انواع ساختار سازمانی؛ نحوه طراحی و ارزیابی اثربخشی آن + پادکست

پیشنهاد می‌کنیم قبل از شروع به خواندن این مطلب، به پادکست زیر در مورد ساختار سازمانی گوش بدهید.

 

مدیریت، فرایند بکارگیری موثر و کارآمد منابع انسانی و مادی در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بکارگیری منابع و امکانات در عملیات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی با توجه به ارزش‌ها صورت می‌گیرد.

همانطور که در تعریف بالا اشاره شد، یکی از اصول مدیریت، سازماندهی است. سازماندهی، فرآیندی است که طی آن تقسیم کار بین افراد و گروه‌های کاری انجام می‌شود و هماهنگی میان آنها و ایجاد ساختار سازمانی به منظور کسب اهداف سازمان صورت می‌گیرد.

پس ایجاد ساختار سازمانی مناسب، یکی از عناصر تشکیل‌دهنده سازماندهی و مدیریت سازمان‌ها است. انتخاب نوع ساختار باید بر اساس عوامل مختلفی مانند نوع فعالیت، محیط و خط مشی‌های کلی سازمان صورت پذیرد. ساختارهای مختلف سازمانی هر یک واجد خصوصیات و دارای مزایا و محدودیت‌هایی هستند که در طراحی ساختار سازمانی مناسب باید مورد توجه قرار گیرند.

از طرفی به عنوان یک صاحب کسب و کار، ممکن است ایجاد یک ساختار سازمانی در مرحله توسعه کسب‌و‌کارتان بی اهمیت به نظر برسد. اما با رشد و گسترش کسب و کار، ایفای تمام نقش‌ها توسط یک مدیر در سازمان‌های در حال رشد، غیرممکن خواهد شد. اهمیت ایجاد یک ساختار سازمانی این است که جریان کار و سلسله مراتب مشخصی را در کسب‌وکار تعریف می‌کند. در اینصورت، زمانیکه شما چندین کارمند دارید که زیر نظر شما کار می‌کنند، به خوبی می‌دانند به چه کسانی باید پاسخگو باشند و از اهدافی که هر واحد کسب‌وکار دارد؛ آگاه هستند.

در حالی که همه چیز ساده به نظر می‌رسد، اما ایجاد یک ساختار سازمانی چالش برانگیز است. از آنجایی که هیچ مدل واحدی برای کسب و کارها وجود ندارد، این شما هستید که تعیین می‌کنید چه نوع ساختاری برای کسب و کار شما مناسب است و چگونه می‌توانید عملکرد کسب و کار خود را بهبود دهید . انتخاب اشتباه می‌تواند خلاقیت کارکنان شما را از بین ببرد یا به جای ساده کردن جریان کار، باعث ایجاد مانع در کار شود.

 

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی الگوی عملیاتی است که نحوه برقراری ارتباط و انجام فعالیت‌های کارکنان را در یک سازمان تعریف می‌کند. این الگو، به کارکنان کمک می‌کند تا به اهداف سازمانی دست یابند.

ساختار سازمانی، یک چارچوب بصریِ سلسله مراتبیِ درون سازمانی ایجاد می‌کند تا با نگاه کردن به آن بتوان به خوبی متوجه نقش‌ها و جایگاه‌ هر یک از افرادِ سازمان شد.

همین طور بخوانید: سیستم سازی کسب و کار

چرا ساختار سازمانی برای کسب وکارها اهمیت دارد؟

ساختار سازمانی به دلایل متعدد ضروری است. اولاً، به صاحبان کسب وکار، یک تفکیک بصری از سلسله مراتب مختلف در سازمان ارائه می‌دهد که این امر با استفاده از نمودار یا چارت سازمانی امکان پذیر است. همچنین نمودار سازمانی، نموداری است که ساختار سازمانی و روابط متقابل کارکنان در یک سازمان را نشان می‌دهد.

انجام این کار می‌تواند به عنوان راهنمایی برای استخدام کارکنان آینده و مدیریت آنها باشد. وقتی کارکنان شما، ایده روشنی از نقش‌های خود و نقش‌های بالاتر از خود داشته باشند، می‌توانند انتظارات خود را مدیریت کنند و با انگیزه‌ی پیشرفت در سازمان و ارتقاء شغلی می‌توانند عملکرد بهتری از خود نشان دهند.

همچنین ساختارهای سازمانی به بهبود فرآیند تصمیم گیری کمک می‌کنند. به عنوان مثال، در ساختارهای وظیفه‌ای (که در ادامه به آن خواهیم پرداخت)، کارکنان به بخش‌هایی تقسیم می‌شوند که هر بخش، مسئولیت وظایف و جنبه‌های اساسی سازمان را بر عهده دارد. این روش، امکان جمع‌آوری سریع‌تر داده‌ها را در هر کدام از و احدها فراهم کرده و با همکاری و به اشتراک گذاشتن اطلاعات ورودی، آنها می‌توانند تصمیم‌های بهتری برای سازمان بگیرند.

بطور کلی می‌توان گفت مهم‌ترین مزیت استفاده از ساختار سازمانی، بهبود عملکرد کسب‌وکار است. در واقع ساختارهای سازمانی به کسب و کارها کمک می‌کنند تا مطمئن شوند تمام وظایف لازم برای عملیات سودآور به افراد مناسب واگذار می‌شود. آنها همچنین همه افراد کسب‌وکار (از کارکنان گرفته تا مدیران) را راهنمایی می‌کنند تا نقش خود را در سازمان درک کنند، بدانند به چه کسانی باید گزارش دهند و بر کار چه کسانی نظارت کنند. همه این مزایا، تنها بخشی از مزیت‌های استفاده از راهکاری است که می‌تواند تحولی بزرگ در سازمان‌ها ایجاد کند. راهکار تحول جامع سازمانی SSM بصورت عملیاتی می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند و زیرساخت‌های لازم برای رشد سازمان‌ها را فراهم می‌کند.

عناصر کلیدی یک ساختار سازمانی چیست؟

۵ عنصر اصلی، موفقیت یک ساختار سازمانی را تعریف می‌کنند که عبارتند از:

محدوده کنترل

محدوده کنترل می‌تواند دو مورد را نشان دهد: چه کسی تحت نظر یک مدیر قرار می‌گیرد؛ و حیطه وظایف تخصصی یک دپارتمان یا شغل چیست؟

مدیرانی که دامنه کنترل محدودی دارند، می‌توانند بر کارکنان خود نظارت دقیق‌تری داشته باشند. این بدان معناست که آنها می‌توانند ارتباط یک به یک بهتری با کارکنان برقرار کنند. اما نکته منفی این است که مدیران ممکن است درگیر ریزمدیریت شوند، مدام در کار کارکنان خود دخالت کنند و مانع شکوفایی خلاقیت آنها شوند.

مدیرانی که دامنه کنترل وسیع تری دارند، کارکنان استقلال بیشتری را تجربه می‌‌کنند. احتمالاً به این دلیل که کارکنان، بسیار ماهر و با تجربه هستند و نیاز به نظارت کمتری توسط مدیران خود دارند.

دامنه کنترل می‌تواند تحت تأثیر عوامل مختلفی باشد، مانند:

• اندازه و ماهیت سازمان: به طور معمول، هر چه تعداد کارکنان بیشتری برای مدیریت وجود داشته باشد، دامنه کنترل بالاتر خواهد بود.
• ماهیت کار: هرچقدر نقش‌های کارکنان پیچیده‌تر شود، مدیر به نظارت بیشتری نیاز دارد. این به این دلیل است که مدیران بتوانند از نزدیک بر کارکنان خود برای بهبود کیفیت خروجی کارکنان نظارت کنند.
• سطح مهارت مدیر و کارمند: مدیران با سطح تخصص و تجربه بالاتر، در برقراری ارتباط با کارکنان و هدایت آنها، در موقعیت بهتری برای اداره تعداد بیشتری از کارکنان قرار دارند.

دپارتمان‌سازی

این مرحله شامل فرآیند تقسیم کار میان کارکنان سازمان است. یعنی سازمان، کارکنان و فعالیت‌های خود را به بخش‌هایی تقسیم می‌کند تا نیازهای خود را برآورده و مشکلات را حل کند.

این مرحله شامل در نظر گرفتن سیستم‌هایی است که هریک از بخش‌های کسب وکار برای عملکرد صحیح به آن نیاز دارند. برای تعریف هر یک از این سیستم‌ها، سازمان باید برای هر بخش، نقشه فرایند طراحی کند و حاوی اطلاعاتی در مورد کارهایی باشد که هر بخش می‌خواهد آن را انجام دهد.

در زیر، برخی از سوالاتی را آورده‌ایم که با پاسخ به آنها می‌توانید متوجه شوید که به چه دپارتمان‌ها و موقعیت‌های شغلی در سازمان خود نیاز دارید. آنگاه می‌توانید تصمیم بگیرید که چگونه بخش‌های سازمان خود را به بهترین شکل، ساختاربندی دهید. این سوالات عبارتند از:

• آیا این بخش به اتوماسیون نیاز دارد؟
• آنها برای کار و ارتباط موثر به چه نوع فناوری نیاز دارند؟
• آیا برای رسیدگی، به گزارش‌های مالی نیاز است؟
• ارتباط این واحد باید با کدام واحدهای سازمان بیشتر باشد؟

سلسله مراتب

مفهوم سلسه مراتب، نشان دهنده روابط عمودی در سازمان است و طبق آن مشخص می‌گردد که هر فرد به چه کسی باید گزارش بدهد.

سلسله مراتب سازمانی نحوه تفویض وظایف و تأیید کار را شامل می شود. یک ساختار سازمانی به شما این امکان را می‌دهد تا تعداد “پله های نردبان” یک بخش یا حوزه تخصصی را تعریف کنید. به عبارت دیگر، “چه کسی” به “چه شخصی” می‌گوید فلان کار را انجام دهد؟ و چگونه مسائل، درخواست‌ها و پیشنهادات از بالا به پایین ابلاغ می‌شود؟

تخصص کار

این موضوع به درجه‌ای اشاره دارد که سازمان‌ها، کارکنان را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنند. هر چه بیشتر وظایف را در سازمان خود تقسیم کنید، آنها به اجزای کوچک‌تری تبدیل می‌شوند و کارکنان برای انجام کارها، سرعت بییشتری پیدا می‌کنند.

به عنوان مثال، بخش بازاریابی یک سازمان می‌خواهد یک کمپین موفق ایجاد کند. “علی” مسئول تعیین بودجه است، در حالی که “امین” کارهای تحقیقات بازار را انجام می‌دهد. یکی دیگر از کارکنان، کمپین را از نظر سئو مدیریت می‌کند. پس از آنکه همه آنها کارهایشان را انجام دادند، همه چیز را به “مسعود” می‌سپارند. “مسعود”، فردی است که قبل از عمومی شدن کمپین، مطمئن می‌شود همه چیز طبق برنامه پیش رفته و مشکلی برای راه‌اندازی کمپین وجود ندارد. اینگونه است که تیم بازاریابی در نهایت یک کمپین موفق راه‌اندازی می‌کند.

مزیت اصلی تخصص کار این است که به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت خاصی را برای افزایش بهره‌وری کسب کنند. اما نکته منفی آن، این است که وقتی کارکنان، فقط به یک نقش در سازمان محدود می‌شوند، دایره کارهای متنوعی که انجام می‌دهند؛ کم شده و آنها را با خطر جایگزینی با افراد بهتر روبرو می‌کند.

تمرکز و عدم تمرکز

ساختارهای سازمانیِ متمرکز، مانند ساختار سلسله مراتبی، قدرت را به یک شخص در سازمان یعنی مدیر عامل محدود می‌کند. مدیر عامل مهم‌ترین تصمیمات مربوط به سازمان را می‌گیرد، بنابراین استقلال کمی وجود دارد.

در این ساختارهای سلسله مراتبی، کارکنان سطوح پایین نمی‌توانند در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت کنند. بیشتر نظریه پردازان توافق دارند که تمرکز به میزانی که تصمیم‌گیری در یک نقطه واحد در سازمان متمرکز شده اشاره دارد.

از سوی دیگر، ساختارهای غیرمتمرکز، مانند ساختار سازمانی مسطح، بر کارهای تیمی تأکید دارند. برای کارکنان در ارائه پیشنهادات و ابراز نگرانی در مورد مسائل ضروری در سازمان آزادی مناسبی وجود دارد. . باید اذعان داشت که عدم تمرکز دلالت بر تفکیک سازمان بر اساس مناطق جغرافیایی ندارد.

 

ساختارهای سازمانی ماشینی (Mechanistic) در برابر ساختارهای پویا (Organic)

در نظریه ساختارهای سازمانی، دو نوع ساختار ماشینی و پویا در نظر گرفته شده است. این ساختارهای در دو سرِ یک طیف قرار دارند، که در یک انتها “ساختار ماشینی یا مکانیکی” و در سوی دیگر، ساختار “ارگانیک یا پویا” وجود دارد.

نکته مهم این است که معمولاً سازمانی را نمیی‌توان یافت که کاملاً ارگانیک یا کاملاً مکانیکی باشد، بلکه سازمان‌ها معمولاً در جایی از این طیف قرار دارند.

 ساختار پویا نشان دهنده یک رویکرد مشارکتی و انعطاف پذیرتر است.

 

 

در ادامه، مزایا و معایب این دو طیف ساختاری را بررسی می‌کنیم.

ساختار ماشینی

در سازمان‌های ماشینی یا مکانیکی، وظایف به شدت تخصصی و جزئی شده‌اند و اهداف به شکل رسمی تعریف می­ی‌شود و باقی می‌ماند. همانطور که در شکل زیر مشخص است، ساختار ماشینی نشان‌دهنده رویکرد سنتی، یعنی ساختار سازمانی از بالا به پایین دارد.

 

 

در این سازمان‌ها نقش‌ها و وظایف افراد دقیق و مشخص است. ارتباطات در سازمان معمولاً عمودی است و ساختار سازمان به شدت سلسله مراتبی است؛ سطوح سازمانی زیاد، کنترل زیاد و حیطه کنترل افراد کم است. گرچه این مدل، مسئولیت کارکنان را نسبت به کار بیشتر می‌کند، اما می‌تواند مانعی برای خلاقیت و چابکی باشد.

ساختار ارگانیک یا پویا

در تقابل با سازمان مکانیکی، سازمان پویا یا ارگانیک شکلی بسیار انطباق‌پذیر دارد که به همان اندازه که سازمان مکانیکی سخت و مستحکم است، این سازمان نرم و انعطاف‌پذیر است.

سازمان پویا از نظر تمرکز سطح پایینی دارد به نحوی که حرفه‌ای‌‌ها می‌توانند به سرعت به مسائل پاسخ گویند. در سازمان‌های پویا، وظایف و اهداف معمولاً تعدیل می‌شوند و تغییر می‌­یابند، ارتباطات افقی در سازمان رایج است و سلسله مراتب رسمی و شدیدی در سازمان وجود ندارد.

 

 

با این وجود، انعطاف پذیری که یک ساختار ارگانیک برای یک سازمان فراهم می‌کند، می‌تواند برای کسب و کاری که در یک صنعت پر سرعت حرکت می‌کند یا برای کسب و کاری که سعی دارد بعد از دوره‌ای که رکود بزرگی را مدیریت کرده؛ خود را تثبیت کند، بسیار مفید باشد. همچنین این ساختار، کارکنان را قادر می‌سازد تا فرضیه‌های جدیدی را امتحان کنند و به عنوان یک فرد متخصص ارتقا پیدا کنند.

معرفی انواع ساختارهای سازمانی

بسته به اندازه یک کسب و کار و اهداف آن، ساختارهای سازمانی متفاوت خواهند بود که هر کدام از آنها، مزایا و معایب خود را دارند. همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم، ایجاد یک ساختار سازمانی، مزایای زیادی برای سازمان‌ها در پی دارد. بنابراین در ادامه به انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی اشاره می‌کنیم:

• ساختار سازمانی وظیفه‌ای
• ساختار سازمانی محصول محور
• ساختار سازمانی بازار محور
• ساختار سازمانی مبتنی بر حوزه جغرافیایی
• ساختار سازمانی فرآیند محور
• ساختار ماتریسی
• ساختار دایره‌ای
• ساختار مسطح
• ساختار شبکه‌ای

ساختار سازمانی وظیفه‌ای

این ساختار سازمانی، یکی از رایج‌ترین انواع ساختارهای سازمانی است که ساختار وظیفه‌ای یک سازمان را براساس عملکردها و وظایف شغلی مشترک تقسیم می‌کند. به عنوان مثال، سازمانی با ساختار سازمانی وظیفه‌ای، کلیه بازاریابان را در یک بخش، همه فروشندگان را در یک بخش جداگانه و همه کارکنان بخش خدمات مشتری را در بخش دیگری گروه‌بندی می‌کند.

ساختار وظیفه‌ای، درجه بالایی از تخصص را برای کارمندان فراهم می‌کند و در صورت رشد سازمان، به راحتی مقیاس‌پذیر است.

اگرچه این ساختار دارای یک ماهیت مکانیکی است که ممکن است منجر به عدم رشد نیروی انسانی سازمان شود، اما قرار دادن کارکنان در واحدهایی از سازمان که بتوانند مهارت‌های خود را توسعه دهند، می‌تواند پتانسیل‌های درونی و توانایی‌های آنها را شکوفا کند.

 

 

مزایا

ساختار سازمانی وظیفه‌ای، کارایی عملکردی را افزایش می‌دهد، ایجاد ثبات می‌کند و مسئولیت‌پذیری را افزایش می‌دهد.

این ساختار به بخش‌ها – با کارکنانی که مهارت‌ها و دانش مشابهی دارند – اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف تخصصی خود در زمینه‌های مربوطه تمرکز کنند. از آنجایی که نقش‌ها و مسئولیت‌های این ساختار سازمانی به ندرت تغییر می‌کند، بنابراین کارکنان آن بخش می‌توانند به طور مداوم، بر روی وظایف مشابه کار کنند و مهارت‌های خود را تقویت کنند.

معایب

ساختار وظیفه‌ای امکان ایجاد موانع بین وظایف مختلف را دارد و اگر سازمان محصولات مختلف یا بازارهای هدف متفاوتی داشته باشد، می‌تواند ناکارآمد شود. همچنین موانع ایجادشده بین دپارتمان‌ها می‌تواند دانش و ارتباط افراد با سایر بخش‌ها را محدود کند، به ویژه در مواردی که موفقیت منوط به ارتباط با سایر بخش‌ها است.

ساختار سازمانی محصول محور

این ساختار از چندین ساختار وظیفه ای کوچک‌تر تشکیل شده است (یعنی هر بخش، در یک ساختار جداگانه می‌تواند تیم بازاریابی، تیم فروش و … مختص به خود را داشته باشد). در این نوع ساختار، هر بخش در یک سازمان، به یک خط محصول خاص اختصاص دارد. این نوع ساختار برای سازمان‌هایی که دارای چندین محصول هستند، کاملا ایده آل است و می‌تواند به کوتاه شدن چرخه توسعه محصول کمک کند. این ساختار اجازه می‌دهد تا کسب و کارهای کوچک، محصولات جدید خود را سریعا به بازار عرضه کنند.

 

 

مزایا

مهم‌ترین مزیت این نوع ساختارها این است که اگر به هر دلیلی، یک بخش از سازمان عملکرد ضعیفی داشته باشد، این مشکل در سایر بخش‌های سازمان تسری پیدا نمی‌کند. به همین دلیل، این ساختار منجر به کاهش ریسک در سازمان‌ها می‌شود.

معایب

مقیاس‌پذیری در ساختار مبتنی بر محصول ممکن است دشوار باشد و سازمان‌ها ممکن است با منابع تکراری مواجه شوند؛ زیرا بخش‌های مختلف در تلاش برای توسعه پیشنهادات جدید هستند.

ساختار مبتنی بر بازار

یکی دیگر از انواع ساختارهای سازمانی است که در آن، تقسیمات یک سازمان حول بازار، صنایع و یا انواع مشتری صورت می‌گیرد، ساختار مبتنی بر بازار است. ساختار سازمانی مبتنی بر بازار، برای سازمان‌هایی که دارای محصولات منحصر به فرد و برای بخش‌های خاص بازار هستند، مناسب است و درصورت داشتن دانش پیشرفته در مورد آن بخش‌ها، موثر خواهد بود. همچنین این ساختار سازمانی، سازمان را دائما از تغییرات تقاضا دربین بخش‌های مختلف بازار آگاه می‌کند.

 

 

مزایا

از آنجایی که این ساختار سازمانی بر بخش‌های خاص بازار متمرکز است، بنابراین به هر بخش، استقلال و آزادی عمل می‌دهد. این بخش‌ها به طور جداگانه کار می‌کنند و به کارکنان اجازه می‌دهد تا به طور مستقل کار کنند و آنها را قادر می‌سازد تا بر نیازهای صنعت خاص خود تمرکز کنند.

معایب

استقلال بیش از حد در هر تیمِ مبتنی بر بازار می‌تواند منجر به ایجاد سیستم‌هایی شود که با یکدیگر ناسازگار هستند. همچنین بخش‌ها ممکن است به طور ناخواسته فعالیت‌هایی را که سایر بخش‌ها قبلاً انجام می‌دادند، تکرار کنند.

 

 

ساختار مبتنی بر حوزه جغرافیایی

این ساختار سازمانی، تقسیمات خود را براساس جغرافیا انجام می‌دهد، که این بخش بندی بطور خاص شامل سرزمین ها، مناطق و نواحی آن ها می‌شود.  این نوع ساختار،  برای سازمان‌هایی که باید در نزدیکی منابع و یا مشتری باشند (بعنوان مثال برای تحویل ها یا پشتیبانی در محل) مناسب تر است. همچنین انواع متفاوتی از تخصص‌های کاری را در خودجای می‌دهد و به هر بخش جغرافیایی اجازه می‌دهد تا از نقطه نظرهای متنوع‌تری برای تصمیم گیری استفاده نماید.

 

 

مزایا

تقسیمات جغرافیایی به شرکت ها این امکان را می دهد که از تنوع مشتریان استفاده کنند. بر اساس تفاوت‌های زبان، فرهنگ و آداب و رسومی که در سرتاسر جهان می‌توان یافت، شرکت‌ها لزوماً نمی‌توانند انتظار داشته باشند که نتیجه اقدامات یکسان در مناطق مختلف، مشابه باشند. این ساختار سازمانی، نه تنها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا رویکرد خود را بر اساس جغرافیا تنظیم کنند، بلکه به بخش اجازه می‌دهد تا به سرعت و کارآمدی نسبت به تغییرات بازار جغرافیایی واکنش نشان دهد.

معایب

نقطه ضعف اصلی این ساختار، غیرمتمرکز شدن تصمیم‌گیری است. علی رغم اینکه در این ساختار سازمانی، تصمیم‌گیری می‌تواند آسان باشد، اما هنگامی که در یک سازمان و در مناطق جغرافیایی مختلف، بیش از یک بخش بازاریابی وجود داشته باشد، کسب و کار در معرض خطر ایجاد کمپین هایی قرار خواهد گرفت تا با سایر بخش ها در کانال های دیجیتال شما رقابت کنند.

ساختار مبتنی بر فرآیند

ساختارهای سازمانی مبتنی بر فرآیند، باتوجه به فرآیندهای مختلف مانند “تحقیق و توسعه” ، “جذب مشتری” و “تکمیل سفارش” و غیره طراحی می‌شوند. برخلاف یک ساختار کاملا وظیفه‌ای، یک ساختار مبتنی بر فرآیند نه تنها فعالیت‌هایی را که کارکنان انجام می‌دهند، بلکه نحوه تعامل این فعالیت‌های مختلف را با یکدیگر در نظر می‌گیرد.

برای درک کامل این موضوع، باید نمودار زیر را از چپ به راست نگاه کنید: فرآیند جذب مشتری (فروش) تا زمانیکه کارهای تحقیق و توسعه مربوط به آن انجام نشده باشد، نباید آغاز شود و تا زمانیکه مشتری جذب نشده و برگه درخواست محصول کامل نشود، فرآیند اجرای سفارشات نمی‌تواند شروع شود.

 

 

مزایا

ساختارسازمانی مبتنی بر فرآیند، برای بهبود سرعت و کارایی یک کسب و کار ایده آل است و برای صنایعی که به سرعت در حال تغییر هستند گزینه مناسبی است، چرا که به راحتی قابلیت سازگاری با تغییرات را دارد.

معایب

مشابه ساختارهای دیگر موجود در این مطلب، ساختار مبتنی بر فرایند می‌تواند موانعی را بین گروه های فرآیندی مختلف ایجاد کند. این امر منجر به ایجاد مشکل در برقراری ارتباط و واگذاری کار به تیمها و دیگر کارکنان می‌شود.

ساختار ماتریسی

برخلاف ساختارهایی که تاکنون مورد بررسی قرار داده‌ایم، یک ساختار سازمانی ماتریسی از مدل سنتی و سلسله مراتبی پیروی نمی‌کند. در عوض، کلیه کارکنان (که در بخش سبز نشان داده شده‌اند) دارای روابط گزارش دوگانه هستند.

بطور معمول، یک خط گزارش عملکرد و وظایف (که با رنگ آبی نشان داده شده است) و همچنین یک خط گزارش دهی مبتنی بر محصول یا خدمت وجود دارد (که با رنگ زرد نشان شده است). هنگامی که به نمودار ساختارماتریسی نگاه می‌کنید، “خطوط ممتد” در واقع روابط قوی و مستقیم گزارش را نشان می‌دهند؛ در حالیکه خطوط نقطه چین نشان دهنده روابط ثانویه هستند که آنچنان قوی نیستند. در مثال زیر، مشخص است که گزارش انجام وظایف بر گزارش مبتنی بر محصول ارجحیت دارد.

 

 

مزایا

نقطه قوت اصلی ساختار ماتریسی این است که می تواند به دلیل وجود ساختار سلسله مراتبی دو وجهی، انعطاف‌پذیری و تصمیم گیری متعادل‌تری را فراهم کند. وجود یک پروژه واحد، تحت نظارت بیش از یک خط کاری، فرصتی را برای این خطوط  ایجاد می‌کند تا منابع را به اشتراک گذارند و با یکدیگر به راحتی ارتباط برقرار کنند  –وظایف و کارهایی که هر کدام به تنهایی قادر به انجام همه آنها نمی‌باشند.

معایب

پیچیدگی، اصلی‌ترین ضعف ساختارسازمان ماتریسی محسوب می‌شود. هرچه لایه‌های کنترل و تایید در ساختار سازمانی بیشتر باشد، سردرگمی بیشتری برای کارکنان بوجود خواهد آمد. این سردرگمی درنهایت می‌تواند باعث سرخوردگی کارکنان در مورد اینکه نهایتا چه کسی اختیار تصمیم‌گیری را برعهده دارد و چه کسی مسئولیتِ تصمیم‌گیری‌های اشتباه را برعهده خواهد گرفت، می‌شود.

ساختار دایره‌ای

اگرچه ساختار دایره‌ای ممکن است در نگاه اول، متفاوت از سایر ساختارهای سازمانی به نظر برسد، اما این ساختار هنوز به سلسله مراتب متکی است. درحالیکه کارکنان سطح بالاتر، حلقه‌های داخلی و کارکنان سطح پایین نیز حلقه‌های بیرونی را تشکیل می‌دهند.

یک ساختار دایره‌ای به منظور ارتقاء ارتباطات و گردش اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان به کار می‌رود. در حالی که یک ساختار سنتی، بخش‌ها یا تقسیمات مختلف را مستقل یا نیمه مستقل در نظر می‌گیرد؛ در صورتی که در ساختار دایره ای، تمام قسمت‌ها و حوزه‌ها بخشی از یک کل واحد هستند.

گفته می‌شود رهبران یا مدیران یک سازمان دایره‌ای در راس امور دیده نمی‌شوند بلکه در مرکزیت سازمان قرار دارند و دستورات خود را به سمت سلسله مراتب ارسال می‌کنند و چشم‌انداز خود را به بیرون گسترش می دهند.

 

 

مزایا

این نوع ساختار از یک جریان بیرونی پیروی کرده و به جریان آزادانه اطلاعات در سراسر کسب وکار کمک می‌کند. از جمله دیگر مزایای آن می‌توان به شامل همسو نگه داشتن همه کارکنان با فرآیندها و اهداف شرکت و تشویق کارکنان به همکاری بین بخش ها اشاره کرد.

معایب

از دیدگاه عملی، ساختار دایره‌ای می‌تواند برای کارکنان جدید، گمراه کننده باشد. بر خلاف ساختار سنتی از بالا به پایین، یک ساختار دایره‌ای می‌تواند کارکنان را دچار سردرگمی کند که ندانند به چه کسانی باید گزارش دهند و جایگاه آنها در سازمان چگونه است.

ساختار مسطح

اگرچه یک ساختار سازمانی سنتی ممکن است بیشتر شبیه به یک هرم با ردیف‌های مختلفی از سرپرستان، مدیران و مدیران میانی باشد، اما ساختار مسطح، سطح مدیریت را محدود می‌کند. به همین دلیل، همه کارکنان، فاصله بسیار کمی با مرکز ساختار (رهبر) دارند. همچنین، این ساختار ممکن است همیشه شکل خاصی نداشته باشد. به همین دلیل ما در بالاتر، آن را ساختار پویا یا ارگانیک معرفی کردیم.

می‌توان گفت یکی از دقیق‌ترین ساختارها، ساختارسازمانی مسطح است. همچنین تصور می‌شود که کارکنان، در محیطی که فشارهای مربوطه به سلسله مراتبی کمتر است، موثرتر عمل می‌کنند. این ساختار، این احساس را به کارکنان می‌دهد که همه افراد مساوی هستند. حتی مدیران، مانند اعضای یک تیم مشغول به کار هستند.

 

 

مزایا

 از آنجاییکه یکی از ارکان ساختار سازمانی مسطح، حذف کارکنان مدیریت میانی است، لذا می‌توان گفت در قدم اول، مهم‌ترین مزیت آن، کاهش هزینه‌های سازمان است. به عنوان مزیت دوم، این ساختار به کارکنان اجازه می‌دهد تا روابط مستقیمی با مدیریت ارشد برقرار کنند و در نهایت، فرآیند تصمیم‌گیری را کوتاه می‌کند.

معایب

زمانیکه در پروژه‌ای مشکلی ایجاد شود یا همه اعضای تیم در یک ساختار مسطح به توافق نرسند، حل مسئله بدون تصمیم‌گیری‌های اجرایی از سوی یک رهبر یا مدیر، دشوار خواهد بود. از آنجایی که طراحی ساختار سازمانی، کار پیچیده‌ای است، لذا در صورت نیاز به تصویب یا اخذ تصمیم اجرایی برای کاری، نمی‌توان تشخیص داد که کدام مدیر باید به کدام مدیر دیگر مراجعه کند. بنابراین، اگر تصمیم دارید که یک سازمان با ساختار سازمانی مسطح داشته باشید، باید یک مسیر کاملاً مشخص داشته باشید تا کارفرمایان بتوانند سیر سازمانی شما را به راحتی طی کنند.

ساختار شبکه‌ای

یک ساختار شبکه‌ای اغلب زمانی ایجاد می‌شود که یک سازمان با سازمان دیگری برای به اشتراک گذاشتن منابع همکاری کند یا اگر سازمان شما دارای چندین مکان با عملکردها و سبک رهبری متفاوت است. همچنین اگر بسیاری از کارکنان یا خدمات شما به فریلنسرها یا چندین کسب و کار دیگر برون سپاری می‌شود، می‌توانید از این ساختار برای گردش کار سازمان خود استفاده کنید.

مزایا

ماهیت برون‌سپاری این ساختار سازمانی، مزیت‌هایی از جمله هزینه کمتر، تمرکز بیشتر و افزایش انعطاف پذیری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. برون‌سپاری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در هزینه‌های خود صرفه جویی کنند، زیرا آنها مجبور نیستند هزینه راه‌اندازی یک دپارتمان را برای همان بخش متقبل شوند. همچنین به سازمان‌ها انعطاف‌پذیری لازم برای تغییر فرآیندها و توانایی تمرکز بر عملکردهای اصلی خود را می‌دهد.

معایب

شکل ساختار شبکه‌ای می‌تواند بر اساس چند سازمانی که با آنها کار می‌کنید؛ متفاوت باشد. اگر ساده و واضح نباشد یا اگر چندین دفتر یا فریلنسر، کارهای مشابهی انجام دهند، ممکن است سردرگمی زیادی ایجاد شود. اگر برون‌سپاری می‌کنید یا چندین مکان اداری دارید، مطمئن شوید که نمودار سازمانی شما به وضوح نشان می‌دهد که موقعیت هر نقش و عملکرد شغلی خاص، کجاست تا هر کسی بتواند به راحتی فرآیندهای اصلی سازمان شما را درک کند.

 

چگونه بفهمیم کدام ساختار سازمانی برای  کسب‌وکار ما مناسب است؟

هیچ ساختار سازمانی واحدی برای همه کسب‌وکارها، بهترین نیست. هنگام تعیین یک ساختار مناسب برای سازمان خود، به این فکر کنید که چقدر می‌خواهید به کارکنان خود اختیار بدهید، چقدر حاضر هستید به نوآوری اهمیت دهید، سازمان شما چقدر بزرگ است و چقدر تعامل بین کارمندان برای شما مهم است. پس از سنجیدن این عوامل، احتمالاً خواهید فهمید که کدام ساختار سازمانی برای شما بهترین است – و اگر اشتباه متوجه شوید، ممکن است به سراغ ساختار سازمانی دیگری بروید.

 

چگونه ساختار سازمان خود را طراحی کنیم؟

هر ساختاری را که انتخاب کنید، باید برای اجرای آن تلاش کنید. در اینجا ۸ مرحله ساده برای طراحی ساختار سازمانی از ابتدا آورده شده است.

اساسنامه ایجاد کنید

اول از همه، شما باید اسناد و مدارک را آماده کنید. شما به یک اساسنامه پروژه نیاز دارید که در آن هدف از ساختن یک ساختار روشن، سهامداران کلیدی و مسئولیت‌های آنها را بصورت شفاف بیان کند. این اساسنامه، برنامه تقریبی شما برای اجرای یک ساختار سازمانی است که باید به گام‌های بعدی شما جهت دهد.

در زمان خلق این اساسنامه، می‌توانید به سوالات زیر پاسخ دهید:

• چرا به طراحی یا بازطراحی ساختار سازمانی نیاز دارید؟
• چه زمانی باید شروع کنید؟
• سهامداران اصلی این پروژه چه کسانی هستند؟
• در ابتدا باید چه کاری انجام دهید؟
• سازمان به کجا خواهد رفت؟ آیا ساختار سازمانی در یک سال آینده متناسب با عملکرد کسب‌وکار خواهد بود؟

استراتژی خود را خلق کنید

برای ساختن یک ساختار از ابتدا، باید با ترسیم یک استراتژی بلند مدت و ترسیم اهداف شروع کنید. چشم انداز آینده شما از سازمان‌تان، تعیین می‌کند که کدام ساختار سازمانی برای شما عملکرد بهتری دارد.

۱. فرآیندها و سیستم‌های داخلی خود را ارزیابی کنید

اگر کسب‌وکار شما مدت زیادی است که فعالیت می‌کند، به استراتژی فعلی خود نگاهی بیندازید و سعی کنید حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارد را مشخص کنید. آیا لازم است ایدئولوژی اصلی و فرهنگ سازمان خود را دوباره مرور کنید؟ شما تنها با صحبت با کارمندان و مدیران خود می‌توانید به این سوال پاسخ دهید.

وقتی می‌دانید کجا ایستاده‌اید و چشم‌انداز روشنی از آنچه می‌خواهید به دست آورید؛ دارید، ایجاد یک جهت سازمانی نباید مشکل‌ساز باشد.

۲. ساختار خود را طراحی کنید

درک روشن از استراتژی سازمان، به شما این امکان را می‌دهد تا انواع ساختار سازمانی نامرتبط را فیلتر کنید و ساختاری را انتخاب کنید که با ارزش‌ها، ماموریت و اهداف اصلی شما مطابقت داشته باشد.

یکی از ساختارهای سازمانی که در بالا به آن اشاره کردیم را انتخاب کنید و از آن به عنوان الگویی برای طراحی چارت سازمانی خود استفاده کنید. این نمودار به عنوان ارگانوگرام نیز شناخته می شود- ارگانوگرام نموداری است که برای تجسم روابط بین افراد، تیم‌ها و بخش‌ها در یک سازمان استفاده می‌شود.

۳. برنامه‌های تغییر را ایجاد کنید

در این مرحله، زمان آن رسیده تا یک گردش کار بهینه برای پیاده‌سازی یا تغییر ساختار جدید کسب وکار خود تهیه کنید. با ذینفعان صحبت کنید و در مورد ضرب الاجل ایجاد یک ساختار سازمانی جدید تصمیم بگیرید. فهرستی از توصیه‌ها را برای مدیران ارشد و رهبران تیم تهیه کنید که به انتقال تغییرات به سایر اعضای سازمان کمک می‌کند.

۴. ساختار جدید خود را اجرایی کنید

در این مرحله، رهبران باید یک برنامه اجرایی ایجاد کنند که شامل آموزش تیم‌هایشان برای پذیرش نقش‌ها و مهارت‌های جدید و همچنین نحوه پیروی از چارچوب تصمیم‌گیری و گزارش‌دهی جدید باشد. کارمندان هفته به هفته به ساختار سازمانی جدید خود عادت کرده و با تغییرات سازگار می‌شوند.

۵. تاثیر تغییرات را رصد کنید

تغییر ساختار سازمانی، ممکن است ماه‌ها طول بکشد، و به احتمال زیاد عملکرد تک تک کارکنان یا حتی کل تیم‌ها در مقطعی کاهش می‌یابد. با این حال، شما می‌توانید تأثیر یک ساختار جدید را تنها پس از تکمیل انتقال ارزیابی کنید.

با ایجاد ساختار سازمانی جدید، شروع به بررسی عملکرد کنید و با مدیران اجرایی به گفتگو بپردازید. این مهم است که مشارکت هر بخش را زیر نظر داشته باشید – به احتمال زیاد تغییرات برای همه افراد سازمان به یک اندازه خوب عمل نمی‌کند.

۶. بازخوردها را جمع‌آوری کنید و بهبود دهید

هنگامی که یک ساختار سازمانی را پیاده‌سازی می‌کنید، برای انجام تنظیمات جدید هیچ‌وقت دیر نیست. در کنار بررسی عملکرد، کارکنان خود را بررسی کنید تا بدانید که آنها در مورد یک ساختار جدید چه احساسی دارند. ممکن است اطلاعاتی که آنها به شما می‌دهند؛ کمک کند تا طراحی ساختار سازمانی را بدون هزینه و تلاش اضافی تنظیم کنید.

 

چگونه می‌توان اثربخشی ساختار سازمانی را اندازه‌گیری کرد؟

برای سنجش اثربخشی یک ساختار سازمانی، باید سیستم خود را زیر نظر داشته باشید تا ببینید آیا نتایج مثبتی ایجاد می‌کند یا خیر. این امر به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید آیا ساختار موجود را حفظ کنید یا یک ساختار جدید را در پیش بگیرید.

برخی از معیارهایی که می‌توانید برای اندازه‌گیری موفقیت ساختار سازمانی خود استفاده کنید عبارتند از:

۱. عملکرد سازمان:

یکی از نشانه‌های موثر بودن ساختار سازمانی، توانایی در دستیابی به اهداف است. شما می‌توانید با مقایسه میان سود و دستاوردهای خود با ساختار فعلی، و سود و اهداف پیش‌بینی شده سازمان خود، اثربخشی ساختار سازمانی را درک کنید. اگر فاصله زیادی بین جدول زمانی که برای دستیابی به آن اهداف مشخص کرده‌اید وجود داشته باشد، ممکن است این ساختار برای شما ایده آل نباشد.

۲. پاسخگویی و ماهیت مدیریت:

ایجاد یک سیستم مدیریت سالم، یکی از دلایل اصلی اتخاذ ساختارهای سازمانی توسط سازمان‌ها است. ساختارها، نظم و ارتباطات را در سازمان ارتقاء می‌دهند. اگر ساختار ضعیفی در سازمان خود دارید، هماهنگی بین کارمندان شما و روسای اختیارات بخش‌ها یا بخش‌های آنها قطع می‌شود. در نتیجه، احتمال بیشتری وجود دارد که شاهد تعارضات کارکنان، بهره‌وری پایین، سطوح بالای دورکاری و پیشرفت کُند در دستیابی به اهداف باشید.

۳. شفافیت در اهداف سازمانی:

یک ساختار سازمانی عالی، تصویر ذهنی واضحی از اهداف و مقاصد اصلی سازمان ایجاد می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد تا به سرعت بگویند کدام پروژه‌ها نسبت به دیگران اولویت دارند تا بتوانند منابع را بر اساس آن تخصیص دهند.

 

 

نویسنده: تیم تولید محتوای غزال

منابع مقاله: shrm.org – blog.hubspot.com – businessnewsdaily.com – sweetprocess.com – whatfix.com – taskulu.com – hamro.org