بعضی از ما واقعاً در دادن بازخورد مثبت تبحر داریم و برخی در دادن بازخورد منفی! به نظر میرسد بسیاری از افراد در ارائه هر دو فیدبک مهارتی ندارند، چیزی که ما آن را «بازخورد متعادل» مینامیم. بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چه اتفاقی میفتد وقتی بازخورد مثبت یا منفی میدهیم.
بازخورد مثبت کم
در حالی که اخیراً با یک مدیر کار میکردم، متوجه شدم که او تمایل به بازخورد منفی دارد و بسیار کم بازخورد مثبتی از خود ارائه میدهد. او اظهار داشت که به وی آموختهاند که دادن فیدبک منفی انگیزه بیشتری خواهد داشت. او همچنین فکر کرد بازخورد مثبت، خیلی نرم و غیرضروری به نظر میرسد.
این مدیر گفت: «چرا ما باید از مردم بخاطر انجام کار خود تعریف و تمجید کنیم؟ وقتی بیشتر یا همۀ موارد بازخورد منفی هستند، کارکنان میدانند که شما چه چیزی را دوست ندارید اما آنها اغلب مجبور میشوند چیزهایی که دوست دارید را حدس بزنند. آنها ممکن است از این انتقاد خسته شده و دلسرد شوند و ممکن است آن را امری شخصی بدانند. آ
کارکنان ذهن آمادهای ندارند و بنابراین اغلب در مورد آنچه واقعاً میخواهید، گیج میشوند. آنها ممکن است اعتماد به نفس خود را از دست دهند زیرا هر کاری که انجام میدهند با توجه به بازخورد شما از دید آنها اشتباه به نظر میآید. به علاوه، اگر تنها کاری که از شما میشنوند شکایت است، ممکن است به زودی احساس تدافعی پیدا کنند یا سعی نمایند از تعامل با شما جلوگیری کنند.
گفته شده که بازخورد منفی باید در جای خود استفاده شود. برای مؤثر بودن، باید غیر قضاوتی عمل کرد. دو نظر زیر را در یک گزارش کتبی مقایسه کنید:
- من نمیتوانم باور کنم که شما چنین کار نامناسبی انجام دادهاید. آیا شما کار درستی بلد نیستید؟
- یکی از نتیجه گیریهای شما نادرست بود و شما ۳ اشتباه تایپی در گزارش داشتید.
اولین اظهار نظر، شرم آور و بیانگیزه است. نظر دوم عمداً غیر احساسی به نظر میرسد، بنابراین باعث شرمساری فرد میشود. همچنین به ما اطلاعات مشخصی در مورد کارهایی که میتوانیم برای بهبود بخشیدن انجام دهیم، میدهد.
بازخورد مثبت زیاد
اگر اعتقاد زیادی به بازخورد مثبت دارید یا اگر نمیخواهید احساسات مردم را جریحهدار کنید، ممکن است بیش از حد به فیدبک مثبت اعتماد کرده و در ارائه خبر بد موفق نشوید. اگر تمام آنچه که شما ارائه میدهید بازخورد مثبتی باشد، افراد میتوانند دید غیرواقعی از ارزش و سطح عملکرد خود داشته باشند. از آنجا که آنها بازخورد نامتعادلی دریافت میکنند، میتوانند از حد واقعی بودن عملکرد خود اطمینان داشته باشند. بازخورد مثبت مطمئناً جای خود را دارد و برای تأثیرگذاری نیز باید مشخص و واضح باشد. این دو مثال زیر را در نظر بگیرید:
- کارتان خوب است، ادامه دهید.
- گزارش شما روشن و واضح بود، نتیجه گیری شما به صورت هدفمند و نوشتن آن واضح و دقیق است.
ممکن است اولین نظر باعث شود که من احساس خوبی داشته باشم اما من واقعاً مطمئن نیستم که کار من درست بوده است یا خیر! این ممکن است باعث شود من احساس بدی داشته باشم زیرا شما حتی وقت نکردید که متوجه شوید من چه کاری انجام دادهام. به عبارت دیگر، این موضوع میتواند غیر صادقانه باشد. نظر دوم مثبت است اما به من میگوید شما چه ارزشی دارید و به وضوح نشان میدهد که گزارش من را خواندهاند.
بازخورد متعادل
بازخورد متعادل بازخوردی راجع به آنچه انجام میشود و همچنین آنچه میتواند بهبود یابد است. فیدبک مثبت باعث ایجاد اعتماد به نفس و تقویت رفتار خوبی میشود که میخواهید بیشتر از آن مشاهده کنید. انتظارات را روشن میکند و احساس خوبی دارد. بازخورد منفی ترجیحاً با پیشنهاداتی برای بهبود ارائه میشود.
مثال زیر نوعی بازخورد متعادل است:
۱- گزارش شما روشن، نتیجه گیری شما به صورت هدفمند و نوشتهتان واضح و دقیق بود. چندین اشتباه تایپی وجود داشت و برای آن پیشنهاد میکنیم که با دقت بیشتری تصحیح شود و یکی از نتیجه گیریهای شما برای من روشن نبود. بیایید امروز بعد از ظهر با هم صحبت کنیم و یادداشتها را مقایسه کنیم. در کل، کار عالی بود.
اگر افراد را هدایت یا توسعه میدهید، پیشنهاد میکنیم با هدف بازخورد متعادل که باعث ایجاد اعتماد به نفس میشود، جهت مورد نظر خود برای عملکرد را نشان دهید و زمینههای بهبود را به روشنی و غیر مجازات مهم سازید.
در همان زمان، توجه داشته باشید که واکنش افراد متفاوت خواهد بود. برخی مشتاق بازخورد صادقانه هستند و برخی دیگر جنبههای احساس خوب بازخورد مثبت را دارند. برخی هر انتقادی را به خاطر میسپارند و آن را با تمام وجود میپذیرند و برخی دیگر قادر به قبول آن نیستند. بنابراین همیشه سعی کنید صادق و واقع بین باشید. با ارائه بازخوردی صدق و صریح و متعادل، افرادی که تحت تأثیر آنها قرار میگیرند میتوانند همزمان مهارت و اعتماد به نفسی در خود ایجاد کنند.
نحوه به اشتراک گذاشتن بازخورد موثر
بازخورد اطلاعاتی در مورد عملکرد کارکنان است و که آنها میتواند براساس آن عمل کنند. فیدبک باید براساس روشی قابل فهم که برای آنها قابل درک و قابل احترام است باشد. به اشتراک گذاشتن بازخورد شامل مهارت در گوش دادن مؤثر، ارتباطات کلامی و غیرکلامی و کار در محیطهای چند فرهنگی است.
دستورالعملهای زیر را نیز در نظر بگیرید:
۱- درمورد آنچه میخواهید بگویید صادق باشید
ممکن است قبلاً فکر کرده باشید که میخواهید چه بازخوردی را ارائه دهید. با این حال، باید در مورد آنچه میخواهید منتقل کنید و از نحوه انتقال آن آگاه باشید.
۲- بازخورد خود را به صورت مختصر به اشتراک بگذارید
افراد معمولاً هنگام صحبت، غنای حرف خود را از دست میدهند زیرا بیش از حد صحبت میکنند. هنگام بازخورد، ابتدا آنچه که دیدهاید یا شنیدهاید، آنچه میخواهید و چگونگی دستیابی فرد به آن موضوع را به اشتراک بگذارید. در صورت لزوم میتوانید اطلاعات تشریحی بیشتری نیز اضافه کنید.
۳- از کلی گویی بپرهیزید
از به کار بردن کلمات همه، هرگز و همیشه خودداری کنید. این کلمات میتوانند افراطی به نظر برسند، فاقد اعتبار هستند و محدودیتهای دلخواهی را در رفتار ایجاد میکنند. در مورد کمیت یا تناسب چیزها دقیقتر باشید.
۴- توصیفی باشید تا ارزیابی
آنچه که مشاهده کرده، میشنوید یا احساس میکنید را گزارش دهید. تلاش برای جلوگیری از کلمات ارزیابی مانند خوب یا بد، ممکن است مفید باشد. در صورت لزوم باید سریع احساس خاص خود را به اشتراک بگذارید اما روی آن تأکید نکنید و احساساتی نشوید.
۵- بازخورد خود را داشته باشید
بازخورد باید در مورد درک خود شما از اطلاعات باشد، نه در مورد برداشتها، فرضیات و انگیزههای دیگران! تا جایی که ممکن است از عبارات من استفاده کنید تا نشان دهید بازخورد برداشت شما است.
۶- مراقب توصیهها باشید
در هنگام ارائه بازخورد معمولاً بهتر است یک کار را همزمان انجام دهید؛ فیدبک خود را به اشتراک بگذارید، پاسخ شخص را به بازخورد خود دریافت کنید و سپس، هنگامی که او آمادگی بیشتری برای بررسی اطلاعات اضافی دارد، توصیههای خود را با او در میان بگذارید.