمایشگر داشبورد

برای آن که بتوانید درک بصری بهتری از اطلاعات داشته باشید، باید نوع نمایش داده ها، کیفیت کافی را داشته باشند. اگر نمایشگر داشبورد شما این کار را به خوبی انجام ندهد، اطلاعات ارائه داده شده به کارتان نخواهند آمد. به واقع این یکی از ابزارهای اصلی است که نبود شاخص های لازم در آن و کیفیت خروجی داده ها به شکلی که برای کاربر قابل درک و برداشت صحیح باشد، کارایی نخواهد داشت. از این روی اگر قرار باشد که داشبورد مدیریتی خاصیت خود را داشته باشد، باید حتما نمایشگر داشبورد دارای ویژگی های لازم باشد.

در این خصوص باید به چند نکته توجه کنید:

  • داشبورد شما باید قابلیت شخصی سازی داشته باشد

درست است که برخی از داشبوردها کاملا حرفه‌ای طراحی شده‌اند، اما برخی از مدیران تمایل دارند تا چیدمان داده‌ها را تغییر دهند. به همین دلیل یک داشبورد حرفه‌ای قابلیت شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی خواهد داشت. معمولا انتظار می‌رود که شخصی سازی داشبوردهای مدیریتی، به سادگی صورت پذیرفته و نیازمند عملیات خاصی نباشد.

  • سازماندهی شده باشد

یک داشبورد حاوی ویژگی‌ها و اطلاعات بسیاری خواهد بود. به همین دلیل اغلب تمامی این اطلاعات را در نمایشگر جا می‌دهند. اما یک داشبورد سازماندهی شده، باید ساده و قابل فهم باشد. صرفا نمایش تمامی اطلاعات در یک صفحه با طراحی تو در تو و پیچیده، نمی‌تواند کمک زیادی به مدیران برای تصمیم‌گیری کند.

  • نیازمند سنجه‌های قابل اجرا است

برخی از سازمان‎‌ها، داشبورد را با سنجه‌های غیرقابل اجرا، شلوغ می‌کنند. زمانی داشبورد موثر و کارا خواهد بود که به وسیله سنجه‌های قابل اجرا پر شود. در واقع این دسته از سنجه‌ها هستند که مدیران را در امر تصمیم‌گیری یاری می‌سازند. پس بهتر است ارائه اطلاعات را قربانی تزئین و زیبایی صفحه با سنجه‌های غیرقابل اجرا نکنید.

دسترسی آسان

از ارکان مهم داشبوردهای مدیریتی، سهل‌الوصول بودن آن‌ها است. درواقع باید به چگونگی دسترسی به داشبورد نیز اندیشیده شود. از این رو داشبوردها باید به گونه‌ای طراحی شوند که کاربران در هر زمان بتوانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. از سوی دیگر، داشبوردها نباید متکی به صفحات نمایشگر منحصر به فرد خویش باشند، بلکه آن‌ها باید امکان دسترسی کاربر از طریق ایمیل و … را فراهم سازند.

داشبورد مدیریتی | هوش تجاری

چگونه باید داشبورد مدیریتی در کسب و کار طراحی کرد؟

داشبوردهای مدیریتی یکی از مهم‌ترین روش‌های ارائه اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها است که برای رسیدن به اهداف به کسب و کارها کمک بسیاری می‌کنند. همانطور که خواندید، داشبورد مدیریتی نموداری است که مهم‌ترین اطلاعاتی را که مدیر و تیم برای تصمیم گیری باید بدانند را خلاصه کرده و در اختیارشان قرار می‌دهد. اما چگونه می توان اطلاعاتی را در داشبورد مدیریتی گنجاند و آن را طراحی کرد؟ ایجاد شاخص در داشبورد، اختصاص منبع داده ها به عنوان پایگاه داده و … از این دسته اقدامات هستند.

  1. برای داشبورد مدیریتی شاخص تعیین کنید

زنجیره فرآیند کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و مناطقی را که برای کسب و کار شما ارزش افزوده دارند را شناسایی نمایید. تنظیم KPI برای فرایندهایی که مربوط به کسب و کار شما نیستند، تنها داشبورد مدیریت را پر از اطلاعات می‌کنند که هیچ نقطه مثبتی برای تصمیم‌گیری شما در پی نخواهند داشت. KPI باید توسط اعداد نشان داده شود که تفسیر آن ها توسط کل تیم ساده است.

  1. منبع داده‌ها را تحت عنوان پایگاه داده ساختاربندی کنید

پایگاه داده خود را ساختاربندی نمایید. برای هر عنصر، مثلا تراکنش‌های خرید، یک عنصر خاص تعریف کنید. توجه نمایید که این پایگاه داده باید مرتبا به روزرسانی شده و تمامی بخش‌های سازمان شما را پوشش دهد. بهتر است به روزرسانی پایگاه داده به صورت کاملا اتوماتیک صورت گیرد تا هیچ موردی از قلم نیفتد. همچنین خوب است بدانید که اگر پایگاه داده، دربرگیرنده تمامی بخش‌ها نباشد، داشبورد مدیریت شما کارا نخواهد بود.

انواع ساختار سازمانی و فواید و معایب آنها
بخوانید

مزایای به کار بردن داشبورد مدیریتی و هوش تجاری چیست؟

اما چرا شرکت‌های مشاوره مدیریت چون شرکت غزال، کسب و کارها و سازمان‌ها را به ایجاد داشبورد مدیریتی و هوش تجاری ترغیب می‌کنند؟ مزایای آن کدامند؟

  1. سودآوری بیشتر و بازگشت سرمایه مطمئن

زمانی که از این ابزار برای گرفتن تصمیمات بهتر و آنالیز عمقی‌تر داده‌های سازمانی خود کمک می‌گیرید، ضریب سودآوری افزایش یافته و بازگشت سرمایه مطمئن‌تر خواهد شد. به این شکل استراتژی‌های مدیریتی، به شکلی موثر سازمان‌دهی شده و تصمیم‌گیری‌ها بر مبنا و پایه اطلاعات واقعی و صحیح خواهند بود.

  1. تصمیم‌گیری صحیح و درست

زمانی که نرخ دلار به یکباره به ۱۰۰۰۰ تومان صعود کرد، بسیاری از شرکت‌های متوسط به دلیل عدم تصمیم‌گیری سریع و همسو شدن با وضعیت جدید بازار، از میدان رقابت باز مانده و به مرز ورشکستگی و انحلال رسیدند. تجربه مستقیم چنین وضعیتی را من در یک شرکت واردکننده تجهیزات شبکه، داشتم. زمانی که وضعیت بازار ارز دچار آشفتگی شد، مدیریت عامل، بدون داشتن ابزار لازم برای تصمیم‌گیری سریع و هوشمندانه، فرصت‌های طلایی را از دست داد که شرکت‌های رقیب، خیلی زود از آن‌ها بهره‌برداری کردند. نمایندگان در تمامی استان‌های کشور، از عدم تصمیم‌گیری مدیرعامل دچار صدمات زیادی شده و در نهایت نمایندگی را رها کرده و نمایندگی شرکت موازی را که به موقع تصمیم‌گیری کرده و در بحران پیش آمده کانال تامین کالا را حفظ کرده بود، گرفتند. نتیجه؟ عدم تصمیم‌گیری سریع و هوشمندانه، باعث شد که شرکت مزبور پس از گذشت ۸ ماه، دست به تعدیل نیرو زده و ۶ ماه دیگر، انحلال خود را اعلام کرد. در حالی که داشتن هوش تجاری و داشبورد مدیریتی، می‌توانست در آن زمان، به تصمیم‌گیری سریع در بحران کمک کرده و کشتی گرفتار در طوفان را از میان امواج به سلامت عبور دهد.

  1. آنالیز و گزارش‌گیری دقیق‌تر

پیاده‌سازی داشبورد مدیریتی و هوش تجاری در سازمان‌ها، باعث می‌شود که فرآیند گزارش‌گیری و آنالیز آن‌ها منسجم‌تر و هدفمندتر انجام شود. این گزارش‌ها خود یکی از ابزاری هستند که مرور نتایج تصمیم‌گیری‌ها و جهت‌گیری‌های قبلی را ساده‌تر ساخته و در نتیجه تصمیمات بعدی را شفاف‎‌تر و موثرتر خواهند ساخت. موضوع بسیار حائز اهمیت در این حوزه آنالیز و گزارش گیری دقیق است. در صورتی که گزارش ها و آنالیزهای صورت گرفته دقت عمل لازم را نداشته باشند، نمی توان به هیچ روی از عملکرد صحیح ناشی از آن ها اطمینان خاطر داشت. در واقع چیزی که در این مرحله می تواند به اثربخشی کامل پروسه گزارش گیری کمک کند، دقت و صحت اطلاعات و داده ها خواهد بود. مخدوش بودن داده ها و اطلاعات به دست آمده در این مرحله، نتایج کار را زیر سوال خواهند برد.

داشبورد مدیریتی

سخن پایانی

با توجه به آنچه که در بالا گفته شد، داشبوردهای مدیریتی یکی از مهم‌ترین روش‌های ارائه اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها است که برای رسیدن به اهداف به کسب و کارها کمک بسیاری می‌کنند. در واقع این داشبورد مدیریتی است که می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان، تمامی رخدادهای سازمان را مشاهده و تجزیه تحلیل کرده و ارائه نماید تا مدیران بتوانند در خصوص اهداف، تصمیمات مهمی اتخاذ کنند.

در مقایسه با سیستم‌های گزارش‌های سنتی، امروز این داشبوردهای مدیریتی هستند که جایگاه ویژه‌ای یافته‌اند. در شرکت مشاوره مدیریت و فناوری غزال، خدمات طراحی و پیاده‌سازی داشبورد مدیریتی و هوش تجاری در سازمان‌ها به منظور هدایت سازمان‌ها و شرکت‌های متوسط و بزرگ به سمت بهره‌برداری موثرتر از داده‌ها ارائه می گردد. شما چطور؟ آیا شما نیز از این روش ارائه اطلاعات در سازمان خود استفاده می‌کنید؟

این مطالب را هم حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *