درک تفاوت KPI با OKR مسئله ای بسیار مهم است و اینکه برای سنجش تحقق اهداف تیمی و سازمانی تان از کدامیک استفاده کنید، به شما و آنچه می خواهید اندازه بگیرید بستگی دارد.
نزدیک شدن به پایان سال زمان مناسبی است تا اهداف و اقدامات یکسال گذشته خود را بررسی کنید. آیا به اهداف خود رسیدید؟ با چه چیزهایی به مشکل خوردید؟
به اهداف تیمی و سازمانی امسالتان فکر کنید. آیا از تلاش خود به نتایج مطلوبی رسیدید؟ کدام ابتکارات و اقداماتتان موثر بود و کدام ها نبود؟ بررسی عملکرد کلی شما هنگام ارزیابی آنچه در طول سال انجام داده اید مهم است.
با این حال نگاه به جلو به همان اندازه نگاه به گذشته مهم است. بنابراین چند هفته آخر سال برای تعیین اهداف سال بعد ایده آل است.
اگر با مدیریت و بازاریابی آشنا باشید، احتمالاً اصطلاح “KPI” یا “شاخص های کلیدی عملکرد یا ارزیابی عملکرد” را شنیده اید. و همینطور احتمالاً با “OKR” یا “اهداف و نتایج کلیدی” آشنا هستید.
در نهایت ، هدف مشترک آنها ایجاد و برنامه ریزی اهداف سه ماهه و یا سالانه است.
KPI چیست؟
شاخص های اصلی عملکرد (KPI) به عنوان معیار یا سنجه هایی برای عملکرد تعریف می شوند که موفقیت یک سازمان یا فعالیت خاصی را ارزیابی می کنند. KPI ها می توانند برای ارزیابی پروژه ها، برنامه ها، محصولات و انواع مقوله های دیگر بکار روند. آنها می توانند موفقیت هر چیز، از اهداف فروش تا رسانه های اجتماعی را بسنجند.
منشأ دقیق KPI مشخص نیست، اما اقدام برای ارزیابی و اندازه گیری عملکرد به قرن سوم میلادی بر می گردد که امپراطوران سلسله وی (Wei) (221-265 میلادی) عملکرد اعضای رسمی خانواده را ارزیابی کردند. امروزه KPI توسط سازمانهای بی شماری پذیرفته شده و برای ارزیابی و پیش بینی موفقیت مورد استفاده قرار گرفته است.
با این حال، KPI فقط به اندازه کاربردش ارزشمند است. غالباً، شرکت ها سعی می کنند KPI های مورد استفاده شرکت های دیگر را به کار گیرند و از آنها به عنوان اهداف سازمانی خود استفاده کنند، سپس تعجب می کنند که چرا اهداف آنها هرگز برآورده نمی شوند. همانطور که هر کارمندی متفاوت است، هر سازمانی نیز متفاوت است. KPIها باید متناسب با اهداف سازمانی خاص شما، چگونگی برنامه ریزی برای دستیابی به آنها و افرادی که می توانند براساس این اطلاعات عمل کنند، باشد.
بیایید مثالی را مرور کنیم. تصور کنید KPI شما افزایش مشتریان بالقوه حاصل از عملیات بازاریابی (MQL) به میزان ۳۰% بوده است. نحوه تعریف آن به این صورت است:
KPI برای رشد MQL (مشتریان بالقوه حاصل از عملیات بازاریابی)
چه چیز: افزایشMQL ها به میزان ۳۰% تا پایان امسال
چرا: دستیابی به این هدف باعث افزایش سودآوری سازمان می شود
چگونه: استخدام کارکنان فروش بیشتر، بهبود استراتژی های موجود بازاریابی، بکارگیری یک ابزار جدید بازاریابی، ایجاد محتوای بازاریابی بیشتر و غیره
چه کسی: مدیر بازاریابی، مسئول اندازه گیری این شاخص است.
چه زمانی: این شاخص به صورت فصلی بررسی می شود.
OKR چیست؟
اهداف و نتایج کلیدی (OKR) به عنوان معیاری تعریف می شود که “اهداف” شرکت و تیم را به همراه “نتایج کلیدی” قابل اندازه گیری که دستیابی به هر هدف را تعریف می کند، مشخص می کند. OKRها اهداف تهاجمی (بلندپروازانه) را نشان می دهند و گام های قابل سنجشی را که برای دستیابی به این اهداف برمی دارید تعریف می کنند. آنها معمولاً برای تعیین اهداف سه ماهه استفاده می شوند، اما می توانند برای برنامه ریزی سالانه نیز مورد استفاده قرار گیرند. محبوبیت فزاینده OKR ها عمدتا به اینتل و گوگل نسبت داده می شود که این روش را برای برنامه ریزی خود در پیش گرفته اند.
OKR ها در سطح شرکت، تیم و افراد تعیین می شوند. در اینجا چند نمونه از OKR آورده شده است:
OKR شرکت اول:
هدف: کسب رتبه اول در دانلود برنامه های کاربردی IOS از سوی کاربران
نتیجه کلیدی ۱: انجام نظرسنجی برای شناسایی ۱۰ ویژگی مورد درخواست بیشتر و راه اندازی ۵ ویژگی برتر درخواستی تا ۱۵ دیماه
نتیجه کلیدی ۲: گرفتن ۱۰ تست از کاربران برای شناسایی مسائل UX (طراحی کاربر پسند) برنامه های کاربردی
نتیجه کلیدی ۳: کسب حداقل ۵۰% بهبود در رضایت از UX (از طریق نظرسنجی مشتری)
نتیجه کلیدی ۴: کسب ۲۰۰ عدد رتبه ۵ ستاره تا ۳۰ دیماه
OKR شرکت دوم:
هدف: افزایش شناخت و آگاهی از برند
نتیجه کلیدی ۱: افزایش فعالیت های رسانه ای تا ۲۰%
نتیجه کلیدی ۲: راه اندازی برنامه معرفی از جانب مشتری (Referral) تا اول بهمن ماه
نتیجه کلیدی ۳: گسترش دسترسی و مشاهده رسانه های اجتماعی شرکت به دو بازار هدف جدید
نتیجه کلیدی ۴: گسترش برنامه برندینگ با قرار دادن مقالات خوب در چهار سایت مرتبط با صنعت با رتبه الکسا حداقل ۳۰،۰۰۰
OKR تیم بازاریابی:
هدف: افزایش مشارکت در رسانه های اجتماعی تا ۳۵%
نتیجه کلیدی ۱: تحقیق و شناسایی سه سایت محبوب رسانه های اجتماعی در میان مخاطبان دو بازار هدف جدید و توسعه استراتژی فعالیت در رسانه های اجتماعی تا ۱ بهمن ماه
نتیجه کلیدی ۲: حضور و مشارکت در شش گفتگوی توییتری با حضور رهبران صنعت
نتیجه کلیدی ۳: پاسخ به نظرات جدید مخاطبان فیس بوک ظرف سه ساعت
نتیجه کلیدی ۴: افزایش تعداد دنبال کنندگان در فیس بوک و توییتر تا ۲۰%
OKR فردی:
هدف: افزایش تعداد ارتباطات رسانه های اجتماعی تا ۲۵%
نتیجه کلیدی ۱: افزایش دفعات ارسال پیام در توییتر به ۸ بار در روز و Facebook به ۳ بار در روز
نتیجه کلیدی ۲: حضور در رسانه های اجتماعی در دو سایت جدید شامل LinkedIn و Quora
نتیجه کلیدی ۳: پیوستن به ۵ گروه LinkedIn با حداقل ۲۵۰۰ عضو و نظر دادن در مورد ۱۰ بحث محبوب در هر گروه
نتیجه کلیدی ۴: کسب ۱۵ نفر دنبال کننده در Quora هر هفته با ارسال سه پاسخ و یک سوال
تفاوت KPI و OKR
یکی از تفاوتهای اساسی بین OKR ها و KPI ها نیت و قصدیست که در پشت تعیین اهداف وجود دارد. اهداف KPI معمولاً قابل دستیابی هستند و نشان دهنده خروجی یک فرآیند یا پروژه از قبل موجود هستند، در حالی که اهداف OKR تا حدی تهاجمی، بلند پروازانه و جاه طلبانه تر هستند.
با این حال، با وجود آنکه که اهداف OKR باید پررنگ باشد، اما نباید غیرقابل دستیابی باشد. ایده پشت این استراتژی این است که با ساختن OKR های تهاجمی، می توانید تیم خود (و خودتان) را مجبور کنید که عملکرد بسیار بهتری داشته باشد.
کدامیک بهتر است؟
در این مرحله احتمالاً شما از این موضوع که، “چه تفاوتی بین OKR و KPI وجود دارد؟” متعجب هستید که البته تنها کسی نیستید که این حالت را دارد. اینکه آیا باید از OKR استفاده کنید یا KPI، این به شما و آنچه می خواهید اندازه بگیرید بستگی دارد.
به عنوان مثال، اگر می خواهید طرح یا پروژه ای را که قبلاً انجام شده است ارزیابی یا بهبود ببخشید،KPI می تواند گزینه بهتری باشد. آنها ساده هستند و به شما امکان می دهند یک سیستم اندازه گیری به پروژه ها و فرآیندهای در حال انجام خود اضافه کنید.
با این حال، اگر چشم انداز بزرگتری دارید یا به دنبال تغییر جهت کلی خود هستید،OKR ها می توانند گزینه مناسب تری باشند. آنها دارای عمق بیشتری هستند که به شما امکان می دهد اهداف خود را بیش از پیش گسترش دهید و به شما امکان می دهد کمی خلاقیت بیشتری در مورد چگونگی برنامه ریزی برای رسیدن به آن اهداف داشته باشید.
اهمیت اندازه گیری عملکرد
صرف نظر از اینکه چه تکنیکی را انتخاب می کنید، نکته اصلی این است: تنها راه پیشرفت اندازه گیری و بازنگری عملکرد است. اگر برای تعیین اهداف وقت نمی گذارید، یا آنها را تعیین می کنید اما در پایان سال یا هر فصل آنها را بازنگری نمی کنید، یک فرصت عالی را برای یادگیری و پیشرفت از دست می دهید. به یاد داشته باشید، شما می توانید از شکست ها و موفقیت ها درس بگیرید، بنابراین اجرای ارزیابی های عملکرد با استفاده از شاخص ها و معیارها را در اولویت اصلی خود قرار دهید. با ادامه دادن این رویکرد ممکن است متعجب شوید که شما و تیمتان چقدر سریع به اهدافتان دست خواهید یافت.
