اتوماسیون – چه اتوماسیون فرآیند کسب و کار و چه اتوماسیون کلی – اساساً به معنای “استفاده از رایانه یا سایر سیستم های کنترل محور جهت کنترل یک فرآیند و روند خاص به منظور افزایش قابلیت اطمینان و کارایی و کاهش نیروی کار” است (منبع: ویکی پدیا).
مفهوم این پیام چیست؟ در این تعریف از اتوماسیون، هم یک مزیت و هم یک زیان نهفته است.
اتوماسیون سازی فرآیند: منفعت یا ضرر؟
اتوماسیون، به طور حتم قابلیت اطمینان و کارایی و در نتیجه، بهره وری را افزایش می دهد. در عین حال، باعث کاهش نیروی کار نیز می شود. با این وجود، اتوماسیون دارای مزایای خاصی برای کارکنان است که می تواند از معایب آن بیشتر باشد. در اینجا، به برخی از مزایای اتوماسیون سازی فرآیند کسب و کار می پردازیم و یکسری مثال های مهم از اتوماسیون سازی را ارائه می دهیم.
مزایای اتوماسیون سازی فرآیند
- اتوماسیون سازی فرآیند کسب و کار – چه یک کسب و کار کوچک باشد یا یک کسب و کار متوسط یا بزرگ – هم بر کارآیی و هم اثربخشی تأثیر می گذارد.
- کاهش زمان کاغذبازی، افزایش کارایی را به دنبال دارد.
- اثربخشی با افزایش دقت داده و کاهش عملیات دستی حاصل می شود.
- شایستگی و صلاحیت مدیران و کارکنان بهبود یافته و منجر به تصمیم گیری بهتر و سریعتر می شود.
- بار اداری و سازمانی بطور قابل توجهی کاهش می یابد.
اتوماسیون سازی فرآیند کسب و کار را می توان در صنایع مختلف و بخش های مختلف شرکتی به دست آورد. یک مورد متداول، اتوماسیون سازی فرایند منابع انسانی است و شرکت ها می توانند برای اتوماسیون برخی فرایندهای معمول – مانند تأییدیه مرخصی و یا تأیید هزینه ها – از نرم افزارهای خاصی استفاده کنند؛ مثلا یک سیستم مدیریت منابع انسانی اختصاصی برای اتوماسیون تمام فرایندهای مربوط به منابع انسانی در سازمان. یک سیستم مدیریت منابع انسانی جامع، اثربخشی بسیار بالایی دارد و سبب توانمند سازی کارکنان می شود.
بواسطه اتوماسیون، گزارش دهی در طیف وسیعی از صنایع آسان می گردد. امروزه، افراد به ندرت از گزارشات دستی استفاده می کنند. به لطف اتوماسیون، گزارش دهی می تواند به راحتی انجام شود و دیگر نیازی نیست روزها وقت افراد صرف تهیه گزارشات شود.
یکی از مهم ترین نقش های اتوماسیون در صنایع فنی و تولیدی، “کاهش هزینه” است. مدیریت منابع و مدیریت زمان آسان شده است. احتمال دوبارکاری، خطا و اصلاح نیز به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.
نقاط ضعف اتوماسیون سازی فرآیند
- اتوماسیون با داده ارتباط تنگاتنگی دارد و یکی از معایب اساسی اتوماسیون این است که داده ها مستعد سوءاستفاده و یا هک شدن هستند.
- آموزش کارکنان به منظور یادیگری استفاده از برنامه های اتوماسیون مستلزم سرمایه گذاری اولیه خواهد بود که سازمان ها باید آماده سرمایه گذاری در این حوزه باشند.
- بروز خطا در ورود اطلاعات امکان پذیر است زیرا عملکرد اتوماسیون صرفاً به برنامه نویسان انسانی و کاربران نهایی بستگی دارد.
- بواسطه اتوماسیون، تعاملات انسانی و ارتباطات بین فردی کاهش می یابد.
- تمایل به وابستگی به فناوری باعث کاهش اعتماد به نیروی انسانی می شود، بنابراین یک تهدید عمده برای پایه و اساس منابع انسانی ایجاد می کند.
نتیجه گیری: منفعت یا ضرر؟
بر اساس مطالعات فوق، استنباط می شود که مزایای اتوماسیون قطعاً این نقایص را تحت الشعاع قرار می دهد و نتیجه می گیریم که اتوماسیون در صنایع، در ایجاد کارآیی و اثربخشی فرآیند کسب و کار با صرفه جویی در هزینه ها و دقیق تر شدن انجام امور و صرف زمان کمتر همراه است.
